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摘要：为提高高职院校办公室秘书的自身素质和工作效率，文章在总结和分析高职院校办公室秘书岗位基本工作内容和素质要求的基础上，探讨分析了高职院校办公室秘书素质提升存在的主要问题，并对高职院校办公室秘书素质提升的路径作出了具体分析和阐述，以此为加强高职院校办公室秘书素质提升、提高高职院校教育教学运行效率作出有益的建议。
关键词：高职院校；办公室秘书；素质；提升；路径
本文引用格式：桂文龙,等.高职院校办公室秘书素质提升的路径探讨[J].教育现代化,2020,7(50):73-76.
On the Way to Improve the Quality of Office Secretaries in Higher Vocational Colleges
GUI Wen-long,SU Zhi-guo
(Jiangsu Agri-animal Husbandry Vocational College,Taizhou Jiangsu)
Abstract:In order to improve the quality and work efficiency of office secretaries in higher vocational colleges,this paper,on the basis of summarizing and analyzing the basic work contents and quality requirements of office secretaries in higher vocational colleges,probes into and analyzes the main problems existing in the improvement of office secretaries’quality in higher vocational colleges,and makes a specific analysis and elaboration on the path to improve the quality of office secretaries in higher vocational colleges To enhance the quality of office secretaries in Higher Vocational Colleges and improve the efficiency of education and teaching in higher vocational colleges.
Key words:Higher vocational colleges;Office secretary;Quality;Promote;Route
一 引言
大力推进高等职业教育改革和应对国内外高职教育教学环境，一直是社会各界关注的焦点问题。在我国深化改革战略的不断推进下，深化教育改革也日益成为迫在眉睫的问题，尤其是十九大召开以来，国家和社会各界针对此问题又提出了新的要求。加快高职院校教学和科研、服务等工作的高质量发展的力度与速度，是现阶段我国众多高职院校遇到的一项紧急且迫切的任务，这项任务需要教育教学与管理工作的有机结合[1]。科学而合理的管理工作可以使高职院校内部原本较为有限的教学与科研服务资源被最大限度地利用起来，为教学与科研等工作的开展提供便捷的获取条件，从而推进高职院校教育教学及科研服务等机构各项工作高效、稳定开展，提升高职院校的办学水平，最终使我国高职院校教育教学水平能够得到国家与社会的认可。当前，高职院校办公室秘书的岗位设置在我国高职院校已经展开，但其在队伍建设上有待完善，队伍整体素质上尚须提升。
二高职院校办公室秘书的基本工作内容
秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员[2]。高职院校办公室秘书主要是协助领导做好管理和服务工作，具有管理性、协调性和服务性，因此办公室秘书不但可以开展管理工作，还可以起到参谋和智囊的作用，具体工作内容主要包括以下几个方面。
（一）党务秘书工作
