财务智能化背景下公立医院会计档案电子化管理方案探究论文

 

　　［关键词］财务智能化,公立医院,会计档案,电子化管理

 

 

　　近年来，随着我国医疗体制改革的不断深入，公立医院面临着来自各方面的挑战，包括资金短缺、成本控制、服务质量提升等。在这样的形势下，如何提高管理效率、降低运营成本，成为公立医院亟待解决的问题。与此同时，信息技术特别是大数据、云计算与人工智能的快速发展，为医疗行业转型提供了新的机遇。在这一背景下，财务智能化逐渐成为公立医院发展的重要方向。

 

 

　　传统的纸质会计档案管理方式需要耗费大量的人力资源，会计人员不仅需要进行凭证的录入、整理、装订，还要定期对档案进行移库和上架，这些工作不仅占用了会计人员大量的时间，还让他们无法将精力集中在更具创造性和增值性的工作上［1］。而通过会计档案电子化管理，所有的凭证和账档资料均可通过电子系统进行存储和管理，大大减少人工操作的时间和人力成本，使得会计人员可以将更多时间和精力投入到财务分析、成本控制等更为重要的工作中，为医院的决策提供更为精准的数据支持。另外，纸质会计档案存放占用大量的物理空间，给医院的管理工作带来较大压力，在医院这样一个空间资源相对紧张的环境中，纸质档案的存放需要专门的档案室，如果存放环境存在潮湿或虫蛀等问题，就会影响档案的完整性与有效性。而电子档案管理将会计档案转移至电脑硬盘或服务器中，不仅可以节省大量的物理空间，还能够解决时间流逝导致的纸质资料劣化问题，避免自然灾害等不可抗力因素导致档案丢失，提高档案的安全性和可靠性。此外，在传统的纸质档案管理中，往往要通过特定的凭证号在众多账本中查找，然后再到档案室查询，这一过程耗时耗力；而实现电子化管理后，所有档案都可以通过计算机系统进行关键字检索，实现快速精准查询，大幅提升财务管理的透明度和及时性，推动医院的整体运营效率提升。

 

 

　　2.1未完善与会计档案电子化管理相适应的内部管理制度

 

　　在现代医院管理中，信息化建设已经成为提升管理效能和服务质量的重要手段，随着财政部、国家档案局联合发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》的出台，电子会计凭证的应用已然成为规范会计档案管理的重要方向［2］。然而，在实际操作中，部分公立医院在会计档案电子化管理方面存在诸多问题，最为突出的就是未建立与会计档案电子化管理相适应的内部管理制度。目前，很多公立医院对电子会计凭证的重要性认识不足，在制度设计方面缺少明确的电子会计凭证管理办法，仅依赖传统的纸质凭证管理体系，对电子凭证的接收、存储、归档及安全防护等缺乏系统性规划，影响了会计凭证的合法性和真实性，甚至还可能导致信息丢失或窜改，增加了财务风险。同时，部分公立医院在电子会计凭证的分类管理上，没有对可电子化管理的会计凭证进行细分，未根据不同类型的凭证特征制定相应的处理流程，如医院在接收电子发票、电子合同等凭证时，未明确其获取来源和传输途径，难以保证凭证的有效性和可靠性。此外，部分公立医院审核和查验电子会计凭证来源真伪时，缺乏有效的管理制度。由于缺乏相应的技术手段和管理流程，部分公立医院在实际操作中未形成有效的凭证查验机制，增加了凭证审核过程中出现失误的风险，甚至会让一些伪造、变造的凭证混入账目，进而影响整个医院的财务安全和决策依据。

 

　　2.2财务信息化管理系统未完全实现模块间的互联互通

 

