高校办公室部署推广 OA 系统过程中的几点思考——以河北科技师范学院为例论文

　　一、OA系统分析

　　随着信息技术的发展和普及，高校办公管理领域信息化的普及程度越来越高。然而，由于部分高校投入不足、重视不够，目前国内部分高校仍然只是简单地利用网络进行办公，没有构建专门的协同办公系统。随着网络技术的不断普及和发展，高校办公室电脑基本接入了互联网。人们越来越需要在不同的物理位置进行办公。目前，有些高校已尝试在网上开展部分办公业务，但从总体上看，作出尝试的高校相对较少。在高校的实际管理中，各院系之间缺乏有效的联系，容易形成信息孤岛。而相关OA系统尚未形成，容易引发网络安全问题。

　　虽然高校对OA系统的规模要求较低，但对系统的功能完整性有着较高要求[1]。一方面，高校院系之间需要利用系统实现有效的信息交流，顺利完成人员之间的信息交流。各二级单位也可以通过系统向公众公开一些信息。另一方面，该系统能有效地实现部分高校的网络办公业务，提高高校办公效率，这既方便了办公人员，又方便了高校管理。OA系统应该具备以下功能。第一，电子邮件(站内信)功能。人们通过电子邮件系统能够轻松实现信息的传递和共享，实现有效沟通。第二，在办公室工作过程中，人们需要处理大量的办公文件，这些文件往往是非标准化、非结构化的，因此关系数据库需要满足数据处理的及时性和数据量的要求。第三，工作流的概念。高校办公室的多数工作都是以流程的形式出现，由拟稿人发起，再由相关人员处理，最后输入文档管理数据库。第四，具备较高的协同性。办公室的协同化办公要求越来越高，需要突破时间、空间的限制，使工作人员能够随时随地进行办公，这对OA系统的协同性要求较高。

　　二、利用OA系统进行办公的特点

　　(一)文件流转高效便捷

　　高校的校领导经常出差、外出办公或参加各种会议和调研，工作较忙，因此在办公室工作的时间较少。在传统的工作模式下，文件传递速度较慢，而文件传输系统的使用可以使文件传递突破时空限制，校领导即使出差或休假，也可以通过电脑连接VPN或者直接用手机APP访问OA系统审批文件。此外，文件传输系统可以使多人同时阅读和审批同一份文件，无需办公室秘书将文件打印出来一个一个提交给领导审批。这种办公模式可以有效提高文件流通的效率，特别是急件的处理效率。此外，通过应用办公室秘书管理OA系统，各部门可以根据领导的批准文件在网上提交给相关部门主管；部门主管也可以在网上阅读批准文件并转发给具体的工作人员，无需办公室秘书通知部门派人到学校办公室取纸质文件。这既减少了办公室秘书的工作量，又方便了各职能部门的工作，实现了真正的OA系统网上办公。


　　(二)文件流转规范有序

　　接收文件的主要过程包括登记、阅示、阅办、反馈和归档等。OA系统在建设过程中应严格按照事先设计的办公流程进行设计，必须一个一个完成文件在OA系统中的流程，最后对文件进行归档。因此，各校领导通过OA处理文件能更加规范，秘书还可随时对未及时处理的文件进行监督、督促。

　　三、利用OA系统进行办公所面临的困难

　　(一)落后的观念以及不够重视

　　许多工作人员都比较保守，缺乏对使用OA系统接收处理文件的认识，接受度较低，不能较好地配合办公自动化系统的推广和应用。

　　(二)宣传培训不足

　　由于宣传培训工作未实现全面覆盖，目前许多高校只有保密秘书、少数领导和工作人员才能掌握办公自动化系统的应用。而多数工作人员，尤其是年龄较大的工作人员不会使用、不懂操作，这种情况势必会影响文件的正常传输。

