基于ERP系统的出版 企业成本管理现状分析

SCI论文（www.lunwensci.com）

　　编者按：出版行业属于文化传媒领域当中一个发展较为平稳成熟的子行业，近十年来我国的出版物市场一直保持着稳定的增长态势。在高度信息化的新媒体时代，ERP系统的功能优化建设已成为现代出版企业成本控制的重要手段与生存发展的基本保障。文章阐述了出版企业建设ERP系统的必要性，多维度地探讨了ERP在出版物成本管理中的应用。期望出版企业能加强企业管理信息化建设，提高成本管控水平。

　　关键词：出版企业；ERP系统；成本管理；出版物；财务管理；问题；建议

　　一、研究背景

　　事业制出版单位随着我国出版体制改革工作的开展全面转企，改制转企后的出版企业既要坚持把社会效益放在首位，也要做到社会效益与经济效益相统一。在此前提下，经济效益仍是出版企业生存发展的根本保障，而出版物成本管理又是保证出版企业经济效益最大化的关键，因此，如何采取有效的措施管理出版物成本，是出版企业发展战略研究的关键课题之一。

　　ERP，全称企业资源计划系统（Enterprise Resource Planning，以下简称ERP系统）起源于20世纪60年代的物料需求计划（Materials Requirement Planning，简称“MRP”），是一种主要面向制造行业进行物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理系统，其以管理会计为核心可以提供跨地区、跨部门甚至跨公司整合实时信息的企业管理软件。ERP理论策略在出版行业的广泛应用是在20世纪80年代末［1］，目前，针对出版行业设计的ERP管理软件有云章复合出版ERP管理系统、用友ERP管理系统、北京科迪通出版业ERP系统、金蝶国际企业ERP管理软件等［2］。

　　为加强企业管理，提高运营信息化程度，出版企业于数十年前引入了ERP系统，利用其关联编、印、发、财务等环节，为出版企业搭建了一个高度集成的企业信息化管理平台，成为出版企业参与市场化竞争的核心工具。研究ERP系统在出版企业运行、发展的现状，分析其在出版企业成本管理运行过程中带来的优劣势，并针对存在的问题提出解决方案，对提升出版企业成本管理水平具有重要的意义。

　　二、ERP系统在出版企业成本管理中的先进性

　　（一）出版物成本构成明确，成本管理精细化

　　作为出版企业的主要产品，出版物品类众多，主要由教材、教辅、图书、期刊4大类构成，各大类出版物的生产成本支出的细分项目不同。为厘清出版物的成本明细及结构，ERP系统以出版行业会计核算准则为主要依据，将出版物生产成本分为两大类：编务成本和印务成本。编务和印务根据结算项进行细分：编务成本包括稿费、排版费、校对费、装帧设计费等，由编辑部门负责核算；印务成本包括印制费、封面内文用纸费、委托装订等，由印制部门负责核算（图1）。同时，以出版物名称、版次、印次3个参数作为主要的关键字段，在ERP系统建立唯一编码——项目编号，对每个项目编号进行独立的编务成本和印务成本核算，确保不同版次、印次的出版物成本都能独立、分项目核算，涵盖不同类型出版企业、出版物的大部分生产成本，较为完整地展现了出版物的成本信息，消除了以往各部门分立带来的成本信息孤岛现象，同时优化出版物成本核算流程，提高单书成本核算的效率，增强部门间的协同效应，基本解决传统出版企业成本核算粗放的问题。

　　ERP系统可根据出版时间、会计期间等时间段的不同归集对应的成本数据，亦可按不同结算项对总成本进行分类汇总，为财务部门提供完整的成本数据，提高了成本分析工作的效率，以广阔而准确的成本信息揭示本企业在成本竞争中的地位，是管理层进行出版物成本构成分析与管控、企业价值链分析的基础。

