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摘要：随着社会文化不断发展,计算机技术逐渐出现在普遍大众的生活之中,各个领域也相继将计算机信息技术引入其中。学校为了实现办公自动化,将计算机信息处理技术应用在学校的方方面面。使学校教职工的办公效率得以提高,办公环境也受到了革新。本文将通过对计算机处理技术的主要功能进行探讨,分析了计算机信息技术在自动化办公之中的优势,并从中提出办公自动化过程中出现的一些现实问题,并给出简单的解决策略,最后就信息处理技术对办公自动化的影响,提出了对未来发展的整体趋向。
关键词：信息处理；计算机；自动化办公；现状；应用
This Paper Studies the Application Status of Computer Information Processing Technology in Office Automation
ZHANG Ling
(Guangfeng Middle School,Wuxi City,Jiangsu Province,Wuxi Jiangsu 214000)
【Abstract】：With the continuous development of social culture,computer technology has gradually appeared in the life of the general public,and computer information technology has been introduced into variousfields.In order to realize office automation,the school applies computer information processing technology in all aspects of the school.The office efficiency of the school staffhas been improved,and the office environment has also been innovated.This paper discusses the main functions of computer processing technology,analyzes the advantages of computer information technology in office automation,puts forward some practical problems in the process of office automation,and gives simple solutions.Finally,it puts forward the overall trend of future development on the impact of information processing technology on office automation.
【Key words】：information processing;computer;office automation;present situation;application
1计算机处理技术主要的功能
1.1数据汇总与管理
搜集、储存、组织、加工、传输和应用是数据汇总与管理技术的基本功能。在办公过程中使用这项计算机信息处理技术,可以快速的得出准确的结果,形成直观明了的统计图或图表形式。为了使工作数据更加完善,还能独立的将数据呈现出来[1]。在对信息管理方面,办公自动化系统能够通过,对收集的资料以及数据分析为管理人员策划最优的方案,多角度进行信息处理制定完备的计划,提高学校管理人员的工作效率。
1.2电子邮件传输
电子邮件技术的主要优点是,简单、灵活、有效、经济等。同时也是实现无纸化办公的重要保证。而且邮件技术的传输效率是相当大,传输既可以针对“一对一”,也可以针对“一对多”的传递。对于多媒体的传输信息包罗万象,比如：音频、图片、文本、数据等。进入客户端进行下载,查收文件前要经过工作人员的确认[2]。
1.3表格、图像、文字处理
像Excel这样的图表管理计算机工具,让学校教职工能够直接在计算机屏幕上进行图表设计、管理以及制表的所有动作,达到了图表管理中各个环节的智能化。因此项技术在数字信息记录、编辑与传输等方面都有着规范高效的效果,所以,它理应成为办公自动化管理系统中的核心之一。这种技术能有效地提升学校职员的效率,提高工作品质。