高职院校办公室秘书在党务秘书工作上主要是负责党的文秘工作，是党的工作的重要组成部分。办公室秘书在日常工作中要承担为教学人员、党务人员或者上级领导部门的党务文书事务，具体工作内容分为参谋决定和文字表达两大方面。在日常党务工作中，办公室秘书协助领导处理全面工作，与各部门取得联系，传达党的路线、方针、政策，协助领导做好管理工作，协助所在基层党支部做好党员的组织管理工作。
（二）教学秘书工作
高职院校办公室秘书还有一项重要的任务，就是承担教育教学管理工作和适当的教学任务，是高职院校教学工作开展的一个重要环节。办公室秘书在组织开展各项日常教学活动时，要服务好专业教师和学生的组织管理工作。同时，还要熟悉教学工作计划，严格按照教学大纲制订相应的授课计划，认真钻研专业书目，做到备课细心、上课专心、下课放心。
（三）科研秘书工作
高职院校办公室秘书在科研秘书工作上主要是负责所在的机构分配的科研任务，协助科研人员或者专业带头人完成科研目标。办公室秘书在进行科研工作时应清楚自身职责，主动挑大梁，承担一定量的课题研究任务，并在此基础之上，积极开展项目科研，参与相关技术的开发，参与解决生产过程中所遇到的实际问题，参与社会服务及技术指导等工作。
（四）学生秘书工作
高职院校办公室秘书在学生秘书工作上主要在于与辅导员主管的学生管理工作进行辅助。具体而言，就是积极动员学生参与校级和学院举办的各项文体活动；对学生思想、学习、生活等各方面进行参与指导，协助班主任和辅导员做好优秀评比和奖学金评定工作等。此外，如有学生外出调研或参加各种社会时间活动，办公室秘书应对此加以关注，提供帮助。
（五）其他秘书事务
高职院校办公室秘书工作虽具有一定特殊性，但仍属于秘书工作范畴，所以其其他事务工作内容依旧包括“办文、办会、办事”等方面[3]。其主要负责学校教育教学会议的组织、记录、材料准备；以学校机构名义发出申请、报告等重要文稿的起草和审核；负责学校规章制度的修订、编印工作；传达、落实学校有关职能部门的工作布置；对学校教育教学重大决议、会议纪要、通知、通告等文件进行起草、签批、传阅、发布，并督促检查执行情况。此外，办公室秘书也担负着学校各部门间以及与校外各单位间的教育教学等沟通、协调工作。
三 高职院校办公室秘书的基本工作素质要求
高职院校办公室秘书工作在一定程度上决定了学校各项工作开展的效率，其关键功能的发挥取决于秘书工作人员的素质。办公室秘书工作人员的素质一般分个人品德和专业才能两个层面。个人品德主要包括思想政治、道德品质、理想信念等方面；而专业才能则主要包括专业知识和能力素养。具体主要有以下几个方面的基本工作素质。
（一）思想政治素质
思想政治要求是指办公室秘书在马克思主义指导下，积极践行符合中国特色社会主义的世界观、人生观、价值观，其在政治素养、方针路线、法律观念、文化认同等方面应达到一定的认知境界。办公室秘书工作是一项具有一定政治性的工作，思想政治素质的好坏，对学校各机构各项政策的正确落实都有一定的影响。因此，办公室秘书应当努力做到政治觉悟和法制观念的全面树立。
（二）专业素质要求
专业素质要求是指办公室秘书为了更好地从事岗位工作所应具备的专业素养，由知识结构和文化修养两部分组成。高职院校办公室秘书应具备的知识结构由三部分构成：一是基础部分，包括社会主义核心价值体系、基础写作与表达、法律法规常识、自动化办公以及教育教学研究相关知识等；二是专业部分，包括秘书学基础、文书写作与保存、档案分类与管理等；三是综合部分，包括领导科学、文史修养、艺术修养等。
（三）能力素质要求
能力素质要求是指办公室秘书为了科学合理高效地完成本职工作所应掌握的知识和技能。基于办公室秘书工作综合性的特点，要求办公室秘书具有包括基础能力、专业能力和基本技能三部分在内的能力素质[4]。其中，专业能力是办公室秘书能力素质的核心部分，主要包括表达、办事、管理、应变、社交能力等秘书专业能力。此外，与秘书工作相关的办公自动化操作能力也十分重要，如常用办公设备、办公软件和办公平台的使用等。
（四）职业道德素质
职业道德要求是指办公室秘书在从事各项活动时应遵守的职业道德，即办公室秘书在从事教育教学管理活动时应遵循的行为准则[5]。办公室秘书是服务于教育教学人员与教育教学机构的岗位，是教育教学管理人员的“助手”，其对自身的道德要求在一定程度上影响着教育教学人员。因此，高职院校办公室秘书务必做到品行端正、忠于职守，尽力对教育教学工作的忠诚度和主动性乃至教育教学工作的效率产生正面作用。
