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摘要：本文针对高校科研项目与经费分头管理、科研系统与财务系统之间数据不共享，而导致科研人员财务报销流程繁琐问题，通过科研管理系统与财务系统深度集成，实现了科研经费一体化的管理目标。通过该项目的实施，实现科研项目经费管理从预算编制、银行来款、经费认领、经费到账、经费外拨、预算变更到财务支出等全流程管控。这样就减少科研人员在科研项目经费财务报销中相关证明材料，缩减不必要的审批环节，简化财务报销流程，推进高校“一网通办”服务模式，让数据多跑路，让科研人员少跑腿，减轻科研人员经费管理和财务报销等日常事务性工作，提高科研管理效率。
关键词：科研管理；科研经费一体化管理；科研管理系统与财务系统集成；数据驱动；数据共享
Integrated Solution for the Management of Scientific Research Funds Based on Data-Driven in Universities
GUO Xianchao1,SUN Xiaoying1,YANG Ying2,WEI Chengzhe3
(1.Library and Office of IT Services,ShanghaiTech University,Shanghai 201210;2.Office of Finance,ShanghaiTech University,Shanghai 201210;3.Office of Research,ShanghaiTech University,Shanghai 201210）
【Abstract】：This paper focuses on the problem that the data of Research Management System and Financial System is not shared and separate management of scientific research projects and its funds,which leads to cumbersome in the process of reimbursement.In order to solve this problem,the solution is designed for integration of Research Management System and Financial System,and the goal of integrated management of scientific research funds has been achieved based on data-driven.With the implementation of the project,the whole control process of research project funds management is established,such as budget preparation,payment arrived,funds claim,funds to account,appropriate funds,budget change,andfinancial expenditure.So,it has many benefits:Reducing some kinds of proof materials for reimbursement,streamline the approval process,promoting the service model of One Network,All Can be Handled,let data run more,let scientific researchers run less,reducing the daily work of scientific research funds management andfinancial reimbursement,and improving the efficiency of scientific research management.
【Key words】：scientific rsearch management;integrated management of scientific research funds;integration of scientific research management system andfinancial system;data-driven;data sharing
0引言
随着国家加大对科学研究的支持，高校作为科学研究的主体，其科学研究的经费近年来大幅度增长，科研经费来源形成了以政府拨款为主，企事业单位持续投入的格局[1]。另一方面，科研管理体制机制还存在不完善的地方。郭涵宇等通过调研发现，高校在科研管理队伍与制度建设存在不足。科研人员在科研项目管理方面需要投入较多的时间，例如在财务报销、报账等方面较为繁琐，会挤占真正科研的时间，影响了科研效率与产出[2]。在操作过程中，一些科研人员在经费的申请和使用过程中，要填一堆表格，并且很多数据是重复填写。在科研项目实施过程中，繁琐的财务处理占用了大量本该用于科研的时间，造成了科研预算执行缓慢，影响高校科研人员从事科研工作的积极性。
