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摘要：在信息时代背景下，人们对信息获取数量、信息获取手段等方面均提出了较高要求。计算机信息处理技术在办公自动化中的应用，可以简化办公流程的烦琐环节，使信息采集和归纳步骤简单化，达到高效、高质量办公的目标，推动办公自动化发展进程。在技术创新的加持下，各单位、各行业开始将办公自动化建设作为重要的工作内容。当下，计算机信息处理技术已成为一项便利的功能，能够实现对目标信息群的加工、输送、处理及分析，将计算机信息处理技术应用于办公自动化领域，能够在大幅度提高办公效率的同时，为单位的各项管理与业务决策提供有价值的数据参考。本文先分析计算机信息化处理技术在办公自动化中运用的价值，再从多个方面入手说明运用的具体措施与优化途径，以供参考。
关键词：计算机信息处理技术；办公自动化；技术应用
Application Analysis of Computer Information Processing Technology in Office Automation
Zhuo Shaomin
(Cili County Market Supervision Administration,Zhangjiajie Hunan,427200)
Abstract:In the context of the information age,people have put forward higher requirements for the quantity and means of information acquisition.The application of computer information processing technology in office automation can reduce the tedious links of office procedures,simplify the steps of information collection and induction,achieve the goal of efficient and high-quality office,and promote the development of office automation.Under the blessing of technological innovation,various units and industries have begun to take office automation construction as an important work content.At present,computer information processing technology belongs to a functional behavior,which can realize the processing,transportation,processing,and analysis of target information groups.Applying computer information processing technology to the field of office automation can greatly improve office efficiency.It provides valuable data reference for various management and business decisions.This paperfirst analyzes the value of computer information processing technology used in office automation,and then explains the specific measures and optimization methods used from multiple aspects for reference.
Key words:computer information processing technology;office automation;technology application
一、计算机信息化处理技术在办公自动化中的应用价值
计算机信息处理技术在办公自动化中的应用价值表现在多个方面，相关人员需对此给予高度重视。只有对自动化办公系统进行定期更新升级，才能更好地满足个性化办公需求。同时，计算机信息处理技术的实际应用，能够有效加强各部门工作人员之间的联系，实现交流互动与信息传递的即时性，进一步保证信息的安全性与准确性。依托通信技术能够提高信息资源的流动性，实现资源利用的最大化，间接提升办公实效[1]。因此，各单位应积极采用计算机信息处理技术构建一体化内部资源共享平台，加强信息交流，逐步实现自动化、数字化的管理模式，优化办公流程。
需要重点关注的是，在办公自动化管理阶段，必须通过计算机技术的综合分析来达到减少办公经费投入的目的，如此，既能提升工作效果，又能实现内部效益最大化。计算机信息技术的广泛应用可以简化部分不必要的办公流程，并在更新现有资源的同时，减少材料消耗，降低办公成本投入。在推进办公自动化的过程中，一些简单的人工工作可直接交由软件完成，通过智能化处理减少不必要的人力资源投入。此外，技术的应用让跨区域、跨领域、跨行业的交流与合作成为可能。在互联网发展的环境下，办公区域不再受到限制，服务空间更加广阔，办公模式开始向数字化迈进。
二、计算机信息处理技术在办公自动化中的具体运用
(一)B/S型结构
图1 B/S程序工作过程示意图
与传统的S型办公系统相比，B/S型结构对计算机设备及办公设备性能的要求更低，使用起来更加方便，只需在计算机中安装服务器和数据库，就可以支持工作人员开展办公活动。B/S型结构具有构造简单、结构清晰的特点，即使在使用阶段中遇到运行故障也可以在短时间内完成修复，为办公人员提供一个广阔、稳定的办公空间。B/S型结构由三个层次的C/S结构组合而成，即用于连接办公系统的接口、后台Web服务器和数据库服务器[2]。
在实际办公阶段中，依托B/S型结构可以通过IE浏览器直接进行办公，即通过浏览器将办公需求发送到服务器，然后由服务器根据具体需求将处理结果反馈给浏览器(见图1)。如果办公人员需要在不同的场景下通过多种接收方式来访问数据和处理信息，那么只需在B/S架构上增加服务器和数据库便可以实现LAN和WAN之间的有效转换。(二)Web2.0技术
