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摘要：随着大数据时代的快速发展，以及在数字技术驱动、档案工作高质量发展的影响下，各领域各行业正在信息技术的引领下进行变革与转型，这开启了数字化的新时代。国家档案局在新修订的《中华人民共和国档案法》(下称《档案法》)中表述，机关、团体、企事业单位和其他组织应当加强档案信息化建设，积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化、业务系统等相衔接。
关键词：大数据；档案数字化；转型
Research on the application of big data technology in the digital transformation of university archives
Zhu Biying
(Xuzhou Institute of Technology,Xuzhou Jiangsu,221000)
Abstract:With the rapid development of the era of big data,and under the influence of the background of digital technology-driven and high-quality development of archival work,all fields and all walks of life are undergoing reform and transformation under the guidance of information technology,which has opened a new era of digitalization.The State Archives Bureau stated in the newly revised Archives Law of the People's Republic of China(hereinafter referred to as the Archives Law)that organs,groups,enterprises and public institutions and other organizations should strengthen the construction of archives informatization,actively promote the construction of electronic archives management information systems,and connect with office automation and business systems.
Key words:big data;digitization of archives;transformation
大数据技术的快速发展，是推进治理档案现代化必经手段[1]。2020年以来，人们对衣食住行的消费理念逐渐发生转变。数字技术的应用改变了人们的思维、生活方式.这一背景和趋势加快了档案数字化转型的速度[2]。
一、大数据技术下高校档案数字化概述
数字化是一种新型的信息形态，在计算机、扫描、扫描线性CCD、icr、数字摄影(录音、录像)、数据库、多媒体等技术的发展下应运而生。档案管理人员利用计算机系统进行管理，能够形成一个结构有序的数据资源信息库，实现资源共享。档案数字化以现代信息技术为基础，将已具备一定结构的传统的纸质文件、声像、图片等档案信息库加工成数字档案，并通过计算机网络进行检索和阅读。二、大数据时代高校档案数字化转型的意义
在信息技术快速发展的时代，已有部分高校和企事业单位将纸质档案向数字化档案转型。如今自然形成的数字化档案在档案馆的所占比重逐渐加大。档案管理应以档案资源数字化、业务流程数字化、管理模式数字化等为转型方向，构建档案数字化转型策略体系。新修订的《中华人民共和国档案法》明确指出，国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位及其他组织推进传统载体档案数字化。这表明中国已将大数据视作战略资源并上升为国家战略。高校档案部门应顺势而为，推进大数据时代档案管理事业转型。由此可见，管理方面的档案数字化转型的必要性具体体现在以下四个方面。
