计算机技术在办公自动化中的应用探究论文

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 摘   要：随着科学技术水平的快速提升，我国计算机行业有了空前的发展，计算机技术被广泛地应用到人们的生活、工作 和娱乐中，计算机也逐渐成为人们生活和工作中的必需品。而且，当今时代是信息量繁杂的时代，在工作中应用计算机技术不 仅可以帮助人们减轻工作压力，有效地提高工作效率，同时也促进了办公自动化发展，充分确保了办公的安全性和准确性。作 为办公自动化的重要纽带，计算机技术有效地连接了办公自动化工作的所有环节，对企业快速实现办公自动化发展起到了促进 作用。基于此，笔者在本文将简单介绍办公自动化，并分析办公自动化中计算机应用中出现的问题及其应用价值，并针对如何 在办公自动化发展中应用计算机技术提出几点建议。

关键词：计算机技术 ；办公 ；自动化 ；应用


WANG Fan
(Jiangsu Tongzhou Secondary Vocational School, Nantong Jiangsu 226300)

【Abstract】： In recent years, with the rapid improvement of science and technology, Chinas computer industry has made unprecedented development. Therefore, computer technology has been widely used in peoples life, work and entertainment, and computers have gradually become a necessity in peoples life and work. Moreover, the present era is an era of complicated information. The application of computer technology in work can not only help people reduce work pressure and effectively improve work efficiency, but also promote the development of office automation and fully ensure the safety and accuracy of office work. As an important link of office automation, computer technology effectively connects all links of office automation, and promotes the rapid development of office automation in enterprises. Based on this, the author will briefly introduce office automation, analyze the problems and application value of computer application in office automation, and put forward some suggestions on how to apply computer technology in the development of office automation.

【Key words】： computer technology;office;automation;application

0 引言

办公自动化主要是工作人员借助先进的计算机技术 来连接、分析、整理和储存企业内部的信息等，这不仅 更好地帮助工作人员提高了自身的办公效率，而且为企 业的经济发展提供有力的技术支持，进一步促进我国企业的快速发展。计算机技术对企业实现办公自动化发展 有着非常重要的现实意义，而且利用计算机技术促进办 公自动化发展的同时，计算机技术也得以不断完善，计 算机技术水平不断提高。


1 办公自动化的概述

1.1 办公自动化的概念

随着信息技术水平的快速提升，办公自动化应运而 生。简单来说，办公自动化就是在具备自动化功能的信 息处理系统中灵活地应用计算机技术，进一步促进办公自动化的良好发展。办公室工作人员通常会利用各种计 算机技术及相关设备来收集、处理、加工和储存信息 等，并开展一系列相关工作。总的来说，办公自动化发 展需要办公场所、制度、人员、组织和技术等多方面因素的共同支持，办公自动化是一个利用计算机信息技术来 收集、分析、整理、利用和传递工作信息数据的过程 [1]。

1.2 办公自动化的特点

办公自动化会选择使用各种先进的计算机设备，利用 系统科学和通信技术等来开展一系列自动化办公工作，加 强对企业信息数据的收集、处理、储藏和更新使用等，但 计算机技术一直是办公自动化中的主导力量。办公自动 化能够将办公场所、办公人员和企业信息数据等有效的融合在一起，并组成一个科学且完善的人际信息系统， 从而为企业办公室自动化工作提供安全的计算机网络系 统渠道，使工作人员更加安全、可靠地开展信息共享交 流，不断提高自身的工作效率，进一步推动办公自动化 的发展。如图 1 所示。目前，我国办公自动化发展已经 取得了非常不错的成绩，大部分企业办公室建设了集成 人与系统的开放式系统，常规处理办公事务的模式越来 越智能化，而且计算机技术应用模式也越来越丰富。另 外，在信息技术水平不断提升的同时，办公自动化发展必 定会为企业和社会带来更多的经济效益和社会效益 [2]。


