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摘要：随着现代互联网技术的发展,企业信息化协同办公显的尤为重要。企业内部为实现数字化、信息化,都在推行信息化协同办公。本论文研究基于工作流标准,融合运用移动互联网等技术,打造一体化、一站式的协同办公系统,让员工可以安全、高效、共享、便捷的使用本系统,同时通过加强信息化的引进和技术创新来实现内部工作流的运转。协同办公平台是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型办公平台,将通过实现办公自动化和数字化来提升办公人员的效率,从而降低运营成本、减少无效沟通、增强企业内部的沟通协作效率。
关键词：信息化管理；平台开发；软件
Discussion on the Design and Application of Collaborative Office Platform Based on Workflow
TANG Zhengyang
(Shanghai Xianyu Information Technology Co.,Ltd.,Shanghai 200000)
【Abstract】：With the development of modern internet technology,collaborative office work for enterprise informatization has become particularly important.In order to achieve digitalization and informatization,enterprises are promoting information based collaborative office work.This paper studies the integration and application of mobile internet and other technologies based on workflow standards to create an integrated,one-stop collaborative office system,allowing employees to safely,efficiently,share,and conveniently use this system.At the same time,it strengthens the introduction of information technology and technological innovation to achieve the operation of internal workflows.Collaborative office platform is a new type of office platform that combines modern office and computer technology.It will improve the efficiency of office staffby implementing office automation and digitization,thereby reducing operating costs,reducing ineffective communication,and enhancing the efficiency of communication and collaboration within the enterprise.
【Key words】：information management;platform development;software
0引言
随着以工作流为中心的办公自动化系统OA的不断发展,一些新的技术和概念也层出不穷,协同软件办公系统成为企业信息化、数字化的主要趋势。“协同”是相互配合,即人与人的配合,人与机器系统的配合,此处所说的协同软件系统,即是互相配合的软件系统。据统计分析结果表明,近年来全球协同办公软件系统已经成为企业软件采购的一个热门,位居信息化应用软件的前列[1]。
