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摘要：教学秘书是学生、上级教务管理机构、教师、领导四者之间沟通的桥梁和纽带，在独立学院教学运行中起着非常重要的作用。尤其在异地办学背景下，教学管理工作更为复杂，对教学秘书的工作提出了更高的挑战。本文针对独立学院异地办学这一情况，分析教务管理工作中存在的问题，有针对性地提出一些解决方法。
关键词：独立学院；异地办学；教务管理
本文引用格式：王旭.独立学院异地办学背景下教务管理工作探析[J].教育现代化，2019，6（89）：52-53.
随着独立学院办学水平的不断向前推进，独立学院和母体院校之间的关系呈现出多种形式。教务管理工作作为独立学院教学运行管理中的重要一环，需要更多的灵活性和创新性，这也就对基层的教学管理者提出了更高的要求。随着国家政策的变化和地方经济发展的需要，很多独立学院和母体学校之间都存在异地办学的情况，独立学院的成立和发展是建立在母体学校基础之上的，沿袭母体学校的教务管理模式，异地的管理模式也让教务管理工作面临着更高的挑战。教学秘书作为高校教务管理队伍中的基层力量，既服务于教学，又要及时反馈信息，他们的工作效率在一定程度上影响着学院教学运行工作的顺利进行，对独立学院的办学质量起着重要的作用。
一 异地办学情况下教学秘书工作上的挑战
（一）任务重、强度高，工作压力大。独立学院的选址一般比较偏僻，多设立于远离市区的新区或者工业园区，行政人员需要花费很多时间在通勤班车上，每天舟车劳顿身体疲惫。独立学院办学经费紧张，学院存在着人员少事情多的情况，一名秘书要负责上千名学生，个别秘书甚至对接两千名学生，面对着这么多的学生，为了保证工作顺畅，教学秘书一上车就在聊天软件上回复学生和教师的问询信息，如果遇到开学和期末这样的高峰时期，晚上九十点还处理工作也是常事。除了这些，教学秘书还要处理教学资料整理、学籍管理、考务管理、教学运行管理等常规的事务性工作。教务管理工作又有一定的时效性，需要时刻关注事件节点，经常多任务并行，时间紧任务重，长时间下来工作强度高，工作压力大，身体处于亚健康状态。
（二）对接人员多，沟通成本高。教务管理工作的主要服务对象是学生，独立学院的学生生源来自五湖四海，学生素质参差不齐，很多学生缺乏独立处理问题的能力，教学秘书每天要面临大量描述不清的问题咨询。独立学院学生的自觉性和主动性比较欠缺，例如补考、重修时间安排、公选课和体育选课、计算机考试和四六级考试报名这些通知发布后，教务管理人员要一次次的提醒学生按时报名缴费，即使这样每次都还是有学生在截止日期之后出现各种问题。独立学院的教学秘书除了要承担教学管理的事务性工作，还要和母体学校的教学秘书对接，处理母体学校和独立院校在课程设置、考试安排、资料传递等一系列工作。在这种异地办学的情况下，还需和外聘教师和兼任教师保持联系，考虑他们的空闲时间，统一规划上课时间，对他们在上课地点、住宿情况乘坐班车等后勤事务上及时回复。此外还要承担部分班级的班主任的工作，关心这些学生的学习和生活。而在异地办学的情况下，因为交通不方便，很多材料传递不及时，可能因为没法面对面工作造成一些工作上不必要的误会。这些都造成了工作上的沟通不顺畅，影响了工作效率。
（三）教务员奖励机制不健全。教务管理工作多是一些琐碎的服务性工作，工作量很难量化，平时较难得到领导的重视，没有专项的工作考评考核和激励机制，这就导致了教务员平时的工作积极性不高，只满足于完成领导交代的任务，缺乏主人翁精神，有了做多做少都一样的心理。虽然在平时的工作中付出了很多努力，但是很难获得各种奖项，不利于教务管理效能的有效发挥。独立学院因为缺少国家财政上的支持，和专业教师及辅导员相比，教务管理人员的待遇最低，较难凸显教务员工作的工作价值。
二 面对问题提出的解决措施
（一）聘任兼职人员，承担部分教务工作。独立学院师资队伍由专职教师、外聘教师、母体学校派出教师构成，随着办学规模的扩大，教务管理工作也日益繁重。