　　四、高校办公室部署OA办公系统的几点思考

　　(一)完善相关规章制度

　　原有的管理体制主要针对传统模式下的接收工作。在OA办公模式下，移交过程和归档方式发生了一些新的变化，相关人员应修改和完善文件流转制度，以便审批制度适用于OA线上文件流转，规范OA处理文件的流程[2]。

　　(二)加大宣传培训力度

　　高校有关部门应通过OA系统讲座和分发使用手册等形式，组织全校进行宣传培训，并利用各种形式的宣传培训，改变教职工的旧观念。机要秘书要改变传统的工作方式，掌握文件接收系统的运作流程。机要秘书是办公室系统接收文件过程中的关键人物，要对文件进行网上登记，并第一时间将文件转交给部门主管，其要注意文件流转情况，及时完成文件归档。收到文件后，机要秘书必须先阅读全文，判断文件是否与学校有关，应由哪个部门执行等，继而核对初步的拟办意见，以判断学校领导层与负责审批现象的领导层是否有错误，确保文件的执行准确无误。机要秘书要与各职能部门应进行沟通协调，确保上级文件的落实，及时提醒有关部门和工作人员及时处理文件。高校应提高机要秘书的业务能力，使其满足岗位的相关需求。

　　(三)做好涉密文件处理工作

　　OA系统办公地点和设备的多样性在客观上增加了资料泄露的可能性，因此，机要秘书必须要学习新的知识，提高自身业务能力，以便掌握OA办公环境下的保密措施。中华人民共和国国家秘密保护法规定，国家秘密不得在没有保密措施的情况下通过互联网和其他公共信息网络传播。机要秘书在接收文件时应严格执行保密规定，坚持“上网不涉密，涉密不上网”的原则。本文论述的OA系统涉及的文件传递，只包含普通文件，涉密文件仍需遵循传统的涉密信息传递模式，确保信息不泄露。

　　五、河北科技师范学院OA系统建设和推广的运用成效

　　河北科技师范学院的0A系统建设，从2020年9月开始，历经6个月的建设，于2021年3月试运行。同年6月，系统正式上线，上线流程共31个，每天都有百余人次的活跃度，使学校的工作效率和管理水平明显提高。


　　(一)制订工作方案，分步稳健推广实施

　　OA的推广和应用是一项复杂的系统工程。河北科技师范学院部署OA系统后，学校办公室管理人员认真调查总结了其他单位OA系统推广的难点和经验，制定了适合学校实施的OA系统推广方案。管理人员意识到OA推广是一个循序渐进的过程，学校职能部门的业务流程不可能在短时间内从线下转移到线上。因此，OA系统推广的切入点应该是涉及诸多且频繁发生的业务流程，如外来文的流转、校内请示的递交、用印申请、请假审批等。网上办理这些业务可以让教职工体会到OA带来的便捷，进而提高教职工使用OA的积极性，培养教职工使用OA的习惯，为教职工以后的业务流程在线运转提供助力。在此共识的基础上，整体推广思路是“从关键职能部门的主要业务流程出发，按照简易优先的原则，有先有后的原则逐渐推广落实。”

　　(二)聚焦关键问题，不断提升系统使用效率

　　在为期三个月的推广试用期内，学校共有31个流程，且每个阶段都经过了预研、试运行、正式上线和反馈校正四个环节。技术人员坚持以用户体验为中心，不断修正过程细节，这有效降低了系统的推广阻力，加快了应用推广步伐。