协同办公平台主要包括的功能点如下：流程审批、协同工作、系统管理、客户管理、销售管理、合同管理、订单管理、库存管理、财务管理及报表管理等。协同办公平台让过去效率低下、流程复杂的办公方式变为如今以互联网技术为核心的工作流企业内部系统的信息化处理方式,让员工内部可以高效快捷地协同办公和共享信息数据资源,大大提高了企业的办公效率。协同软件存在已久,大部分人把它简单的当作OA来运用,也确实协同软件系统跟OA具有很大的关系,但是协同软件绝不仅仅等同于OA系统,协同软件不仅可以实现财务、文件、档案的内部应用,还可以通过协同化的表单流程管理平台实现更广泛的应用,做到数据信息的线上化数字化,为企业实现协同办公的同时,也为企业做到数字化,沉淀数据的积累,为日后做数据分析和应用做准备。协同软件市场上拥有很多,每一家厂商都有自己的理念和要解决的业界问题,协同软件的定位不同,要解决的问题也不尽相同,业界主要说的协同软件目前主要是指协同软件管理系统[2]。协同办公系统的建设可以推动企业基础管理向规范、高效、管控、变革的方向发展。
1工作流与工作流管理
1.1工作流介绍
工作流是协同软件办公的核心组成部分。工作流指的是业务操作流程线上化、数字化的过程,通过将业务流程进行自动化处理,减少人力成本线下审核的过程。它主要解决的问题是,帮助企业员工之间按照事先定义好的规则和流程来推进业务目标的达成,通过计算机程序设定好的规则执行文档内容、数据载体或者任务的一个过程,通过工作流的数字化过程,可大大减少沟通成本,让任务快速完成,从而完成预期的业务目标任务。工作流主要需要解决的问题是：可以在多个参与者之间按照某种既定的规则来传递文档信息、数据或者任务,从而实现快速的达成业务期望的目标任务[3]。在工作流的推进过程中,主要包括流(Flow)和过程(Process),总结起来就是“流”和“程”两个字,它们两个分别从动态和静态两个方面来讲述工作流。在我们实际的工作当中,工作流这个术语,相比较于我们平时谈的资金流、物料流、信息流来说,稍微是抽象了一点,但是工作流又从一个更高的层次帮助我们实现物料流、资金流和信息流的实现过程,使企业在一个更智能化的层次做到数据的集成机制,使得企业的业务过程集成、业务流程的推进和管理能够更加的自动化和数字化[4]。
目前,工作流的概念在各个方面都有了很多的扩展,在我们企业管理的每一个方面都有涉及：文件发送、文件接收等办公文件的管理工作流；工作进度的请示、汇报、上级领导的指示和文件的下发等行政管理流程的处理；客户来访的报备、拜访客户的登记记录等工作流程；技术评审、新产品的组合发布、上市流程的审批等项目管理工作流；客户投诉记录的处理,服务体验评价等售后处理工作流；人员的招聘、入职、培训和绩效考评等管理工作流；知识库的建立、更新等专家知识库的维护工作流；预算的申请、审批、报销财务流程、财务风险控制等财务管理工作流。工作流在实际的工作场景中可以说是管理人员涉及最多的内容,涉及工作的方方面面,每天的工作内容均有涉及。在企业的经营管理中,每一个战略规划、项目的开展、产品的发布等都可以见到工作流的踪迹,任何工作的处理都可以用工作流来描述和跟踪。
工作流是将一组任务组织起来完成某个经营的过程。工作中的每一个任务都会涉及由一个人或者多个人来执行,通过多个人的协同配合来完成,也会使用一个或者多个软件系统来完成,过程涉及较多,人员涉及也较多,不好把控和跟踪进度。使用协同办公的工作流之后,可以让工作任务有效地流转,带来协同沟通的便捷效果,从而体现协同办公工作流的核心主导地位,让各项工作能够得到高效便捷地开展和推进[5]。
1.2工作流管理
在实际情况中,工作流是企业在经营发展过程中的一种数字化进程,它通过计算机程序实现,把计算机软件系统也就是工作流协同管理系统应用于工作之中,工作流系统的广泛应用是一种迅速发展的技术趋势,其基本特征便是将活动和人的动作组合起来,实现线上数字化、自动化执行的一个过程。
日常工作中,经常有意无意地混用“工作流”与“工作流管理”这两个术语,有时用“工作流”代替“工作流管理”。另外,工作流管理即是平时我们简称的BPM(Business Process Management)业务流程管理。近些年来,不少专家学者将工作流管理放到一个更为广泛的层面上来应用。即使如此,工作流技术研究者为了更加有效地抽离应用系统中的流程因素并更好地利用计算机对其进行管理,使得工作流技术在近年来发展迅速。