在信息化飞速发展的今天，互联网上的数据信息呈现爆发式增长趋势，办公系统需要承受的信息处理压力越来越大，以往单一的处理方式已经无法满足现阶段的办公需求。对此，将Web2.0技术引入办公自动化系统，不仅可以提高信息处理效率，还可以根据网络信息量的变化实现自主状态下的快速更新(见图2)。目前，Web2.0技术多应用于现代商务模式，可通过多样化的服务器内容开发新型的业务交流平台，为各项商务工作的开展提供便利条件，进而提高自动化办公效率[3]。
图2 Web2.0的特征
(三)信息通信技术
信息通信技术具备对远距离视频数据及语音数据进行实时处理的功能。因此，无论是将该技术应用在文件中，还是应用在会议中，都可以显著提高办公质量与效率。随着我国科技水平的快速提升，信息通信技术获得了长足进步，现阶段已经被企事业单位广泛应用于实际工作中。由此可见，信息通信技术对办公自动化具有重要影响。
(四)远程信息处理技术
现阶段，将远程信息处理技术应用于办公信息处理中，能够切实保证信息的完整性，提高安全系数，让信息的接收处理方获得良好的信息处理体验。DB、Oracle及informix是目前应用最广泛的数据管理系统[4]。同时，因为计算机远程信息处理技术的应用需要依托办公自动化软件的支撑，所以在选择软件时，应侧重于选择功能良好的远程信息通信软件。另外，在实际应用软件时应保证网络速率达到400bps，以实现最优的使用效果。
(五)图形制作演示软件
在办公自动化领域，图像与文本制作是最常用的一种技术。通过使用专业的图形文字演示软件，可以实现图像文本的快速编辑，且编辑方法多种多样，能适应各种不同的办公需求。图形制作软件最显著的优点在于图形呈现的可视化，能够更好地提高工作效率、节约办公费用，在激发员工创新意识、增强创新能力等方面发挥重要作用。城市规划部门可采取PPT演示的方式对城市规划宣传品进行编辑制作，添加城市规划图纸，对比城市规划前后的效果图，配置相应的视频与文字介绍，以便于在会议期间进行展示。
(六)文字处理软件
信息处理是办公的常态化工作内容。随着信息量的日益增长，计算机信息处理技术的利用可加快信息处理速度。Word软件处理技术是一项普遍应用的办公自动化技术，能够对办公环境中的工作报告、财务报表等各类文本文件进行编辑、处理。文字处理软件的实际应用难度系数不高，操作流程也比较简单。文字处理软件除文字处理功能外，还能用于图表与表格的绘制。在使用文字处理软件时，可以按文件要求编辑字体、颜色、大小、文本排版及图形处理，并打印出文档，根据使用者的需求进行个性化调整，以此确保工作任务高效完成。当前，文字处理软件在各类企事业单位日常办公中得到广泛应用，具有显著的应用效能。
(七)数据处理电子表格
在日常工作中，如果采用传统的人工操作方式对各种数据进行处理，往往需要耗费大量的人力、时间及资源，且计算过程易出现误差，难以保证数据结果的准确性。而计算机信息处理技术中电子表格的应用，可以让繁杂的工作程序变得简单、方便，即使是无技术经验的工作人员也能迅速掌握其应用要点，经过长期的实践后，便可达到十分熟练的水平。另外，格式化也属于电子表格的功能，可以快速清除不需要的数据信息。在财务报表的分析中，可以通过数据图表直观、形象地展现数据信息，提高信息本身的使用价值。
三、计算机信息处理技术在办公自动化中的优化应用途径
(一)多种技术整合应用
在多元文化的时代背景下，单一技术手段的作用是有限的。现阶段，如果想将计算机信息处理技术的应用价值充分发挥出来，就必须树立统筹兼顾的理念，将通信技术与多媒体技术整合起来，以此实现技术优势最大化的目标。例如，在办公自动化系统中引入新媒体技术与即时通信技术，便可以实现办公与线上视频会议的协同进行，从而打造全新的办公自动化模式。现阶段，许多单位处于居家办公状态，如果依靠传统的办公自动化系统，往往难以实现全部工作人员的远程沟通交流，而引入视频通信技术后，即使员工处于远程状态，也可以实现高效率办公，且操作简单、便捷。同时，无线通信技术可运用于办公自动化中，使信息传递的渠道更加广泛、方法更加多样。工作人员可以依托移动客户端与电脑客户端进行实时信息交流，克服空间环境给信息处理造成的限制。
(二)开发个性化功能模块
当前，各办公自动化软件在操作性与实用性方面均有待提升，无法有效适应市场经济条件下不同行业的个性化办公需求。对此，必须持续推进深度开发，对办公系统的功能进行个性化定制。以政府单位为例，政府单位对于办公自动化系统软件的要求与一般的营利性企业存在较大差异，因此，在设计功能模块的过程中，除了要涵盖财务报销、人事管理、宣传等基础模块，还要设置公文发布、档案管理等模块。并且，在定制功能模块的过程中，需要定期检查单位的工作流程与工作习惯，有序组织办公自动化的设计，以此提高功能模块的实用性与操作性，为工作人员提供便捷的办公条件。
(三)引入网络安全技术
伴随计算机信息处理技术在办公领域的广泛应用，办公信息的数字化发展势在必行。不过数字化信息处理虽然能够让办公效率得到大幅度提高，但也潜藏着信息泄露等安全风险。因此，为达到安全办公的要求，需将网络安全技术引入办公自动化系统中，通过安装防火墙的方式对办公信息传输过程进行保护。另外，还需从根源处入手，规避人为因素带来的办公安全风险，对办公人员加大培养力度，帮助其熟练掌握各类办公自动化技术，了解办公自动化系统的操作流程，提升计算机素养，进一步减少由于知识匮乏、技术能力不足所导致的工作问题，提高办公自动化的安全性与应用效率。
四、结束语
综上所述，通过计算机信息处理技术的应用，办公环境与办公模式发生了极大变化，影响着办公思维模式，开始逐步形成与单位需求相匹配的高效自动化办公模式。基于此，各单位应加大对计算机信息处理技术的研究，寻找更实用的办公应用方式，以此充分发挥计算机信息处理技术的应用优势，为办公自动化发展提供助力。
【参考文献】
[1]冯晓玲.文书档案管理的办公自动化应用研究[J].科技资讯，2021(34).
[2]张凯.计算机办公自动化的发展趋势分析[J].无线互联科技，2021(20).
[3]王鑫.计算机办公自动化在单位综合部门的运用[J].电子质量，2021(08).
[4]于士丹.计算机信息数据传输技术在通信工程和办公自动化中的应用思考[J].科技风，2021(08).
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