大数据背景下档案信息化管理的方法研究论文

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  摘   要：大数据时代的到来为档案信息化管理提供了数据环境及数据技术的支持,但也让档案信息化管理面临着技术革 新、理念创新、思维转变与方式更新等挑战。基于此,本文探讨了大数据背景下档案信息化管理迎来的机遇,分析了大数据背 景下档案信息化管理面临的挑战,研究了大数据背景下档案信息化管理的有效方法,以供参考。

  关键词：大数据 ；档案 ；信息化管理 ；技术革新


  【Abstract】：The advent of big data era provides data environment and data technology support for archives information management, but also makes archives information management face challenges such as technological innovation, concept innovation, thinking transformation and mode renewal. Based on this, this paper discusses the opportunities of archives information management under the background of big data, analyzes the challenges faced by archives information management under the background of big data, and studies the effective methods of archives information management under the background of big data, for reference.

  【Key words】：big data;archives;information management;technological innovation

  0 引言

  档案信息化是大数据背景下档案管理的主流趋势, 强调对大数据技术、信息技术、网络技术的合理运用, 注重档案信息采集、加工处理、分析及运用环节的有序 衔接,重视档案的服务价值及使用价值,致力于提升档 案管理的战略定位,推动档案管理的信息化、高效化、 智能化发展。虽然大数据背景下档案信息化管理迎来了 诸多新的机遇,如管理技术革新、管理模式创新等,但 受到传统管理理念、管理技术、信息平台及设备等因素 的制约,使得档案信息化管理的推进依然面临重重阻 碍。为此,需要认清大数据时代的发展趋势,对档案管 理做出准确研判及预测,发挥大数据技术手段的优势以 达成档案信息化管理目标,克服传统管理模式带来的弊 端并彰显出档案信息化管理的价值。

  1 大数据背景下档案信息化管理迎来的机遇

  大数据背景下,数据传输媒介愈加多样、传播速度 显著提升,且数据在各领域的应用价值也明显提高。档 案信息化管理的本质在于优化档案信息的呈现方式、提 升档案资料的服务价值,让档案信息在流通中支持各领 域的运转,为各项决策提供支持。因此,在大数据背 景下,档案信息化管理的重要性凸显,引起了社会各领 域的广泛关注,且管理人员对各项管理活动、管理工作 的重视程度也有所提升,可以从主观上改善档案管理模 式,推动档案管理的信息化发展。与此同时,大数据时 代是科学技术的新一轮变革,数据库技术、物联网技 术、区块链技术、数据挖掘技术等与社会各领域的融合 程度逐步加深,也引发了档案管理领域的全面调整,不 仅可以为档案信息化管理提供技术支撑,促进档案资源的数字化、档案工作的高效化,还可以帮助管理者树立 “互联网”“大数据”思维,使其注重档案管理与其他管 理活动的相互配合、相互促进与相互支持,在档案资源 共享中彰显档案的服务属性,有助于档案信息化管理水 平的持续提升。除此之外,大数据背景下部门与部门之间 的数据可以实现有效连接,确保档案建立、交接、流转、 保存等各个环节的有序衔接,避免档案信息采集及归档过 程中因文件提交不当或各部门配合度不足而导致档案工作 效率不佳。由此可见,大数据时代可以丰富档案资源、保 证档案质量并逐步提高档案信息化管理的效率 [1]。

  2 大数据背景下档案信息化管理面临的挑战

  大数据背景下,档案信息化管理获得了技术支持、 数据资源保障及数据传输渠道的拓展,但也面临着前所 未有的挑战,具体体现在以下三大方面。

  2.1 管理理念的挑战

  大数据时代的到来打破了数据传输的时空壁垒,强 调对各项活动的全过程记录,数据密度及传输速度显著 提升。而档案信息化管理重在记录有参考、借鉴、分析 及使用价值的数据,如何从海量数据中挖掘出可利用且 有价值的信息,如何提升档案工作的时效性并应对大数 据时代带来的变革, 是每一位档案管理者继续思考及解决 的问题,也是档案信息化管理中所面临的理念转变挑战。

  2.2 技术革新挑战

  大数据背景下,档案资源朝着数字化的方向发展, 将传统以纸质材料记录与保存的档案文件转化为数字化 文件,是档案信息化管理的重中之重。但新技术、新设 备的引入需要投入大量的人力、物力与资金,也会带来 巨大的压力,因此如何在顺应时代发展的前提下对档 案资源进行有选择性、有侧重的数字化处理与信息化管 理,是大数据背景下档案信息化管理面临的挑战。