（五）理想信念要求
理想信念要求是指办公室秘书要将做好教育教学和科研辅助管理等工作当做一份理想追求，并为实现此目标而努力奋斗。高职院校办公室秘书的价值观与人生观决定了理想信念的方向。这一理想信念如果形成，它将成为办公室秘书的精神支柱，其所特有的执着将牢牢驻扎于办公室秘书的灵魂之中，在办公室秘书遭遇工作困难时，发挥精神支柱的作用。
四 高职院校办公室秘书素质提升存在的主要问题
高职院校办公室秘书是我国高职院校中不可或缺的岗位，但随着高职院校的迅速发展及办学水平的快速提升，办公室秘书在各项素质方面也暴露出了一些不足，造成这些不足的原因既有自身先天性的问题，也有大环境的影响。
（一）办公室秘书被认可度严重缺失
一是办公室秘书队伍管理者在观念认识上存在偏颇，潜意识直觉告诉他们办公室秘书工作并没有什么技术含量，由谁来任职都是一样的，对办公室秘书的个人素质并不看重，基本持有人在岗即可的态度；二是在实际工作中，少些高职院校管理部门出于解决人才后顾之忧的目的，将引进人才的配偶也安排在校内岗位之中，而这些人的专业素质与个人品质无法达到岗位要求，造成办公室秘书队伍的整体素质有较大程度地降低；三是对办公室秘书服务对象在认识上误区，思想观念停留在低端层面，对办公室秘书工作在高职院校中的工作潜力挖掘不足，忽略了其在教育工作开展中的重要作用。
（二）办公室秘书整体素质不高
高职院校办公室秘书由于长期做些基础性的低级常规工作，所以在面对更为重要的工作时，不能快速准确地进行处理。加之管理上缺少监督考核，思想上松弦懈怠，放任自流，使得其业务水平不高，工作思维停留在较低水准。尤其在业务素质方面，办公室秘书对自己的职责权限不明、管理规则不清、工作程序不晓，完全凭经验被动工作，极易造成工作失误。目前，能够全面撰文、善参谋、会办事的“通才”型秘书人才在中国高职院校还十分匮乏[6]。这样原本是由办公室秘书来完成的任务只能被转交给教学人员，造成教学人员的时间浪费和精力紧张，极大地降低了高校教学工作的效率。
（三）办公室秘书工作激励机制欠缺
一是由于现阶段我国各高职院校办公室秘书在评定职称、待遇方面普遍低于专职教学人员，加之职务晋升机会不多，于是使得一些办公室秘书队伍中的优秀人才不能安心本职工作[3]。其中不少人便以择机转校、求学深造、通过国家考试走上社会或进入公务员系统、事业单位、国企，甚至从事更广泛的社会职业等，导致了大量的办公室秘书人才外流；二是我国高职院校现阶段对于办公室秘书人才的处理办法往往是只使用，严重存在不培训、不提高的问题，造成对于办公室秘书的专业培训与技能提高不能兑现的问题；三是部分高职院校存还在着办公室秘书队伍的规范化管理问题。办公室秘书工作管理无章可循或有章不依的现象时有发生，一些岗位职责虽已制定却尚未完善，同时缺乏有效的监督激励机制。
（四）办公室秘书专业业务能力有待提高
一是文字表达与语言叙述能力普遍不高。办公室秘书基础能力中最重要的部分是文字表达与语言叙述能力，应该不断磨练，做到思路严谨、文笔流畅、观点鲜明；二是组织协调能力和逻辑思维能力普遍不高。作为高职院校办公室工作事情多而繁杂，应该要善于从繁杂的事务将自己解脱出来，以使自己的工作更加的高效简洁；三是有针对性培训普遍不多。目前，高职院校大多数办公室秘书缺乏必要的秘书业务知识和工作技能，接受培训的机会少之又少且缺乏系统性，从而导致他们解决具体教育教学问题的能力较低，难以适应新时期高职院校教育教学管理工作发展的新要求。
五 高职院校办公室秘书素质提升的路径
（一）提高认识，提升社会对办公室秘书的认可度
秘书工作专业性极强，有其自身活动规律和特点，要做好这项工作决不是一件容易的事[1]。党的十九大会议召开之后，政府和社会对高职院校提出了新的要求，我国高职院校在新形势下迎来了难得的新机遇，但同时又将遇到无法回避的新挑战，这是高职院校在发展中的必由之路。高职院校教育教学发展对高职院校整体质量的提升存在着特殊意义，而高效率的办公室秘书则可以在教育教学发展过程中协调教育教学机构与高职院校各方的矛盾利益，辅助教学人员做出正确的判断，帮助教学人员从复杂繁琐的事务与问题中解脱出来。因此，高职院校应着重下力气去搭建办公室秘书队伍的整体架构，在内部队伍建设中促进办公室秘书工作质量、水平和效率的提升，从而可以使广大教学人员跳出大量基础性事务的困扰，全身心投入教育教学工作之中。