2协同办公平台设计与应用
2.1总体目标
本文主要是以公司的系统办公平台为需求背景,介绍基于工作流的协同办公系统管理平台的功能点以及协同办公工作流的介绍和重要意义,先对工作流进行简单的介绍,然后又描述了工作流管理BPM的运用,针对用到的主要技术点进行介绍。目的主要是通过引入工作流技术,让公司现有的资源进行整合,将平时工作中的信息传递和流程审批管理进行数字化和规范化,也为日后的数据沉淀做准备,以备日后做数据分析等用途。启用工作流之后可以直观地展示业务流程以及当前所处的节点及审批状态,方便管理者快速查看待办任务和已办任务列表,保证各个部门的管理人员之间可以方便、快捷、有效地查看当前业务流程的进度情况,完善之前办公模式的不足之处,解决工作效率低、无法实时查看进度的缺点,为企业的发展降本增效,提升管理水平和产品质量及用户体验。
2.2关键技术
工作流引擎是一个组件化工具,协助我们实现工作流,是供业务流程可视化设计、管理和控制业务流程的运行,并在实际执行过程中可动态修改业务流程的低代码开发平台的一种核心技术。它让用户可自主搭建复杂表单、配置流程审批节点,生成用户可使用的表单与工作流,不需要从头开发,从而达到快速上线新流程、流程功能和风格配置统一的目的。
由于业务流程中的每一步操作都会涉及不同的人和事,以传统的线下纸质办公方式进行,效率必然十分低下。利用工作流引擎实现工作流,不仅可以确保流程审批及时进行,审批过程更加方便,而且流程管理更加清晰高效,一目了然。在信息化的场景下,只需接入工作流,流程发起人就能在系统上填表单、提交表单。接着,流程就会按照预设的规则去执行,把文档、信息或任务发送给相关人员,让事项得到及时处理。此外,相关人员还能随时查询工作流程的进度或过往记录。它一般拥有流程的节点管理、流向管理、流程样例管理等重要功能。其中的“发送、退回、转办、流程结束”等操作,就相当于汽车自动驾驶系统的“自动启动、折返、更换路线、到达终点”等指令。以请假流程为例,填写请假申请单、审核申请单、扣减假期余额,都对应着一个业务模块,而工作流引擎将企业内部的业务模块组织串联起来,实现业务流程的有效流转。
如今,越来越多的平台为企业提供工作流引擎让其自主配置工作流,比如LeaRun工作流引擎,业务流程界面可视化配置,用户可用拖拉拽的方式来操作节点,并直接在右侧配置属性信息,以此实现跨系统的业务编排组合。
2.3系统功能模块设计
(1)系统管理：部门管理、岗位管理、员工管理、角色管理、日志管理。用户与权限管理：主要包括用户和部门的管理,人员的新增和修改,角色的添加、岗位的修改。管理员可以进行角色和权限的分配,针对具有特殊要求的工作人员或者角色可以进行特殊的处理,完成权限的修改操作,大大减轻信息维护人员的压力和工作量。日志管理主要是指针对登录系统的人员进行操作记录的保存,如遇到安全问题,可以进行日志追踪,快速定位问题原因。
(2)客户管理：客户列表、客户联系人、服务记录。客户管理的对象是客户本人,管理的核心数据是客户的交易数据。其业务的核心逻辑为：先对客户的历史交易数据进行自动化分析,然后将客户进行细致的分组,向不同特点的客户推送不同的营销内容,进而实现营销的自动化和精细化。在移动社交时代,每个客户都通过自己的社交网络形成了自身的媒体价值。客户不再只是企业利润的贡献者、更是口碑的贡献者、品牌信任的贡献者、消费热情的贡献者。
(3)销售管理：销售机会、跟踪记录、产品报价、项目报备。销售管理让企业的领导和相关人员可以方便地查看了解销售的订单详情,可以及时地针对生产情况做出调整和安排,内部信息共享,实时了解情况,对销售过程中的每个环节都能够掌握准确的数据和信息。同时,通过销售折线趋势图,及时地判断市场行情及动向,降低出错的概率和了解客户的情况,帮助客户实现降低成本,提升服务质量。
(4)合同管理：合同详细、新增合同。对于合同的管理不仅包括合同签订的整个过程,还包括对合同文本的管理,这样才能有效规范企业的管理制度,对于个人来说,合同的管理才能保障合同的法律效力。
(5)订单管理：广告订单、执行计划、订单执行、收款记录。订单管理的内容主要是根据通过审核的请购单生成采购订单,并经主管确认后执行采购工作,采购业务人员应对下达的采购订单按计划进行全程跟踪。生成采购订单和采购订单跟踪管理是订单管理的主要功能。订单供货的目的,是让客户可以自由地选择品牌商品,对货源进行充分了解,让客户对货源做到公开透明,做出的产品更加适应和满足客户的需求。
