编者按：全面预算管理是现代企业最重要的管理工具之一，是企业实现管理精细化必不可少的管理手段。通过DGZY公司利用信息化技术在全面预算管理中的运用，阐述了在预算编制、控制、分析、考核各环节中，信息化技术起到固化预算管理流程和预算内容、强化各预算主体职责、保证数据准确高效地传递、及时反馈执行和考核结果的作用，真正做到“全员、全过程、全方位”的全面预算管理，助力全面预算管理成为管理者做出科学合理决策、优化资源配置、提高公司经营业绩的管理工具。
关键词：信息化,全面预算,预算编制,执行控制,预算考核
“预则立、不预则废”，自古以来就强调了预算的重要性。在中国经济不断发展、企业规模逐步壮大、外部环境变化莫测的当下，全面预算管理更是成为现代企业最有效的管理工具之一，对企业发展有着举足轻重的作用［1］。
全面预算管理是企业以战略为导向，以企业经营目标为出发点，以优化资源配置、改善经营效益、加强风险管控、涵盖全员、全过程、全方位，集战略、规划、预算、控制、考核为一体的综合性战略管控工具。目前我国很多大中型企业均采用了全面预算管理工具［2］，但在实际工作中，普遍存在员工对全面预算管理较为抗拒、预算内容涵盖不全面、预算编制效率低、执行过程管理粗放、执行结果与考核相脱离等情况，导致预算与执行“两张皮”，全面预算管理的有效性大打折扣。文章以DGZY公司（以下简称公司）为例，通过介绍无信息化技术做支撑的全面预算管理存在的问题以及实施预算信息系统后的效果，剖析信息化技术对全面预算管理水平提升的助力作用。
一、全面预算管理中存在的问题
公司已实行全面预算管理十余年，虽初步建立了预算管理体系，但由于缺乏信息化技术做支撑等原因，导致效果并不明显，主要表现在以下几方面。
（一）预算编制和分析环节效率低
预算编制手工填报、线下逐级签批、财务手工汇总后再传递给相关部门，不仅耗费时间长、工作量大，而且极易出现数据错误，影响了审批效率和编制质量。
各部门及公司整体的预算执行情况分析报表由财务人员在每个期末手工编制，不仅工作量大且信息滞后，还容易出现数据统计错误，不利于决策者及时作出研判。
（二）预算刚性控制不严
各层级员工在手工填制和审核报销单据时，无法实时掌握预算执行情况，财务人员在期末做预算执行情况分析时进行事后反馈，容易出现对预算外事项控制不及时的情况，使全面预算管理的效果不佳，无法真正落实全面预算管理的“事中”控制。
（三）全员参与度不高
普遍存在认为预算只是财务部门的事，对预算编制及执行的参与度和支持度不足，对全面预算管理的理解不深入、不透彻、不全面，并存在一定的抵触情绪，未真正实现全员参与的全面预算管理，导致工作质量不高。
（四）预算涵盖内容不全面
预算目标与战略目标、经营计划脱节，预算内容集中在成本费用预算和综合预算，缺乏业务预算做支撑，与公司战略目标结合不紧密，未做到全方位的全面预算管理。
（五）考核约束机制不健全
公司虽有预算考核管理办法，但往往是考核期结束后财务人员手工计算，不仅反馈不及时，且执行较为随意，流于形式，未形成预算真正的“闭环”管理，未发挥预算管理应有的约束功能，全过程管理有所缺失。
为改变现状，提升全面预算管理工作的质量，在公司领导的支持下，应用了全面预算管理信息系统，旨在通过信息化技术助力公司全面预算管理真正的落地，为公司战略目标的实现保驾护航，助力公司高质量发展。
二、全面预算管理信息系统建设内容及效果
（一）优化全面预算管理基础工作
为保证全面预算管理信息系统的顺利上线，在优化预算制度体系、建立预算事项科目、设计预算表格、优化组织体系、建设预算管理团队、全面预算管理文化宣传等方面做了大量工作，为系统实施奠定坚实的基础。
1.全面预算管理相关制度的优化和建设
修订了公司的相关财务管理制度，包括《财务报销管理办法》《全面预算管理办法》《备用金管理办法》《全面预算考核管理办法》等；起草发布了《全面预算管理实施方案》，为预算系统和预算管理、财务管理的融合提供了保障基础。
