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摘要：现在社会正处于高速发展的状态，科学技术不断进步，产生了大量信息，因此社会对于信息的流通和处理工作都提出了更高的要求。在高校这种人口基数大、人员流动量大、流动频繁的场所，档案信息的编研工作尤为复杂，因此高校的档案编研管理人员必须切实考虑目前档案工作中存在的问题，勇于创新，敢于突破，摈弃现有的思维定式和落后的方法，引入新技术、新理念、新方法，提升高校档案编研工作的效率和质量，为高校的教学科研工作保驾护航。
关键词：高校；档案编研；创新性；思考；探索
本文引用格式：刘丽. 高校档案编研工作的创新性思考与探索[J]. 教育现代化, 2019, 6(95): 228–229.
高校承担着为公民提供教育服务、为企业输送新鲜 血液、为国家培养人才的重要职责，其规模宏大，产生的信息量巨大，档案的编研工作也十分繁琐，随着信息 化的推进与发展，高校产生和需要保存的档案数目愈发 庞大，传统的档案编研方法已经满足不了当今社会的需 求。加强高校档案管理部门的专业素养，在档案编研工 作上做出适当创新，对于维持高校的运营有着无与伦比 的重要意义，能够提高它们的工作效率，使之更好地为 师生乃至社会服务。
一高校档案的重要性
高校档案分为多种，其中有一些记录了学校的发展历程与先辈们艰难开拓的过程，对于学校而言是如同历史典籍一般重要的存在，而还有一部分记录着学校的科研工作历程与成果，在高校的学术研究中有着重要地位[1]； 还有一些是学生档案，是记录学生在校情况、为学生日后工作时制作简历提供重要依据的重要资料，记载着职工岗位变化调动的教职工档案。这些档案对于高校的运行都有着非凡的意义，并且覆盖面十分广，具有重要的社会价值。
二 高校档案的特点
1.档案种类繁多，内容复杂，信息量巨大高校的人口基数巨大，人员众多，包含教职工、学生、清洁工、厨房工作人员、安保人员等等，其中还有许多留学生。而档案类型也很多，例如学生的学籍信息、 教师的个人情况和教学资料、学生医疗保险方面的档案、教职工与其他工作人员的工资档案等等，这庞大的信息量和繁多的信息种类为高校档案编研带来了巨大的挑战。
2.档案分为多种不同形式，为编研工作带来难题 高校档案不只有电子档案，如电子表格、学籍信息、电子邮件等，还有诸多纸质文件，例如学生的学籍表、 人事档案卷宗、财政方面的收据和发票等，这些都需要分类进行编研和处理，因此高校档案编研工作的工作量极其庞大。
3.档案变化频率高、变动幅度大高校人员流动性极大，每学年都有庞大数额的学生毕业，也有数以千、以万计的学生进入学校，这些学生的档案变动都需要进行处理。另外，每学年结束时学生的升级、留级、降级又为档案管理工作添加了巨大的工作量，加上各个专业的学生选课、退课、补考、重修等， 还有教职工的晋升、离职、招新、学生的各种评选和奖学金、助学金、学生贷款的发放等，这些都需要记录在案，需要高校对这些档案进行细致的编研。
4.高校档案的价值很高高校的档案中除了包含学生的学籍信息和教职工的私人信息，还包括了很多专业的最新资料、学校的科研教学成果、学生与教师的学术论文等，这些资料的重要性不言而喻，一旦泄露或是由于档案管理人员操作不当而丢失，将会带来巨大的损失。
5.被调取和查阅频繁高校学生的档案会跟随他们一生，在他们参加工作、报名参加重要活动时，都需要调取自己的档案信息以供就业单位的管理人员或是活动组织者查阅，而高校巨大的学生数量使得查阅工作十分繁重，因此在进行档案的编研工作时，要注意分门别类进行存储和管理。
三 目前我国高校编研工作现状与存在的问题
1.档案数据量巨大且成分复杂
我国高校人员数量众多，人员流动量大，因而产生了海量数据，尤其是在毕业和开学季，学生档案的变动十分复杂，在进行编研工作时很难处理，为高校带来了众多难题。另外，在涉及转专业、退学等学籍档案变动 时，往往需要数日才能将所有档案编研和调取完毕，速度缓慢，工作效率低下，为学生带来许多不便[2]。