　　在信息技术飞速发展的背景下，公立医院的财务管理也在向信息化和电子化方向不断迈进，但在实施会计档案电子化管理的过程中，模块间的互联互通不足，使得各个系统在数据传输和信息共享方面存在障碍。例如，医院的合同管理系统与预算管理系统之间的对接缺失，导致在合同付款流程中，财务人员仍需要依赖纸质审批单进行信息确认，这不仅增加了工作流程的复杂性，还影响了信息传递的及时性和准确性，容易造成信息不对称，导致错误支付或支付延误。与此同时，分散、孤立的财务信息化系统，导致公立医院在预算管理、合同管理和会计核算等模块之间缺乏有效的数据流动。例如，由于出纳系统与会计核算系统脱节，出纳人员在处理凭证时，仍需要根据纸质凭证进行数据录入，而会计人员需要根据出纳录入的纸质凭证信息再次进行手动录入，这不仅增加了工作量，还出现了重复工作的情况，无法保证凭证信息录入的效率和准确性。此外，每一次的审批和凭证处理涉及的纸质文件都给仓库的管理和后续的档案查询带来了较大的负担。由于缺乏实时的信息共享，工作人员必须依赖纸质文件进行确认和查验，这一过程不仅烦琐，还可能出现人为操作失误导致档案丢失或错乱的情况。而实现电子化管理的初衷，就是希望通过信息技术提高管理效率，减少纸质文件的使用，从而实现成本的节约和资源的合理配置。

 

 

　　3.1建立完善的会计档案电子化管理制度

 

　　随着信息技术的飞速发展，公立医院在会计档案管理方面面临着转型和升级的迫切需求，会计档案电子化管理不仅可以提高工作效率，还能够确保信息的真实性、完整性和安全性。为了实现这一目标，首先公立医院要建立一套完备的会计档案电子化管理制度，明确各类电子会计凭证的分类标准，规范电子会计凭证的归档和整理方式，包括对会计凭证的编号、命名、保存格式等要求进行详细规定，以便后续的管理和查阅。其次，对于不同类型的电子会计凭证，如收入凭证、支出凭证、费用报销凭证等，公立医院需要设定不同的管理流程，以确保每类凭证都能够按照规定的程序进行有效管理。在电子会计凭证的生成、审核和归档过程中，各环节的责任人都应清晰明了，确保每位员工都能够履行自己的职责，并设立专门的档案管理人员，负责监督电子会计凭证的流转流程，确保信息的安全和完整［3］。再次，在电子会计凭证的流转流程与途径方面，公立医院应建立一套完整的流转机制，确保所有电子会计凭证在形成后，能够通过内部的财务信息系统进行流转，保证凭证在系统内的传输安全。最后，公立医院应全面记录每一步的流转过程，保留各操作人员的操作痕迹，以便日后的追踪和审查，有效预防凭证丢失、毁损或被窜改等风险，确保每一份电子会计凭证都能在信息审核和流转中保持高水准的透明度。

 

　　3.2完善财务管理信息系统

 

　　根据《电子会计档案管理规范》，公立医院在实施会计档案电子化管理过程中，必须对现有的财务管理信息系统进行全面评估，判断其是否满足电子会计档案管理的需求，并根据实际情况选择合适的财务管理软件，确保其支持预算管理、会计核算、合同管理、资产管理以及工资管理等多个模块的功能［4］。同时，公立医院应加强信息系统的集成与数据共享，实现各个模块的无缝对接，以此消除“信息孤岛”，并通过建立统一的数据中心，实时获取和共享各个模块的相关信息，从而实现数据的快速传输与流通。例如，会计核算模块可以直接从预算管理和合同管理模块获得数据，从而缩短信息录入的时间，提高准确性。在推进电子会计档案管理的过程中，信息安全是重中之重，公立医院应建立健全信息系统的安全管理机制，避免电子会计资料受到外部攻击和内部泄露的威胁，并采用双重身份验证系统，确保只有经过授权的人员才能访问敏感数据。此外，在实施电子会计档案管理的过程中，公立医院需要建立持续的监测与评估机制，定期检查系统的运行状况、档案的管理效果及人员的操作规范，以便及时发现并纠正存在的问题，并结合实际情况设定相关的考核指标，通过量化的方式评估电子会计档案管理的效果，从而提高医院的财务管理水平。

 

　　3.3加强会计档案数字化管理人才队伍建设

 

