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摘要 : “双 一 流 ”建设对高校行政管理人员职业能力提出了更高要求 。本研究创建了高校 行政管理人员胜任力模型 , 并在此基础上设计了胜任力现状和培训需求的调查问卷 , 对高校行政管理人员胜任力的维度及培训需求调查数据进行研究分析 , 提出了基于胜任力的培训建议 , 以期提升管理人员治校理教能力和水平 , 为高校事业发展助力 。
关键词 : 高校行政人员 胜任力 培训体系
在大学治理体系中 , 行政管理发挥着重要的枢纽 作用 。高校行政管理人员是分布在学校机关部处和各 学部院系等不同岗位的管理人员 , 承担着领导职责或 具体管理任务 。从岗位看 , 主要分布在教学管理 、科 研管理 、人事管理 、学生事务管理 、党务工作管理等 岗位上 。行政管理人员在落实高校发展规划和重大决 策 、为教学科研和广大师生提供服务方面具有重要作 用 。因此 , 高校行政机构的工作水平是大学治理能力 的集中体现 , 而高校行政人员的胜任力则是影响工作 水平的关键因素 。从个体层面上来说 , 高校行政管理 人员要努力提升与工作岗位相匹配 、与机构职能相适 应的胜任力 , 更好地承担管理与服务工作 , 促进自身 的职业发展 。从组织层面上来说 , 高校要努力建设 一支高素质 、专业化 、职业化的职员队伍 , 为大学的 改革发展做好服务支撑 。建立基于胜任力的培训体系 , 提升高校行政管理人员的胜任力 , 对于加强大学治理 体系和治理能力现代化建设具有重要的基础性作用。
一 、高校行政管理人员岗位胜任力的概述与模 型构建
1. 胜任力理论概述
胜任 力 是 美 国 哈 佛 大 学 心 理 学 教 授 麦 克 里兰(McClelland) 于 1973年 提 出 的 概 念 , 即 人 与 工 作或工作绩效或生活中其他重要成果直接相似或相 联系的知识 、技能 、能力 、特质或动机 。 1994年 , 斯宾塞(Spencer) 和 麦 克 里 兰(McClelland) 提 出 胜 任特征是能将高绩效者和一般绩效者区分开来的可 以通过可信的方式度量出来的动机 、特性 、 自我概 念 、态度 、价值观 、知识 、可识别的行为技能和个 人特 质 。 胜 任 力 进 而 又 运 用 到 人 力 资 源 的 培 训 之中 。
基于胜任力的培训与开发就是以胜任力为基本 框架 , 依照胜任力体系的要求 , 根据组织环境 、组 织变量与优 秀 员 工 关 键 特 征 来 确 定 岗 位 的 培 训 需 求 , 从而培养员 工 承 担 特 定 职 位 所 需 的关 键 胜任力 , 提高个体和组织整体胜任力水平 , 不断完善充 实胜任力体系 , 进而提高人力资源对组织战略的支 持能力 , 是一种战略导向的分析方法 。
2. 高校行政管理人员胜任力模型构建
近年来 , 很多学者提出各类岗位的胜任力评价 模型 。20世纪 末 以 来 , 胜 任 力 的 研 究 被 广 泛 应 用 于教育领域 , 但关于高校行政管理人员的胜任力研 究较少 , 其中比较具有代表性的有 : 袁 铁 真 认 为 , 高校行政管 理 人 员 的 胜 任 力 主 要 包 括 心 理 道 德 素质 、知识技能素质 、学习创新素质三个维度 ; 王丽 芝 、陈立明认为 , 高校教务人员的胜任力 , 体现在 专业胜任 、行为胜任 、心理素质胜任 、职业操守胜 任 ; 李娜娜等通过对高校机关职员中绩效优秀者和 绩效一般者的访谈对比 , 认为绩效优秀者的胜任力 在 7个方面表现更为突出 , 即责任心 、协同创新能 力 、政治素养 、爱岗 敬 业 、耐 心 热 情 、学 习 能 力 、 担当精神和奉献精神 。