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摘要：互联网时代的到来，为医院档案信息资源的开发和利用带来了机遇和挑战。医院作为我国医疗卫生事业的基石，其档案管理工作的进一步完善对未来医疗事业的发展有重要作用。因此，本文将从医院档案管理工作开展的现状出发，指出目前医院财政工作中存在的问题并提出相关改革建议，以期构建完善的医院档案管理体系，发挥出医院信息资源的最大效能。
关键词：医院；档案管理；优化提升
Optimization and improvement of hospital officefile management
He Juanjuan
(Tianshui Maternal and Child Health Hospital,Tianshui Gansu,741000)
Abstract:The advent of the Internet era has brought opportunities and challenges to the development and utilization of hospital archival information resources.As the cornerstone of China's medical and health undertakings,hospitals need to further improve their ownfile management work,which plays an important role in the development of future medical undertakings,so this article will start from the current situation of hospitalfile management,point out the problems existing in the current hospitalfinancial work and put forward certain reform suggestions,in order to build a sound hospitalfile management system and give full play to the maximum efficiency of hospital information resource development.
Key words:hospital;archives management;optimize and improve
随着科学技术的发展，可开发利用的信息资源的规模和应用范围都得到了极大提升，也加强了档案信息资源的共享与整合。目前，我国部分医院的档案管理工作仍存在信息安全意识不足、共享网络缺乏等问题，这不利于医院日常工作的开展。因此，医院需要不断完善档案管理制度，加大档案调用的监管力度，为有序开展医疗活动保驾护航。本文将厘清目前医院档案管理工作中存在的问题，并在此基础上探索档案管理的优化策略，促进医院的可持续发展，进一步激活医院工作的内在创造力与活力。
一、医院办公室档案管理工作中存在的问题
(一)医院管理人员信息水平有待提升
医院管理人员在进行档案信息资源管理时应重视信息安全，避免重要档案泄露和损坏，保证档案信息具有私密性。目前，医院部分管理人员忽略了档案资源的信息化功能，把更多的精力放在了档案的分类处理和封闭管理上，导致信息管理者和用户之间信息掌握程度不同，难以实现高效的沟通。管理者在处理医院事务工作时需要经过重重审核，办事效率低下，而用户则缺乏获取档案信息资源的有效途径。这虽然在一定程度上能够保护档案信息的隐私，但也会导致档案的利用率低下。事实上，医院内部对档案文件的使用频率较高，但受传统档案信息管理意识的影响，管理人员开发利用档案信息的意识不足，因此，难以有效开展档案资源的管理工作。
(二)医疗档案信息缺乏综合共享网络
互联网技术与档案信息资源开发与利用的结合时间较短，当前许多医院已顺应信息时代的发展做出了一些尝试，但在建设共享网络平台时却出现了诸多问题。医院部分档案信息处理涉及患者个人隐私，这导致医院内部档案信息的共享利用更加困难。目前，档案信息资源共享网络的建设还要进一步发展。医院办公室人员必须厘清医院档案信息平台的承载内容和数据获取方式，规范信息共享流程，定期分类上传相关信息，制订共享网络规范条例，明确可共享的范围和可共享的条件。
(三)档案信息管理缺乏安全环境
档案信息资源的开发利用本身存在一定风险。一方面，档案信息在传输过程中存在一定的风险。部分医院的办公室工作人员缺乏网络安全知识，无法确保运输过程完全安全。网络黑客会抓住信息管理服务平台的漏洞在信息传输过程中拦截信息，获取档案资源。另一方面，医院档案资源管理的软硬件系统尚未达到较高的安全技术等级，当系统承载的档案数量过多，就容易导致系统崩溃。因此，医院需要引进专业网络技术人员，要求他们对医院档案数据进行定期清理、及时备份，保障医院档案数据在安全稳定的环境下进行保存和运输。
二、医院办公室档案管理工作的优化提升的必要性
(一)顺应信息化时代发展
传统档案管理以纸质资源为主。在信息时代，互联网是档案管理的主要载体。医院的档案管理需要顺应信息化时代发展，选择更加高效、便捷的方式处理相关事务。医院通过建设档案信息资源处理平台，构建综合信息沟通渠道，能够使信息资源在医院内部得到流转。医院办公室人员也可以不受限制地在共享式平台上获取档案信息，进而实现档案信息利用的最大化。
(二)构建现代化医院体制
目前，许多医院都设立了档案信息管理系统，方便相关人员及时获取相应的信息材料，以及处理档案相关工作。档案信息的开发利用可有效促进现代化医院体制的构建，医院档案信息资源需要结合实际不断完善。管理平台也需要根据医院的人员配置、战略目标等因素进行适当调整。因此，一个完善的医院档案管理系统需要具有长期的应用价值。而医院的发展需要管理人员重视档案管理体系建设，进而从根本上解决医院内部出现的各种问题，促进医院的高质量建设。
(三)提供坚实制度保障
