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摘要：大数据档案管理的业务模式逐渐成为现代档案管理构建的良好条件，从传统档案处理的发展过程中，需要用于实现标准化档案管理的数字构建的各种管理形式。积极地使用数字技术和因特网技术来建立数据库，并将它们更系统地结合到电子档案中以转换档案。使用现代科学的处理方法和统计分析，可以查询档案的实际需要。本文分析了档案管理数字化的实际意义，并分析了现有问题，以应用数字技术手段进行档案管理，加强数字档案管理系统的构建，重点培养数字技术和档案管理的综合人才，并提出了提高数字管理质量和效果的前进目标改善方案。
关键词：大数据；数字化档案；系统应用；方法；现状分析
Application of Physical Big Data Methods in Digital File System
LI Jia
(Yuncheng Vocational and Technical University Archives,Yuncheng Shanxi 044000)
【Abstract】：The business model of big data archives management has gradually become a good condition for the construction of modern archives management.From the development of traditional archives processing,various management forms of digital construction for standardized archives management are needed.Actively use digital technology and Internet technology to establish databases and integrate them more systematically into electronic archives to convert archives.Using modern scientific processing methods and statistical analysis,we can query the actual needs of archives.This paper analyzes the practical significance of digitization of archives management,analyzes the existing problems,and applies digital technology to archives management.Strengthen the construction of digital archives management system,focus on cultivating comprehensive talents of digital technology and archives management,and put forward the forward goal and improvement scheme to improve the quality and effect of digital management.
【Key words】：big data;digital archives;system application;methods;current situation analysis
0引言
随着互联网技术的快速发展，数字技术广泛应用于公共生活和工作的各个方面，数字技术在档案管理中的使用有效地提高了效率和工作质量。档案管理的数字化是利用数字信息技术将纸张档案转换成数字电子档案，并保存在档案管理系统中。数字和智能档案管理模式逐步修复和修改传统档案管理中存在的漏洞，并不断促进档案管理的创新发展。使用数字存储有助于有效保存存储容量，分类文件管理的内容，实现对文件资源的高效访问，并立即获取并保存。在数字档案管理中，我们始终遵循真正、有效、安全、便利的服务原则，积极提高数字管理的有效性。
1大数据数字档案管理的现状
1.1大数据环境下档案管理的现状