董晓林等通过访谈和问卷调 研发现 , 高校行 政 管 理 人 员 的 胜 任 力 可 以 归 类 为 8项 , 即业务素养 、 民主责任 、学习适应 、教育视 野 、影响力 、 同僚关系 、职业技能和性格特征 。容 泽文认为 , 高校办公室工作人员胜任力必须具备坚 定的政治品性 , 为 了 适 应 经 济 发 展 和 对 外 开 放 需 要 , 还应具备 政 治 思 想 品 性 、 服 务 品 性 、 法 律 品 性 、创新品性 、开放品性和公关品性 。姜良杰通过 对高校行政人员胜任力进行研究 , 发现可以分为管 理技能 、人际技能 、工作技能 、性格特征 、职业道德 、创新能力 6个维度 , 是高校行政管理人员个性 特征 、行为特征和工作情景的有机统一 。鞠琳等[2] 通过深度访谈和内容分析 , 总结归纳出 12项高 校 行政人员胜任力要素 , 将其放置在显性 - 隐性 、专 业化 - 职业化两大维度中 , 构建高校行政人员胜任 力分析模型 。
在以往学者研究的基础上 , 本研究主要采用质 性研究方法 , 选取国内某高校作为案例 , 将其学部 院系和机关各职能部门的行政管理人员作为研究对 象 , 通过个别访谈与实物资料收集等方法进行信息 收集 , 在此基础上提炼概念 , 从职业素养 、知识结 构 、专业技能 、心理素质等四个维度构 建 了 20个 具体指标的理论模型(如图 1) 。
二 、高校行政管理人员胜任力的调查研究
根据上述胜任力模型指标 , 围绕国内某高校行 政管理人员胜任力现状和培训需求 , 通过问卷的方 式展开了调查研究 。 问卷共包括三部分 : 第一 部分 为个人 背 景 , 主 要 了 解 行 政 管 理 人 员 的 性 别 、专 业 、学 历 、 职 称 、工 作 经 验 以 及 工 作 情 况 等 ; 第 二部分为高校行政管理人员岗位胜任力测评项目 , 分为 4个维度总计 20道题目 , 采用五点李克特对 题项进 行 重 要 性 分 析 , 题 目 包 括 很 不 符 合 、不 符合 、不确定 、符合 、很符合 5个等级 , 其中 “5分 ” 表示题 目 描 述 的 内 容 对 于 被 试 者 来 说 “很 符 合 ”, “1分”表示题目描述内容对于被试者来说“很不符合”; 第三部分了解被试者岗位培训经历和培训需求。
1. 调查对象
本次调查通过线上问卷星形式发放和填写 。研究对象全部 来 自 国 内 某 高 校 行 政 管 理 岗 位 工 作 人员 , 包括职能部门和学部院系 。共回收问卷 400份 ,通过问卷筛选 , 剔除无效问卷 78份 , 最终获得有效问卷 322份 。调查对象的基本情况如表 1所示 。
2. 问卷信效度检验
(1) 信度检验
对 322份问卷结果进行信度分析 , 了解了问卷 的整体及 4个维度克隆巴赫 Alpha系数 , 所得结果 如表 2所示 。从表中数据可得 , 本研究的整体克隆巴赫系数 为 0.974。在各维度中的系数分别为职业素养维度 0.94, 知识结构维度 0.911, 专业技能维度 0.957, 心理 素 质 维 度 0.897, 所 有 维 度 均 具 有 较 高 的 信度 。
(2) 效度检验
对行政管理人员岗位胜任力问卷的结构效度进 行检验 , 结果是 : ①KMO值为 0.960; ②Bartlett球 形检验的 χ2值为 7108.021(自由度为 190) , 显 著 性为 0.00, p<0.001, 表 明 在 置 信 水 平 上 有 显 著 性差异 , 表示数据取自正态分布 , 很适合做因子分 析 。将 “因子的提取数量 ”设置为 “4”, 即与本研究 中的一级构成要素数目相同 , 并使用斜交转轴法中的 Promax斜交旋转 。在被提取到的 4个共同因子 中 , 包含 20个因子的因子载荷均大于 0.60。 累积 解释变量为 67.513% , 远高于 60% 。
