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摘要：随着信息化时代的到来，传统的院系档案管理方式已经不能满足现代教学工作的要求，开展微信公众号推送、Excel、云盘等现代信息平台的应用，不仅提高了院系教学电子档案的利用率，同时也对提高院系档案信息化水平起着非常重要的作用。
关键词：院系；档案；微信公众号；云盘；Excel
本文引用格式：周亦哲.高校院系教学档案信息化的现状分析及对策[J].教育现代化,2019,6(96):292-294.
对于高校院系来说，教学活动是其最基本的活动，也是整个学校教育内容的核心。在教学活动的过程中，教学文件会有不同形式的记录产生，包括文字、图片、视频等。在这些记录中，具有保存价值的记录通过档案人员的整理、编辑后就形成了教学档案。教学档案较为真实地记录了院系各专业的情况，是制定和修改教学计划的重要依据。高校院系教学档案管理作为学校档案管理的重要分支，在提高教学质量、深化教学改革中起着积极的作用。随着网络技术的日益完善以及高等教育观念的改变，院系教学档案电子信息管理化成为一种必然。
一院系教学档案信息化的内涵
院系教学档案信息化的对象有两种，一个是指以纸质档案为载体，采用数字化的方式，将信息电子化。另外一种是现行的电子文件。所谓的信息化就是指以上述两种对象为主，以计算机技术建设为基础，以教学档案资源建设为中心，以提高院系档案利用率为目标的一项重要档案建设。它是依靠信息技术获得、分类、共享教务档案资源，提高档案管理效率，从而为实现高校档案资源数字化打下良好的基础。
二院系教学档案信息化的必要性
（一）大数据时代和信息化发展的必然
随着大数据技术的应用进一步深入，信息变得更加地开放，软件技术的更新换代，使得院系教学档案信息化管理模式得到了有力地保障。在大数据时代的背景下，对院系教学档案工作的要求更加严格，纯手工的纸质管理模式已经逐渐淘汰，加之信息化的到来，院系教学档案信息化也就成为一种必然。
（二）档案管理和教育观念的改变
一方面，与纯手工相比，通过信息化，院系教学档案的存储、查询等工作变得更加方便，节省了大量的时间、人力，使得院系档案工作的效率大大提高。另一方面，这也是教学理念、手段不断适应改革的需要，随着教育信息化观念的深入，数据已经成为制定和实现教学目标的依据和保障，同时也是实施差异化教学的重要参考。所以，院系教学档案作为高校档案管理的重要分支以及作为院系教学活动的重要保障，信息化建设显得尤为重要。
（三）提高档案信息的利用价值
在以前纯手工时代，受纸质档案因素的影响下，教学档案往往是封闭的，教学档案的信息往往是不能共享的。而在信息化环境中，教学档案是流动的，教师可以通过其多样的展示方式，配以专业的分析软件，从各种角度发现教学活动中出现的问题，并加以改进，可以对整个院系的教学水平有一个很好的提升。管理者可以更为直观地了解及评价教师的教学效果,并根据其教学效果调整各学科的建设比重及侧重点。学生也可以通过各种平台随时随地了解学院的教务动态，从而大大提高了教务档案的利用率。
三院系教学档案信息化存在的问题
从目前我国高校院系档案的情况来看，要实现院系教学档案信息化，目前主要有以下几方面需要加强和改进。
（一）院系教学档案的载体仍以纸质为主
受认识及资金投入不足的影响下，我国院系档案信息化管理还没有受到足够的重视和支持，目前绝大部分院系级教学档案管理模式还处在手工处理阶段，院系教学档案的载体绝大部分仍以纸质为主。在新的环境下，一方面随着对教学档案利用率和需求的提高，另一方面随着教学档案数量的增多以及种类的繁多，特别是人工查询或者检索时，工作量大幅度增加，加大了院系教学档案资源合理配置的难度。
（二）院系教学档案的利用率低
