基于信创平台的智能化档案管理系统的设计与实现论文

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　　摘 要： 随着科学技术的不断发展, 计算机技术在各行各业中的应用范围越来越广泛, 档案管理系统已经成为了机关单 位、企业中必不可少的办公软件系统,能够为日常管理和领导决策提供明确基础。通过分析当前智能化档案管理系统的设计目 标,确保工作人员能够摈弃传统的管理模式,分析智能化档案管理系统的发展趋势,并对智能化档案管理系统的各项功能进行 明确,将智能化信息技术和文本档案管理工作进行有效结合,实现高标准的智能化档案管理系统。

　　关键词：信创平台,智能化,档案管理


　　【Abstract】：With the continuous development of science and technology, computer technology has been used more and more widely in all walks of life. The file management system has become an indispensable office software system in institutions and enterprises, which can provide a clear basis for daily management and leadership decision-making. By analyzing the design objectives of the current intelligent file management system, we can ensure that the staff can abandon the traditional management mode, analyze the development trend of the intelligent file management system, and clarify the functions of the intelligent file management system, effectively combine intelligent information technology and text file management, and achieve a high standard intelligent file management system.

　　【Key words】：information innovation platform;intelligence;file management


　　在计算机网络技术没有普及之前,档案管理工作均 由档案工作人员进行手工存档调阅的方式来进行档案管 理工作,这种方式的档案管理工作,在实际工作过程中 的工作量非常大,且难度高,会严重影响到档案管理工 作的水平。如今随着信息化技术的不断发展,档案管 理工作实现了智能化的管理,在智能化管理工作的前提 下,档案管理人员能够更加高效的进行档案管理工作, 从而有效提高了档案管理工作的水平。

　　1 研究背景

　　纸质档案的管理方式在实际应用过程中具有效率 低、成本大、维护不便的问题。在信息化时代背景下, 档案管理智能化系统可以为用户提供不同的功能,在实 际操作时能够实现智能化和自动化,减少了在进行管理 时所出现的误差,提高档案管理工作的效率。

　　随着大数据和云计算数据的发展,基于 CPU 安全 可靠的软硬件系统已经逐渐形成,并且在实际应用过程中,可以将档案管理系统与云计算技术进行有效结合, 帮助档案管理工作,实现智能化的管理,为提高档案管 理工作的效率奠定基础。

　　2 研究内容及存在的问题

　　研究的重点内容是解决如何在安全可靠的基础软件 上研制出在云计算环境中可以制定出服务化的智能档案 管理系统。实际应用过程中,需要利用协同处理技术和 语言处理技术,为档案管理工作流程增加数据驱动和用 户行为等智能化功能的实现,从而重点分析用户行为, 并结合用户行为,为用户提供智能化的服务,最终将系 统朝着智能化的方向发展。

　　结合在研究过程中所出现的问题,需要研究的内容 是根据国产 CPU 在云环境条件下的智能管理系统功能分 析, 通过对当前国产 CPU 的各项应用数据, 制定出具有 数据驱动和用户分析功能的智能档案管理系统。该智能 化的系统功能主要包括档案收集、档案利用以及档案管 理等多项内容,从而有效实现档案管理工作的效率提高。

　　3 开发智能化档案管理系统的原则和途径

　　3.1 档案信息检索

　　信息资源不能够直接利用,需要经过简单的信息加 工才可以利用,目前最常用的方法就是对信息进行检索 工作。电子档案信息库中会有几个基本要素,这些要素 中就包含了硬件处理与功能匹配软件的问题,还需要一 个对档案信息进行录入的环节,只有将这些因素全部组 合在一起,才能形成一个简单的电子档案信息库,但是在 实际应用过程中,可能会出现数据不兼容的问题,甚至 有些硬件不能够完全支持数据功能,导致在进行检索过 程中可能会出现检索失败的现象,甚至是一些数据功能 软件,只有在特定的计算机或者储存盘中才能发挥其主 要作用, 这些问题的出现就会让用户在使用过程中出现问 题。因此只有不断提高企业内部的档案信息检索工作,匹 配更高端的互联网技术等方式,并且利用更先进的技术引 用到档案信息检索过程中,才能够实现档案信息资源的 价值,从而更好地实现档案信息资源的利用。

　　3.2 档案信息编研

　　档案信息编研其实就是对企业信息进行更为精准的 整理和归纳,将这些信息整理成与原始信息不一样的信 息方式,成为更加精细的信息产品。在实际应用过程中 会使用到高新科学技术,尤其是多媒体技术的应用,多 媒体技术的应用能够为档案信息的发展提供方向。通过 多媒体技术可以将档案信息转化成文字图形以及声频等 方式,形成更直观的电子档案信息产品。

　　3.3 档案信息传输服务

　　档案信息资源开发及利用的最终目的是一种服务工作,档案信息资源的服务工作有很多种类型,根据使用 企业的类型不同也会出现不同风格,其中最为常见的就 是网络信息资源服务模式,这种传播形式主要依靠互联 网技术,将处理好的档案信息资源上传到一个固定的 网站上,用户可以根据网站查看档案信息资源,当然在 其中可能会出现限制性的内容。档案信息资源依靠互联 网对档案进行利用,在很大程度上对档案进行了开发及 利用,扩大了档案信息的价值。传统的档案管理大多数 为封闭式管理,用户需要通过各种级别的申请或者是其 他渠道,才能对档案信息资源进行获取,对档案信息资 源的利用率比较低。档案利用互联网进行公开和共享以 后,不仅可以实现异地传输,还可以实现对档案信息的 修改,让更多的用户可以共享档案资源,在很大程度上 提高了企业档案的开发效益。同时能够减少档案管理人 员的工作量,提高了档案工作人员的工作效率,档案信 息的传输有利于企业的长久发展。