　　第一，系统要为关键用户提供便利[3]。学校领导和中层干部是每个过程节点的审查者。领导只需要批准文件，不需要额外的转发工作。因此，领导审批完成后，文件将自动到达指定的节点，由机要秘书专人负责进行对等转发。“关键用户”的最小化原则大幅降低了系统的使用难度和学习成本，减弱了系统应用的推广的阻力。第二，系统的优化能够增加关键用户的使用频率，降低系统应用难度，提高“关键用户”的使用频率。只有用户高频率地使用OA系统，信息化协同办公的新理念才能深入人心，新的文件传输方式才能更快地被广大员工接受。因此。通过仔细的反思和研究，学校有意在一些日常工作流程中增加了部门负责人的环节。通过这种方式，学校提升了部门负责人的OA使用频率，在短时间内有效改变了部门负责人的办公习惯，为OA系统的推广奠定了基础。第三，技术人员要准确把握使用过程的复杂性和易用性，在系统的复杂性和易用性之间找到一个平衡点。流程越复杂，系统的集成和自动化程度就越高，使用难度也越高。这主要是因为复杂的进程在表单中有更多的选项，而复杂的表单不仅为用户提供了反复操作的选项，而且还增加了表单填写错误的概率。因此，在设计中，技术人员应坚持“有效集成、恰当分割”的原则。

　　六、OA系统建设使用的体会和思考

　　(一)重视并加强管理人员队伍建设是基础

　　现代管理的基本理念是“以人为本”。制度建设为了人，也依靠人，管理因素里最重要的就是人。学校高层认识到，要想最大限度地发挥奖学金制度在学校管理方面的效用，就要有一个对该制度有深入了解的系统管理员。河北科技师范学院非常重视系统管理员的选择，确定了系统管理员职责，界定了系统管理员的甄选准则，也设定了部门界线，并从党校办工作人员中选出了一名懂得技术、熟悉业务的、负责任的青年教师担任系统管理员。事实证明，系统管理员的努力和出色表现极大地提高了学校的自动化系统的应用水平，使学校从“初级用户”转变为“高级用户”，为学校系统应用层次的成熟和发展提供了关键的人力和技术支持。项目组成员多来自党政机关信息中心等各方面的骨干力量。学校OA系统项目组抓住机会，运用具体流程，反复与各位校领导沟通，寻求理解和支持，并帮助各级领导在电脑和手机上安装了OA客户端，并根据校领导的不同特点，制定了一对一的个性化培训方案，帮助校领导熟练使用OA系统。这大大的促进了OA系统的推广。

　　(二)准确把握需求，统一认识是关键

　　OA系统与其他应用系统相比是一个更加全面和复杂的应用系统，其使用对象为学校领导、中层干部和普通员工。OA系统的业务范围涵盖多种行政职能业务。OA系统的建设和应用推广颠覆了传统的纸质的线下管理模式，因此，会面临巨大的惯性阻力。在这种情况下，如果没有强大的刚性需求刺激系统推广，OA系统的应用和推广就不可能达到预期的效果。学校领导深刻认识到学校仍然处于艰难时期，要想把学校建设成为一流的、高质量的应用型大学，就需要提高学校管理人员的管理水平，提高学校的教学质量。学校师生对学校管理的规范化、高效化抱有较高的期望。学校利用这一形势引导大家认识到，以“纸”为媒介的传统管理和办公方式在当今快速发展的需求下，粗放低效，容易出错，而且已经成为制约管理规范化和办公效率提高的瓶颈，因此改进办公手段势在必行。在这样的背景下，高校对制度建设的必要性，制度推进的必要性，知识运用的坚实基础有了基本的共识。

　　(三)建章立制，规范管理是保障

　　在项目建设中，学校深刻认识到在建设和应用OA系统的实践中，管理规范化不仅是目标，而且是基础。由于OA系统是以“过程”为核心的规范运作，这些过程就是学校各种规章制度线上流程的再现，因此，如果没有相关文件在制作流程过程中作为支撑，就不可能存在线上操作流程。另外，在线流程的应用是否正常合理，取决于其相应的线下流程是否已经在规范中实施。因此，明确和完善现有流程，形成管理体制并推进和实施，是成功建设和运行OA系统的保证。

　　【参考文献】

　　[1]王常华，关若飞.高校办公自动化系统建设方案浅谈[J].信息与电脑：理论版，2019(10).

　　[2]彭越.办公自动化的现状与发展方向[J].信息与电脑：理论版，2018(1).

　[3]罗中.国内外办公自动化的现状与趋势分析[J].现代经济信息，2020(12).


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