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摘要：档案是事业单位宝贵的资源财富,在推助事业单位全面性发展中彰显自身独有的价值性。事业单位针对当前档案管理工作的现状,促进档案管理信息化的建设,以大数据技术、云计算、物流网等先进技术的作用性,增强事业单位的档案信息有效性管理。对此,从档案查询、使用优势、档案信息存储保存的优势层面分析档案管理信息化的优势,从档案资源的管理工作转型、事业单位信息化建设两个维度,分析档案管理信息化建设价值,论述档案管理信息化建设现实的困境,并从提升档案管理数字化、信息化的认知、构建档案管理网络平台、完善档案管理信息化运行制度、提升管理人员档案信息管理能力四个维度,提出单位的档案管理信息化建设对策。
关键词：信息化；档案资源；事业单位；管理工作
Research on the Countermeasures of Informatization Construction of Unit Archives Management
ZHANG Jingyan
(Hebei Veterans Service Center,Shijiazhuang Hebei 050051)
【Abstract】：Archives are the precious resource wealth of public institutions.They highlight their unique value in promoting the all-round development of public institutions.In view of the current situation of archives management,public institutions promote the construction of archives management informatization,and enhance the effective management of archives information of public institutions with the role of advanced technologies such as big data technology,cloud computing and logistics network.In this regard,this paper analyzes the advantages of archives management informatization from the aspects of archives query,use advantages and archives information storage,analyzes the value of archives management informatization construction from the two dimensions of management transformation of archives resources and informatization construction of public institutions,discusses the practical difficulties of archives management informatization construction,and improves the cognition of digitization and informatization of archives management.This paper puts forward the Countermeasures of archives management informatization construction of the unit from the four dimensions of constructing archives management network platform,perfecting archives management informatization operation system and improving managers'archives information management ability.
【Key words】：informatization;archival resources;government-affiliated institutions;management work
0引言