1.4数据通讯技术
网络通信技术,主要用来对图像、文本等多种形式的信息资料进行收集、保存、管理与传播,并能使信息资料实现共享的效果。电信会议发展的最新趋势之一,就是计算机会议。这种会议的最大好处是,每次参与会议的人员都能对大会的话题进行适当的回答,并能利用电脑进行整理、打印和评估会议决策的可行性等,从而可以一个人同时参加多个不同大会,大大节约旅行的花费和时间,提高办公效率。
2信息技术应用于办公自动化的优势
2.1办公区域环境的优化升级
新时代进入网络化以后,我们的生活变得丰富多彩。现在的工作模式有了两种形式,线上与线下的模式结合为办公带来了便利。自疫情防控期间,因居家隔离无法工作的情况,这时计算机技术就很好的发挥了其作用,学校通过网络进行线上授课,不仅能够做好防护,还不会耽误课程进度。这与传统的办公模式相比,不仅便捷又快速,还不受环境的制约。线下办公倘若需要加班,学校职员又无法将工作带回家完成,导致心情不愉悦很大程度上会影响工作效率。因此,运用计算机信息技术进行办公大大提升了办公的成效,为学校创造了很高的价值。
2.2实时信息公开
时间是宝贵的,而于学校来说时间都是由工作效率体现出来的,为了提高学校人员的办公效率,学校应当跟上时代的步伐,关注学校教职工的内外部需求,不断进行内部革新,为学校谋求更大的利益。当今时代自动化办公俨然已成为一种潮流,学校教职工通过信息通讯网络,进行工作与生活上的沟通[3]。网络的平台各类信息在信息流中横通,学校领导也能够通过网络进行实时信息的提取。及时了解学校教育的现状以及发展轨迹,并提前做好防范措施,这有效防止学校在进行工作时出现失误而形成无法补救的后果。通过网络技术实时信息的反馈,学校将大大降低了工作失误,时刻提防,使工作的开展更具有成效性。
2.3文档管理自动化
每个学校的发展都在无形或有形之中累积很多文档资料,传统的管理方法是将其统一规划,进行纸质保存放入档案袋中。但这种储存档案的方式有着极大的不方便,一方面由于是纸质的文档资料,所以学校需要专门准备一间存储这些资料的空间,一些学校较小无法提供适合的环境进行文档的管理[4]。另一方面纸质的文档即使标注很清晰,但随时查阅时也给人员带来极大的困难,并消耗大量时间。因此,计算机技术实现了办公的自动化,不仅能够储存大量的学校文档资料,还可以对储存的资料分类汇总。学校职工在对资料进行查找时,只需要进行关键词汇的检索,就能够清晰的查询到数据库里的相关资料。这不仅减少了查找资料的时间,还很好的保存了所有的相关资料并不占用学校的实际空间,给学校的发展带来良好的指引。
2.4办公成本减少
学校的办公最大的问题莫过于资源的浪费,小到纸张的浪费,大到学校器械的浪费。学校之间人员的及时沟通是很重要的,随着计算机技术的加入后,学校人员之间的联系逐渐加深,通过信息的交流极大的缩短了时间成本。例如,现在学校教职工通过钉钉、微信、电子邮件进行工作上的沟通。一定程度上调动了学校沟通的积极性,学校领导也可以通过信息的互通及时向教职工安排各项事宜,实时进行协调工作,使资源得到了很好的运用。并且,学校教职工运用办公软件进行办公,纸张浪费现象大大减少了,通过网络技术的文字处理功能有效的将工作效率提高。
2.5应用网络会议视频
网络视频是计算机信息技术里一项创造性的优势,网络视频的应用极大的便利了办公模式。例如,现下常用到的视频会议软件有腾讯会议、QQ、云视频会议等。学校中经常借助这一功能进行视频会议,无论身在何处,只要有网络,就能够随时随地进行视频会议。实现学校教职工与学生的交流、教职工上下级的交流、教职工与领导的交流等。特别是,如有外派到外地出差的人员,在进行交流探讨问题时只凭声音进行工作的汇报,已经不能满足对工作进度的掌握。而通过视频会议,不仅可以传输声音还能够进行动态的行为展示,使表述更加清晰明了,提高工作汇报的理解力。使学校人员的办公效率得到质的飞跃,这也极大的解决了学校沟通、讨论方案和沟通闭塞的问题。
3办公自动化应用的问题与解决
3.1系统针对性不强无个性服务
首先,一般来说办公软件的开发系统都是以群体综合性作为开发的模式,对个性化的设计并不多,主观上是要迎合大众的需要,这就使一些使用者的需求得不到满足。其次,系统软件在进行开发时虽然是根据综合性群体进行开发,但是有些模块并没有做到通用,只是单一的为一个模块方向发展[5]。每个教育部门的办公需求各不相同,需要的办公软件的方式也有所区别,一旦使用者的办公需要发生了改变,软件的技术处理就无法继续进行,必须经过开发者的调试才能继续使用,这就给软件的使用带来了一定的局限性。因此,系统开发者应当充分考虑办公人员个性化的工作需要,将软件功能进行分组,给不同的办公人群提供适宜的信息平台,做到对症下药,提高软件使用的针对性。