（二）加强考核，强化激励学校考核机制建设
要使办公室秘书工作始终保持有序化、合理化和高效率运行，就必须制订和完善学校办公室秘书工作激励机制，对高职院校办公室秘书人员的工作职责、活动程序、办事准则、质量标准、工作职守等方面加以明确[7]。建立和完善高职院校办公室秘书工作激励考核机制是个系统性的工程，一是加强办公室秘书自身素质的引导。在建设办公室秘书队伍的过程中，对办公室秘书自身的素质进行严格把控，选拔机制公开透明，培养体系科学合理，提升其对本岗位的认识与认可；二是改善办公室秘书评职加薪的体系。高职院校在评定职称中应以业绩为导向，同时给予办公室秘书更多的机遇，待遇福利向基层办公室秘书岗位人才倾斜，使办公室秘书队伍中的优秀人才能安心本职工作；三是强化办公室秘书岗位考核机制的建设。高职院校应进一步强化对办公室秘书的岗位考核，采用科学合理的考核办法及考核指标，完善岗位考核的动态调整机制，考核结果要与晋升体系挂钩，使这支队伍始终保持活力和生机。
（三）强化学习，提升自身的业务能力和水平
一是强化政治理论学习。在思想层面上办公室秘书要不断加强学习，提高自身的政治修养，增强政策理论。办公室秘书要抓住在教育教学人员身边进行协助的学习契机，不断把握高职教育教学的方向，努力提升自身业务能力和水平。只有当自身理论素养达到一定层次，才能从全局角度出发客观地思考问题，才能激发自己的教育教学动力，才能敏锐把握最新高职教育教学动态；二是强化秘书专业业务能力学习，尤其是组织协调能力和文字表达能力。文字表达能力是办公室秘书文字功底的主要体现，如日常事务记录与教育教学相关学术报告写作。日常事务记录与相关学术报告写作在文章框架、思路表现、字词句段等方面都有比较高的要求，而体现此类专业相关学术文章的内容主要通过基本表述准确而鲜活、思维逻辑严谨而可行、言语措辞简明而高效三方面的长期训练。
（四）突出修养，增强自身责任担当意识
一是办公室秘书在教育教学管理开展过程中，其个人的职业道德修养关乎成败，这要求他们始终要坚持对外界要有保守秘密的觉悟、对内部要有甘于奉献的精神、对他人要有积极服务的意识等；二是办公室秘书应增强责任意识，提升责任担当。秘书工作无小事，有时一点小的失误就可能引发难以弥补的损失，所以必须树立责任意识，无论大事小事，都要以高度负责的态度，细致周到地对待处理,决不能有半点麻痹、疏忽和懈怠[7]。由于办公室秘书工作责任重大，加之日常工作内容多具有事务性和重复性等特性,因而往往使办公室秘书产生“不求有功，但求无过”的思想，在这种思想的负面影响下，办公室秘书就会安于现状，不求进取，就会在工作中处处等指令、套模式，这是不可能把工作做好的[2]。因此在日常工作中要有勇于担当责任，要时刻对教育教学研究或者其他辅助性工作做到积极进取、开拓创新、勇攀高峰，促使自身水平和工作质量的不断提升。
六 结语
综观全文，我国高职院校现阶段在办公室秘书岗位在职责与功能上存在缺失，部分办公室秘书队伍的能力与工作要求的匹配度仍然有待完善。但解决问题的路径和方法同样已经明晰。为此，高职院校亟需切实提高对办公室秘书重要性的认识、完善激励机制建设，使办公室秘书加强理论学习与职业道德、增强服务意识与责任意识。这对加强高职院校办公室秘书素质、提高高职院校教育教学工作效率必将起到的推动作用。而在此基础上的素质提升，也定能为我国高职院校办公室秘书工作提供新的发展动力。
参考文献
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[4]丁晓昌,杨剑宇.秘书学概论[M].北京:高等教育出版社,2011.
[5]李争.重视教学秘书培养提高教学管理水平[J].教育理论与实践,2015(24):7-9.
[6]黄晶.浅谈高校科研机构学术秘书队伍的发展和完善[J].东方企业文化：远见,2010(3):22-23.
[7]刘惠芳.论高校设置学术秘书的可行性与必要性[J].秘书之友：工作研究,2008(11):10-12.
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