信息化的目的是为了促进院系教学档案管理模式的改变，从以往的以教学档案实体保管为中心，开始慢慢向利用教学档案为教学服务的思想上过渡。但是，绝大多数高等院校对院系教学档案工作的理解都还保留在“采集、签名、保管”这一基本阶段，往往忽视了院系教学档案所蕴藏着的巨大价值，往往都是些收集好的纸质材料，只是经过简单地整理，没有经过信息化处理就被简单地堆弃在档案架上，对接下来的教学工作没有产生任何的影响和作用，没有达到教学档案服务于院系教学工作的目的。
（三）院系教学档案信息化建设力度不足
对于院系教学档案建设来说，这项工作是长期的、系统的，需要人力物力投入，特别需要一些软件、硬件投入，但由于个别高校对院系教学档案信息化方面认识不足，在实际建设中，投入力度不大，使院系教学档案信息化进展缓慢，院系档案管理没有达到预期的效率。
四院系教学档案信息化的建设对策
针对上述存在的三方面问题，本文提出了以下四点对策来应对。
（一）搭建二级学院教学管理微信平台
微信作为一种服务平台，它的及时性和互动性上有很大优势。因此，把微信作为院系教学档案管理和信息服务的平台，能够有效克服传统档案管理模式中互动交流不足的缺点，较好推动了教师与学生之间的互动，方便师生在线操作，使教学档案发挥它真正的价值。
在实际操作中，通过微信平台推送与师生有关的教学信息，由指定的管理人员，通过微信群或者微信公众号及时把学校学院传达与教务相关联的通知或者信息经整理，推送到老师学生，让师生在第一时间知晓其相关的内容。若对相关的内容有疑问时，可以向推送员询问。反过来，老师和学生也可以推送校外和学院相关信息。另外，我们还可以将教学安排，课题申报，教学检查等信息通过微信平台发送给老师，让老师及时掌握教学信息，有效地保障了院系教务活动的正常进行。同时我们还可以向学生推送一些就业、考研、行业相关信息，提高学生就业率。其流程图见图1。
（二）以云盘为载体建立资源库
如图2所示，以云盘为载体进行院系教学档案的管理，老师可将教学日历、实验安排表等相关教学资料上传到资料库管理员，由资料管理员对老师上传的院系教学档案材料进行审查，检查无误后将相关资料按照分类上传到云盘资料库中。这样不仅可以避免像纸质资料的丢失和损毁，又方便院系管理人员对院教学档案的管理，也方便高校职能部门对二级学院的检查和监督。另外，我们也可以在资料库中上传教学文档和文件，方便老师查阅和下载。
（三）建立及完善教学工作量Excel统计库
教学工作量是指高校教师在讲课、指导学生论文和竞赛、毕业和课外实习等工作中所形成的课时量，它是高校老师考核、评职称重要因素。首先，按照工作量计算公式，制作Excel统计表格，教师根据教学大纲和培养计划，将所有课程相关的信息包括:学时、课程名称、人数、所在学期、是否合班等，信息输入无误后，Excel表格会按照相应计算公式自动核算工作系数以及当量学时。见图3。这样所有核算工作量的资料都完整地保存在了Excel库中，这样不仅实现了院系教学档案的信息化，为院系教师提供更为有效的教学服务。
（四）提高教学档案资源的利用率
院系教学档案管理的质量与采取的手段方法密切相关，一方面要发掘传统档案管理手段中蕴藏着的潜能，另一方面更要着眼于对现代化管理手段的应用。不断改进院系档案管理的管理方法，使院系教学档案实现科学化、动态化管理，除实现分类、查询基本功能外，还可尝试通过信息化的手段对院系近几年的教学档案资料进行深度分析，发掘出教学和专业发展的规律，从而对教学前景进行合理预测，同时利用院系教学档案库，可对本院系新进教师的教学水平起到一个积极的推动作用。新进教师通过对教学档案数据库了解和查阅，从中借鉴其他优秀和老教师的教学计划、备课档案、教学成果等，快速提高自身专业教学水平，并且从中能够更快地了解本院的专业情况和教学水平，更快地适应和投入到本院系的教学活动中去。
五 结束语
为了更好地服务院系的教学工作，如何建立教学档案信息化让现代信息技术更好地为院系教学档案服务是一个综合性的问题，需要各方努力。只有在信息化环境中提高院系档案管理水平，改进管理方式，才能发挥出院系教学档案中所含价值，才能更好地为教学服务。
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