3.2办公产品有些不实用的功能
很多软件在进行开发利用时,过分追求综合全面性,开发人员不关注对软件的筛选,有很多功能相似的软件存在。相同功能的软件功效基本一致,没有很高的实用价值。实际能够真正被用到的功能很有限,这就造成了功能的浪费。例如,某手机品牌在进行软件研发时综合性过分强,拿到手的新机里有许多系统自带的一些软件,由于使用的人群不同需要使用的软件也各不相同,但是这些系统软件却无法卸载,那些用不到的功能只能留在手机里,占据里一定内存,这给一些用户带来一定的困扰。因此,系统开发人员应当尽量做到对同等软件的筛选,根据大数据分析使用者的需要进行软件的推荐,让使用者自己选择适宜其自身的软件,增强系统的实用性。
4办公自动化未来发展趋向
4.1网络办公环境带来便利
无线网络技术带给学校人员极大的便利,实现了可以在任何时间,任何地点,任何环境下进行办公。这样学校教职工就能有更多自己的时间,有自己的生活,一些有家庭的教职工就能够做好家庭与工作的协调,减少家庭矛盾。在工作时就能够以饱满的情绪进行工作,一定程度上使学校教职工的工作积极性有所提升。并且,现在计算机技术也在不断的进行内部的革新,持续不断的优化升级,对信息的保密功能也进一步加强,使学校的资料信息得到很好的保护,不会轻易被外界窃取学校的重要信息,这也使办公自动化朝着未来的方向持续发展。
4.2多样化工作信息程序
计算机信息技术的功能也随着网络时代的发展不断更新,工作程序多种多样,并还在持续的开发。从之前单一的电子传输程序演变成现在多样化的形式,使信息的传输更加高效,更加便利,计算机的空间也同时得到节省。一方面办公软件也随着办公人员的需求逐渐增多[6]。
例如,办公软件主要是Word、Excel、PowerPoint、Access等。近些年一些其他办公软件不断被学校人员运用到工作之中,满足了在办公时的专业化需求。另一方面办公软件开发者为进一步适应普遍大众的需要,将一些办公软件进行简化,使更多的办公人员更加适应自动化办公,能够通过简单的操作完成工作需要。
4.3广泛运用线上视频技术
就当前的形式来看,线上视频技术得到了很好的应用。特别是在这两年的使用需求逐渐增加,因为新冠疫情的原因,学校人员的办公转战线上,而工作中是少不了沟通和交流的。学校中越来越常用视频会议代替线下会议,视频会议与线下会议相比,不用特定的场地和环境,只需要在有网络的地方[7]。而现在时代几乎属于无线WiFi覆盖下的社会,只有少部分地区还为全部完善,未来将会进一步扩大无线WiFi的覆盖面,使线上的网络会议没有局限。计算机视频技术使学校办公解除了办公环境的约束,并大大节约了时间成本。
5结语
根据上述分析,信息技术在办公自动化的应用中,有着深远的影响。随着计算机信息技术的不断的改进与创新,加快了学校办公自动化水平的进程,学校教职工的办公效率不断提升,办公手段也随之发生了变化。随着计算机信息技术不断渗入到学校办公自动化之中,逐渐健全学校的信息化办公管理,为学校未来发展模式的改革创造了机会。未来,办公自动化系统将进一步地对计算机信息处理技术加以合理的运用。而计算机信息处理技术在办公中自动化应用的这条道路也将会越走越远。
参考文献
[1]张芹.探究计算机信息处理技术在办公自动化中的应用[J].中国新通信,2019,21(6):124.
[2]刘建维.办公自动化中计算机信息处理技术的应用与研究[J].计算机产品与流通,2020(4):154.
[3]孔颖,代青松,彭广福.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用与分析[J].科技风,2020(5):103.
[4]胡良红,周晓,樊帆.计算机网络信息技术在办公自动化中的应用研究[J].科技广场,2019(4):60-66.
[5]黄鹏.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用[J].信息技术与信息化,2019(3):76-77.
[6]刘颖,王帆.计算机信息处理技术在办公自动化中运用现状及展望[J].科协论坛(下半月),2012(7):101-102.
[7]张永春.计算机信息处理技术在办公自动化上应用策略探讨[J].数字技术与应用,2015(7):205.
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