2 办公自动化中计算机技术的应用价值

2.1 有效改善了自动化办公环境

传统办公室工作已经无法满足现代企业快速发展的 需求，越来越多的企业在办公室工作中应用了科学技 术，在一定程度上促进了企业办公自动化发展。计算机 技术在办公自动化中的应用对企业的经营和发展模式带 来了很大影响，在日常工作过程中，办公室工作人员通快速发展，越来越多的企业主动参与到了计算机技术的 开发和应用中，通过灵活的应用网络通信系统，企业迎 来了新的发展机遇，同时也促进了企业自身办公自动化 的发展。在办公自动化发展中应用计算机技术不仅改善 了企业办公环境，同时也使市场上形成了良性竞争环 境，推动了企业的共同发展。

2.2 有效降低了办公自动化管理成本

在企业办公中合理的应用计算机技术可以在一定程度上推动企业办公自动化发展，不仅减少了办公业务中 所需要的材料，而且进一步简化了办公的流程步骤，在 提高办公自动化效率的同时，有效地降低了办公自动化 管理成本。经调查数据显示，与传统的办公相比，在 办公自动化发展中应用计算技术所使用的工费减少了 35%，而且，计算机技术在办公自动化中的应用有利于 企业优化人力资源和企业办公资源，同时也可以提高企 业办公技术水平，进一步提高企业办公效率。另外，通 过使用计算机技术管理办工人员，可以更好地督促员 工，及时发现员工不合理的工作行为，避免为企业造成 严重的资金资源浪费情况，从而在相同的时间内获得更 大的效益，进一步降低办公自动化管理成本 [4]。

2.3 有效提高了办公个体创造力

在办公自动化中应用计算机技术不仅可以提高办公 自身管理的规范化，而且可以使员工之间的交流和沟通 更加轻松、自由，是为办公人员营造一个轻松的工作环 境，优化工作流程，减轻办公的枯燥感，从而更好地提 高员工们的创造力。其次，要想在办公自动化管理中充 分发挥计算机的应用价值，企业应该提高对办公人员的 要求，要求每位员工都主动发挥自己的主观能动性，提 高自身的创造力，在办公自动化管理发展中贡献自己的 力量，进一步推动企业健康、稳定的发展。

3 办公自动化中计算机应用的问题

3.1 工作人员综合素质较低

计算机技术的快速发展推动了办公自动化的进一步 发展，但目前，我国大部分中小型企业缺少计算机信息 技术方面的专业人才，现有的工作人员没能全面掌握计 算机技术，从而无法在办公自动化中充分发挥计算机技 术的作用，反而会给部分工作人员增加一定工作难度，严重影响了员工的积极性。另外，部分工作人员认为计 算机的使用可以减少工作流程，不需要自己投入过多的 精力，从而在工作中出现懒散的态度，综合素质不升反 降，进而严重影响了办公自动化的效率。

3.2 办公室管理质量比较低

办公自动化快速发展需要良好管理制度的支持，但现阶段内，我国部分中小型企业没有正确认识办公自动 化，从而导致办公自动化管理人员之间的配合不到位， 没有采用正确的方式来管理和控制计算机等设备的应 用，而且部分企业办公自动化管理制度比较模糊，并没 有深化到每个自动化办公细节中，所以，部分管理工作 只停留在表面，严重影响了企业办公室的管理质量，进 而在一定程度上限制了企业办公自动化的发展 [5]。

3.3 办公自动化运行环境比较差

办公自动化环境对科学技术的有效应用非常关键， 但由于我国部分企业对办公自动化没有给予高度重视， 从而导致计算机技术在办公自动化中的应用环境比较 差，部分办公人员不清楚自身的主要职能，严重影响了 办公自动化的效率，导致计算机技术的作用和功能无法 充分发挥出来 [6]。

4 办公自动化中应用计算机技术的措施

4.1 网络技术在办公自动化中的应用

随着我国互联网技术的快速发展，信息技术被广泛 地用于多个行业领域中，越来越多的企业在与外界沟通 交流时往往都会选择采用电子邮件的方式，虽然企业中 各个部门都是独立的个体，但彼此之间都有相互联系。 所以，办公人员在工作时通常会采用各种社交软件进行 沟通交流，而且，通过电子邮件的方式来传送文件信 息等会使工作更加便捷且更加安全，从而更好地促进企 业办公自动化的整体性 [7]。其次，随着网络技术的快速 发展，视频通话和视频会议在企业沟通和发展中出现的 次数越来越多，这也在一定程度上促进了经济全球化发 展。而且，视频会议的方式能够有效地解决工作人员无 法到场交流而影响工作效率的问题，打破时间和空间对 办公的限制，进一步提高企业办公的效率，同时也提高 了办公人员的工作能力和主动意识。

