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摘要：随着信息技术的迅速发展，许多行业的管理工作开始向数字化方向转变，机关事业单位的档案管理工作也不例外。数字化管理模式不仅能提高档案管理的工作效率，还能实现数据信息的共享，并对机关事业单位的日常工作提供重要帮助。本文先对机关事业单位档案管理存在的问题进行分析，再就机关事业单位档案管理数字化技术应用的相关对策进行探讨，希望给相关工作者提供参考。
关键词：机关事业单位；档案管理；数字化技术
Research on the application of digital technology for archives management in government agencies and institutions
Wang Cheng
(Baoding Food and Drug Inspection Institute,Baoding Hebei,071052)
Abstract:With the rapid development of information technology,the management work of many industries has begun to change to the direction of digitalization,and the archives management work of government agencies and institutions is no exception.The digital management mode can not only improve the work efficiency offile management,but also realize the sharing of data and information,which can provide important help to the daily work of government agencies and institutions.This paper first analyzes the problems existing in the archives management of government agencies and institutions,and then discusses the relevant countermeasures for the application of digital technology in the archives management of government agencies and institutions,hoping to give relevant workers a reference.
Key words:government agencies and institutions;file management;digital technology
随着互联网时代的来临，越来越多的机关事业单位开始重视档案管理的信息化建设工作。机关事业单位通过引进先进的信息技术、信息设备，能构建数字化档案管理系统，促进我国机关事业单位档案管理工作向无纸化方向发展。但是，从现状来看，部分机关事业单位在档案管理工作改革创新过程中，还存在一些问题，如信息化程度不高、档案管理人员的信息水平较低、缺乏创新意识等。因此，我国的机关事业单位档案管理工作还需得到进一步完善。
一、数字化档案管理的优势
(一)提高机关事业单位档案管理的办公效率
传统的机关事业单位档案管理不仅方法烦琐，还需要定期对一些档案管理软硬件进行更新和维护。这种传统的档案管理模式大幅度地增加了机关事业单位的行政服务费用，也不利于现代化档案管理模式的实施。数字化档案管理模式的实施，不仅能实现机关事业单位档案信息内容的无纸化储存，还能将传统的查询、存储工作转变为数字化自动操作，而且只需一台电脑就可以顺利完成工作内容，能在很大程度上节省人力、物力。
(二)实现机关事业单位档案资源的共享和开放
机关事业单位在档案数字化管理时可以将一些纸质信息输入电脑，然后经过专业技术的处理就能实现信息的共享。一直以来，机关事业单位的档案信息使用频率较高，传统的档案管理模式查阅速度较慢，相比之下，利用数字化档案管理模式不仅能实现多部门、多人员的共同查阅和使用，还能突破机关事业单位档案查阅时的空间限制[1]。
二、机关事业单位的档案管理存在的问题