第一，大数据时代下，高校档案数字化转型适应了党和国家事业发展的必然要求。高校档案实现数字化转型是落实党的十九大报告中关于建设“数字中国”战略目标的具体行动，是适应新时代、对标新思想、聚焦新目标、展现新作为的重要抓手，是高校档案室有效适应党和国家事业发展、助力数字中国建设的必然要求[3]。
第二，高校档案数字化转型有利于保护高校原始纸质档案。高校档案资源是高校和国家的财富，是高校创立、发展的历史凭据，具有重要的历史价值。保护好原始档案是高校档案工作的重要任务。档案数字化转型可以减少原始档案翻阅频率，从而使原始档案得到更好的保护。
第三，高校档案数字化有利于实现高校档案信息资源的共享。现阶段我国高校一般会分设多个校区。各校区可以通过高校档案数字化建设远程访问高校档案资源及资源共享，以此实现高校档案资源的有效利用。
第四，高校档案数字化转型有利于提高高校档案管理开发和利用水平。传统的档案管理模式流程包括管理人员对纸质档案进行收集、整理、归档、入库、调阅、使用等繁杂的人工操作环节，其劳动强度高、效率低。而档案数字化管理可以依靠网络信息技术进行档案管理工作。大数据时代下的档案管理有其自身特点，能够缓解库房储存压力，并为档案使用者提供满意的服务。
三、大数据时代下高校档案管理现状
(一)档案管理模式相对滞后不利于档案的开发与利用
目前，依然存在部分高校的档案管理工作以纸质资料存储、传统管理方式为主。而有些高校虽然开展了档案数字化管理，但只是开展了简单的局域网建设、单机信息收集等一些较为浅层的表面工作，并未真正借助大数据技术对档案数据信息进行深层次的分析、加工与整理及资源共享，因此，其档案管理模式相对滞后，不利于挖掘档案的价值及档案的开发与利用。
(二)档案管理设施跟不上时代发展的要求
基于信息时代的快速发展，《档案法》第五章关于档案信息化建设中，明确要求各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。目前，部分单位由于资金匮乏、领导不重视等各方面的原因致使档案信息化管理仍处于简单地将档案目录录入电脑系统阶段，而尚未在真正意义上实现档案电子化。
(三)档案管理人员整体素质达不到数字化档案管理水平要求
档案数字化工作流程较为复杂，档案数字化要与计算机、数据库和网络技术相关联。就部分单位现有的人员专业结构而言，他们基础的档案数字化的业务技能操作都无法完成。因此，各单位需要引进既具有档案专业知识，又对计算机专业熟悉的复合型专业人才。
四、高校档案数字化转型对高校档案管理的影响
(一)大数据技术时代下高校档案数字化转型机遇
第一，高校档案数字化转型需获得大数据技术的支持。传统的高校档案管理主要是通过沟通、协调来对纸质档案进行收集、整理、分类、校对、归档、入库等管理工作。在大数据技术的支持下，高校可以构建数字化校园平台，共享各部门的信息资源，适应现代高校智能化管理的要求。平台能够为为档案数字化转型提供支撑，促进档案数字化管理，也能使各高校的档案管理工作更加高效、便捷，从而降低无效的成本消耗。
第二，高校档案数字化转型获得了国家政策支持。我国于2014年3月将大数据首次写入政府工作报告。党的十八届五中全会正式提出“实施国家大数据战略，推进数据资源开放共享”，在2020年新修订的《中华人民共和国档案法》中又明确指出，国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化[4]。这一系列制度的改革，强调了档案管理要适应经济、政治发展需要，从而给档案管理数字化转型带来机遇。
第三，高校档案数字化转型获得了社会发展的需求机遇。高校档案主要是对教师与学生在校期间产生的原始信息资料进行收集、整理、判断、分类等管理，并保证这些资料的完整。近年来，高校档案馆一般多为校外使用者提供档案查询、认证等服务，主要集中在以下方面：为“三龄两历”干部人事档案审核开具证明；为档案缺失的校友补办在本校就读阶段的档案材料；为毕业生考研、就业提供原始学籍材料；为计划出国深造的学生提供中、英文成绩单和证书的翻译服务；为学校校史、院系史研究提供综合档案查询。在学历学位清查、干部档案审核、教育部对高校的巡查工作中，档案发挥了重要的凭证和参考作用。因此，高校将档案管理进行数字化转型能够更好、更方便、更快捷地为档案使用者提供服务。
(二)档案数字化转型给高校档案管理带来的挑战