　　（二）预估成本缩短出版物成本信息获取时间

　　传统成本核算模式下，出版物成本核算由财务部门统一完成，以手工做账模式为主，通常在月末结算时才会获得成本信息，财务部门需要从多个部门收集汇总编务、印务等各项成本的数据，由于出版物成本构成复杂、核算材料繁杂，涉及人员、部门众多，容易出现各项成本数据无法及时传导到财务部门的情况，一旦财务部门无法及时获取出版物成本信息，成本核算、分析的结果便会相对滞后，无法及时反映成本管控的真实情况。

　　为解决出版企业普遍存在的成本结算滞后的问题，一方面，ERP系统在出版物发印时，以固定比例的形式计算对应的预估成本单价，该功能使财务部门在出版物投入生产时就能获得相应的预估成本数据。另一方面，在后续成本核算阶段，编务成本和印务成本的核算分别由编辑部门和印制部门完成，成本核算人员可以用编印核定单的形式预先将成本信息对应结算项录入系统，使成本数据得以快速汇总，同时，通过ERP系统高度集成性和先进的信息共享机制，迅速将成本信息传导至各环节，缩短了纸质材料传递耗费的时间，确保出版企业成本管理部门获取成本信息的及时性、准确性。

　　（三）实现对编辑人员的成本管理考核

　　出版社对编辑人员的考核主要体现在对其担任责编的出版物社会效益和经济效益的考核，其中，对出版物的成本控制考核是经济效益的主要指标之一。传统的成本核算模式较为粗放，采用不同版、印次出版物统一结算的方式，无法将出版物生产成本明确地归集至不同时期投产的各版、印次出版物，ERP系统则可以将版、印次作为主要参数之一，区分不同的出版物项目，对单品种出版物项目的编务成本和印务成本的分别核算并归集信息，以实现单品种项目总成本的核算，项目成本也能通过“项目责编”这一系统参数对应至指定的责任编辑。同时，在ERP系统中设有利润分配模块，可以为同一出版物项目下同时参与编校的人员设置不同的利润分成比例，不同编辑人员对出版物成本管控的程度以利润分配比例的形式量化并融入经济效益考核中，使成本费用考核与经济效益考核有机结合统一，对编辑的成本管理考核得以落实且能提高考核的准确性，促成了出版企业完整的经济效益考核体系。

　　三、ERP系统在出版企业成本管理中的劣势

　　（一）ERP系统预估出版物成本模式僵化

　　为解决出版企业普遍存在的成本结算滞后问题对成本管理带来的影响，ERP系统在出版物发印时，即在该平台生成对应的预计成本，为财务部门及时进行成本数据分析提供了依据。但由于ERP预计成本基本保持不变，导致其较实际成本出现较大差异。

　　以N出版社教材教辅类出版物G1为例（如表2）。2019—2022年期间，ERP系统预计的G1成本单价均为1.38元，实际成本单价分别为1.64元、1.33元、1.4元和1.46元，呈波动变化趋势。对比发现，不同时期的预计成本和实际成本均存在差异，2021年两者差异最小，“差异/实际成本单价”比率为1.43%，2019年差异最大，该比率达到了15.85%，不同时期的比率间差异也达到了14.42%。

　　根据市场经济的客观规律，出版物的生产成本会随着原材料及人工成本的变化出现波动，ERP系统在不同时期以相对固定的预计成本作为出版物成本核算的依据，不但忽视了原材料、人工等因素随市场供求关系变化的影响，也缺乏对ERP系统中以往成本信息数据的分析与利用。在这种机制的影响下，不同会计期间的预计和实际成本的差异及

　　其变化趋势难以判断，成为财务部门成本核算过程中的不确定因素，且其影响程度较大，变化幅度甚至可以覆盖出版企业当年利润增长幅度，为后续出版企业管理层进行成本分析、成本控制等环节带来难题。

　　（二）系统使用不规范导致出版企业成本信息失真

　　ERP系统在出版企业的运行过程中，由于系统构成复杂、模块较多、岗前培训不足等方面的因素，部分员工对ERP系统各模块功能理解不到位，相关知识储备不足，频繁出现信息录入错误的情况，从而影响了成本管理工作。