(一)缺乏档案管理数字化意识
现阶段，虽然我国部分机关事业单位已经开始使用数字化管理模式，但是并未做到全面推广，仍然存在一些机关事业单位还在使用传统的档案管理模式的情况。这些单位的领导和相关管理人员对数字化管理模式缺乏正确认识，不愿意抛弃已经使用多年、十分熟悉的传统档案管理模式。因此，在部分领导和管理人员不认同的情况下，这些机关事业单位档案管理模式无法及时更新变革。另外，还有一些机关单位虽然建立了数字化档案管理系统，但是由于各种因素的影响，并未全面发挥出数字化档案管理系统的效果和作用，使机关事业单位档案管理数字化效率不高。就目前我国信息化、数字化的发展情况来看，机关事业单位档案管理数字化已经成为主要的发展趋势，只有将互联网、计算机、信息技术和档案管理充分结合起来，才能切实提高机关事业单位档案管理的效率和质量[2]。
(二)数字化管理资金投入不够
部分机关事业单位在开展数字化档案管理工作时，由于重视程度不够，因此投入的资金难以达到相应标准，直接影响到机关事业单位档案管理数字化的推进。究其原因，单位在推进数字化档案管理工作的过程中，必须使用一些先进的信息设备和软件，并且需要定期对系统和软件进行维护和更新，如此才能高效解决档案管理数字化建设的问题，而这些都需要资金支持。另外，在开展数字化档案管理工作时，一些机关事业单位存在过于重视工作效率而忽略数字化档案信息的安全性的问题，容易造成档案信息安全事故。基于以上两点，事业单位必须加大对数字化管理的资金投入力度[3]。
(三)缺少专业的档案数字化管理人员
由于现阶段我国部分机关事业单位档案管理模式较为落后，因此这些单位的档案部门成为年长工作人员的养老部门，这直接影响了机关事业单位推动档案管理数字化的效率。由于年龄较大，这些工作人员难以快速认识和了解数字化管理的意义和重要性，并在使用计算机查阅档案资料、进行档案资料的录入时容易出现问题，进而影响档案工作的顺利开展。因此，机关事业单位必须重视档案人员的培训和招聘工作，不断提高档案人员的综合素质和专业水平，从而为机关事业单位档案管理数字化建设保驾护航。
(四)数字化档案管理的安全问题
通过数字化档案管理模式，机关事业单位可以实现信息内容的共享和快速传递，但也会带来一定的安全隐患。档案信息都是通过电脑进行存储，如果遭遇黑客攻击或者出现网络故障等问题，就容易导致信息泄露或丢失。一些机关事业单位的数字化档案管理安全意识不足，未及时更新信息设备，使得单位档案数据处于危险境地，因此，加强数字化档案安全管理非常必要。
三、推进机关事业单位档案管理数字化技术应用的相关对策
(一)强化机关事业单位档案管理数字化建设的意识
为保证机关事业单位档案管理数字化建设的顺利推进，首先必须提高机关事业单位的档案管理数字化建设意识。尤其是一些机关事业单位对档案管理工作的重视程度较低，因此必须主动转变观念。为达到这个目的，事业单位可针对档案管理人员进行数字化档案管理工作意识培训，使他们充分认识数字化档案管理的重要性。培训工作不仅能提高档案管理人员的数字化管理水平，还能为单位打造一支专业素质较强的数字化档案管理队伍。其次，机关事业单位应结合自身的实际情况制订一套完整的数字化档案管理制度，并在制度中强调对数字化技术的应用，从而确保机关事业单位的档案管理工作和日常工作同步开展[4]。同时，在实施数字化档案管理工作的过程中，相关管理人员需加强对细节的把控，确保档案管理工作的收集、整理、录入及检索等环节不出现问题。比如，在数字化档案管理过程中，相关人员的操作行为是否规范、文件复印件的保管是否安全、管理交接记录是否真实等，这些都需机关事业单位给予高度重视。最后，在开展数字化档案管理的过程中，机关事业单位需加强数字化系统的定期维护，确保档案信息内容不会被一些不法分子窃取。
(二)完善机关事业单位档案数字化设备
机关事业单位的档案数字化建设以基础设施为主，包括计算机系统、软件与相关的档案信息设备。其中，计算机系统的主要功能是帮助档案工作人员进行信息的传输、交换、管理及存储。同时，单位可利用计算机系统对档案信息内容进行数字化处理和储存，从而实现机关事业单位档案内容的数字化转存。计算机系统在一定程度上可以说是整个机关事业单位档案管理工作的大脑，如果计算机系统发生损坏或者出现故障，那么可能带来不可预估的后果。
档案管理数字化设备包括复印机、打印机、电脑、传真机及计算机中的软件和硬件等[5]。这些档案数字化设备的使用，不仅能实现档案资源的自动转化、存储、检索、立卷，还能实现档案信息内容的收集、整理、归档等一体化操作流程。因此，机关事业单位相关部门应针对档案管理工作的实际需求，有针对性地购置数字化设备，从而避免出现档案数字设备不合适而被闲置的问题。档案数字化设施建设，不仅能大幅度提高档案管理工作效率，还能更快推进机关事业单位向数字化方向发展。
