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摘要：基于对群数据共享理念,对大型共享文档协同编辑工作管理信息系统进行重新设计。该研究设计重点在共享数据的细化分割和针对小单元模块的权限冲突优化。系统部署后的工作效果实测数据表明,组稿工时效率提升45.9%,校编工时效率提升59.9%,制版工时效率提升92.9%。出版社对该大型文档的编辑质量也给出了肯定。
关键词：共享文档；协同办公；对群数据共享；权限冲突；数据细化分割
Group Data Sharing Method in Collaborative Office Based on Cloud Computing Platform
CHEN Xia
(Information Office,University of Shanghai for Science and Technology,Shanghai 200093)
【Abstract】：Based on the concept of group data sharing,the collaborative editing management information system of large shared documents is redesigned.The research and design focus on the refinement and segmentation of shared data and privilege conflict optimization for small cell module.After the deployment of the system,the measured data show that the working efficiency of soliciting contributions,proofreading and editing is increased by 45.9%,59.9%and 92.9%respectively.The publishing house also affirmed the editing quality of the large document.
【Key words】：shared documents;collaborative office;group data sharing;permission conflict;data refinement and segmentation
0引言
协同办公过程中的电子签章、业务流程在线管理等技术已经日臻成熟,但文件协同领域尚存在更新策略的相关研究问题,当A员工在对某文档进行处理时,此时已经读取文件到本地,但尚未提交处理结果,如果此时B员工再次读取云端文件进行处理,二者就会发生编辑冲突。常规操作是A员工处理文档过程中将云端文件锁死为只读模式,但这种管理方式会严重影响协同办公效率。
该研究重点针对云端文件的协同方案,允许多个员工同时对文件进行处理,采用修改标记—确认流程,实现文档的全部过程及全部修改记录的统一管理,保留全部员工的全部修改过程,从而实现最终的协同处理。该过程可以有效提升云端共享文件的应用效率,在数据共享模式方面提升文档的多人协同编辑效率[1]。
1云端共享文档数据的数据结构
云端共享文档的一般模式,是将一篇文章划分为多个章,章下面划分多个节,节下面是多个分段,分段之中包含对应的图和表,图连接到图源文件服务器(File System Object,FSO),表连接到数据源服务器(Record Set Object,RSO),RSO的实现方式较为多样,一般采用缓冲效果较高的逻辑服务器技术实现,如Redis服务器。在此模式下,允许不同工作人员同时对文档的各个章节段落进行同步并发操作且相互不发生干扰。其数据结构一般模式如图1所示。
图1中,针对一般企业协同办公的需求,可以容许多名工作人员同步编辑,如在企业年度白皮书文件的编辑过程中,市场部门编辑白皮书的市场部分,经营部门编辑白皮书的经营部分,且对主要部门分配“章”编辑权限后,部门内部还可以向下分配“节”编辑权限甚至“段”编辑权限。且文档关联的图源和数据源编辑过程与文档本身无关,可以在各自的FSO或者RSO服务器上实现平行编辑。此过程中即便不研究前文所述的文档交叉编辑过程,也可以完成文档的初步编辑工作。但是,文档进入到编审核对过程时,相关工作便出现交叉。统计一般企业的文档编辑管理过程,其主要分为以下工作流程,如图2所示。