2.优化预算事项科目及表格体系
结合公司业务范围和类型，考虑和会计科目的对应关系，梳理并确定了预算事项科目，在力求公司业务全覆盖的同时，为自动推送会计凭证奠定基础。
在充分考虑预算事项类型、不同事项的审批流程等因素的前提下，规范统一各类预算表格，将预算编制报表根据各部门职责权限进行了分配，将预算报表上报流程在系统中固化，减少人为操作空间，使预算审批流程、预算内容、相关部门职责明确清晰。
3.优化全面预算管理组织体系
优化全面预算管理组织体系，建立由预算决策机构、预算工作机构、预算执行单元组成的纵向打通、分级管理、层层负责、全员参与的全面预算管理组织体系。
4.锻造专业的全面预算管理团队
设置专人负责全面预算管理工作，统筹公司全面预算管理工作。强化各部门预算员制度和职责，充分发挥预算员在预算管理中的作用，将预算管理理念深入各层级中。同时，多次开展分层的内、外部培训、对标先进等多重手段培养全面的预算管理人才，锻造了一支专业强的预算管理团队。
5.开展预算管理文化建设工作
多次对全体员工分层、分批进行了全面预算管理理念的宣贯，引导全体员工理解并支持全面预算管理工作的落实，倡导“事前有规划、事中有控制、事后有分析”的预算思想，形成严格按照预算办事，先算后干的惯性思维和严格执行预算制度的良好氛围。扭转全面预算只是财务部门工作的观念［3］，为全面预算信息化系统的建设提供了坚实的群众基础。
（二）全面预算信息系统实施具体内容及效果
按照“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的思路，经过一年多的时间，搭建完成公司的全面预算信息系统，将全面预算全流程管理与系统有机结合，实现和财务核算数据的集成，已运行两年多的时间，效果较为显著。
1.涵盖公司全业务，实现全面预算管理
根据公司业务特点，设计了覆盖公司全业务的业务预算和专业预算表单，预制到系统，分配给相关业务部门，业务预算和专业预算填报完毕后，自动生成综合预算。初步实现了全方位的全面预算管理体系。
2.高效填报、汇总、传递预算编制数据
在预算编制环节，实现预算报表在线填报和提交、在线审核、一键提取历史数据、自动计算数据的增减变化、超标预算在线提醒、自动汇总查询报表等功能，极大程度地提高了编制人、审核人和汇总人的工作效率，并保证数据的准确性。
3.预算和业务紧密结合，落实事中刚性控制
根据公司各项财务制度要求，将业务要求、审批流程和权限植入系统，落实公司财务各项管理规定，并涵盖了公司所有业务类型。
所有报销事项均在线填报，超标或超预算事项无法提交；审核人在线审核单据时，能即时穿透查询该报销费用在本部门的执行率，真正做到预算实时查询的作用。
如特殊情况发生超标费用，需在线填写“事前审批单”，报销时，须关联审批通过的“事前审批单”，方可提交单据。
确定预算年度刚性、月度柔性提醒的控制规则。报销人在线提交单据后，如超过月度预算，系统会柔性提醒，报销人或审核人可根据实际情况判断费用的合理性；如超过年度预算，单据则无法提交，如确因工作需要调整预算，需在线申请预算变更并附上详细说明，根据实际情况选择“总额不变、预算事项间调整”或“总额增加”两种审批流程，审批通过后，可用预算自动变化，方可再提交单据。
通过以上几项措施，增强了预算执行的刚性控制，加强预算变更的严肃性，强化员工预算管理思维、促进部门编制预算准确性的同时真正落实了全面预算的事中控制环节［4］。
4.预算分析和预警提醒及时准确
根据公司管理需求定制各类预算执行情况分析报表，报销类事项预算实际数从预算系统中实时抓取，折旧、摊销、收费和营业收入等事项从财务核算账中实时抓取。
各部门能查看本部门各类预算执行情况分析报表；归口管理部门能查看各部门归口事项的预算执行情况；公司领导能通过管理驾驶舱，查看到用图表等形式展现的公司整体预算执行情况，并能穿透查询到各部门的预算执行情况或某个预算事项的执行明细。同时，针对公司需要严格控制的各项费用，设置预警提醒功能，当执行数超过80%时，会给部门主任和预算员发送预警提醒。
