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摘要：行政管理是高校教学、科研以及人才培养等中心工作的重要支撑和保障，而行政管理的水平直接体现为行政效能。本文从提升行政管理效能的重要性入手，剖析了当前影响高校行政管理效能发挥的相关因素和问题，进一步提出效能提升的措施和思路，以期为高校的治理现代化提供合理建议。
关键词：高校；行政管理效能；效能提升
本文引用格式：梁剑.新形势下高校行政管理效能提升问题研究[J].教育现代化,2020,7(53):155-158,165.
Study on the Improvement of Administrative Efficiency in Colleges and Universities Under the New Situation
LIANG Jian
（School of Economics,Sichuan University,Chengdu Sichuan）
Abstract:Administrative management is an important support and guarantee for teaching,scientific research,talent training and other central work in colleges and universities,and the level of administrative management is directly reflected in the administrative efficiency.This paper starts with the importance of improving the administrative efficiency,analyzes the related factors and problems affecting the performance of the administrative efficiency of colleges and universities,and further puts forward the measures and ideas to improve the efficiency,in order to provide reasonable Suggestions for the governance modernization of colleges and universities.
Key words:University;Administrative management efficiency;Efficiency improvement
一 引言
高等院校的根本任务是人才培养，教学、科研是其中心工作。尤其是在世界一流大学和一流学科建设的战略背景下，这些中心工作显得尤为重要和关键。但是，建设世界一流的高校和学科，仅仅依靠教学、科研是不够的，离开了行政管理的协调服务和组织保障，这些目标和任务都难以有效实现。然而，在高等教育改革不断推进的过程中，我们发现，高校普遍在教学方法、教育理念、科研创新到人才培养等诸多方面都取得了显著的进步，但相比较而言，行政管理明显拖了后腿。主要表现在管理理念陈旧、管理模式固化、机构重叠臃肿、人员素质参差、办公程序繁琐、办事效率不高、服务意识淡漠等。所有这些问题综合地反映为行政管理效能低下。因此，大力提升行政管理效能，切实改变高校行政管理落后现状，已经成为高校治理体系和治理能力现代化建设过程中不可回避的重要问题。
作为高校行政管理效能，笔者认为，可理解为高校这个组织，为保证教学、科研、人才培养、师资队伍建设等一系列中心工作的顺利开展和根本任务的实现，通过有目的、有计划的部署和安排，并通过各级行政管理人员的工作执行，所最终呈现的管理成效。这个成效，可以从效果、效率和效益三个维度进行理解。本文的目的，即通过对影响效能提升的相关因素和问题的分析，以期为高校探索如何提升行政管理效能，从而最终推进高校治理体系和治理能力现代化建设提供一定建议和参考。
二 提升高校行政管理效能的重要意义
（一）提升高校行政管理效能是适应新时期党和国家发展战略的要求
提升高校的行政管理效能，是贯彻落实国家治理体系和治理能力现代化的内在要求和重要内容。习近平同志曾强调，“教育兴则国家兴，教育强则国家强。高等教育是一个国家发展水平和发展潜力的重要标志…要坚持不懈培育优良校风和学风，使高校发展做到治理有方、管理到位、风清气正。”十九届四中全会上，中央作出了关于坚持和完善中国特色社会主义制度、推进国家治理体系和治理能力现代化若干重大问题的决定。这些指导思想和战略部署，都对高校的内部治理和管理创新提出了高标准、严要求。作为实现国家战略目标的重要阵地，高校应当运用大学治理现代化相关理论，结合学校自身的实际和特点，在内部治理体系、治理能力上探索、大胆改革、力求创新，以切实提升行政管理效能，从而实现科学治理、有效管理，使高校迸发出最大的潜力和活力。