(6)库存管理：入库管理、出库管理、库存盘点、产品维护、库存报表。
(7)财务管理：应收账款、应付账款、出纳管理。
(8)报表管理：统计报表、常用报表、员工绩效、销售目标。
2.4数据库设计
开发系统首先要进行数据库的设计,本系统需要多张表配合完成功能,这里我们列出人员信息表对应的SQL语句。
第一句是说如果当前数据库中存在表hrmresource的话,先删除这张表,否则后面的操作将会出错。后面的代码,是进行数据库表格的详细设计。其中共16个字段,ID存储员工ID,loginID存储登录名,workcode存储员工编号,roleID存储角色编号,username存储员工姓名,password存储员工密码,sex存储员工性别,birthday存储出生日期,departmentID存储员工所属部门ID,position存储员工职位,introduction存储员工个人描述,interests存储员工个人爱好,phone存储员工座机号码,mobilephone存储员工移动电话,address存储员工家庭地址,email存储员工邮件地址。其他表可类似地设计。
3系统实现效果
OA系统是以先进的计算机和通信技术为主要手段,以实现办公应用为导向,搭建一个覆盖整个企业的协同办公平台及办公自动化系统。提高流程运行速度与效率,减少协作工作成本,实现事务处理“零响应”,并实现全面协同,连接各个孤立控制端,构建企业业务系统,最后实现实时的管理和监控,可随时随地查阅各种资料,并对相关数据进行分析。沟通成本更低,沟通形式更加丰富,效率更高。员工之间可以通过邮件、论坛、短信多种方式进行沟通。
OA办公系统极大地满足了人们对企业办公自由、便捷、高效的需求,尤其是市场竞争激烈的今天,专业的业务管理系统,往往是提高公司效益和竞争力、提升企业发展速度最有效地解决方法。OA办公系统可以在以下几个方面帮助提升企业办公效率。
流程审批是企业不可避免的办公需求。以往企业的各种审批流程,如请休假、采购、付款、借款、报销等,都是员工通过纸质文件层层递进、层层审批,遇到领导出差或者不在办公室,就没有办法进行审批,个别流程还会被“耽误”。而OA办公系统通过对流程的分类别处理,把以往的通过线下交与财务的纸质报销单等单据电子化和数字化,每一种报销都有相应的模板,将人工审批签字的流程改为电子审批授权同意或者驳回,让流程数字化和网络化,实现网络办公、移动办公,有效避免了大量的流程堆积,既优化了企业工作岗位、减少人员投入,又减轻了领导的信息处理压力,从而全面地提升审批效率。
4结语
以往的协作模式大多都是文件下达或者口头分配,协作过程中出现分歧时无法及时得到处理,而通过OA办公系统分配任务,可以清晰地看到每一个任务的进度,无论是谁、何时做出什么操作,系统都会记录着,从而避免了协同工作中权责不明、互相推诿等现象。通过OA协调办公系统的计划安排管理和规划模块,可以让企业内的员工把工作内容划分优先级,即优先处理重要紧急的事情,把精力用在重要的工作中,通过设立季度目标、月度目标和周目标来规划自己的工作事项。不仅确保了员工工作的有序进行及领导对下属工作的有效评定、查询,也确保了企业执行力的落地,让工作有章可循。总之,建立或引入一款好的OA办公系统对企业的积极作用是巨大的。不仅可全方位予以企业管理升级,有效提高企业的办公效率,还可以让管理层和员工的工作更加默契,提高员工的团队意识,贯彻企业的价值观,增强企业的竞争力。
参考文献
[1]雷小平,赵国普,孙冰洋.基于新一代信息技术的煤矿智能协同办公平台应用研究[J].科学技术创新,2021(18):125-127.
[2]崔娟.浅析OA协同办公系统在企业中的应用[J].信息通信,2018(3):181-182.
[3]夏维.企业信息化建设中OA协同办公系统的应用[J].中国管理信息化,2016,19(19):55-56.
[4]周冰,吕昕鹏,陈兴奥,等.远程协同办公系统的应用研究[J].电脑知识与技术,2021,17(18):253-255.
[5]康剑,卢荣平,薛涵宁,等.协同办公系统的安全防护关键技术研究[J].铁路计算机应用,2021,30(11):60-63.
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