(三)培养和招聘专业的数字化管理人员
机关事业单位档案管理部门的工作人员是档案管理数字化建设的关键因素之一。因此，机关事业单位档案管理人员的专业水平、综合素质会直接影响机关事业单位档案管理数字化模式的实施。机关事业单位的档案部门应加强对数字人才的培养和引进，确保人才素养和能力不会影响机关事业单位档案管理的数字化进程。
首先，作为机关事业单位的档案管理部门负责人，应对档案人员的专业知识、技术水平等方面进行培训，以此全面提升机关事业单位档案管理工作人员的专业素质、技能水平。例如，在开展知识培训教育时，可以先让机关事业单位的档案人员自主了解并记忆档案信息内容，再通过数字化、信息化知识内容培训提升档案人员的信息知识水平、计算机水平及档案数字化管理知识水平。同时，档案管理部门负责人应大力普及与档案管理相关的思想道德教育，提升机关事业单位档案工作人员的思想觉悟。另外，档案部门还应开展能力方面的培训，如制订一些数字化设备规范性操作标准、制订开展档案数字化管理的对策等。这些标准和制度的制订，不仅可以大幅度提高机关事业单位档案管理工作人员的专业能力，还能为机关事业单位的档案数字化建设奠定坚实基础。其次，机关事业单位档案部门应根据机关事业单位档案岗位的性质、特点及档案人员的强项，对档案工作内容和工作职责进行明确划分，从而确保档案数字化建设的连续性与高效性。最后，机关事业单位档案管理部门应加强对数字化档案人才的引进，如在一些211、985高校中开展招聘会、面试会，并积极提高成功入职员工的福利待遇，以此吸引人才、留住人才。补充机关事业单位数字化档案人员，不仅可以大幅度提升档案管理部门工作人员的整体素质，还可以提高整个机关事业单位的档案管理效率。
(四)加强档案信息的安全管理
近年来，我国频繁出现档案安全事故，如档案丢失、档案损坏、档案数据被泄露等，这些都说明我国的传统档案管理模式存在问题。而且，档案安全作为档案管理工作的底线，只有加强对这方面的重视，才能使档案管理工作井然有序开展。第一，机关事业单位档案管理部门应完善档案管理、信息查询、资料移交等制度和流程。完善的档案管理制度不仅能让相关档案人员充分认识档案资料安全的重要性，还能在工作中有效解决各种问题。第二，机关事业单位应定期开展安全活动讲座，如消防安全讲座、防窃安全讲座等，通过安全知识内容的宣传提高机关事业单位档案管理人员的安全意识，提升机关事业单位档案资料的安全性。同时，机关事业单位还可以通过消防演练、检查消防设备及定期开展库房检查等方式，为档案资料管理提供环境保障。第三，机关事业单位应定期对档案管理人员进行信息安全教育的培训，不光要从技术方面进行全面监督，还要普及廉政风险、信息安全等方面知识，从而确保机关事业单位档案信息的安全[6]。
四、结语
综上所述，对机关事业单位的档案管理现状进行分析后发现，一些单位存在缺乏档案管理数字化意识、数字化管理资金投入不够、缺少专业的档案数字化管理人员、数字化档案管理制度缺乏一定的规范性等问题。为解决这些问题，笔者提出了强化机关事业单位档案管理数字化建设的意识、加强档案信息的安全管理、培养和招聘专业的数字化管理人员等相关对策，希望能助力机关事业单位档案管理数字化技术的高效应用。
【参考文献】
[1]王仁霞.浅析事业单位档案管理信息化建设中的问题及完善对策[J].襄阳职业技术学院学报，2021(04).
[2]许波，谭思亮，王晋荣.基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理探析[J].科技与创新，2019(22).
[3]王雨杨.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化思考[J].世界最新医学信息文摘，2017(57).
[4]项耿政.事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化[J].信息与电脑(理论版)，2018(21).
[5]邹丽欣，李莉，杨华，等.新时期事业单位档案管理模式的电子信息化分析[J].文渊(小学版)，2020(5).
[6]姜昶鑫.大数据背景下事业单位档案管理工作的认识与思考[J].电脑爱好者(普及版)(电子刊)，2021(5).
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