（二）提升高校行政管理效能是建设世界一流学校和一流学科的要求
2015年11月5日国务院印发的《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》中，确定了建设一流师资队伍、培养拔尖创新人才、提升科学研究水平、传承创新优秀文化、着力推进成果转化等五项建设任务，其中明确把完善内部治理结构同加强和改进党对高校的领导等内容作为改革主要任务。习近平同志也强调要“加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展”。一流的高校必须匹配一流的教学、科研，一流的教学、科研源自一流的人才，而要使一流人才顺利成长和高质量产出，必须依靠一流的行政管理和服务来提供最有利的环境、条件和最有力的保障，其中制度文化建设、管理方式创新尤为重要，这才真正符合内涵式发展的要求。所以，与“双一流”战略目标相适应，必须全面提升行政管理效能。
（三）提升行政管理效能有助于从根本上提升高校声誉和形象
行政管理效能的提升，不仅仅有利于促进高校内部人才培养质量、教学科研水平的增强，同时也有利于提高学校的社会影响力和声誉。高校早已不再是一个封闭的象牙塔，它要为国家和地方政府的建设发展提供科技支撑和咨询建议，要面向全社会提供高水平的智力支持和技术服务、要为广大学生和家长提供有信心、能放心、可安心的学习、生活和成才环境。这些工作，很大程度上需要行政管理去协调安排，去提供政策、环境和条件保障。过去很长时间，由于行政管理效能比较低下，使得高校自身的这些功能和作用并未得到很好的发挥，甚至因此受到不少批评和质疑。所以，提升行政管理效能，就是要从根本上摒弃一些陈旧、落后的管理理念和方式，改变服务面貌，提高办公效率和质量，从而树立高校良好的社会形象和口碑。
三影响高校行政管理效能发挥的主要因素和问题
1.行政管理理念陈旧，服务意识淡漠。根据《辞海》的解释，“理念”一指“信念”，二指“思想、观念”。因而，行政管理理念，应该理解为行政管理工作的基本思想和观念，即“高校行政管理是做什么”、“高校行政管理该如何实施”。受长期官本位和计划经济体制的影响，高校管理中“行政化”色彩严重。对于行政管理本身的内涵和目标，很多人认为理所当然的是“管理”，而不是“服务”。所以就形成了甚至从领导层面起，到机关部处、再到各个二级单位的行政管理口，大家考虑的首先不是服务，而是管理，核心在“管”，主导权在自己。领导手中有决策权、审批权，就可以拍脑门作决定，也可以在一些事情上任意表态或不表态；而基层工作人员，也因为岗位分工使其在特定的工作范围内具备一定权限，但这个“权限”本身不是“权”，而是职责，只是有人习惯于将其作为“权力”来行使。所以在工作中，就出现可以凭自己的喜好或者心情，对该办的事采取办与不办、办好或不办好、办得快与不快。于是，以“管”为主的理念下，权力的行使成为第一要义，师生不是服务的对象，而是被管理的对象。可以想象，这样的理念下，行政管理怎会有效能？
当然，在高校究竟应该由谁来治理和管理的问题上，笔者个人并不赞同完全效仿西方的“教授治校”，中国的高校应该有自己的特色，中国的高校是党领导下的社会主义高校，承担的使命和职责与西方的高校并不相同。首先，党的领导和党的组织建设在高校治理体系中不可动摇；其次，作为管理层面，教师、教授可以在学术领域强化其地位和权威，比如学科建设、学术标准、职称晋升、教学方法、选人进人等方面，充分发挥其纯学术的专业意见。对于事务性的管理工作，应交给专门的行政管理人员执行，以发挥各自的特长，把时间、精力用在刀刃上。因此，笔者也比较反对那种把书教得好或者科研做得好的人牵强地提拔到领导管理岗位上的做法，“教而优则仕”，其实这恰恰背离了客观事实——所谓术业有专攻，专家教授在学术上是权威，但在行政管理方面就有可能是外行。说到底，这种思想终究是官僚习气在作祟，认为有了一官半职才是真正有地位、有面子和有威信，否则始终只是个普通教书匠。上层管理者也觉得只有给了某人一定职位，才是对其最大的肯定和褒奖。这种旧的思想理念必须摒弃。