2.多采用纸质档案，不易保存
目前我国高校中绝大多数档案仍然以纸质形式呈现，数据编研工作完成后也大多要将其体现在纸张上。纸质档案最突出的特点便是占用空间大，目前我国大学生数量急剧增加，由此产生的需要处理和保存的信息量与日俱增，纸质档案也越来越多，储存纸质档案需要专门的场所，而且容易出现丢失、损坏和混淆等问题[3]。有些单位、公司需要调取查看档案时，还需要派遣专人前往，浪费人力资源，而且文件传输效率非常低。在进行编研工作时，想要得到纸质档案，就要考虑排版、打印、贮藏等各种问题，大大降低档案编研的效率。另外高校的档案至少需要保存几年甚至十数年，或是永久保存，纸张作为保存信息的媒介，具有其局限性，例如容易老化、受潮等，每年高校为了防止档案受潮就需要耗费大量人力物力资源。另外纸张储存的信息量相对于电子设备而言十分有限，同等体积的纸张和 U 盘等储存的信息量千差万别。
四 高校档案编研工作的创新方法
1.建立完善的档案编研管理规章制度
想要提高档案编研和管理的效率，首先要从根本上 改变现有的档案相关制度，需要明确档案室管理人员的 职责，严格要求档案编研的真实性与可靠性，一旦发现 虚假档案、错误档案等问题，要能够在第一时间明确责 任人并进行追责，同时对所出现的问题进行弥补。
2.引进信息化手段进行档案编研工作
前文中已经提到，纸质档案远远不能满足目前我国 发展的需要，高校应当引进信息化档案，也就是说，档案编研人员可以将学校的档案制作成电子版，在遇到大 批次的计算问题时，可以直接采用电脑数据处理软件进 行计算，无需人工逐条计算，而是采用大数据技术进行 数据计算，再将所得信息进行收集整理和编研。高校还 应加大对于档案管理部门的资金投入，购进计算机等现 代化办公专业设备，购进正版实用软件，组织档案室工 作人员进行集中培训学习，让他们熟悉设备的操作和应 用信息化手段和数据处理技术进行档案编研的要点，将档案进行更为高校的编研[6]。
3.对档案编研人员进行培训，提升其工作能力
档案编研工作有着不言而喻的重要地位和较高的难度，因此高校应当安排具有较强信息处理能力和较高专业素养的人员来承担这份工作，可招收计算机管理学院或开设过档案编研课程的专业毕业的学生，另外应当定期开展档案编研人员的培训工作，与时俱进，让他们熟悉最新的档案编研方法和应用程序，熟悉计算机的基本操作[4]。
4.做好校内宣传工作，让档案编研人员深谙自身工作的重要性
数据档案的编研工作相对于教学活动而言缺少趣味性，大多数从业人员终日只能与清冷的数据为伴，日久天长很容易产生懈怠感与消极态度。为此高校应当大力宣传档案编研工作的重要性，让档案管理部门的每一位职工都能够明白自身工作的重要性与出现差错后的严重性，让他们在心中将工作的细致认真当成对自己的标准与要求，如此才能降低高效档案编研工作中出现的纰漏，提高档案编研效率[5]。
五 结束语
高校中有着丰厚的师资力量和人才资源，是为祖国培养人才的重要场所，高校档案中涵盖了方方面面的重要信息，因此必须应当重视高校的编研创新工作，使它能够更好地为高校服务。
参考文献
[1]陈红, 冶军. 高校档案编研工作的创新性思考与探索[J]. 现代商贸工业, 2018, 39(24): 184–185.
[2]陈祯. 以美学为导向开展高校档案管理的创新性思考[J]. 兰台世界, 2017(13): 55–57.
[3]原虹. 高校教学档案管理的创新性思考[J]. 辽宁行政学院学报, 2008(07): 246–247.
[4]李婷. 高校档案管理信息化创新研究[J]. 教育现代化, 2017, 4(11): 229–230+237.
[5]游群凤. 高校档案工作面临的机遇和挑战[J]. 高教探索, 2004(01): 47–48+28.
[6]邹鑫. 大型仪器设备档案管理存在的问题及对策[J]. 中国高校科技, 2011(11): 22–23.
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