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摘要：信息化建设是高校财务进一步强化管理、提高服 务质量、提升工作效率的有效手段 。文章关注高校财务管理系 统的重要组成部分财务报销系统，基于报销人需求的视角，对 目前高校财务报销系统存在的主要问题进行分析， 进而提出 了系统功能优化原则，在此基础上，以 S 高校为例探索报销系 统具体优化方案，并对如何落实相关工作展开探讨。
关键词：高校财务 报销系统 优化原则 方案
一、背景
随着我国教育事业发展，高校办学资源越来越充沛，经费 体量迅速增长的同时财务报销业务量也大幅增加 。信息化时 代背景下，数字生态建设、智能财务等理念的实践探索逐步深 化，财务管理系统在高校财务管理工作中的支撑性作用愈发突 出 。其中， 财务报销系统的应用促进了财务报销工作的标准 化、规范化，提高了财务部门工作效率和服务水平 。财务人员 不断优化系统设计 ，但大部分功能更多是从财务管理角度提 出的，体现的是财务部门的管理职能，导致报销人关注的部分 问题未被重视，如填单耗时长、填报逻辑不合理 、系统功能个 性化程度低、业务指引可读性差、处理流程不透明等，长久以 往成为高校财务工作推进中的顽疾，“ 系统难填 ”仍然是很多 报销人对财务报销系统的评价 。部分报销人对财务系统满意 度偏低，直接导致误填、乱填甚至拒填等现象时有发生，影响 财务工作顺利开展 。因此，高校财务部门必须充分重视报销人 对系统建设的想法，实行以调研数据为指导依据的科学服务方 法，通过客观、全面分析，提取具有实用性、代表性 、建设性的 功能需求，结合财务管理要求及信息技术可行性，实施到系统 建设中。
本文关注报销人对财务报销系统的功能需求问题，首先通 过统计数据分析报销人关注的是哪些方面，再主要从报销人体 验角度出发讨论高校财务报销系统功能的优化原则，也即怎样 的系统对报销人才是“好用”的，进而以 S 高校为例，结合实务 探索系统具体优化设计方案 ，对强化高校财务管理与服务职 能、提高师生员工的报销积极性和满意度、进一步推进智能财 务建设具有一定的实用意义。
二、高校财务报销系统简介与主要问题分析
（ 一）财务报销系统及业务流程
财务报销系统一般由网上报销系统、薪酬门户、集中结算 平台等组成 。报销人通过网上报销系统、薪酬门户填报已发生 的费用信息，系统生成报销申请单（以下简称报销单），报销人 将经项目负责人审签的报销单连同附件材料提交至财务部 门，财务人员对符合财务制度的报销单直接完成处理，若在审 核过程中发现问题则暂停处理且联系报销人，由报销人负责解 释或提交补充材料 。近年来，基于批量集中处理的优势与财务 管控进一步向业务端延伸的需要，集中结算系统在高校迅速推 广，其与差旅、材料采购、办公用品采购等平台对接，报销人只需在销售平台上采购商品或服务，并填写经费信息、采购说明 等 ， 由供应商直接向财务部门提交发票及结算清单等附件材 料 ，实现批量结算 。 由于网上报销系统涉及业务事项最全面、 填报内容与流程也更为复杂，报销人作为其直接用户且使用频 率高，具有较强代表性，因此，本文主要讨论网上报销系统。
（二）报销人对系统的功能需求
报销人员对财务报销系统的功能需求主要集中在三个方 面：一是报销单填报提交功能 。主要是被授权的经办人录入报 销事由、内容、金额、收款方等业务信息，选择开支项目，提交 电子申请；项目负责人进行支出审批；系统生成费用报销单同 时冻结对应项目经费，并提供后续的修改 、删除 、状态查询等 功能。二是财务制度学习功能。财务报销系统中各业务模块的 填报说明、附件要求、规则提示等，可供报销人按需查询，为业 务开展前准备、业务发生时收集材料与信息、业务发生后申请 报销等工作提供指引。三是费用支出管理功能。包括项目支出 情况统计分析、报销单分项数据筛选、会计凭证查询等。