2.行政机构臃肿，管理模式固化。同样受传统思维的影响，高校的行政管理延续了政府的层级式管理模式，基本都按照校级、处级、科级这样的层级设置，最后才是基层的行政人员。由于长期以来机构臃肿，干部职数众多，所以有了“校级领导一走廊，处级干部一礼堂，科级干部一操场”的笑谈。并且，机构部门众多，互相间职责不清、职能重叠，反而导致职责不明，现实中常常出现相互推诿、踢皮球，但伤害的是广大师生，最终受影响的是整个学校的发展。层级式的管理模式，强调各司其职、各在其位，优点在于权力关系清楚，层级分明，有利于领导和指挥。但随着组织规模的扩大，这种中间层级过多的管理模式，容易出现信息传递缓慢或失真，造成决策失误，也不利于下级主观能动性的发挥，影响执行效率。随着高等教育改革不断推进，高校规模和体量的不断扩大，对工作的要求越来越高，这种层级制的管理模式在行政效能方面已暴露出严重弊端，所以必须加紧进行改革。
3.行政办公流程繁琐，办事效率低下。如前所述，相当数量的高校存在机构臃肿、职能重叠的问题，加上层级式的管理模式，一个看似很简单的事情，有时候需要师生经历多重审批签字，反复跑路才能办成，效率低下且无效益，这种繁琐复杂的体系流程越来越不适应现代大学内部治理的要求。高校既然把教学、科研和人才培养作为中心任务，除了党建是一切工作的统揽和引领外，所有的其他工作，尤其是行政管理工作，必须围绕中心任务做好支撑，其服务的直接对象就是师生，师生的满意度而非领导的满意度，才是他们工作的评价体系的核心。
4.行政人员素质参差，现代化技能不足。自90年代初，我国开始实行市场经济体制以来，企业普遍经历了市场化改革，逐步建立了现代企业制度。而高校作为一方净土，市场化的改革并没有真正得到推行，以致行政管理中很多方面还保留了旧的传统。由于历史的原因，相当一批行政管理人员并非科班出身，其中不乏教职工家属子女、转业军人以及其他一些照顾性的解决工作人员，他们不仅专业基本不对口，可能一部分人学历层次都不高。当然，尽管这类行政人员存在着自身的局限，但其中很多人工作态度端正，勤奋好学，仍然较好地适应了自己的岗位，对本单位的建设发展做出了积极的贡献，这方面必须肯定。但是，随着高等教育改革的全面开展，我国也亟待从高等教育大国向高等教育强国迈进，行政管理在一定程度上被倒逼加速改革。
要创建世界一流的大学，除了要有一流的人才，还应具备一流的管理，一流的管理要求高校的行政管理要跟上高等教育功能的变迁，并与之协调发展[1]。行政管理要上一流，首先要求管理人员要有一流的素质和能力，尤其应具备现代的管理理念和办公技能；其次人员选用要体现专业性，这一要求，不仅对上述老体制下进入管理岗位的行政人员有压力，即使对一些新进的年轻人员同样是挑战。其原因，一是现代的管理理念欠缺；二是现代技能储备不足，在高效运用现代网络信息技术和计算机办公操作方面尚有差距；三是因为之前不少岗位在选用人员时并未考虑专业对口性，所以在标准不断提高的情况下，就难免力不从心。如果说现代技能还可能通过后期的学习进行弥补和提升，但专业性就只能通过今后的岗位调整或者新选聘人员时进行改革了。总之，如今专业化已经不只是企业对员工的基本要求，对高校行政管理人员同样适用，在排除其他主观因素的情况下，一个专业出身的人员通常比非专业人员更容易适应某种特定工作。比如一个文学新闻专业毕业的人就相对比其他专业的人更适应做文书宣传类工作，一个人力资源管理专业出身的人可能更适合做人事管理。所以，现有的行政管理人员素质和能力，已经不足以适应高校全面改革发展的步伐，并成为影响行政管理效能发挥的一个重要因素。
四 提升高校行政管理效能的措施和建议
基于上述问题的分析，我们清楚地看到，加快高校行政管理的改革，大力提升行政管理效能，不仅意义重大，而且迫在眉睫。对此，笔者提出以下建议供参考。
1.改变行政管理理念，突出服务主旨。提升行政管理效能，首当其冲的就是应改变僵化落后的管理理念。高校要树立“服务行政”的理念，即“需要行政部门和人员把为师生服务作为核心价值观和首要职责,强化管理即服务、管理意味着责任的意识”[2]。就是说，高校从学校领导层面起，到每个基层行政人员，都应树立行政管理为师生服务的主旨意识。工作中，不能突出“管”的思想，“管理”只能作为形式或手段，目标是服务——行政管理围绕教学科研和人才培养提供支撑，行政管理人员围绕师生提供服务，这才回归到高校行政管理的本源。正确的管理理念是以服务为先、以人为本，高校应以师生为行政管理工作的中心，并为其提供优质的服务，才能使高校行政管理获得更大的发展动力，从而获得令人满意的成绩[3]。同时，高校还要注意协调行政管理和学术权利的关系，两者之间不能出现越位、错位和失位。该行政管理部门或人员做的事，就交给这些专业部门或人员去执行，该专家学者做的事，也应当充分发挥教授们的话语权，让各自在其专业的领域实现功能和效益的最大化。
增强服务理念，也不能只停留于一句空话，除了需要各级行政人员从思想层面正确认识和认可外，还要从机制、制度等方面进行要求约束，要内外配合联动，既从主观意识上养成服务的自觉和习惯，也从制度规范上形成要求和督促，包括行政监察、绩效考核等手段的综合运用。