图2中,通过对文档协同编辑工作进行规划,将其划分为图源文件编辑工作(FSO工作)、数据源编辑工作(RSO工作)和文档编辑工作,且将上述三个工作均分解到相关部门(含二级部门和三级部门),各部门派遣不同工作人员参与到编辑工作中,上述三个工作完成初步组稿后,交给初审,此时构建一个工作循环,对不足之处进行修改,这属于编审过程。编审通过后,开始文档校对,此时为了提升校对质量,达到文化、出版部门要求的成书质量,然后开始制版并打印装订。校对工作的质量控制方式是不同校对人员进行交叉校对,此时就用到了前文分析中提到的文档联合修改控制过程。
2共享文档联合修改过程控制策略
2.1共享文档的数据结构设计
采用文档批注模式管理后台编辑记录,即工作人员在前台编辑过程中,前端界面显示工作人员的编辑过程为直接在文档段落内进行修改,但实际保存提交时,原始文档给与保留,其修改过程如表1所示的数据结构进行单独逻辑表保存。
表1中,修改批注表共联系两个相关数据表,其中段编号连接到段数据表,从段数据表中连接到章数据表和节数据表,同时连接到图源和数据源中；修改人连接到管理员表,进而连接到部门表,通过部门表连接到任务表。分析该修改批注表的数据连接模式,得到如图3所示。
图3中,修改批注表的段编号字段连接的段数据表的主键,段数据表的节编号字段连接到节数据表的主键,节数据表的章编号连接到章数据表的主键,章数据表的文编号连接到文数据表的主键,形成文、章、节、段的文章逻辑管理,文章的内容均保存在段数据表中；同时,段数据表的图源备注、数据源备注编号连接到图源备注表和数据源备注表的主键,该两个表通过文本字符串长度位置将对应的图和数据表对应到段内容数据中；上述所有表均具有管理员编号字段或修改人编号字段,这些字段举连接到管理员表中,管理员表中的部门编号连接到部门表中,部门表的任务编号连接到任务规划表中,最终从任务规划表中可以实现对相关文件的全面查询。上述模式虽然较相关文献中的协同文档管理模式更为复杂,但可以实现多名管理员、修改人同时对同一段文本进行修改操作,且确保同步操作不会发生冲突。以下应用场景设计中,会分析该数据管理模式的优越性[2]。
2.2共享编辑的应用场景设计
该设计的核心思路是实现多人同步对同一个记录对象进行编辑,其应用场景主要为三个方向：(1)文档的整合组稿编辑过程；(2)文章的同步校对编辑过程；(3)文章的最终制版编辑过程。
2.2.1文档的整合组稿编辑场景
文章整合组稿过程较为简单,在进行文章总编辑规划时,将不同的章、节、段、图源、数据源进行任务划分,分别在对应数据表中给出管理员授权,这些管理员可以直接在平台内对其管理的章节进行组稿编辑[3]。文档的组稿编辑工作量在文档编辑工作中占比较少,但其形成了后续文档编辑工作的客体,在后续工作中,编辑工作均围绕段数据表展开。段数据表管理员完成全部组稿编辑工作后,提交到节管理员处,进而在章管理员、文管理员等实现逐级确认,与此同时,图源、数据源组织工作提交到段管理员处,段管理员的组稿完成提交确认过程包含了对该段中包含的图源、数据源的确认。经过文管理员完成组稿确认后,该文档的组稿工作。上述文档整合组稿管理权限分配情况如图4所示。
图4中,每个编辑计划可能1个文档或多个文档,如前文图3中,文数据表通过连接字段向管理员表连接,进而向部门表连接,再连接到任务表中,任务表中相同批次任务可能同时对多个文档进行管理。组稿过程中,如果某一章节段已经完成,但其他仍在组稿中时,即可将其转入初步编审工作循环过程。故该管理模式可以大幅度提升文档编辑工作效率,实现更高效的文档共享协同。
2.2.2文档的同步校对编辑场景
上述文档整合组稿过程并未涉及到对前文修改批注表的管理,因为之前文档所有部分的组稿编辑工作均采用独立管理,协同编辑过程并未出现工作交叉。但从文档同步校对过程开始时,管理员的工作开始发生交叉。其数据管理流程主要按照如下流程执行[4]：
(1)校对编辑读取段内容,在前端界面中进行人工校对,界面允许其导出段落文本,执行第三方辅助校对软件的校核。其提交校对结果后,生成一个修改批注表记录,此时修改批注表的确认部分为空值(Null)状态。
(2)段管理员在协同系统中得到提示,观察该修改批注,如果合理,则确认修改,该内容自动写入到段内容中,否则,则点击驳回,此时确认人字段显示0值,该修改过程被丢弃。
(3)不论段管理员对该修改批注记录执行了确认操作还是驳回操作,其操作结果均会逐级向上报送,经过节管理员同时比较修改批注记录和修改后的段内容后,继续提交,章管理员、文管理员逐级确认后,返回校对编辑处。
