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摘 要：GTD 是一种灵活实用的个人事务管理方法,基于 GTD 理念的 App 系统可为高效管理个人事务提供方法指导与 工具支持。本文采用面向对象、模型驱动方法,整合优化了收集箱、事务、项目等核心概念,梳理了系统功能需求,设计了系 统总体结构以及收集箱管理、日程管理、待办管理、项目管理等主要模块的功能与界面,对系统设计过程中的一些关键问题进 行了解释说明,并对系统应用模式进行了描述。
Design and Application Mode of Personal Affairs Management App Based on GTD Concept
WANG Zhian
(Beijing Institute of Education, Beijing 100011)
【Abstract】：GTD is a flexible and practical personal affairs management method. App based on GTD concept can provide method guidance and tool support for efficient management of personal affairs. Using object oriented and model driven methods, this paper optimizes the core concepts, including inbox, affair and project, sorts out use cases, designs the structure of system, the functions and GUI of main modules, including inbox management, schedule management, to-do management, and project management, explains some key details of the system design, and describes application mode of the system.
【Key words】：GTD;affair;schedule;need to be dealt with
在移动互联网时代,手机已成为人们不可或缺的工 具。GTD(Getting Things Done) 作为一种灵活实用 的个人事务管理方法,得到了广泛应用与认可。基于 GTD 理念的个人事务管理 App,将为实现有序、高效 的个人工作生活提供方法指导与工具支持。
1 系统分析
1.1 GTD 理念
GTD 是 Daivd Allen 提 出 的个人事务管理方法, 帮助人们获得对工作和生活事务的掌控,降低压力和焦 虑 [1-3]。GTD 认为, 人的大脑是用来处理问题的, 要避 免被过多的记忆任务所干扰,否则大脑的清晰度、注意 力、创造性会大打折扣,很大程度影响运转效率。当通过一个逻辑性强而又可靠的系统妥当安排所有事务,人 们就能够获得一种“掌控感”,就能够全身心地、高效 地投入当前工作。
GTD 提供了一种个人事务处理方法框架,如图 1 所 示,主要包括 5 个环节 ：(1)收集记录事务有关信息 ; (2)通过定期、不定期回顾,及时清空、组织与执行 ; (3)清空收集到的事务信息,立即执行或进行组织转换 ; (4)将事务信息组织转换为多种类型事务,维护更新日 程表、下一步行动清单、等待清单、将来 / 也许清单、项 目清单以及参考资料清单等 ;(5)选择事务并执行。 1.2 App 核心概念
GTD 框架包括收集、回顾、清空、组织与执行等环节,事务类型包括日程、下一步行动、等待、将来 / 也许、项目以及参考资料等。为降低 App 用户学习成 本、提高使用效率,在保持 GTD 基本框架的基础上, 对 GTD 事务类型作整合优化,采用收集箱、日程、待 办、项目等核心概念来构建领域模型。
如图 2 所示,收集箱用于记录事务的原始信息,可 以包括事务的目标、内容、要求与重要程度等。日程与 待办为可执行的具体行动,收集箱内的记录需要转换为 日程或待办才可以执行。日程具有执行时间属性,需要 在某个指定时间执行,不具有执行时间属性的统称为待 办。项目由若干日程与待办组成。
事务管理始于收集箱记录。收集箱记录增加执行时 间属性可转换为日程,无执行时间属性可转换为待办, 对于复杂事务可转换为项目。日程、待办之间通过删 除、增加执行时间属性,可进行相互转换。若干日程、 待办可组合转换为项目。日程、待办执行后即结束。
1.3 功能需求
在概念分析的基础上,系统用例应包括收集箱管 理、日程管理、待办管理、项目管理以及数据云存储, 如图 3 所示。其中,日程管理包括重复管理、倒计时管 理、提醒管理、执行管理,待办管理包括场景管理、执 行管理,项目管理包括项目模板管理。
2 系统设计
2.1 总体结构