　　3.4 强化学习和服务意识

　　档案信息开发及利用包含的知识结构类型比较多, 因此在开发过程中档案信息开发人员的技术水平和知识 水平对档案信息的开发有非常重要的影响,档案管理人 员不仅要有专业的理论知识,还需要对企业单位的业务 知识有所了解。利用全新的技术和服务手段对档案信息 化管理进行全方位改革,档案信息管理工作的不断改变 能够及时解决档案信息管理中所出现的问题,利用数字 化管理模式对档案信息管理过程中所出现的不足能够及 时纠正,使档案信息管理工作能够真正顺应社会经济的 发展,提供高效的信息管理服务。

　　4 智能化档案管理系统的设计与实现

　　4.1 系统概述

　　档案管理系统在应用过程中需要符合国家相关标准 和行业标准,同时要满足档案管理系统的设计与管理流 程一体化,并且应当对国产 CPU 的中央处理器和操作 系统进行支持,完全实现在国产 CPU 云环境下实现智 能化的档案管理工作,在真正意义上对用户功能进行分 析,满足用户在不同阶段的档案管理需求,从而实现档 案的智能化管理。

　　4.2 系统架构

　　档案管理系统需要具备流水线的工作形式,在实际 应用过程中同时还需要具有自定义功能,能够实现对各 种功能的定义和配置,利用软件基础,对软件进行设计 和处理,并且要实现模块化的管理模式,其中要包括权 限信息分类等多种技术性模块。通过对技术模块的建 立,在技术层面上能够实现对共性软件系统的组装和搭 配,从而满足不同用户在实际应用过程中的需求。

　　(1)用户管理模块 ：该模块的主要功能是对用户信 息进行有效管理,主要包括用户管理和权限管理两个方 面的内容,用户管理是对用户的基础信息进行修改,权 限管理是对用户权限进行合理设置,防止他人对文本档 案进行修改。

　　(2) 系统参数模块 ：该模块主要包括档案表、文本 表、参数表和系统表等功能。在系统表管理过程中,管 理人员可以对各项文本档案信息进行名称编辑,同时也 可以对文本档案信息进行保存和修改。在档案表中,用 户管理人员可以对各项档案信息进行增减操作 ;在文件 表中,能够对文件进行种类选择和删除等操作 ;在参数 表中可以对其他类型的文件进行添加和删除。

　　(3)档案借阅管理模块。该模块主要是对用户权限 进行设置,为用户的申请教育等功能进行记录同时授予 借阅管理者用户的权限,在借阅档案时系统会自动同意借 阅,并且将所需要的文本档案信息发送给用户进行使用。

　　(4)数据备份与恢复模块。该模块主要是对所有数 据的类型条件进行分类别管理,一旦病毒入侵或者是数 据丢失之后,可以对相应的数据进行备份和恢复,防止 数据丢失现象的发生。

　　(5)查阅模块。该模块主要是对系统中的各项运行 状况进行分析,同时该模块只对授权用户进行开放,只 有这样才能够有效完成对用户的操作和检验。

　　5 相关理论及技术

　　5.1 文字识别 OCR

　　档案管理系统中所涉及到的文字识别技术中主要包 含了图像识别技术中的所有核心算法,在安全可靠的硬 软件系统集成和优化基础上能够实现对文字的有效识 别。与档案管理系统进行统一化处理,实现了对纸质文 件的扫描工作。该技术主要包含图像扫描、手动校正和 自动校正等内容,同时能够对纸质档案进行单页识别和 批量识别,在应用时能够快速的识别纸质档案中的各项 数据信息,并且实现快速的人工缴费功能。

　　5.2 智能化工作流程管理

　　智能化管理工作的流程应当符合规范要求,结合语 言处理技术和协同处理技术的工作上,不增加耦合数据 驱动和用户行为驱动等多项分析方法,实现了档案管理 工作的智能化处理,在工作中纳入数据驱动可以实现智 能化的服务,同时对用户行为进行分析,能够制定出满 足用户需求的各项管理流程。

　　5.3 智能电子表管理

　　智能电子表格的管理应用在最大限度上可以降低表 单组装以及对系统的资源消耗工作,在实际应用过程中, 可以有效增强电子表格的工作效率,同时根据图形画的绘制工具,能够利用鼠标拖拽的形式对电子表格进行在 线自定义修改。用户能够实现对表单的自定义化设置, 同时可以进行自我维护,在档案管理过程中能够对各系 统中的信息录入、电子介质以及信息承载等内容进行自 动化的设置。其主要的应用核心是利用 XML 技术进行 有效实现,结合数据系数的描述工具,可以实现档案管 理业务根据用户需求进行改变,在真正意义上体现出了 智能化的管理优势。

　　5.4 微服务

　　微服务主要是利用业务子系统来作为服务单位,实 现了对用户的身份认证、权限管理、智能化管理工作等 核心子系统。微服务中的各项组件能够实现细化分析和 微服务化的工作态度,主要是根据虚拟化服务观念支持 虚拟化技术的热迁移工作,能够提高档案管理工作的效 率,实现文本文档的快速启动。


　　6 结语

　　综上所述,结合云计算技术进行智能化的档案管理 工作对实现人工档案管理模式的创新具有非常重要的意 义,在档案管理系统中应用智能化技术的操作,不仅能 够有效提高档案管理工作的效率,同时也能够增强档案 管理工作信息化水平的提高。在设计智能化系统中需要 考虑各项因素,并且要利用多数据模式来提高档案管理 系统的安全性和可控性,充分满足实际的档案管理需求, 并且能够结合实际的档案管理需求制定出个性化的档案 管理系统,为实现档案管理系统的智能化奠定基础。

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