在高等学校内部，科研管理往往涉及多个部门（例如，科研管理处、财务处、人事处、设备处、审计等部门），但这些部门并未形成有效的沟通协调机制，分工不明，权责不清，致使在落实中央科技改革创新政策上比较缓慢[3]。这种现象在我国传统高校不在少数，例如，某大学虽然在学校层面设置有科学技术研究院，有科研项目和经费管理的职责。但科研项目的财务部分主要由学校财务处主管，其科学技术研究院难以为研究者提供专业化的财务服务。科学技术研究院组织协调的职能通常表现为行政命令，项目管理与经费管理之间并没有形成合力，导致研究者疲于应对繁琐的行政手续，难以专心研究[4]。还有一些高校都建设内部的信息管理系统，例如财务管理系统、科研管理系统等，但是各个系统都是独立，相互之间信息不共享，导致出现信息孤岛等现象。
在《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》中要求，各高校充分利用好信息化技术，推进“一站式”服务，要限时办结一件事，提高科研管理服务效率。要给科研人员创造良好的科研环境，减少在财务报销中各类证明材料，缩减审批环节，简化报销流程，切实解决“报销繁”问题[5]。中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》中提到，充分利用信息化手段，打通内部的各个管理环节，建立健全涵盖科研管理部门、财务部门和项目负责人共享的信息平台，真正提高科研管理效率和服务水平[6]。
本文针对科研人员财务报销难、科研经费管理难的问题，以上海科技大学为例，设计了科研管理系统与财务系统一体化集成方案。该方案的实施，是高校推行“一网通办”的具体举措，真正要让数据多跑路，让群众少跑腿，切实减轻科研人员日常财务报销的难题。
1业务目标
为了实现科研经费规范化、流程化的管理，提高科研人员工作效率，需要从管理服务与信息化两方面着手进行业务流程再造。
在管理服务方面，建立科研项目管理与财务管理协调机制。例如，李春林等提出细化流程，促进高校科研管理方式由粗放式走向精细化。从整体上把控项目，从申报到结题的全流程的每个环节，部门之间要通力合作，在项目的各个节点，有计划的进行审核，减少管理的盲点和漏洞。同时，要为科研人员提供全方位、专业化的财务服务[4]。
在信息化建设方面，打通各个信息系统之间的壁垒，实现数据共享。科研管理系统不仅要实现项目管理（纵向项目、横向项目）、科研成果管理等功能，还需要建立互联互通的科研财务一体化信息共享系统。陈建凯等提出基于一门式服务体系的“互联网+财务管理”系统的构建方案。其中财务一门式网上服务大厅集成了科研申报系统等信息系统，实现了信息和数据共享，畅通了业务流程[7]。在实现一体化过程中，科研管理系统与财务系统集成是关键环节。调查显示高校财务系统与科研管理系统互通的程度最高（75.42%）[8]。为了彻底解决科研人员财务报销难的问题，要将科研管理系统与财务系统实现无缝、全方位集成，打通科研项目与经费管理之间的数据通道，消除数据孤岛，实现从科研项目预算编制、银行来款、经费认领、经费到账、经费外拨、预算变更到财务支出等全流程管控。
如果实现这个目标，则对于科研人员来说，直接能在科研管理系统里进行预算的编制，经费认领，经费外拨，查看财务支出明细情况等。对于财务管理人员来说，直接在财务系统里进行项目经费预算查看，横向项目经费认领，预算变更等操作。这就实现了让数据多跑路，让科研人员少跑腿的目标。
2需求分析
经过需求调研，系统要达到的目标是：系统能够实现科研项目从立项、预算编制、银行来款、经费认领、经费到账、财务支出等全流程管控，同时在系统里能够处理预算变更、经费外拨、经费外拨变更等特殊情况。真正让科研项目管理人员、财务管理人员能全流程实时监控科研经费执行状况。科研人员能及时准确的跟踪项目经费执行进度，减少不必要的财务表格填写。科研项目经费管理流程如图1所示。
经过与学校相关部门管理人员、科研人员的共同分析，结合上海科技大学的实际情况，现确定科研管理系统与财务系统需要共享的数据包括：（1）纵向、横向项目中的经费卡信息。（2）科研项目预算信息。（3）项目来款信息。（4）经费到账信息。（5）外拨经费相关信息。（6）预算变更（包括外拨经费变更）相关信息。（7）财务支出信息。
科研管理系统与财务系统集成的业务流程描述如下：（1）科研管理系统需将纵、横向经费卡信息、预算信息共享给财务系统。（2）针对横向项目，银行来款后，在财务系统进行认领。（3）针对纵向项目，银行来款后，财务系统将纵向项目来款信息推送到科研管理系统，在科研管理系统里进行认领。（4）科研人员报销后，财务将支出信息共享给科研管理系统。（5）如果涉及到预算变更，则在财务系统中调整预算。
科研管理系统与财务系统集成其他特殊情况处理：（1）当对某一笔银行来款不能进行全部认领入账时，线下告知财务部门该笔银行来款的实际认领金额。由财务部门修改财务凭证，将该笔银行来款拆分为两笔不同的银行来款，一笔可以选择全额入账，剩下的是另外一笔暂时不入账。（2）如果涉及到经费外拨，则外拨经费是从科研管理系统中产生，并推送到财务系统里。而外拨经费的变更则是从财务系统中产生，并回写到科研管理系统里。
3系统设计
针对系统建设目标，经过需求分析，要实现一体化的科研经费管理，就需要深度集成科研项目管理系统与财务管理系统。系统的集成，其本质就是数据流在不同系统之间的联动来实现系统与系统之间的耦合。本文借鉴张培等在教育领域数据治理的基本思路[9]（即以信息流动为导向、以多元耦合为内核、以数据驱动为理念、以系统集成为支撑），设计出以数据共享和驱动的科研管理系统与财务系统一体化集成方案。