通过皮尔逊积差相关对总问卷以及各级维度之 间进行相关分析如表 3。对问卷整体得分与各维度 得分之间 、 问卷总分与各题项之间的相关系数进行判别 , 了解问卷的结构效度 。从以上数据可得 , 胜任力总 分 与 各 维 度 之 间 均 存 在 显 著 正 相 关 (r=0.89-0.96, p<0.01) 。
3. 问卷调查结果分析
(1) 行政管理人员岗位胜任力的总体发展水平
在岗位胜任力调查问卷的总体样 本 数 据 层 面 ,322位行 政 管 理 人 员 的 岗 位 胜 任 力 均 分 为 3.89,SD=0.756, 所有行政人员在岗位胜任力各维度方面的均分 、标准差 , 所得结果如表 4所示 。根据 李 克 特 五 点 量 表 等 级 划 分 , 优 秀 等 级 为 5.00-4.50分 , 良好等级为 4.49- 3.50分 , 合格等 级为 3.49-3.00分 , 不合格等级为 3分以下 。对调 查结果进行分析 , 发现行政管理人员岗位胜任力总 体得分 以 及 各 维 度 得 分 都 高 于 合 格 线 3分 , 处 于 3.5分到 4.5分之间 , 按问卷等级名称则处于“符合” 到 “很符合”之间 , 说明目前行政人员岗位胜任力状 况处于良好等级 。各标准差的值都在 0.5以上 , 离 散程度较大 , 表明行政管理人员个体之间在胜任力 方面差异性较大 。在各维度中 , 职业素养维度得分为 4.01, 知识结构维度得分为 3.7, 专业技能维度 得分为 3.96, 心理素质维度得分为 3.84, 其得分由 高到低分别为 : 职业素养维度 >专业技能维度 >心 理素质维度>知识结构维度 。 (图 2)
(2) 行政管理人员岗位胜任力各维度分析
一是职业素养维度 。行政管理人员岗位胜任力职业素养维度调查结果如表 5所示 。
根据表 中 数 据 可 知 , 各 要 素 标 准 差 均 大 于 0.9, 说明被调查者在本维度的差异较 大 。 平 均 得 分 4.01说明职业素养整体处于良好水 平 。 在 具 体 的指标中 , 得分最高的是责任心和服务意识 , 说明 作为行政管理 人 员 , 基 本 的 责 任 心 和 意 识 是 到 位 的 , 但在全局意识和职业文化认同方面得分相对偏 低 , 说明在大局观 、全局视野 、处事格局 、文化认同等方面的宣传和培训值得关注 。
二是知识结构维度 。行政管理人员岗位胜任力知识结构维度调查结果如表 6所示 。
根据 表 中 数 据 可 知 , 各 要 素 标 准 差 在 0.9左右 , 差异略小于职业素养维度 。平均得分 3.7, 为4个维度中的最低得分 , 说明在岗位胜任的知识和能力储备方面需要重点关注 , 其中职业生涯规划知识 、心理学知识和其他综合知识三个方面的问题更为突出 。在此维度中 , 思政政治 、学科知识方面相对较好 , 说明能熟练掌握和深刻理解思想政治教育专业的理论知识 , 并能熟练运用其分析解决 问 题 。未来在心理学 、生涯规划类 、教育学 、伦理学 、管理学等多方面需要加强培训 。
三是专业技能维度 。行政管理人员岗位胜任力专业技能维度调查结果如表 7所示 。
根 据 表 中 数 据 可 知 , 各 要 素 标 准 差 在 0.9左 右 , 平均得分 3.96, 处于良好水平 。 分指标来看 , 得分最高的是执行能力 , 最低的是学习创新能 力 , 说明在开拓工作思路 , 创造工作方法方面尚有提升 空间 , 在培训过 程 中 应 该 引 导 行 政 管 理 人 员 勤 思 考 、多反思 , 开阔视野 、开阔思路 , 在脚踏实地扎实落实工作的同时 进一 步提高抬头看路的意识 , 提升创新能力 , 促进 管理工作效果质性飞跃 。