档案管理信息化是指依据先进技术,包含云计算、大数据、物流网等,实现档案信息的有效性存储,并借助先进技术的运用模式,对存储在云端中的档案资源,包含档案图片资源、档案视频及音频资源等进行合理的整合、分析、处理、运用、归档、排序,实现档案多信息资源的有效性存储、保存、运用的工作模式。因此,事业单位应重视档案信息资源的管理工作开展,以档案管理信息化运行优势,为事业单位全面性发展助力,增强事业单位核心发展竞争力。
1档案管理信息化的优势
1.1档案查询、使用优势
传统的档案信息存储大都以纸质的模式进行传承、存储,档案信息不断的增多,在查找、整合、运用中都存在一定的困难。同时,纸质的档案信息不能够实现共享性,不能满足多部门运用一份档案信息,需要一个部门运用完档案信息之后,才能供另一个部门运用,这不仅使档案管理部门服务工作成果低下,也使其他部门工作效率低下。而建设档案管理信息化,可依据网络平台,在大数据、云计算的支撑下,获取、查阅、分析、共享单位的档案资源,缩减档案多信息资源的管理工作流程及管理人员工作输出的时间值,以档案资源的有效性管理及工作服务成果助力于事业单位的进一步发展。
1.2档案存储、保存的优势
档案资源作为事业单位宝贵的信息财富,其在进行档案管理的信息化建设中得到优化。传统的档案信息存储需要占据较大的空间,同时纸质的档案信息由于年代的久远,会出现纸质泛黄、虫蛀等问题,使档案信息存储成果不佳[1]。档案管理信息化的建设,依托于网络平台,在大数据、云计算的支持下实现有效性的档案信息存储模式。同时,在云端中存储档案信息,也延伸档案信息存储空间,并提升档案信息存储的安全性,提升档案信息管理的水平,使单位的宝贵档案信息资源得到实效性存储,也便于今后单位运用这些宝贵档案信息。
2事业单位档案管理信息化建设价值
2.1档案管理工作的转型化
单位依据档案管理信息化运行模式,将以往纸质的档案信息进行创新,使其在信息技术的作用下呈现为电子化、数字化的模式,并依据传统的档案信息模式,将档案信息分类别的纳入到计算机软件中,进行统一的存储与归档,形成一套完整的档案资源管理系统,便于工作人员获取、查阅、分析、运用、分享相关的档案信息资源[2]。例如：在我国重大节日中,诸如七一、八一、十一等节日,选取宝贵的素材,通过档案信息共享模式进行弘扬,使事业单位所有员工在发展进程中不忘历史,坚定理想信念,更好为事业单位发展服务；另一方面,在事业单位档案信息管理中,档案信息每天都有所增加,通过档案管理信息化运行,使单位的宝贵档案信息更加的科学规范,凸显档案信息管理工作转型的价值。
2.2推助事业单位信息化建设
档案管理信息化运行及建设成为事业单位现代化发展的主趋势,也是事业单位整体工作质量提升的有力保障。但从当前事业单位发展现状来看,信息技术在其中运用停留在形式,事业单位整体工作质量实施成果不高。档案管理作为事业单位工作的重点,明确单位宝贵的档案资源与多部门工作的关联性,促进档案管理工作的有效性开展,以档案有效的管理手段,增强档案资源管理的规范效果,并在档案管理的影响下,促进事业单位其他部门工作也向信息化方向进程,做到多部门工作与档案部门工作的协同,从而推助事业单位信息化的建设。
3事业单位档案管理信息化建设的困境
3.1档案信息管理安全性缺乏
档案管理信息化运行及建设,会存在一定的风险值,包含信息盗取、信息篡改的问题,这影响到档案信息化工作的良好实施。而在此背景下,事业单位认知到此问题,强化单位的宝贵档案信息安全管理系统的安装,确保档案信息的安全性管理。但当前部分单位的管理人员缺乏安全管理意识,档案信息存储安全性需要有待提升。
3.2档案管理人员信息素养有待提升
事业单位的档案管理信息化建设,需要高素质、高能力的档案管理人员支持。而针对此问题,对现有的档案管理人员带来一定的发展冲击,也凸显现有档案管理人员综合素养不高的问题[3]。例如：现有的档案管理人员部分存在信息素养、专业化能力、业务能力实践力度不高的问题,这影响到档案管理信息化工作的具体实践,使单位的档案运用成果及实施力度不足。
4事业单位档案管理信息化建设对策
4.1提升认知
单位在宝贵档案信息管理与运用中,推助档案的管理工作创新发展模式。基于此,在档案管理信息化建设中,应提升对其内涵及发展优势的认知,从而推助档案管理信息化在单位工作中运行。一方面,事业单位加强宣传力度,使多部门明确自身工作与档案管理工作之关联,树立协同发展观念,协同一致推助档案管理信息化运行及建设；另一方面,档案管理人员明确自身工作对多部门之间的关联,立足于档案信息模式,树立服务理念,增强对单位档案资源认知,全身心投入到档案管理与建设中,推助档案管理信息化在其中良好的实施与运行[4]。
4.2构建管理的平台