　　1.在成本核定单模块，增值税普通发票可抵扣进项税额为0时，在ERP中以税率选项“0%”表示，增值税专用发票则按票面税率对应填写，ERP系统根据填写的税率和成本金额，计算生成增值税进项税额，并将凭证传输到财务核算系统。在提交编务成本核定单据时，由于ERP系统选项存在误导性，且编辑人员缺乏财务知识，难以辨别增值税专用发票和普通发票，容易误将增值税普通发票的税率填入单据，导致ERP按照增值税专用发票的规则，错误地生成了含有增值税进项税额的凭证并传输至财务核算软件，导致财务部门在进行增值税核算时出现对应不上的情况，增加了财务部门会计核算难度。

　　2.根据ERP系统的成本核算规则，成本数据并非完全由系统自动判定成本是否核算完成并更新出版物成本数据，而是由负责该出版物项目成本核算的编务、印务或财务等人员人为辅助确认。

　　ERP系统在成本核定环节设置了编务核定完成和印务核定完成的操作流程，由负责项目成本核算的编、印人员人工判断各项成本是否结算到位，在相关人员点击了两个核定完成按钮之后，ERP系统才会更新该出版物项目的实际成本，此时的成本信息才是真实可靠的，导致出版物成本核算的时效性和准确性受到人为因素的影响，财务人员无法直接掌握出版物成本的实际发生情况，接收到的成本数据较真实发生情况产生差异，需要实时对不同项目的成本核算负责人员跟踪、督促其对成本核算的完成情况进行确认，以确保ERP系统上成本信息归集真实、准确。同时，编、印人员一般对出版物项目的成本发生和支出情况较为了解，但缺乏对ERP系统成本核算规则、成本分类归集，出版物成本构成情况的知识，导致部分成本明细项尚未核算，该项目成本就已经显示核定完成的情况时有发生。

　　四、建议

　　（一）采用合同成本法预估出版物成本

　　出版企业可以通过ERP建立合同预算模块对出版物成本进行预估。出版物发印前，编辑、印制等部门往往已签订各类成本合同，如出版合同、印制合同、纸张采购合同等，分别包含编务和印务成本信息。各部门可在合同签订后，出版物付印前，及时上传各类成本合同至ERP系统，系统通过对合同成本数据的分析归集，在出版物发印流程完成时，即刻自动生成对应的生产成本。这种方式考虑了人工成本、原材料价格等市场因素变化带来的影响，比以固定数值计算预计成本的方式更接近出版物的实际生产成本，同时不会因为结算拖延导致成本数据无法及时入账。

　　（二）加强相关岗位员工培训，建立ERP系统操作内部控制制度

　　出版企业应当组织相关岗位员工进行培训，使其增加成本管理的基本素质，具备系统操作的知识储备。同时，建立ERP系统的内部控制制度，规范ERP系统的操作使用，将数据录入的准确性与绩效考核挂钩，提高相关环节人员的系统操作规范性，督促各业务环节共同维护ERP系统成本信息的准确性，加强ERP系统的规范化建设，为财务部门进行成本分析提供准确的依据，将成本管理的重点落实到出版企业具体环节的发展当中。

　　五、结语

　　出版企业结合自身行业特点，通过对ERP系统的合理化使用，较好地构架了业财融合的信息化管理和共享平台，有效提高了部门及各层级间成本信息传递的效率，及时提供出版物生产成本信息，提高财务核算的及时性，通过对成本数据的合理化分类归集，确保出版物成本信息的完整性，为成本分析与管理提供可靠的依据，提高了出版企业的精细化管理程度，促进出版企业经营管理水平的进步。

　　参考文献

　　［1］陈晓华．ERP系统在出版社财务管理工作中的作用与运用探析［J］．财经界，2022（3）：95-97.

　　［2］陈丽红．基于ERP应用的出版企业管理研究［J］．商讯，2020（17）：98-99.

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