将系统划分为数据层、模型层与应用层,如图 4 所 示。模型层中的收集箱管理模块对应应用层中的收集环 节,日程管理模块、待办管理模块、项目管理模块对应 组织环节。收集箱管理模块完成对事务原始信息的管 理,日程管理模块、待办管理模块、项目管理模块分别 完成对日程、待办、项目的管理。数据管理模块对事务 原始信息、日程、待办与项目数据进行存储。
2.2 模块功能
2.2.1 收集箱管理模块
(1) 创建、编辑事务的原始信息,重要项可置顶显示。
(2)可将事务原始信息转换为日程、待办、项目。2.2.2 日程管理模块
(1)创建、编辑日程项。
(2)以月为单位总体显示日程简要信息,重要项可 置顶显示。
(3) 选择某一日后, 详细显示某一日的日程项, 重 要项可置顶显示。
(4)可对日程项标记是否完成。
(5)日程具有重复属性,能够以年、月、周为周期 进行重复,并可设置重复执行的起止时间、次数。
(6)日程具有倒计时属性,能够展示距离执行时间 的天数。
(7) 日程具有提醒属性,能够设置若干次提醒的 时刻。
(8)可将日程项转换为待办项。
2.2.3 待办管理模块
(1)创建、编辑待办项。
(2)通过标签对待办项进行划分,可按照标签进行 分组查看,重要项可置顶显示。标签可自定义,一个待 办可以有多个标签。例如,用户可根据场景自定义“办 公室”“超市”等标签,根据事务特性自定义“尽快完 成”“待考虑”等标签,某一事务“填报单据”可具有 “办公室”“尽快完成”两个标签。此时,在“办公室” 与“尽快完成”标签分组中,均可查看到“填报单据” 事务。
(3)可对待办项标记是否完成。
(4)可将待办项转换为日程项。
2.2.4 项目管理模块
(1)创建、编辑项目,重要项目可置顶显示。
(2)以树形方式展示某一项目的组成、进展情况。 项目事务具有典型的层次结构,采用树形方式能够有效 描述项目事务,满足用户对项目结构的自定义需求。
(3)树的节点包括目录、日程项、待办项,可对节 点进行编辑,重要节点可加亮显示。
(4)项目模板以JSON 格式描述,可根据项目模板 创建新的项目项。
2.2.5 数据管理模块
(1)本地数据存储于数据库中。
(2) 使用账号、密码登录远端服务器, 可进行数据上传下载
3 界面设计
App 界面包括收集、日程、待办、项目、“我的” 共 5 个模块,前 4 个模块分别对记录、日程、待办、项 目进行操作, “我的”模块用于公共数据定义、事务视 图查看、数据云存储操作、系统设置等。
3.1 收集
收集模块以列表形式显示记录信息,显示记录的标 题、内容、创建时间等信息,重要记录可设置为置顶显 示。长按某一记录将弹出菜单,可将一条记录转换为日 程、待办、项目,或删除此记录。点击某一记录,可弹 出页面对某此记录进行详细修改,如图 5 所示。
3.2 日程
日程模块主要包括月视图显示界面、某一日日程操 作界面,如图 6、图 7 所示。月视图显示界面整体显示 某一月的日程情况,用户可以总体掌握该一个月的日程 事务情况。某一日日程操作界面详细展示某一日日程的 内容,用户可对其中的日程进行修改。
月视图显示界面以月为单位, 以周为一行,显示日 程的标题与是否完成,重要日程可设置为置顶显示。已 完成日程的标题前具有已完成标记。在月视图显示界面 点击某一日,将动画切换至某一日日程操作界面。
某一日日程操作界面以列表形式显示日程,显示内 容包括标题、内容、时间、是否完成,以及重复、倒计 时、提醒、是否属于项目等属性标记,重要事项可设置 为置顶显示。点击某一日程,可弹出页面对此日程进行 修改。点击属性图标,可对属性进行修改。另外, App 可提供窗口小部件,主要显示当日的日程项。
3.3 待办
代办模块主要包括标签显示界面、已完成显示界 面,如图 8、图 9 所示。标签显示界面显示指定标签下 的待办项,已完成显示界面集中展示已完成的待办项。
标签显示界面以列表形式显示不同标签下的待办 项,显示内容包括标题、内容、未完成标记,以及是否 属于项目等属性,重要待办项可设置为置顶显示。点击 某一待办项,可弹出页面对该待办进行修改。点击属性 图标,可对属性进行修改。需要特别指出的是,某一待 办项可以有多个标签,即某一待办可显示在多个标签。
已完成显示界面以列表形式显示已完成的全部待办 项,显示内容包括标题、内容、已完成标记、完成时间 以及是否属于项目属性,重要待办项高亮显示。以完成 时间顺序进行显示,最新完成的待办显示在最上方。点 击已完成图标,可将待办项更改为未完成并切换至标签 显示界面显示。
3.4 项目
项目模块主要包括项目列表界面、详情界面。项目 列表界面显示项目清单,详情界面显示某一项目的详细 情况。
列表界面以列表形式显示项目,显示内容包括标 题、内容、是否完成,重要项目可设置为置顶显示。点 击某一项目项,将切换至项目详情界面。
项目详情界面以树形方式展示该某一项目的层次结 构,层次结构包括目录节点、日程节点、待办节点,重 要节点高亮显示,如图 10 所示。显示内容包括标题、 内容、是否完成等。长按某一节点将弹出菜单,可根据
节点类型进行增加与删除等操作。
3.5“我的”
“我的”模块包括日程重复、倒计时等属性集中查 看,待办场景、项目模板等数据修改,上传存储、下载 更新等数据操作,以及显示设置等。
4 设计说明
4.1 收集箱、项目模块的必要性
根据是否具有执行时间属性,事务可划分为日程、 待办两类。除日程、待办以外,系统为什么还要提供收 集箱、项目模块?