档案管理信息化运行及建设,事业单位依据现代化发展模式,依托于先进技术,构建事业单位自身的网络工作平台,推助自身整体工作向信息化方向进程。其次,依托于事业单位整体网络工作平台,打造档案管理部门自身独有工作平台。例如：运用大数据、云计算技术构建云端档案信息存储、大数据信息存储等平台,促进档案信息多元方法存储,以便出现档案信息丢失问题,增强档案信息管理的成果。同时,构建档案信息管理、分析的平台,实现档案信息整合、分析、运用、处理、分享等工作模式。最后,事业单位依据多部门与档案信息之关联,构建多部门融合的档案管理信息化工作模式,促进档案管理人员更好服务于其他部门工作,使单位的宝贵档案信息资源得到实效性存储。
4.3重视档案信息安全管理
档案管理信息化在单位工作中运行及建设,重视档案资源的安全性存储及管理工作的开展。(1)依据档案资源存储的安全性设置专门的局域网,单位的外网不可随意的接入,并安装好防火墙,做好数据通信和访问的监控,进而有效的抵御病毒侵袭[5]。(2)提升计算机环境安全防护能力,单位以强有力的软硬件设备,保证计算机系统本身的安全,日常工作中做好计算机病毒的查杀,提升档案管理信息化运行水平。(3)单位档案资源的存储,以档案管理信息化运行为导向,采用档案数据备份技术,确保档案数字化信息能够永久存储。同时为了防止黑客的攻击,采用标签水印技术,一旦档案数据信息被窃取,可进行及时追回,让单位宝贵的档案信息在网络上存储与运用、管理更为安全性。
4.4完善管理的制度体系
档案管理信息化运行中,管理制度的存在与实施的关键,可做到档案的资源管理工作实施的有章可循,为档案管理工作有效性实施起到规范性功效,提升档案管理的信息化运行水平。一方面,单位依据传统管理制度体系的基础上,通过删减、增加等制度模式,增强档案管理信息化制度体系的可操作性、实用性；另一方面,在制度体系中,融入激励机制,激发档案管理人员工作热情,促进档案管理信息化落实到单位整体工作中。例如：采取激励机制,(1)物质激励。根据档案人员工作特性,制定相关的物质激励机制,给予其物质的奖赏,增强档案人员的档案信息服务能力；(2)精神激励。以制度为导向,在日常档案资源的管理中,部门领导应及时发现档案人员工作的不足及优势,针对工作优势给予一定的精神鼓励,使其更好的发展,针对出现懒惰的档案人员,给予一定的思想引领,诸如以思政工作为导向,提升其工作实施的积极性与热情,使其与多部门构建友好的关系,协同开展档案资源的管理工作,并在先进技术的支撑下构建档案管理信息化运行与营销系统[6]。同时,重视档案管理薪资制度体系的完善,为档案人员工作提供合理的薪资待遇,使其工作获取幸福感,以此促进档案管理信息化在单位整体工作中实行,也助力于档
4.5培养优秀管理的人才
档案管理信息化运行、建设及档案管理工作的实践,都需要优质的人才融入到其中。基于此,在单位档案管理信息化实行中,培养优秀管理的人才的重点,使人才以自身专业化的管理能力、职业化的档案管理素养,与多部门协同合作,一同管理好及运用好单位的档案信息资源,从而推助单位的全面性发展。一方面,强化档案人员培训,依据档案管理信息化模式,构建培训工作体系,促进档案管理人员参与到其中,提升他们的信息素养与业务能力；另一方面,加强管理人员之间的交流锻炼,通过开展多元活动,促进部门与部门之间的交流,明确部门工作所需,为多部门提供针对性的档案信息,从而以档案管理人员综合能力,也促进档案管理的平台应用、维护、管理等工作模式的开展,使单位保管的档案信息得到实效性管理,与提升档案管理信息化运行成果。
5结语
档案信息资源的珍贵性、宝贵性对于事业单位发展而言不言而喻。档案管理信息化的推广与实施,为事业单位档案信息资源的管理有效性指明方向,也推助事业单位整体工作向信息化方向进程。基于此,在单位发展中,重视档案信息的管理、存储、运用,以档案管理信息化,提升档案信息存储、保存、运用的成果,从而提升单位的档案管理信息化实施及建设水平,以档案信息有效性存储助力于单位的全面性发展,也提升单位在社会发展中的核心竞争力,凸显档案管理在其中实践的地位与价值。
参考文献
[1]侯文娟.新形势下医疗卫生事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公自动化,2021,26(21):47-49.
[2]李庆娜.信息化发展对机关事业单位档案创新管理带来的改变[J].城建档案,2021(10):37-38.
[3]尹树平.事业单位人事档案管理信息化整合平台的构建与实效验证[J].办公室业务,2021(19):104-105.
[4]刘同格.关于电子发票应用对行政事业单位财务管理模式影响的几点思考[J].今日财富,2021(19):145-147.
[5]王仁霞.浅析事业单位档案管理信息化建设中的问题及完善对策[J].襄阳职业技术学院学报,2021,20(4):87-89+119.
[6]“十四五”全国档案事业发展规划中共中央办公厅国务院办公厅印发[J].机电兵船档案,2021(4):5-11.
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