  2.3 管理队伍挑战

  大数据背景下的档案信息化管理需要一支高素质、 高技能、复合型的管理队伍,其不仅需要掌握档案管理 的基本流程、实施步骤、核心内容,还需要借助大数 据、信息化等技术手段改进管理方法、提升管理质效。 但当前复合型档案信息化管理人才十分匮乏,现有的管理人员在知识技能结构上难以适应新的工作需求与环境, 导致档案信息化管理推进缓慢且实效性较低 [2]。

  3 大数据背景下档案信息化管理的有效方法

  大数据背景下,档案信息化管理是一项综合性、专 业性、持续性且系统性的活动,若想实现档案的信息化 管理,便需要抓住机遇、应对挑战,通过顶层设计的完 善以统筹规划各项管理活动,推进管理人员的专业化发 展,并注重管理理念及管理模式的革新,以此为档案信息化管理提供保障。

  3.1 档案信息化管理制度规范化

  随着大数据时代的到来,传统档案管理制度已经难 以契合时代需求,呈现出明显的局限性。为此,要顺应 时代发展潮流,从顶层设计出发树立与时俱进的管理理 念,认识到当前档案信息化管理不再是简单、基础且重 复的信息采集与存储,更重要的是挖掘信息价值,满足 多元使用主体的需求,以此通过理念的革新主动应对并 化解大数据时代带来的新变化与新挑战 [3]。从档案信息 化管理制度的内容角度来看,需要包括规范性、系统性 的管理工作流程,标准化与统一化的档案文件模式,针 对性且有效性的信息化管理规范。在工作流程上要剔 除传统管理体系内冗余、重复的环节,实现档案信息采 集、审核、归档及保存等基础工作的一体化,以此提升 档案信息化管理效率 ；在档案文件模式上,为适应大数 据时代数据互联互通的特点,需要对数据格式做出统一 的规定,支持数据在内外部的顺畅流通 ；在档案信息化 管理规范上,要求各级档案工作人员全方位、多角度地 搜集、整理、统计分析数据,深度挖掘数据的价值,除 按照要求进行归档之外,还需要划分好档案的类别,细 化档案使用群体,规范档案异地查询及备份保存等行 为。通过档案信息化管理制度的规范化可以保证各项工 作开展中的精细操作,并且为信息化管理提供制度保障。

  3.2 档案信息化管理队伍专业化

  大数据背景下,档案信息化管理对管理人员的专业 技能、信息素养、创新思维与工作责任感等提出了更高 的要求,为应对大数据时代带来的管理人才挑战,便需 要积极培育与挖掘复合型管理人才,不断推进档案管理 人员的专业化与高水平发展。


  (1)需要加强对信息化相关政策与法律法规的宣 传,让管理人员认识到信息化管理是大势所趋,也是提 升档案管理质量的必然要求,以此提升管理人员对档案 信息化的认同感、参与度与积极性。(2)加强对管理人 员的技能培训,改善管理人员的知识与技能结构,指导 其在实际的管理工作中可以运用云计算、大数据、新媒 体等技术信息化整理档案内容,着力将档案信息内容可 视化、动态化、具体化与准确化,并能够借助先进技术 对档案的分类、著录等专项环节进行监督与管控,以此 确保档案质量,为档案的使用奠定坚实、有力的基础。  (3)要指导档案管理人员运用大数据技术挖掘档案信息 的价值,识别各类档案文件的隐性关联,围绕档案信息 产生的环节、对应的活动等做好档案数据的统计分析、 价值判断等,将有价值、与各项活动紧密关联的档案进 行数字化处理,可以有效应对技术革新挑战,降低档案信息化管理成本。(4)要注重对档案管理人员网络安全 意识的强化,督促其严格按照相关规范及技术标准等登 录档案信息平台,在自身权限范围内对档案信息进行整 合、备份与下载等操作,以此让档案管理人员的行为更加 规范,助推档案信息化管理制度的落地、落实。