4.2 文字处理技术在办公自动化中的应用

文字信息的处理可谓是经历一个漫长的过程，在传 统的工作办公中，工作人员通常是以手写的方式来收 集、整理和储存文字数据信息等，而且部分文字信息需 要进行调版、印刷，中间难免会因为人为因素而出现问 题。随着计算机技术的发展，文字处理技术水平不断提 升，现阶段内，企业办公系统都是通过计算机等设备来进行文字处理工作，提高了文字处理工作的效率。另 外，在编辑和处理文字的过程中，工作人员可以借助软 件对文字信息进行编辑、排版和页面布置等工作 [8]。除 此之外，文字处理技术也在不断更新其功能，对办公人 员的书写工作效率的提高有非常大的帮助。

4.3 数据处理技术在办公自动化中应用

办公自动化中数据梳理技术的应用主要是对数据信息 进行有效的分析和处理，办公使用的数据处理软件主要是 Excel，该软件的使用可以帮助工作人员更加直观地展示 数据信息，确保办公数据信息的简洁和准确性。因此，在 实际工作过程中，企业应该严格要求办公人员使用 Excel 软件的流程步骤，根据软件中数据处理技术来有效地处理 办公所用的数据信息，从而为办公自动化发展提供更加科学的数据支持，进一步提高办公自动化的效率 [9]。

4.4 计算机文档管理在办公自动化中的应用

通过将计算机技术用于办公自动中，相关工作人员 可以更加高效的批复和审阅办公所用的文件，而且，工 作人员可以借助计算机技术和相关设备来设置工作流 程。其次，计算机是可以保留操作文档的人员、时间， 以及修改和批阅稳当的记录等，从而为之后的文档审批 和修改做好准备。一般情况下，在收到办公所用的文档 时，相关人员首先需要在文档管理系统中登记个人的办 公信息，并按照规定向承办人发送工作文档，最终在完 成文档整理等工作时进行保存 [10]。另外，相关管理人 员在保存文档之后需要根据文档机密的等级对查询文档 的权限进行设置，从而更好地保障办公自动化中文档的 安全性。除此之外，相关工作人员可以利用计算机技术 来对文档进行自动化的收发控制，并按照权限和等级的 不同对文档进行合理的保存，进一步提高办公自动化中 文档保存管理的水平。如图 2 所示。


5 结语

经济全球化快速发展，世界各地的人们可以借助网 络计算机与朋友和合作伙伴进行沟通，不仅方便了人们的生活，也方便了人们的工作。而且，随着社会主义市 场经济体制的不断发展和完善，各行业、各企业需要处 理的工作内容越来越繁杂，这就对办公人员的工作能 力和综合素质提出了更高的要求，所以，传统的办公理 念和办公模式已经无法满足现代企业对办公自动化的要求，因此，各企业应该与时俱进，在办公自动化中灵活 地应用计算机技术，进一步提高办公自动化效率。

参考文献

[1] 段琳.计算机信息技术在现代办公自动化中的应用探讨[J]. 数字通信世界,2021(4):144-145.
[2] 宋明鑫.计算机网络信息技术在办公自动化中的应用[J].电子技术与软件工程,2020(19):118-119.
[3] 赵爱民.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用[J].时 代报告,2020(9):162-163.
[4] 严云.办公自动化中计算机信息处理技术的应用分析[J].计 算机产品与流通,2020(11):60.
[5] 蔡万巧.浅析计算机信息技术在现代办公自动化中的应用 [J].办公室业务,2020(14):174-175.
[6] 孔颖,代青松,彭广福.计算机信息处理技术在办公自动化中 的应用与分析[J].科技风,2020(5):103.
[7] 黄阿平.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用分析 [J].电子世界,2019(24):203-204.
[8] 闫梅.计算机技术在机械设计制造及其自动化中的实践应用分析[J].河北农机,2019(9):61.
[9] 黄鹏.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用[J].信息 技术与信息化,2019(3):76-77.
[10] 张秀凯.计算机信息化处理技术在办公自动化中的运用分 析[J].数码世界,2019(1):75.

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