大规模数据为档案管理带来了效率和便利性，但网络安全是归档管理的核心。网络环境非常复杂，许多不确定因素影响信息安全，给档案管理的发展造成重大障碍。中国的互联网用户数量呈指数级增长，互联网风险也在增加。许多行政部门和政府在互联网上运行独立的官方平台，但许多公司并不认为在使用OA系统时集成到档案系统中的重要性。有些公司不完全了解归档。由于大多数员工都是兼职，没有专业技能，因此有必要将档案系统集成到OA系统的使用过程中。文件信息管理技术具有强大的功能。除了保存文本内容，它还提供了一个完整的文件系统。您还可以在文本后的图像类型中添加语音和签名输入。文档的内容可以采用多种形式。系统的开发需要人力、财力和物力资源，难以普及，资源的交互过程不仅是一个非常困难的问题，也是档案管理的难点之一。纸张档案到电子档案的转换需要从具体对象变更为抽象数据，电子文档容易复印或变更，不能保证信息的准确性，其控制性也限制一定程度的档案的管理[1]。
1.2档案管理数字化的现实意义
随着网络技术的快速发展，实现档案管理的数字化是重要的。档案管理的数字技术主要依靠计算机和数字扫描等现代技术，以在具有数字信息资源的档案管理信息数据库中保存和档案原始档案，有效提高档案管理的质量水平。同时，存档便利而知性的数字管理模式改变了传统的管理形式。而且，它可以大大提高档案管理的工作效率。一般来说，档案管理数字化需要两个实际的重要性水平。另一方面，数字管理形式可以大大压缩文档管理的空间。在传统纸张存档管理模式下，纸张存档相对较厚，需要占用较大空间来维持这样的存档。同时，它在保管过程中消耗大量的人力、物质和财源。数字管理模式可以有效地节省存储空间，有效减少管理成本。另一方面，档案管理的数字化有助于丢弃和共享数字档案。使用数字管理模式不仅可以帮助员工快速获取档案信息，还可以方便管理和处理资源实现档案信息资源的及时共享。
1.3数字化技术手段在档案管理工作中运用存在的问题
中国档案资源数字管理的历史周期相对短，但得到了显著的结果。由于档案管理产业在20世纪90年代尝试了数字管理模式，档案管理转变为人工智能和信息管理。另一方面，为了保护档案资源的安全性，加快了单科大学档案资源的开发和有效利用，综合提高了课程管理的有效性。但是，由于这个领域的发展，数字管理模式仍然不稳定，是容易引起各种各样显著问题的新事物。开发是需要不断探索的过程。因此，档案管理不适合不成熟的数字作品。在档案管理中应用数字技术的问题分为以下几个方面：档案管理的数字系统的开发尚未成熟。应用数字技术手段进行档案管理的目的是有助于存取档案。档案资源的管理和利用需要综合性的资源平台，但现在档案管理系统的发展还不成熟。长期以来，文件管理资料的作用仅仅是提供服务咨询和材料证明，在实际使用和服务上缺乏创新突破，档案管理不仅停留在表面上，还导致开发和挖掘深度的缺乏。因此，很多档案管理服务无法完全启动。档案管理数字建设缺乏统一标准和规范要求。在网络信息技术和人工智能技术快速发展的时代，计算机信息技术越来越普及，人们的生活方式和工作也逐渐发生了变化。管理工作的筛选和收集变得复杂，导致一定程度的数据不足。因此，档案管理数字系统的构建需要建立统一的标准和规范的过程。但是，现在中国的档案管理还缺乏标准化建设，而且档案管理中数字技术应用的相关规范和具体要求还不完全。档案管理的数字化有很大的才能差距。为了应用档案管理的革新形式和数字技术，需要精通档案管理的数字化人才支持。但是，在现在的中国，没有充分注意档案管理纪律的人才培养。因此，现在的数字档案业务难以满足实际需求的社会输送专业人才存在很大的差距。
2大数据手段在数字化档案系统中的应用
2.1档案管理中信息技术的运用
信息技术在档案管理中的应用主要涉及商业渠道。传统的档案管理以纸质档案为主，对纸质档案进行收集和整理，电子信息的存储和使用发生了变化。利用计算机技术可以很容易地实现对档案的综合管理。这将促进档案管理的发展，档案管理将逐步取代纸质文件，成为档案管理的重要组成部分。信息技术的使用简化了档案管理程序。由于系统的便利性，管理员可以通过网络收集文件并在短时间内结束文件工作。目前有两种储存和使用存档。电子文档可以读，可以在计算机的帮助下使用。因此，有必要确保系统软件和硬件的性能。在识别阶段，电子档案的识别/满足内容请求，而且应满足技术要求。同时，档案破坏过程与纸质版本稍有不同。重新利用数字档案的载体，仅破坏电子文档的内容。所有文件系统都需要计算机硬件的支持。管理员必须从计算机接收信息，排序并生成可用文件。用户可以输入有关计算机搜索功能的相关文字。在交换阶段，当每个设备必须共享文件时，计算机系统可以安全地传输通用文件，增加系统的访问权限功能，提高文件系统开发人员的安全意识[2]。例如图1的档案信息管理流程图，公司的领导可以获得最高的许可并阅览和使用所有文件，部门管理人员可以检索和共享与部门工作相关的资源，普通员工可以在文件管理只可以咨询与自己工作相关的内容，有效确保档案的安全使用，使信息公开的危险最小化。
2.2大数据在档案管理中的应用方法