（ 三）报销人关注的系统主要问题
高校财务工作的落脚点应该是为全校师生提供优质安全 的财务服务，因此，需要以科学调研作为开展工作的基础。2022 年，S 高校进行了一次面向全校师生的财务管理相关调研，共征 集到网报系统优化意见 234 条，其中 45.3%涉及系统报销指引 的待优化问题，包括提示不清晰 、更新不及时，指引前后不一 致、针对性不强等；34.2%的调查对象认为填报流程繁琐或逻辑 不合理，如填写界面复杂、附件要求多、同一 内容重复填写、无 纸化程度低等；18.4%的意见是关于功能设置方面，包括数据导 入、发票查验等基本功能缺失，报销单管理功能简陋，缺少线上 沟通渠道等；其他问题比较突出的有系统运行不顺畅、报销单 打印版面设计不美观、部分信息存在延时等。
三、高校财务报销系统功能优化原则
在传统的网上报销流程中，报销人进行系统填报是正式进 入财务报销环节的第一步 。报销人填单的过程，也是整理费用 支出内容 、明确报销标准 、根据要求准备报销材料的过程，若 系统功能太复杂，会让用户觉得琐碎耗时，反之又容易造成信 息缺漏，一旦财务人员在审核中发现问题，报销单就进入“ 暂 停处理— 沟通—补充材料或退单重填—再次审核 ”的流程，双 方因此而耗费的额外时间和精力成本不容忽视 。在确定财务 报销系统的优化方向时，报销人的系统使用体验提供了有价值 的参考 。以下主要从报销人需求的角度 ，兼顾考虑财务部门、 业务相关职能部门等系统信息使用者的需要，提出系统功能优 化原则及关键要素。
合规性原则主要强调报销系统的控制逻辑 、嵌入规则、标 准和提示等应符合相关财务制度规定 。安全性原则主要强调 报销系统应保障数据信息与项目资金安全 。服务性原则主要 强调系统应体现较强的服务效能 。扩展性原则主要强调报销 系统除基本功能外可以为用户提供适当的附加功能 。部分要 素的归类可能存在交叉，比如“ 流程呈现”主要是满足安全性需求，同时也达到了服务性效果。
四、财务报销系统优化方案—— 以 S 高校为例
以系统优化原则为指导 ，致力于解决报销人关注的系统主要问题，以 S 高校的网上报销系统为例，就几个主要方面提出系统具体功能的优化方案。
（ 一）报销单填报
1.系统填报模板 。传统模式下，财务报销由报销人自行按业务类型选择填报模板，这就要求报销人熟悉业务分类，增加了系统填报的复杂度和难度 。小型智能报销模块化改变了不同业务对应不同报销模板的模式， 解决了报销人筛选业务模板的困难，同时多类业务可一次填报，具有较大便捷性 。业务系统对接则有利于实现信息一次录入多次利用 ， 同时提高数据真实性、准确性。
2.报销指引 。财务报销指引往往过于追求内容面面俱到，针对性不强，忽略了不同用户的不同需求 。关键字目录的引入能使得报销指引更有条理、便于索引 。智能标记、个性化定制通过对不同报销人突出显示不同内容，实现差异化提示，使得报销指引更有针对性，减少同类报销问题重复发生 。多个优化方案可组合使用 。但根据历史数据进行人员分类判断的过程，可能会影响系统运行速度，削弱高效性，需要考虑如何平衡兼顾。
3.业务填报界面 。 内容简明、流程清晰的填报界面对报销人更为友好，尽量使用上传、对接获取等方式替代人工填报，有利于保障系统信息的真实、准确。
4.内嵌标准 。强化前端规则控制，能有效减少后期补充材料、沟通说明等工作，大大提高报销业务办理效率，同时有利于核算口径的规范、统一 。但要注意控制逻辑需清晰合理，避免因操作设置过于复杂而影响报销人的系统填报体验。
（二）报销单审批
现行支出审批方式主要为纸质审批， 要求审批人亲笔签 名或盖签字章 。全线上审批方式能大量节省报销人、审批人的 时间、精力，打破时间和空间限制，且信息记录完备清晰 。高校 要同时布局全校性电子签名系统，确保审批有效性、安全性。