由于外部环境处于动态变化发展之中，因此系统的工作环境相对复杂，这导致系统运行存在一定风险。医院档案管理系统极易受到网络黑客破坏，因此信息机密难以得到安全保护。“互联网+”时代的到来对医院来说既是机遇又是挑战。因此，医院加强档案信息管理，能确保医院活动在安全平稳的环境下开展，并实时对外部环境风险进行全面监管。这样，管理者能够根据实际状况调整管理策略和方案，在外部风险作用于医院档案之前，采取管理方法规避、转移、降低风险，为医院档案信息安全发展保驾护航。
三、医院办公室档案管理工作的优化提升策略
(一)拓展信息资源交流渠道
目前，医院档案资源的信息获取方式较为有限。因此，如何运用档案信息资源保障医院的正常运转，充分发挥信息资源开发的正向作用，是医院档案管理制度改革的重要问题之一。医院需要拓宽信息交流的渠道来保证基本的医疗服务质量。实际上，档案信息资源处理平台的建设是一个跨部门合作的重要活动。医院合理分配各部门任务，拓宽信息交流渠道，能够实现各部门的互助共赢。要想实现高效的档案信息资源的共享，一方面，医院要拓宽信息资源的收集渠道，形成体系完整、数据精确、资料丰富的档案资源库，将分散在各个部门中的资源以统一的标准进行归纳，确保各部门档案资源能快速整合。另一方面，医院要加强档案人员对信息资源的电子化处理能力，对年代久远的纸质资源进行数字化加工，并将之储存在医院档案信息资源资料库中。档案管理人员应对已纳入信息资源库的档案信息进行数字化处理，方便其他人员使用。
(二)开拓参与式网络服务平台
在信息时代，为了提升医院档案管理工作的规范性，医院管理人员必须构建一个参与式的网络服务平台，建立统一标准，将不同部门的档案信息资源整合到一个综合系统中，避免由于数据年代久远而出现未被归纳整理的情况。第一，医院办公室档案管理人员要尽可能地收集各部门数据，保证档案信息资源采集的完整度，实现各部门档案信息资源互通。第二，医院管理人员应该让各部门人员都参与到参与式网络平台的建设中，更好地发挥各部门的积极作用，并在云计算系统中对医院档案数据进行可视化处理。医院只有建设一个公正透明的管理信息系统，才能够让信息资源管理成体系化，才能最大限度地满足档案管理需求。同时，互联网技术的运用能够让信息资源管理者和服务对象共同参与档案管理工作。医院档案管理人员要主动推广贴近日常生活的互联网平台，包括新媒体、微信、微博等在内的服务平台，并更新服务系统，提升档案服务的真实性和有效性。
(三)提高管理人员信息处理水平
随着网络技术的发展，能够应用到医院档案管理中的新技术、新思想不断增多。学习档案管理课程是提升医务人员信息处理意识的重要手段，但目前的培训情况不容乐观。另外，由于医务人员工作事务繁杂，无法及时学习，导致实际管理水平始终落后于理想标准。因此，医院在开展课程培训时，需要根据相关档案管理政策，要求全体人员都参与管理培训。医院应提高医务人员的管理意识，使其主动参与管理培训课程，逐步成长成为具备专业知识的高级管理人才，服务于档案信息资源平台的开发与建设，这能让医院档案管理任务顺利开展。医院构建信息资源服务综合体系，不仅可以促使医院信息服务加速发展，还能为各部门人员使用档案信息提供便利。
(四)健全医院档案安全监督制度
医院档案管理必须建立在一定的监管制度上。没有监督就没有实施，内外部环境变化会给医院的发展带来诸多机遇和挑战。因此，医院档案管理必须具备科学、专业的监督管理机制。在医院档案管理开展中，相关人员应当进行必要的监督和检查，强调相互监督和制衡，以此明确医院中每个人的职责和权限，实现档案读取的全面监管，最大限度地保证档案资源库安全。监督工作需要保证一定的独立性。监管部门的员工不得参与其他内部管理活动，并在严格记录来访者身份、访问的时间与操作行为的基础上，作出相应的监管，防止管理人员乘职务之便泄露或窜改档案信息。相关部门应当完善医院档案外部监管机制，系统分析档案管理管理中出现的问题，避免不法行为的出现，并提出有针对性的优化方案，从外部监管环节上提高医院档案管理工作的真实性和有效性。
四、医院办公室档案管理工作的优化提升意义
(一)转变了人事档案管理利用理念
如今，医疗单位档案管理离不开信息技术的支持。例如，在抗击新冠肺炎的过程中，部分医院会利用网络人事档案系统记录一线抗疫人员的相关表现，从而减少线下接触，这有助于医院及时做好疫情防控期间的档案收集、归纳、整理工作。医疗单位在处理日常事务时，需要获取大量的档案信息资源，而传统档案信息资源的分布较为分散，医院办公室管理人员往往需要耗费大量的时间和精力在信息沟通交流上，使得工作效率降低。医院应当建设互联网档案信息资源处理平台，整合各个部门的档案信息资源，使各工作人员只需要在一个平台上就可以获取所有信息。
(二)提高了人事档案管理利用效率
传统的医疗单位人事档案资源获取需要通过不同部门进行传递，且大部分材料是纸质材料，在传递过程中难免会出现遗漏、丢失相关数据的情况。目前，医疗单位信息资源共享网络的建立能让信息资源变得更加透明，且直接从网站上打印的电子材料也具有一定的准确度。医院通过建设互联网档案信息资源处理平台，能整合各个部门的档案信息资源。医院人员可以不受时空限制获取信息，这减轻了部门传递的负担。目前，许多医院都设立了档案信息服务自助机或档案信息网站，以方便获取相应的档案材料。医院档案信息处理服务的运行是转变信息资源开发利用理念的重要表现。
五、结语
目前，我国医疗机构已进入高质量发展阶段。改善医院办公室档案管理工作已成为医疗单位发展的关键。医院档案制度体系的建设在一定程度上代表了医院发展质量。高质量医院档案管理体系的建设将对我国医疗改革产生重大意义。互联网时代背景下，医疗单位开发和利用信息资源应当利用发展优势，规避风险，以实现人事档案信息服务的优化。因此，医院相关部门应进一步完善档案资源管理制度，充分发挥信息资源对医院建设的积极作用，优化医疗环境，推动我国医疗事业的可持续发展。
【参考文献】
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[2]蔡玉珍.提升医院办公室档案管理工作效率的策略[J].办公室业务，2020(11).
[3]商良.医院办公室档案管理工作的优化路径[J].办公室业务，2020(08).
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