3.1系统架构设计
根据科研管理的内容,科研管理系统应包括以下几个模块：科研机构管理、科研人员管理、科研项目管理、科研经费管理、成果管理、奖励管理、学术活动管理、相关统计分析等内容[10]。
如图2所示，在上海科技大学科研管理系统中，最主要的模块应包括科研项目管理、经费管理、成果管理等模块。该系统还需与基础平台进行集成，例如校园服务平台、统一身份认证、流程中心等集成。该系统通过统一数据交换平台与其他数据进行交互，例如需要人事数据、学籍数据、财务数据、科研成果数据等。
根据智慧化校园建设的要求，通过流程驱动的数据交换与共享，实现高校内部事务的集成化办理，进而实现智慧化一站式的服务体系[11]。如图3所示，科研管理系统与财务系统通过上海科技大学统一数据交换平台进行数据交互。在统一数据交换平台中，创建一个中间库。科研管理系统和财务系统都可以对该中间库进行数据读写，实现数据实时共享和互通。
在本文中，科研管理系统与财务系统数据交互是依赖统一数据交换平台。在该平台中，创建一个中间库，两边系统都可以实时读写，其数据结构，需要两个系统协商一致。
从科研管理系统提供的数据是纵向/横向项目经费预算、经费卡、纵向/横向项目入账、到账预算。从财务系统提供的数据是财务来款、支出明细、预算变更，具体数据表结构如图4所示。
3.3业务流程设计
科研管理系统与财务系统集成的业务实施流程如图5所示，其具体如下：
（1）在科研管理系统中建立经费卡信息，项目预算信息。科研管理系统将纵、横向项目经费卡信息、预算信息推送到中间库，然后财务系统从中间库读取相关信息。
（2）针对横向项目，银行来款后，在财务系统进行认领，并将认领后的到账信息推送到中间库中，然后科研管理系统读取中间库里的横向项目到账数据。在本文中，如果财务来款中经费卡号不为空，则认为该笔财务来款是横向项目到账数据。
（3）针对纵向项目，银行来款后，财务系统将纵向项目银行来款信息推送到中间库，然后科研管理系统读取中间库里的银行来款。
（4）在科研管理系统里，完成纵向项目来款认领，形成到账信息，同时进行预算分割。然后，将到账信息、分割后的预算信息、管理费、预算可超支金额推送到中间库。最后，财务系统读取中间库的相关信息。
（5）针对横向项目，科研系统接收来自财务系统的到账信息后，在科研系统进行预算分割。然后将分割后的预算信息、管理费、预算可超支金额推送到中间库。最后，财务系统读取中间库的相关信息。
（6）财务系统将支出信息推给中间库，进而科研管理系统读取支出信息。
（7）如果涉及到预算变更，则在财务系统中调整预算，调整之后，则回写到科研管理系统中，并记录变更的痕迹。
（8）如果涉及到外拨经费，则在项目预算表中，增加一个“外拨”预算科目，与普通的预算科目同样的处理方式。在科研管理系统中产生外拨经费数据，并推送到财务系统中。
（9）如果涉及到外拨经费的变更，则在财务系统中产生外拨经费变更数据，并推送到中间库中，进而科研管理系统读取该变更的外拨数据，并更新自己的记录。
3.4系统实施
在本方案中，遵循数据共享和数据驱动的技术理念，科研项目、经费等数据在科研管理系统和财务系统之间流动，实现数据共享和系统之间的联动，进而实现系统之间的一体化集成。
集成方案确定之后，进行具体实施：
（1）创建中间库（本文使用oracle数据库），以及创建相应的表，其数据结构见图5。
（2）按照科研管理系统和财务系统数据同步的规则，进行相应的开发。科研管理系统读取中间库财务来款数据、支出明细数据、预算变更数据和外拨经费变更数据。财务系统要读取中间库里的经费预算数据、经费卡数据、入账数据等。
（3）在进行数据交互过程中，涉及到数据抽取、数据清洗、数据同步、数据处理等，本文使用的是kettle工具。两边系统协商同步的时间周期，实施后，数据会自动按照既定的同步策略进行同步。
实施后，科研管理人员和财务管理人员就能在系统里进行相关的操作，部分功能截图如图6所示。
4结语
针对科研管理系统与财务系统数据不共享、不交互而导致数据孤岛问题，根据业务目标，经过需求分析，设计了科研管理系统与财务系统一体化集成解决方案，实现了科研经费一体化管理。通过该方案的实施，解决了科研项目从预算编制、银行来款、经费认领、经费到账、经费外拨、预算变更到财务支出等全流程管控。真正实现了让数据多跑路，科研人员少跑腿的目标。
本文设计的科研经费一体化的管理系统，是践行高等学校数据治理体系的一项举措。实施数据治理，是建设高等教育现代化治理体系和治理能力的必由之路，也是实施高等学校“一网通办”服务模式的必然要求。要让数据在各个业务系统中流动起来，更加深入地惠及科研人员，让他们有更多的获得感和满意度。
参考文献
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[6]中共中央办公厅,国务院办公厅.中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》[EB/OL].(2016-07-31)[2021-04-06].http://www.gov.cn/xinwen/2016-07/31/content_5096421.htm.
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