上述校对确认过程同前文图4,如果两个校对编辑同时对同一位置做出校对批注,对段管理员来说操作过程完全一致。
2.2.3文章的最终制版编辑场景
该算法还可以充分简化文章的最终制版编辑过程,包括文章的段、节、章、文标题、正文文本、图表标题、图表结构等。制版编辑对上述文本类型的格式进行设计,包括字体、字号、字色、字间距、粗斜体、下划线及删除线、段落的水平垂直对齐模式、首字缩进、段前及段后缩进、行间距、段前及段后空行等进行设计,对图源信息进行对齐环绕方式、图边框等进行设计,对数据表进行网格线格式、底纹等进行设计,同时对页面的边距、纸张、页码、页眉页脚等进行设计,最终形成文章排版策略。系统将通过FSO控件根据此策略直接写入可供印刷机识别的PDF制版文件。如果团队有事先约定的排版策略,此时制版编辑只需要选择事先编辑的排版策略即可进行文件生成。
文章生成完毕后,制版编辑只需要观察图表位置等信息,防止出现因为图表占位带来的大面积空白页等问题,如果发现后,会执行前文的重编辑过程,要求段管理员进行图表位置的调整[5]。
3系统应用效果的实测
使用SPSS数据分析软件进行双变量t校验比较应用效果测试的相关数据,得到Value值作为比较结果的t值,当t<10.000时认为数据存在统计学差异,t值越小,认为数据统计学差异越大,得到Log值作为比较结果的P值,当P<0.05时认为结果数据处于置信空间内,当P<0.01时认为结果数据有显著的统计学意义。
某社会科研机构需要每年对多个行业编辑白皮书、绿皮书等文档,文档长度均为300~500页规模,排除项目立项及前期社会学研究和数据处理过程占用的人力资源和工作时间,考察应用该系统前5个大型文档的合计2857页文档编辑工时和应用该系统后5个大型文档的2936页文档编辑工时,比较分析该机构在2020年全年基于数据共享的协同文档编辑效率,计算其每百页文档平均工时消耗,得到如表2所示。
表2中,发现应用后组稿工时效率提升45.9%,校编工时(含稿件初审、校对、终审)效率提升59.9%,制版工时(含制版及出版社审核)效率提升92.9%。该数据t<10.000,P<0.01,具有显著的统计学差异。可以看到,该软件应用后,共享文档的协同编辑共有以下提升：
(1)协同办公效率得到提升：因为在同一个大型文档的编辑过程中可以投入的平行工作人员数量增加,且各自之间的工作冲突在文档数据共享过程中得到充分避免,文档的组稿工作和校编工作效率均得到了显著提升,特别是校编工作可以实现多人同时对同一段文档文本进行编辑时,其效率提升效果较为显著。
(2)稿件综合质量得到提升：使用该系统前的5个文档制版完成提交出版社时,1个返修1次,1个返修3次,2个返修5次,1个返修6次,占用了较大量的制版工时。使用该系统后的5个文档制版过程,提交出版社后均实现1次通过,所以其效率提升幅度达到了92.9%,代表出版社对系统更新后的文档编辑质量给出了肯定[6]。
4结语
基于对群数据共享的文档编辑工作理念,对共享文档协同编辑管理信息系统进行升级,充分提升了编辑人员的工作效率,编辑人员的分工更加明确,增加编辑人员的协同效率。避免编辑人员因为共享文档编辑过程的权限冲突,可以有效提升编辑效率、提升工作质量。该系统并未引入基于人工智能的协同过程,所有协同过程均为人工协同,中间采用了部分人工智能协同校对,但属于将系统内数据导出后在第三方数据中执行。但足以证实,基于对群数据共享的工作思路,对提升共享文档协同编辑效率有显著积极意义。
参考文献
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[2]胡其亮,苏伯文.高职院校市场营销专业教学改革协同运作模式研究—基于安徽省市场营销专业毕业生就业择业实证调研[J].河北水利电力学院学报,2021,31(1):67-71.
[3]马立平,张凌洁.以大数据共享平台助力高质量发展下政府治理[J].江南论坛,2021(3):7-9.
[4]邱玉婷,万文佳.江苏政务数据共享现状及对策研究[J].江南论坛,2021(3):13-15.
[5]殷勇.基于区块链技术下公共卫生应急管理多元信息协同模式研究[J].中国医疗管理科学,2021,11(2):29-34.
[6]International Business Machines Corporation.Shared Document Editing in the Blockchain:US,US16733229[P].2020-05-07.
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