从专业技术方面来讲，高校档案原始资料的真实性难以保证。高校档案数字化实施有较高的条件要求，各高校应综合考虑技术力量、人员素质、专业水平等因素合理开展数字化，否则高校档案数字化将存在质量、信息安全、进度、行业监管等风险。高校经过多年的发展已积累了海量档案，这需要档案管理工作者通过专业技术进行转化，并进行处理。如此庞大的数字档案都要以数字图片形式进行保存。如果档案数据化内容的识别水平和准确率较低、存储空间小就会影响对档案内容的识别、挖掘和开发利用。要想使档案管理成功实现数字化转型，各高校就要不断提高档案数据系统在存储空间、技术应用及智能识别方面的水平。
在高校档案数字化过程中，档案信息会全部暴露于从事档案数字从业人员之下，而这些从业人员基本都是本单位临时外聘人员。档案信息安全的管理只能靠从业人员的素质和职业道德来维系是一种极大的风险。机密档案一旦泄露，就会给学校造成严重影响。
如今，全国各地各单位都在进行档案数字化转型，档案数字化具体工作流程包括清点—出库—检查—扫描—还原—归还—图像扫描或文档质检—案卷/件组合电子文档—上传至档案管理信息系统—对照著录信息进行挂接—核查数据—数据备份等。这些过程都有可能导致实体档案丢失，载体损坏、磨损，进而导致在后期有关人员调取档案信息时系统无法提供完整的档案信息。
五、大数据时代下高校档案数字化转型的应对措施
(一)培养档案数字化管理复合型人才
高校可以根据政府及各相关部门创造的良好信息化人才培养环境，培养档案信息化管理复合型人才。政府及各职能部门应该为信息技术的发展提供制度保障，并适时进行宏观指导，满足高校及各领域的复合型人才的需求。高校档案管理部门需要结合数字化转型的具体要求，以正确的需求为导向，培养一支既懂档案专业技术知识又掌握现代化信息技术的复合型人才队伍。各高校要将这部分人才应用到关键岗位上，解决档案数字化转型过程中出现的问题。只有这样，档案数字化转型才能顺利进行。此外，各高校还应为档案管理人员提供大数据技术处理的学习培训机会，加强对档案管理人员档案软件操作能力的培养。
(二)制订档案数字化外包的风险防范措施
高校在进行档案数字化外包实施之前，要对数字化服务机构进行多家调研、论证，综合评价服务机构的服务能力，并按照国家招投标的标准要求、高校招投标规范流程，选出适合本单位的、具有档案数字化资质要求的数字化服务机构。各高校应以《档案数字化外包安全管理规范》为依据签订规范的服务合同，并依据合同条款对档案数字化的实施进行统筹规划，严格按照统一调度安排，严格按照行业标准规范档案数字化过程。各高校应制订关于服务外包人员的监管制度，对档案外包业务进行全过程的管理，对数字化服务机构的服务工作进行监督检查和评价，并根据抽检情况及时作出整改和提升。如对档案实质内容与目录，以及纸质档案去污、裁剪、扫描等处理过程都可能对档案数字化处理工作质量造成影响。数字化过程中的执行不力、指导监督不到位等都会造成项目验收不合格，为高校档案安全带来一定风险。
(三)建立健全与高校档案数字化相匹配的信息安全制度
在高校档案数字化管理中，档案信息网络安全问题是必须强调的关键性问题。在档案数字化实施过程中，高校要制订针对性较强的信息安全制度，首先，要对管理人员开展信息安全方面的培训和教育，以提高管理人员信息安全意识。其次，高校档案信息涉及个人及保密性的文件，各高校应根据本单位实际情况制订相关信息管理制度，如加强信息系统运行与维护管理，确保信息系统持续稳定运行；不得擅自改变软件系统环境配置；建立用户管理制度，加强对重要业务系统访问权限管理，定期审阅系统账号，避免授权不当；建立系统数据定期备份制度等。
(四)加大高校档案数字化基础建设投入实现档案数字化转型
随着大数据技术的不断发展，档案的管理模式也由原来的传统管理模式向数字化管理模式转变。在此情境下，高校不仅要重视专业人员的培养，培养优质的数字化档案管理队伍，还要在基础建设方面跟上时代的步伐。实现数字化管理的基本保障需要单位具备先进、全面的设施设备，以此配合数字化加工软件、先进的档案管理系统，确保档案数字化顺利转型。高校在推进档案数字化转型过程中，应在资金、技术等方面加大投资力度，给予数字化转型有力的保障，以进一步提升高校档案数字化水平，更好地为高校发展提供档案数字化服务。
【参考资料】
[1]贺长珍，阮晶晶.高校档案数字化风险管控研究[J].黑龙江档案，2021(01).
[2]朱颜郴.高校档案数字化外包服务及风险防控[J].大众标准化，2021(08).
[3]黄晓婷.互联网背景下高校档案数字化管理策略分析[J].城建档案，2021(04)
[4]刘林花.搭建档案数字化平台提高管理水平[J].广播电视信息，2022(09).
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