2.精简机构整合部门，改革行政管理模式。前面提到，机构臃肿，部门职能重叠是不少高校行政体系存在的通病，这个框框必须打破。高校要学会“减脂”，去除“赘肉”，过于庞大复杂的行政机构和体系会让学校行动迟缓，缺乏效能。因此，首先应对职能相近相似的学校机关部门进行整合，这种整合可能会减少一定的干部职数，触动部分人的利益，但相比整个学校行政管理效能的提升来讲，这个舍弃是值得的。其次，科室岗位的设置也应当优化，传统的层级式管理属于金字塔式，干部职务和职数，从上到下逐渐增大，越到科层一级人数越多。这种管理模式的特点，就是需要把上级领导的要求和意图，通过数目更多的下级管理者和职员去执行落实，但客观上造成了科级部门众多，职能交叉重叠，实际工作中反而容易出现推诿，谁也不想管，或者觉得不该自己管。所以，必须改变这种层级式管理模式，实行“扁平化”管理，走“大部制”、“大科制”线路。扁平式管理是在组织规模逐渐增大的情况下，通过管理幅度的增加以有效解决层级式管理中的种种弊端，其最大优点是可以使决策端的意图直达执行端，无需中间层级的过渡，加快了信息流的速率，避免了信息失真，节约了管理成本。从提升行政管理效能的本义来讲，扁平式相较于层级式更有效率和效益，是一种更经济的管理模式。实现扁平化管理方式,以有效沟通促进行政部门间的主动合作,能极大提高高校行政部门的管理水平[4]。所以，“大部制”、“大科制”应当成为各个高校下一步行政管理工作改革探索的一个重要举措和方向。
3.优化办公流程，提高办事效率。层层的部门，繁琐的流程，让许多师生苦不堪言。经常遇到老师们抱怨，由于学校的规定太多，变化又快，大家感到无所适从。例如，本来是一个非常普通的经费报账，但需要完成各种手续，并需要多处审批和签字，有时候因为不熟悉流程或要求，没少跑冤枉路，做重复工作，把一个教学、科研能手变成低能低效的勤杂工。还有，明明是教师本人的横向科研课题，作为负责人，他就有职责和义务对项目实施、经费使用的规范合理性负责，但制度规定必须要所在单位领导签字才能报销。事实上，单位领导并不清楚具体使用情况，这既增加了领导毫无意义的责任和压力，又让老师感到极大的不受信任，并且效率极其低下。因为领导一旦出差，这个账就得耽搁好几天。这些只是高校行政管理中体现效能低下的一两个例子，实际的情况多不胜数。所以，高校的各级管理者们，急需认真研究所制定的规范和流程是否科学、是否合理、是否必要。每当制定一项规定或制度时，管理者不能只图自己工作便捷或者确保免责，而不顾师生是否方便。这首先是服务理念的问题，同时也是工作方法的问题。行政管理者必须学会换位思考，换位才能识位、正位；同时也可以在规定出台之前广泛征求师生的意见和建议，多俯下身子倾听，而不能只顾仰望星空。
4.加强培训和选聘，增强队伍能力和素质。要提升行政管理人员业务能力，就必须树立终身学习的观念和意识[5]。对于现有的行政管理人员，高校应主动考虑其能力提升和综合素质培养，因为传统的人事体制下，造成了他们往往没有岗位压力，缺乏主动学习和提高工作技能的热情。一方面，可以设计一套完善合理的培训计划，让行政人员分批次参加培训提升，这是采用组织的主动式关怀激励；另一方面，强化绩效考核，把工作的质和量结合起来，把师生的满意度结合起来，对行政人员进行考核评价，充分体现奖优惩劣，这是采用制度的被动式约束激励。通过这样的机制设计，能够促使行政管理人员提高对自身的要求，增强主动学习愿望。同时，在能力、素质提升学习的内容方面，一是突出加强现代化技术的培训，着重提高信息搜集与传递、数据整理与分析、计算机办公系统自动化等能力；二是综合提高诸如文稿草拟撰写、待人接物、应急处理、风险防范等方面的能力与素质。
另外，在选聘新的人员时，应充分考虑专业化，尽量让具备专业基础的人员从事特定的管理工作，减少管理中的培养成本，从而实现提升效能的目的。
提升行政管理效能，涉及多方面的改革和改变，是一个复杂的系统工程，既需要全校的行政管理者共同来思考和研究，需要师生的参与和建议；同时也需要时间和过程，不能一蹴而就，可以分步骤实施，稳步推进行政管理效能的全面提升，从而实现高校内部治理体系和治理能力的现代化，从而实现高校的进一步强大和发展。
参考文献
[1]黄海嫚.普通高校行政管理效能问题研究[D].南宁师范大学,2019.
[2]毛成,蔡玲丽,赵春鱼.服务行政:高校“去行政化”改革新方向[J].教育发展研究,2010(9):34-37.
[3]周令仪.高校行政管理的发展方向与路径[J].教育现代化，2016(35):235-236.
[4]张新星,汪丽萍.新形势下高校行政管理体制的优化路径探讨[J].中国管理信息化,2014,17(23):134-135.
[5]杨宁,侯代臣.加强高校行政管理人员素质的培养[J].教育现代化,2017,4(21)：117-118.
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