信息技术和归档管理的整合的基本目的是促进资源信息的最大利用，优化收集，排序，分析，归档，利用，共享等各种链接，提供新时代的归档服务的保证。为了满足市场环境的需要，需要在大规模数据环境中构建高品质高效的归档服务系统，充分发挥信息资源的共享价值。档案信息系统和OA系统的组合可以节省大量人力、财务和物质资源。数据共享和利用可以通过平台容易实现，提高工作效率，促进存档的获得、积累和利用的综合开发。建立用于档案管理的信息共享平台的核心值是实现资源共享，主要问题是实现网络的大面积覆盖。传统的管理模式是通过一些计算机网络发送信息。如果想最大限度地利用存档资源，就创建用于实现每个层的管理和信息传递的庞大数据库，在数据中心完成所有工作，避免定期重复作业。例如，优秀部门的文档不需要逐层传输，仅需要上传到中央系统以在所有级别上为单位提供方便的阅读信道。然后，对文件进行排序，通过摘要时的下级单位，减少所花费的时间。为了提高工作效率，在实际应用中很重要。改进档案的大规模数据：与数据相比，大数据的主要特征是“大数据”，换言之，它正在逐渐从传统数据中开发出大量数据，提供熟练的存档管理秘密。数据大部分来自OA部门：教育IH2太旧，很难满足新时代档案维护的需要。在某种意义上，它阻碍了档案的整合和安打的流动。因此，如果在数字档案管理系统中发挥作用，就必须合理转换和更新原始文件，完全实现纸质和其他文档的生成系统[3]。例如，企业证书、奖杯和获奖碑文的存档。为了最大限度地发挥档案管理的有效性，需要阅览、获取视听资料的条件、检索、利用的信息。提高档案管理质量，一些犯罪分子篡改，例如，OA系统的文档大部分是Word和Excel。而且，它可以随时修改和编辑，并且在过程中存档管理，文件必须变成PDF、CEB等不可修改的格式。这可以保证文件不会在使用过程中被窜改。另一个例子是，应该建立一个特殊的内部网，以确保文件管理系统不会在网络传输过程中病毒或黑客入侵。还可以设置防火墙，下载专业的防病毒修复软件，对文件的健康管理进行分类，采用目标管理方法。传统档案管理方法难以适应大数据时代的发展，需要适应经营环境并适当改变。档案过程应尽可能简单，相关材料的内容应简短总结，档案管理中大数据的应用尚未成熟管理者应该经常探索使档案资源的实用价值最大化的可能性。
2.3物联网技术在档案数字化管理中的应用
在信息时代，归档的数字构建已成为必然趋势。在实现档案数字管理的过程中，互联网档案存储技术是现在广泛使用的主流技术之一。网络技术在存档数字管理中的应用促进了存档管理的整合，智能和自动化。后续所述的文件数字管理的整合有文档集成管理和文件信息资源系统的构建两个方面。网络应用技术在存档工作领域也可以为这两个方面的工作提供更多的条件和支持。技术互联网实现文档和文档管理的整合。网络上的事物系统可以实现人与事、物与物之间的交流，实现文件生命周期的整体过程管理。同时，因特网有效地促进归档与归档之间的连接，实现归档的方向性管理。通过互联网实现的面向文件的管理，有效地解决存档形成与移交之间的矛盾，以最大限度地发挥存档价值。RFID技术在整合归档信息资源中的作用电子标签，具有大的信息容量、长的服务寿命，可再利用。随着技术的提高和成熟，RFID标签成为保存档案信息的高品质载体。在对象系统的因特网上自动收集，将手动输入的索引信息存储在电子标签中，连接到电子文档系统，实现异种文件信息的集成。另一方面，通过索引对电子标签进行归档信息的数字化对于避免由于数字化而引起的归档上的机械磨损和人为损伤是有效的。科技互联网促进存档知识管理的智能化。事物的互联网智能化反映在具有智能系统功能，能够实现智能识别、定位、跟踪、监视、管理等方面。这可以很快地在文件搜索、文件搜索、文件库存、访问控制系统和其他字段应用程序中反映出来。
3结语
数字技术在当前管理中的应用可以大大节省人、物、金融资源，逐步将人力资源转换为服务，简化档案管理的复杂过程，提高有效档案管理的效果。在数字技术档案管理工作中，应遵守安全性、有效性、便利性和迅速性的基本原则，简化档案存取和查询过程，并便于档案信息资源的高质量使用。为了进一步推进档案管理的数字过程，需要建立和改善电子档案管理数据资源数据库，并加强档案管理系统的构建。另外，注重培养数字技术和档案管理专业领域的综合人才。大的数据环境也会设置存档管理的严格要求。
参考文献
[1]王林娜,孙智宏.大数据背景下的裆案数据安全存储与管理[J].教育教学论坛,2018(29):14-15.
[2]陈皓颖.基于大数据的计算机效据挖掘技术在档案管理系统中的应用[J].信息与电脑(理论版),2017(11):161-162.
[3]王春英.大数据技术在档案管理中的应用研究[J].黑龙江档案,2016(2):48.
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