用户接收新事务信息后,可以直接新建日程事务或 待办事务,但对于需要一定时间考虑才能够转换为新建 事务,而用户当前又无时间精力时,可以通过收集箱暂 时存储新事物信息,待有时间精力时再处理。否则,就 只能仓促新建事务,不利于新建事务的规范性。
一项复杂任务经常会包括若干事务,用户需要总体把握复杂任务的组成与执行情况,达到“既见树木又见 森林”的效果,我们将包括多项事务的任务称为项目。
4.2 日程、待办事务组织方式
日程事务具有执行时间属性,日期自然而然成为最 为合适的日程事务组织最小单位。用户在新建、处理日 程事务时,经常需要访问上下一至两周的日程事务,因 此以月为单位展示日程总体情况较为合适。在具体实现 上,建议以当前周为中心显示五周,或者以当前自然月 为显示范围。
待办不具有执行时间属性,用户经常是在完成日程 事务之后,通过 GTD 回顾环节来查看待办事务。而用 户选择执行哪一个待办事务,经常会跟待办事务的某一 属性或者用户当前所处的场景密切相关。因此,通过自 定义标签来描述事务属性或用户场景,并对待办事务进行分组，将有效提高用户的访问效率。
4.3 日程提醒以及实现方式
日程事务具有执行时间属性,需要在某一指定时间 完成,可靠的自定义提醒尤为重要,这也是用户能够聚 焦当前工作的保证。通过 App 后台“保活”来实现日程 提醒,不符合手机操作系统的后台管理机制。可通过手 机操作系统提供的相关服务来实现,以 Android 为例, 可通过日历服务 Calendar Service 来实现日程提醒功能。 4.4 待办事务无提醒功能
系统对日程事务提供提醒功能,而提醒的设置常常 要参照执行时间属性,具体来说一般会在执行时间之前 进行提醒。待办事务不具有执行时间属性,设置提醒的 作用有限,而且容易造成概念上的模糊。因此,对待办 事务不提供提醒功能,可通过 GTD 回顾环节来实现对 待办事务的查看与选择执行。
4.5 回顾机制
收集箱的清理转换以及日程与待办事务的执行等, 均需要及时的回顾机制作为驱动。一般来讲,回顾机制 应包括定期与不定期的回顾。定期回顾指在固定时间进 行回顾,如通过每天早上的定期回顾,能够对一天的工 作有一个整体把握,并做出必要调整。不定期回顾指在 非固定时间进行回顾,如执行完毕某一事务后、在某一 空闲时间等。用户可针对个人事务特点,逐步形成相匹 配的回顾机制。
5 应用模式
5.1 日程事务
(1)用户场景。当用户需要直接增加一项具有执行
时间属性的事务,或者将收集到的事务相关信息转换为 一项具有执行时间属性的事务,或者为一项不具有执行 时间属性的事务增加执行时间属性。
(2)处理操作。新增日程事务或转换为日程事务, 并且可以为日程事务设置重复、倒计时、提醒属性。
(3)应用效果。在回顾机制与日程事务提醒的支持 下,用户将在未来指定时间执行某一日程事务,为完成 承诺“在未来指定时间完成某事”提供保证。
5.2 待办事务
(1)用户场景。当用户需要直接增加一项不具有执 行时间属性的事务,或者将收集到的事务相关信息转换 为一项不具有执行时间属性的事务,或者为一项具有执 行时间属性的事务删除执行时间属性。
(2)处理操作。新增待办事务或转换为待办事务, 并且可以为待办事务设置标签属性。
(3) 应用效果。在回顾机制的支持下, 用户将在未 来某个不确定时间执行某一待办事务,为完成承诺“在 未来不确定时间完成某事”提供保证。
5.3 项目
(1)用户场景。当用户需要直接增加一项复杂事 务,该复杂事务通常包括多项事务,或者将收集到的事 务相关信息转换为一项复杂事务。
(2) 处理操作。新增项目或转换为项目, 并且可以 增加、删除所包括的事务。
(3)应用效果。用户可以将若干事务组合为一个项 目进行总体把握,并且可以复用项目框架。
5.4 收集箱
(1)用户场景。当用户收集到的事务相关信息需要 一定时间考虑才能够转换为新建事务,而用户当前又无 时间精力时,可以通过收集箱暂时存储该事务信息,待 有时间精力时再处理。
(2) 处理操作。在收集箱中新增事务信息记录, 待 合适时再转换为事务或项目。
(3) 应用效果。快速存储接收到的新事务信息, 尽 量不干扰用户当前工作,并且在回顾机制的支持下能够 及时做出相应承诺。
参考文献
[1] 戴维 · 艾伦.搞定Ⅰ无压工作的艺术[M].北京:中信出版社, 2010.
[2] 戴维 · 艾伦.搞定Ⅱ提升工作与生活效率的52条原则[M].北 京:中信出版社,2012.
[3] 戴维 · 艾伦.搞定Ⅲ平衡工作与生活的艺术[M].北京:中信出 版社,2016.
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