在这种情况下，学院可以鼓励心有余力的专职教师兼职行政岗位，承担部分行政工作，给予一定的待遇，积极整合人力资源，缓解相关管理人员的工作压力。学校应出台相关的政策措施，将专业教师兼职行政人员工作量规范化，制定权责分明、行之有效的细则，即增加了专业教师对学校的认同感，加深了两者之间的联系，又缓解了教学管理人员的工作压力。
（二）让学生参与到教务管理工作中，提升教学质量。教学管理工作以学生为本，独立学院也一直支持学生参与到教务管理中来，让他们更清晰的了解教务管理的过程。请优秀的学生参与到部分教务管理工作中，协助教务老师做好教学运行管理工作，一方面减轻了教务员的工作，一方面又提升了学生的工作能力。让学生参与到教学管理工作中可以有效的提升教学质量，独立学院的教学质量管理对学院的发展起着举足轻重的作用，在异地办学的情况下，学院组织已经退休的教学督导不定时听课，指导青年教师在业务上不断精进，也会组织教学督导和学生代表的见面，倾听学生对任课教师的看法，让学生参与到教学质量评价中来，提升学生的参与性，教务管理人员在这个过程中发现问题并加以改进，保障教学质量。
（三）改进教务管理系统，明确职责划分。高校中都在大力推进校园信息化建设，教务管理信息化建设是指为了提高教务管理的工作效率和管理水平，通过现代化智能化的信息技术，建立便捷、安全、实用的多样化教务管理信息系统。独立学院多沿袭母体院校的教务管理系统，这些系统由于使用年代比较久远，部分功能已经跟不上目前的工作需要，教学秘书仍然要做大量的手工工作，没有很好的体现出教务管理系统的智能性。而在异地办学的情况下，由于教师和教务管理人员见面机会较少，在时间紧迫的情况下，教学秘书需要代办交表、审核、递交给领导等一系列工作。很多使用年限较长的教务管理系统出于安全性考虑，只能绑定工作电脑或用校园网登录操作，不在校园内就无操作，例如教师经常使用的成绩管理、调停课等功能无法在家里操作，给工作带来了很大不便。在功能上也有一些缺失，如智能排课、系统排考试安排等功能都需要教学秘书手工操作。独立学院应更新或者改进教务管理系统，只要有互联网即可接入，增加使用的便捷性和时效性。注重教务管理系统的独立性和互联性，不同账号赋予不同角色，明确教师、学生工作、教务管理等部门的职责和权限，充分体现出教务管理系统便捷、科学、方便、实用、高效率的优点。
（四）教学秘书需提升自身素质，改进工作方法。对于教学秘书来说，在工作中应时刻保持清醒的头脑，具备强烈的责任心，精通了解学校的各项规章制度，这样才能举一反三，将工作流程细化规范化，形成一套行之有效的标准化流程。此外，教学秘书应及时与学生、教师、母体学院的教学管理人员勤沟通多联系，发现工作中的问题，改进工作方法。最后，教学秘书要处理大量的统计工作，除了心细外，应多学习办公软件操作方法，尽可能的将这些工作交给电脑处理，这样既能保证准确度，又可以提升工作效率。
（五）创新晋升考核机制，提高教学管理人员待遇。独立学院的专业教师和辅导员均有建立比较完备的晋升机制，根据工作年限和工作能力在待遇上能拉开一定差距，例如专业教师每年会有讲课比赛、优秀教师、带学生参加各种竞赛的奖励。而教务管理人员待遇几乎一样，没有拉开差距。教务管理人员缺乏灵活的奖励机制，激励缺乏客观的标准。教务管理的工作是否落实到位，有没有按质按量完成，直接影响着学校的办学质量。根据自身的特点及情况，综合教务管理人员工作的性质和内容，参考专业教师和辅导人员的考评方案，从不同维度全面考评，对于优秀者应该重点提拔，对于不及格者应该多加培训，带动全员更好的完成本职工作。
三 总结
独立学院作为时代发展下的一种全新的办学模式，具有广阔的办学前景，异地办学顺应经济和社会发展的需要，作为新生事物，在很多方面仍需建设和改进。教学管理工作人员是教学运行工作的实践者和服务者，他们的管理水平直接影响着教学秩序和教学质量，面对国内二本院校的激烈竞争，独立学院想要长久的生存和发展，就必须要建设一支高水平的办学队伍，这样才能立于不败之地。
参考文献
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