（三）投递、沟通与报销记录管理
报销附件和支出审批电子化是实现报销单据从线下纸质 投递转为线上投递的基础 。解决系统短信单向沟通问题、进一 步拓宽沟通渠道，改变报销按时间顺序流水式记录方式、提供 个性化标记查询功能， 是财务部门改进服务方式方法的良好体现
（四）其他功能
现行模式下， 主要由审核人员在审核过程中收集登记财务预警线索，并对系统导出的基础数据人工进行整理 、统计 、 分析 。延伸性功能的开发为财务部门及其他职能部门工作提 供有力的信息支撑，有助于提高项目执行的合规性，其中部分 功能可向报销人开放使用， 如报销风险提示 、项目数据分析 等。
五、以报销人需求为导向的系统优化工作的对策
（一）以科学调研为抓手强化系统适用性
财务工作必须理论联系实际 ，调研数据是开展科学服务 的指导依据 。一方面，校内调研结果为系统建设工作提供了有 效参考，财务部门可通过发放调查问卷、部门院系走访 、咨询 会等多种方式，了解报销人需求 。只有确切知道报销人在系统
使用过程中的堵点、痛点、难点，才能有针对性地提出报销系 统优化方案，同时能对报销易错点起到“靶向治疗”的作用 。另 一方面，许多高校在报销系统建设、财务信息化和智能化方面 的经验具有借鉴价值 ，通过校外调研进行横向对比， 是强弱 项、补短板的有效途径。
（二）积极探索前沿信息技术在财务服务领域的运用
信息技术的进步对社会管理模式的影响是巨大的， 新型 技术的应用可能彻底颠覆人们的认识 。比如，大数据和数据挖 掘技术可以运用在信息分析和决策支持方面 ，通过分析用户 类别、操作习惯、报销质量等，提供分类推送信息、简易填报渠 道等精准化个性化服务；区块链技术可以在财务共享、业财融 合方面发挥优势，保证链条信息的完整、真实、准确。
2017 年国内高校首个财务智能服务机器人亮相， 不少高 校逐渐重视智能财务实践探索 。目前，人工智能技术发展已取 得一定的成果，比如，OpenAI 研发的聊天机器人程序 ChatGPT 能对多个领域的大量专业问题提供解决方案 ，可见人工智能 应用于高校财务管理前景可期。
（ 三）多渠道、多方式加强报销制度、系统功能的宣传
财务部门可用生动 、多样化的形式，如漫画 、打油诗 、视 频、小册子等，将常见问题解答、财务管理权责及审批程序、财 务系统操作指南等简明易懂地提供给报销人， 通过校园网络信息平台、微信公众号、讲座培训等进行宣传 。同时，为使得推 送的信息更具针对性、不让财务的制度宣讲成为“独角戏”，需 要关注报销信息智能识别功能的开发 、智能问答程序的完善 与推广，减少师生对于学习财经制度、了解报销知识的心理压力，让师生以积极配合的心态参与到财务报销中，使校园形成 良好的财务管理氛围。
（ 四）转变对财务报销系统建设的思想认识
信息系统建设是一个长期的过程，需要保证时间、人力 、 财物等资源的投入，管理层的重视与支持是做好工作的基础。 财务部门需要不断改善管理和服务方式，转换工作思路，充分 聆听报销人的声音，不断发现影响业务的问题，同时结合财务 管理要求、风险管控规范、财务工作经验等，将报销人需求转 化为兼具实用性与可行性的系统功能设计方案 。信息技术部 门要充分配合进行系统优化， 积极推动财务系统与校内外相 关系统进行对接，在资源有限的条件下平衡系统效率与功能，从专业的角度对需求进行筛选、取舍。
六、结语
在报销系统设计中充分考虑报销人需求， 更能建立一个 兼顾易用性与有用性、用户接受程度较高的系统。信息网络快 速发展、大数据和人工智能等技术的广泛应用，为高校财务管 理由信息化向数字化、智能化推进提供了有力支撑。财务部门 应充分了解师生的报销需求 ，积极运用信息技术手段促进财 务管理升级，提供优质服务，助力高校发展平稳致远。
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