四是心理素质维度 。行政管理人员岗位胜任力 心理素质维度调查结果如表 8所示 。
根 据 表 中 数 据 可 知 , 各 要 素 标 准 差 在 0.9左 右 , 平均得 分 3.84, 仅 高 于 知 识 结 构 维 度 。 各 分 指标得分表现基本相似 。说明高校行政管理人员在 心理建设 、危机处理等方面存在较大的提升需 求 。 行政管理人员作为有较多需要与人打交道的工作场 景 , 面对形形色色的人与事 , 保持情绪稳定 , 使自 己的情绪不受外界的影响而波动 , 沉着稳定的处理各项事宜 , 有利于提升现实工作成效 。 因此 , 开展 情绪控制 、心理辅导类内容的培训是十分必要的 。
三 、行政管理人员工作现状与培训需求分析
问卷第三部分 , 开展了行政管理人员培训经历 和培训需求的调查 。
1. 培训经历调查
问卷结果显示 , 共 有 213人 表 示 参 加 过 培 训 , 占比 66.15% , 109人 表 示 未 参 加 过 任 何 培 训 , 占 比 33.85% 。
对参加过培训的 213人 , 问卷对培训类型和频 次做了进一 步 调 查 , 结 果 如 表 9所 示 。 57.75%的 人参加过专业技能培训 , 47.89%的 人 参 加 过 工 作 能力培 训 , 仅 有 30.52%的 人 参 加 过 心 理 健 康 培 训 , 表明目前开展的培训类型更重视与岗位技能直 接相关 , 而对胜任力模型中的职业素养和心理素质 关注较少 。
对未参加过培训的 109人 , 问卷进一 步了解培 训意愿 , 82人 表 示 愿 意 参 加 培 训 , 占 比 75.23% ; 20人表示需要考虑 ; 7人明确表示不愿意 。 总体而 言 , 行政管理人员接受培训的个人意愿比较强烈 。
2. 培训需求分析
问卷调查对象期待获得的培训进 行 深 入 了 解 , 从期望的培训频率 、形式 、 内容 、方式和达成的首要目 标 5 个 方 面 设 计 问 题 , 获 得 需 求 结 果 如 表 10所示 。从培训频率 上 看 , 37.58%的 调 查 对 象 希 望 每 三个月获得 一 次培训 , 31.99%的 人 希 望 每 一 个 月 获得一次培训 , 24%左右的人希望获得更高频率的 培训 。培 训 形 式 上 , 最 被 接 受 和 认 可 的 是 集 中 培 训 , 比如 会 议 和 集 训 课 程 , 其 次 是 零 散 的 专 题 培 训 。培训内容上 , 最被期待的是心理 、管理 、教育 等学科行政基本素养类 , 对应胜任力模型中的知识 结构和心理素质 ; 其次是针对自身岗位的工作技巧类培训 , 对应胜任力模型中的专业技能 。培训方式上 , 72.36%的 人 愿 意 学 习 同 行 实 践 经 验 报 告 ,64.6%的人愿意通过专家报告提升自我 。提升专业技能是最被期待通过培训达成的目标 , 其次是提高个人素养和提高工作能力 , 可见行政管理人员对培训的需求 , 更多的是可以促进个人工作绩效快速提升的主动需求 。
四 、基于岗位胜任力现状的高校行政管理人员培训体系构建
从调研 结 果 看 , 无 论 是 岗 位 需 要 还 是 个 人 意愿 , 行政管理人员的职后培训需求均非常强烈 。从工作需要看 , 通过职后培训促进行政管理人员的能力提升必然有助于工作实效的提升 , 有助于高校整体事业发展 。拟根据行政管理人员的胜任力 现 状 、工作现实情况 , 以及普遍需求 , 从培训内容 、培训形式 、培训频次 、培训反馈等四个方面 , 有针对性的探讨职后培 训 体 系 建 设 , 将 有 利 于 缓 解 工 学 矛盾 , 有利于提升培训效率与培训效果 。
