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摘要：在学分制下，学生的个性化、多样性导致毕业资格审核的复杂性，本文阐述了运用Excel数据透视等功能完成毕业审核的方法，同时建立了两级、多次审核管理机制。实践证明此方法效率高、准确率高。
关键词：毕业审核；学分制；EXCEL；数据透视
本文引用格式：张群艳，等.建立基于EXCEL的高校学分制毕业资格审核机制的实践与探索[J].教育现代化,2019,6(45):170-172,175.
Practice and Exploration of Establishing the Graduation Qualification Examination Mechanism of University Credit System Based on EXCEL
ZHANG Qun-yan,ZHU Hui,LIU Yu-qun
(Faculty of Mechanical Engineering&Automation,Zhejiang Sci-Tech University,Hangzhou Zhejiang)
Abstract:Under the credit system,the individuality and diversity of students lead to the complexity of graduation qualification examination.This paper describes the methods of using Excel PivotTable to complete graduation qualification examination,and establishes a two-level and multiple audit management mechanism.
Key words：Graduation qualification examination；Credit system；EXCEL；PivotTable
一引言
学分制是以选课为前提、以学分作为学习计量的单位、以取得必要的最低学分和学分绩点作为毕业和获得学位标准的一种较为灵活的教学管理制度[1,2]。学分制是“以生为本”，贯彻因材施教的原则，探索多样化、个性化的人才培养途径。毕业审核是依据毕业条件审核学生的毕业资格[3]。学分制的实施，学生学习进度各不相同，使得学生学业过程监控、毕业资格审核数据复杂，审核任务更为繁重。目前学校使用正方教务管理系统，该系统只能统计出学生获得的学分是否达到毕业要求，对学生未完成的课程是否已选课无法直观的反映出来。为及时掌握学生的动态情况，能够直观呈现学生完成培养计划课程和学分的进程，有效指导学生完成学业，建立了基于EXCEL的系统外审核体系。
二课程审核
我校的专业培养计划的课程设置按性质分为必修课和选修课两大类，其中必修课为专业人才培养方案中规定学生必须修读的课程，选修课为专业人才培养方案中学生可以选择性修读的课程；课程设置按类别分为通识教育、大类平台、学科基础教育、专业教育、第二课堂教育等五类，其中通识教育课程分为自然科学类、工程技术类、计算机信息类、艺术类、经济管理类、文史哲法类、体育与健康类等七个课程模块，各类课程又有理论课和实践课。各专业培养方案中对最低毕业要求如下（以2013级机制专业为例），如表格1、表格2所示。
由于转专业、国内外交流、休学、重修等原因，导致相关学生修读的部分课程与培养计划表中要求课程不尽相同，在统计学生成绩数据前需对学生完成课程数据进行预处理。首先对系统中显示为计划外课程严格按照学校课程替代和学分认定原则进行课程替代审核和学分认定审核，其原则如下：1.内容相近原则；2.高替低原则；3.不重复原则。课程审核是为保证学生已获得学分课程与培养计划课程能一一对应，确保数据完整性和审核结果的准确性。
三数据准备
我校使用的教务管理系统为正方系统，从查询学生教学计划成绩可以统计出各专业学生应完成及已完成的全部课程数据。以2013级机制专业为例107人共有12853条成绩数据，如表格3。对不在培养计划表中的课程系统标示为计划外课程。我校对计划外课程均归属于通识选修课，为此需要对该类课程所属类别进行明确，运用VLOOKUP工具[4]以全校课程库与表3中计划外课程进行匹配，确定课程归属类别（系统显示字段为组号名称）。这样所有课程都有了明确的课程归属和类别，为之后的统计归属确保准确性。
四数据处理
在学生教学计划成绩表（表格3）中筛选出已获得学分（成绩≧60分）的课程数据生成合格成绩表作为有效数据进行数据透视分析，用学号、姓名、班级作为行标签，用课程性质、课程类别、组号名称三字段作为列标签，字段学分作为求和项，获得每个学生相应课程类别的学分统计[3]，如图1。
因透视表不能直接编辑，将透视结果数据复制到新表生成数据总表，在此表中进行编辑操作。由于通识选修课学分在透视表有两个不同类别分别统计：一是公选课-计划外课程，二是选修课-通识课，需要进行同类项合并。最后将各类别数据与培养计划要求生成对应学分审核数据表，如图2。一张表可以清晰的呈现学生完成培养计划学分的情况，避免了正方教务管理系统中需多张表体现的问题。
五学分审核
根据学分审核数据表，对各类别学分数不足要求的学生逐个审核，核查培养计划统计出数据相应类别课程完成情况，列出未完成课程并查看下学期选课与否，生成审核结果报表。为防止漏误，对学生教学计划成绩表（表格3）中筛选出小于60分的课程，复核生成的结果报表，确保审核准确率。此项学分审核工作量大，以人工为主，稍有疏忽就会遗漏，因此尽可能利用EXCEL中的公式完成各项操作，如IF()、CONCATENATE()等，以提高工作效率。
六 审核机制
毕业资格审核是教学管理的一个重要环节，是学生能否毕业的依据，审核结果的利用是强化学生过程管理的有效途径。为确保审核准确性和时效性，学校建立相应审核管理机制。1.提前审核：将毕业审核提前到毕业前一年，四年制学生在第六学期结束时第一次预审，有效指导学生在最后一学年修读还未完成的课程和学分。2.多次审核：在第六学期结束审核为预审，第七学期结束再审核为复审，第八学期初补考和选课结束后在复审基础上审核为终审。多次审核可及时掌握学生的动态情况，指导学生完成学业，同时为学校相关决策提供依据。3.两级审核：学院审核后，校教务处也审核，并与学院审核结果比对并反馈结果，形成院校两级审核，院审在先，校教务处审在后。同时要求学生对照培养计划自行审核，对结果有异议及时反馈，以防单方面原因造成的漏审。
七总结
毕业审核是本科教学管理中的一个重要环节，充分运用EXCEL中的相关功能，运用技术手段降低人为因素，可大大提高审核的效率和准确性。同时从建立有效的审核机制保障毕业资格审核的时效性。
参考文献
[1]肖丽花.学分制下本科学生毕业审核管理研究[J].经营管理者，2016（10）：339.
[2]孙成玉，孙玲君.Excel数据处理全能手册珍藏版[M].北京：中国铁道出版社,2009.
[3]JohnWalkenbach.中文版Excel 2007图表宝典[M].北京：清华大学出版社,2009.
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