通过分析报表的定制和重点管控费用的预警提醒功能，各级领导能准确及时掌握预算执行数据，促进各部门工作的合理安排，有利于管理者做出科学合理的决策，及时调整，促使公司整体目标的达成。
5.预算考核结果反馈及时，加强闭环管理
将公司预算考核规则融入系统，考核期结束，系统根据预设的公式自动计算考核结果，减少人为操作空间，数据及时可靠，结果与部门绩效考核挂钩，实现了全过程的全面预算管理。一定程度上改变了曾经的“重编制、轻执行、无考核”的状态，加强员工对预算工作的重视，确保战略目标的最终实现。
6.加强重大项目预算全周期管控
为改变项目粗放型管理的状况，针对重大项目预算制定了按“项目全周期预算+项目年度预算+滚动预算”进行管理的基本原则［5］。组织相关人员设计了项目全周期预算表单，通过系统实现了编制项目全周期预算的同时按年分解编制年度预算，并根据年度项目进度能随时进行调整预算的机制。预算执行控制按“全周期预算+年度预算”双控制的规则在系统中设定，通过个性化的预算分析报表能实时查看项目全周期和分年度的预算执行情况，加强项目预算管理的同时，一定程度上促进了公司项目管理精细化的进程。
7.与业务、财务系统互联互通，提高工作效率
为了实现和财务核算系统的融合，预算系统报销单流程结束后，能一键批量生成会计凭证，让财务人员从繁琐的财务基础工作中脱离出来，将更多的精力投身于财务管理的工作中去。
实现和项目管理平台的融合，能自动抓取项目管理平台中的项目信息，减少在预算系统中重复维护基础信息的工作。
8.员工成本意识增强、降本增效成果显著
财务部多次组织开展了分级、分层的全员全面预算管理理念和预算系统使用培训，每年定期或不定期地召开各部门预算员培训，使员工逐步重视全面预算管理工作，意识到全面预算工作和部门、本人息息相关。系统的预算刚性控制，使员工建立了“有预算方可支付”“一切成本皆可控”的理念。系统上线两年来，降本增效成果较为显著，成本费用总额占营业收入比例环比分别下降了4%和3%。
三、下一步工作计划
目前，全面预算管理系统与业务系统集成度不够，仅实现了和财务核算系统的数据交互和从项目管理系统中抓取项目信息的功能。下一步，计划逐步实现和人资、合同、项目和主数据库等业务系统的互联互通，满足多方面、多维度的信息高度融合，进一步提升全面预算管理系统的智能化水平。
四、结语
信息化技术的运用，助力公司全面预算管理水平的提升，让全面预算管理理念真正落地。一是，通过信息化手段将全面预算管理理念和系统完美融合，实现全面、全方位、全过程管理；二是，通过信息化手段，促使公司员工积极参与全面预算管理工作，建立了员工和预算息息相关的氛围，同时促进各部门的沟通协作，加强了业务的事前、事中和事后的风险控制；三是，通过信息化手段，在预算执行和分析环节，实时刚性控制和即时出具分析报表，保证数据准确、高效地传递，为各级领导做出科学的研判和决策提供了有效的数据支撑；四是，通过信息化手段实现和财务核算系统的高度融合，以及和业务数据初步交融，为后续公司业财融合的进一步推进打下坚实基础。
参考文献
［1］赵红霞．创新型创业企业预算管理研究［J］．全国流通经济，2020（18）：44-45.
［2］高志方．ERP环境下PT公司全面预算管理应用研究［D］.云南财经大学，2016.
［3］陈南宁．刍议高职院校财务预算精细化管理［J］．行政事业资产与财务，2017（19）：77-78.
［4］王调奉．确保中小企业金蝶K3 ERP顺利上线与运行的措施研究［J］．中国管理信息化，2015（16）：69-70.
［5］张丽丹．建筑企业全面预算管理体系建设思考［J］．财会学习，2022（36）：58-60.
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