从胜任力调查现状分析 , 比照胜任力模型找出差距 , 进而确定岗位的培训需求 , 由此设计实施提升行政管理人员岗位胜任力的有效课程 。根据本次调查的某高校行政管理人员岗位胜任力现状调查分析 , 岗位胜任力并不均衡 , 在知识结构方面的自我评价较低 , 尤其缺乏心理学 、生涯规划等方面的知识 ; 在专业技能方面 , 需要补足创新能力 、规划决策能力 、现代办公技能等方面的短板 ; 心理素质方面有待提升 , 可以通过心理健康课程来实现 ; 职业素养方面表现较好 , 但是全局观和文化认同仍有加强的空间 。
从行政管理人员工作现状以及培 训 期 刊 来 看 ,培训频次不宜过高 , 以 1~ 3个月开展 1次培训内容为宜 。培训形式更为期待 1~ 2天的短期培训与自主学 习 相 结 合 的 方 式 。 更 为 关 注 “心 理 、 管 理 、教育等学科行政基本素养 ”和与 “个人工作相结合的工作技巧 ”相关的培 训 内 容 。更 加 注 重 加 强 实 践 类经验交流 。
基于上述结论 , 针对高校行政管理人员的培训工作设计有如下建议 。
第一 , 在确定培训内容时 , 除了考虑对上述短 缺的知识 、能力 、行为方式等显性胜任特征的培训 , 还需要考虑对思维观念 、文化熏陶 、心理健康等隐 性胜任特征的培训 , 培养创新思维和意识 , 更新固 有观念 , 改善心智模式 , 提升或改善隐性胜任力 。
第二 , 对于不同岗位和职级的行政人员应采取 不同的培训形式 , 注重多样性和针对性的结合 , 并 加大个性化的培训力度 。对知识水平和胜任力水平 相对较高者 , 可运用角色互换法 、实际案例法 、分 析研讨法 、参 观 学 习 法 、挂 职 锻 炼 法 等 进 行 培 训 , 将理论和实际工作紧密相连 , 以深化培训效果 ; 对 于胜任力 水 平 相 对 普 通 的 行 政 管 理 人 员 则 可 采 用 一些传统的诸如授课类的培训方法 , 在稳固基础的 前提下培养持续学习能力和创新能力 ; 对于新职员 的培训可采用师徒传授 、现场参观经验交流 、集中 授课等培训方式 , 使其尽快获得角色感 。
第三 , 培训实施方面 , 要重点考虑的三方面问 题 , 其一是培训内容与岗位需求相一致 , 其二是培 训方法与培训内容相匹配 , 第三是培训频次与工作 压力相协调 。培训方法要与需求目标一致 , 比如实践性的需求 , 就应以模拟场景式培训方式为主 ; 专 业技能型的需求 , 就应以课堂式学习方式为主 , 身 处高校的行政 人 员 有 许 多 便 利 , 如 可 以 跟 班 听 课 等 。培训 时 间 根 据 培 训 内 容 而 定 , 可 短 期 集 中 培 训 , 大体量培训内容也考虑避免太高频次的分期学 习培训 , 培训场地和设施的选择要有利于培训的有 效实施 , 如线上线下混合式 。
第四 , 要有培训效果的评估 。没有评估的培训 是盲目的 , 且不可持续 。 可通过问卷访 谈 等 方 法 , 考察受训者对培训的整体感受和对培训内容的整体 判断 ; 可通过笔试 、 问卷调查或者专业技能竞赛的 方式对受训者的知识技能等方面进行测试 , 了解他 们培训实际效果 ; 可通过考察受训者在工作中的行 为是否有所改进 , 来评估培训有效性 , 如可通过正 式的测评或 非 正 式 的 观 察 等 方 式 进 行 全 方 位 考 核 法 , 即由上级下级同事及服务对象等从不同角度对 受训者展开全方位的评价 。通过结合胜任力模型的 评估 , 既能反映培训效果 , 又能体现胜任力的全面 提升 , 还能以评促改 , 进一 步优化培训设计 , 提升 培训效果 。
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