  3.3 档案信息化服务能力完善化

  档案信息既可以反映出不同领域的发展情况,又可 以为社会带来福利,在社会各个领域中发挥着重要的作 用。且大数据背景下数据价值凸显,使得档案管理成为 数据的集散地、数据资源积累与使用的主阵地,为此要 围绕大数据背景、契合社会的需求,不断提高档案信息 化管理的服务力度与价值。在档案服务方式上要建立档 案数据库系统,搭建档案信息共享平台,利用大数据技 术全面采集档案文件浏览频次、浏览内容、使用者年龄 等数据,通过“用户画像”把握好档案使用者的行为特 征,划分档案使用者的层次与群体,在此基础上了解档案 使用的多元化需求,且在共享平台上设置检索、查询、预 约、档案咨询、下载等服务模块,通过有针对性及多元 化的档案服务方式强化使用者对档案信息化管理的满意 度、支持度。在档案服务内容上,要紧跟时代脉搏,找 准档案信息与时代的契合点,利用好云计算、新媒体等 技术将档案信息可视化,在展现档案内容的同时制作视 频、虚拟影像等满足使用者的个性需求。同时要利用数 据技术及网络平台拓宽档案资源获取途径、丰富档案资 源内容、创新档案服务机制,并实现档案动态化服务与 网络化管理,以此显著提高档案信息化管理的实效性。

  3.4 档案信息安全化

  大数据背景下,档案信息化管理中安全是一项不容 忽视的问题。伴随着档案信息化平台、档案数据库的建 立,以及云计算、网络技术、数据技术的运用,档案资 源愈加丰富,可获取档案信息的渠道也更加多样,在为 档案信息化管理注入活力的同时也带来了新的安全问题, 如因操作失误导致档案信息丢失、遗漏 ；因黑客攻击与病 毒侵入导致档案文件受损,乃至档案信息系统瘫痪等。为 解决档案信息化管理中的安全问题,首先,要加强对档案 管理人员、工作人员及使用者的安全培训,使其在经过安 全认证的网站、具备完善防火墙等安全防护措施的计算机 上登录档案信息化平台,并按照相关的要求对档案信息进 行查询与下载, 以此消除人为因素对档案信息安全性的负 面影响。其次,要加强对档案使用者的身份认证,以数字 化认证技术为支撑对档案信息进行加密, 尤其是在档案 流转过程中更需要应用数字身份认证技术,以此拒绝非 法侵入,保证档案信息系统的安全运行。最后,要引入 区块链技术,全面记录各个信息节点的操作行为,将档案信息采集、存储及传输等各环节划分为相对独立且具 有关联性的区块,切实避免因误操作、病毒入侵等导致 档案信息系统瘫痪、档案信息失真等 [4]。

  3.5 档案工作协同化

  大数据时代最为显著的特点之一便是数据的互联互 通,打破了社会各领域的数据传输及共享壁垒,让数据呈 海量化增长。对于档案信息化管理而言,除了要借助大数 据技术改进管理模式、提升管理效能,还需要促进档案管 理与其他管理活动的协调与配合, 才能够保证各项档案信 息化管理活动有序、有效及高效开展。为此,要依托大数 据、互联网搭建协同工作平台,将档案系统与各类管理系 统进行整合, 统一各个系统间的数据格式标准, 支持各 个系统共享数据资源,可以实现档案信息的一体化,缩 短档案信息的采集周期 [5]。同时要提升各管理者及工作 人员对档案一体化管理、协同行动的重视程度,要求其 在规定时间内通过协同工作平台上传文件、资料等,档 案管理者则在平台上通过检索与关键词查询等提炼信 息,真实、准确且完整地记录信息,根据信息内容对其 进行归档并选择性地数字化处理,并做好信息价值的挖 掘,以此循序渐进地提升档案信息化管理效率。

  4 结语

  总之,大数据背景下,档案信息化管理迎来了新的 契机,但也面临着愈发严峻的理念革新、技术创新、管 理人才挑战。为此,需要从顶层设计出发促进档案信息 化管理制度规范化,为各项活动的开展提供指导与行为 约束。同时要实现档案信息化管理队伍的专业化、档案 信息化、服务能力的完善化、档案信息的安全化,以此发 挥档案信息化管理的价值,抓住大数据时代带来的机遇, 主动应对并化解多元挑战。最后要注重档案工作的协同 化,搭建协同工作平台并提升各方主体的重视程度, 以 此为档案信息化管理质量与效率的提升提供保障与支持。

  参考文献

[1] 李桂林.大数据背景下科研档案信息化管理策略[J].数字技 术与应用,2022,40(1):26-28.

[2] 谭淑红.基于大数据时代的档案信息化管理探究[J].办公室 业务,2020(19):60-61.

[3] 汪分曾.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].河 北企业,2020(9):35-36.

[4] 刘子倩.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].办 公室业务,2020(16):72+92.

[5] 吴建刚.大数据背景下档案信息化管理工作开展分析[J].经 济研究导刊,2021(28):148-150.

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