　　在数字化浪潮席卷各行各业的背景下，会计档案管理的数字化转型已成为公立医院必须面对的重要任务。为了有效加强会计档案管理的数字化人才队伍建设，公立医院应根据数字化管理的需求制订具体的培养计划，从而提升人才队伍的数字化管理能力和技术水平。在此过程中，公立医院应明确培养目标，数字化管理人才不仅要具备一定的会计档案管理知识，还要掌握现代信息技术、数据管理及相关软件工具。同时，公立医院制订的培养计划需要充分考虑数字化管理的多元化需求，设定明确的岗位目标，以确保人才培养与实际工作相结合，让职工在实际操作中不断提升技能和素质。另外，公立医院应通过设置系统的课程，覆盖基础知识、专业技能及职业素养，从而在各个层面提高职工对会计档案数字化管理的理解和应用能力，并根据会计档案管理的发展变化，定期更新培养内容，确保人才队伍的知识结构与时俱进，从而适应快速变化的科技环境。除此之外，公立医院还应设立专门的数字化管理岗位或部门，以确保会计档案的数字化管理工作得到专业的支持和保障，并招聘和培养专门的人才来负责会计档案数字化管理工作，确保工作职责的明确性和专业性。

 

　　3.4建立适应大数据发展的会计档案电子化管理体系

 

　　在大数据时代，公立医院需要重新审视和构建会计档案信息管理模式，以便适应迅速变化的技术环境和市场需求。会计档案管理不仅是信息记录和保存的过程，更是信息利用与价值创造的关键环节。首先，制定“存量数字化，增量电子化”的信息管理发展战略是关键。公立医院应对现有的传统形式的会计档案进行数字化处理，将其转化为可管理和可利用的数字信息，从而形成一个存量数字信息库，为纸质会计档案电子化奠定基础［5］。在增量方面，公立医院应将新生成的会计档案信息及时电子化，确保会计档案信息在产生的第一时间就能以电子形式保存，保持信息的实时性和完整性，从而提高信息的管理效率，为后续的数据分析打下良好的基础。其次，在传统会计档案管理理论的基础上，针对当前社会对信息量化处理和电子工具应用的需求，公立医院应进行深入的理论研究与总结，明确会计档案管理与信息技术的结合点，逐步形成适用于大数据时代的会计档案管理理论。这不仅有助于提高公立医院的会计档案管理水平，还能够为公立医院的决策提供数据支持和理论依据，为管理者在快速变化的市场中把握机遇提供强有力的支撑。最后，公立医院应建立完善的会计档案管理制度，明确电子会计档案保管、使用、分享等方面的具体规定，确保管理工作的时效性和有效性，并建立适应大数据发展的会计档案管理理论与工作体系，明确责任，防范风险，保护个人隐私和商业秘密。

 

 

　　构建电子化会计档案管理体系是公立医院实现财务智能化的必要之举，具有重要的意义和应用价值，有助于全面提高档案的管理效率，减少人力和物力投入，控制医院整体运营成本。与此同时，电子化档案的生成、存储和管理方式大幅提升了信息的安全性和准确性，对于规避财务风险、提升决策支持能力有着积极的作用。未来，随着技术的不断进步，公立医院会计档案管理将向更加智能化、自动化的方向发展，实现实时监控、自动归档及智能搜索，形成全面的信息共享体系，为医院的可持续发展奠定坚实基础。

 

 

　　［1］李颖博.加强会计档案管理，更好地服务公立医院发展［J］.兰台内外,2024(29):60-62.

 

　　［2］史晓川,李思茗,孙舒然,等.基于智慧财务系统的公立医院电子会计档案管理探索与实践［J］.中国卫生经济,2024(8):84-88,92.

 

　　［3］刘仁琴.智能公立医院会计信息化建设研究［J］.质量与市场,2024(4):53-55.

 

　　［4］魏丛,郝艳.公立医院会计档案电子化管理研究［J］.办公室业务,2023(21):159-161.

 

　　［5］袁征,傅建伟,陈再菊,等.公立医院电子票据改革和电子会计档案管理的创新实践［J］.中国总会计师,2023(8):119-121.