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摘要：随着现代化信息技术的发展，各种信息技术的应用已成为人们日常生活中不可缺少的一部分。基层档案管理在发展过程应当结合信息化技术进行升级，通过信息化管理有效提升基层档案管理的质量与效率。基于此，本文分析信息化背景下的档案管理相关概念，阐述在基层档案管理中信息化升级的作用，并针对基层档案管理中信息化升级，提出有效的对策，以供参考。
关键词：信息化；基层档案管理；质量升级
Research on the quality upgrading measures of grass-roots archives management under the background of informatization
Wang Yiwen,Yang Fan
(human resources and Social Security Bureau of Erdaojiang District,Tonghua City,Jilin Province,Tonghua Jilin,134000)
Abstract:With the development of modern information technology,the application of various information technologies has become an indispensable part of people's daily life.The grass-roots archives management should also be upgraded in combination with information technology in the development process,and the quality and efficiency of grass-roots archives management can be effectively improved through information management.Based on this,this paper analyzes the related concepts of archives management under the background of informatization,expounds the role of informatization upgrading in the grass-roots archives management,and puts forward effective countermeasures for the informatization upgrading in the grass-roots archives management for reference.
Key words:informatization;grass roots archives management;quality upgrade
一、前言
基层档案是基层开展人事管理活动的基础，因此需要长期保存，以便后续使用。随着基层档案管理工作信息化进程的不断加快，相关管理人员需要对管理工作进行创新，让基层档案资料的使用效率有所提升，更好地助力各种工作有效开展。
二、信息化背景下的档案管理相关概念
在信息化发展的背景下，互联网等技术能对基层档案管理工作进行有效升级，使档案管理质量得到有效提升。在基层档案管理中，各类电子信息设备的使用，可以在图像、音频和其他信息的分析和分类中取得良好的效果，也可以更好地保存各种档案，而且对后期的管理与使用效果的提升都有较大帮助。工作人员通过电子信息设备可以实现文件和文件信息传输的自动集成和应用，减少大部分的人工操作，且文书档案管理分析的时间也能得到显著缩短，使得过去复杂的工作变得简单。此外，在处理文件和文件中的信息时，计算机技术优势与作用的充分发挥，使这项工作更加容易，从而节约劳动力，提高办公的整体效率。
随着互联网技术的发展，各种内容的交互效率得到了有效提升。在档案管理过程中，工作人员通过计算机建立相应的管理系统，能彻底解决过去管理中存在一些问题。该系统可以满足大部分档案操作的需求，并通过大数据管理，让资源的利用效率得到有效提升，从而提升档案管理的价值。另外，在管理中，电子信息技术的应用不仅可以提升管理效率，而且能使管理方法更加丰富、系统，从而实现更精细的管理，让管理的过程更加科学统一，更好地落实管理标准[1]。
三、基层档案管理中信息化升级的作用
(一)控制管理成本
基层在开展档案管理的过程中，需要对档案进行收集、统计、保管等，这个过程需要借助大量的人力资源才能够完成。同时，由于这些工作内容烦琐复杂，包含许多方案，因此管理人员需要学习大量的相关知识，建立起对应的管理理念，才能满足建设需求。在开展基层单位档案管理工作时，管理人员需要保持一个严谨的态度，如此，才能让基层档案管理工作得到有效完成。但是在工作的过程中，因为基层档案管理工作量大、内容繁杂，所以容易出现各种问题，进而对档案管理工作的效率产生影响。在基层档案管理的过程中，工作人员通过应用信息化技术，可以减少大量的重复劳动内容，并且节约档案存放的空间，有效缩减档案管理成本，提升档案管理效率与质量。为此，相关部门要利用信息化建设构建适合基层档案管理的数据库系统，为档案管理资料的电子信息化提供支撑，并有效解决原有纸质档案储存空间占用大、管理难、查阅难、易丢失等问题，使管理的人力资源得到释放。这有利于人力资源的优化配置，并降低基层单位档案管理的成本。
(二)提升管理效率
基层单位在利用信息化建设对基层档案管理升级的过程中，可以通过对信息技术的利用，用管理软件完成档案管理中大量的重复性工作。工作人员通过信息技术的快速计算，能有效提升管理效率，让基层档案管理智能化。档案管理进行信息化升级一般是利用信息化技术在搜索定位等方面的优势构建数据库，将录入的基层档案进行分类。相比传统的人工查阅方式，利用档案管理程序可以有效地对重复工作进行处理，并减少在工作中由于人为干扰而出现的失误，全面提升档案管理工作效率，让档案管理工作质量得到保证。由此可知，在基层档案管理工作中，工作人员通过对信息化技术的应用，能显著提升档案管理工作效率，而将信息化技术应用在档案管理工作中也是未来的发展趋势[2]。
四、基层档案管理存在的问题
(一)对档案信息化建设不够重视
随着信息技术的发展，传统的档案管理方式已无法满足新时代档案管理的需求。而部分单位为了保证工作的稳定进行，尚未充分开展信息化建设，对管理中的信息化建设不够重视，没有真正意识到信息化建设的重要性。一些单位即使开展了部分信息化建设工作，但由于基础设施不足，建设进度缓慢，并不能有效提升档案管理效率。还有一些基层单位甚至没有建立单独的档案室，对档案管理持有随意的态度，不能积极主动地对档案管理方法进行改善，这使得档案管理工作更加落后，且十分混乱。
(二)档案管理基础设施有待完善
随着我国对科技研究的深入，各种信息技术已经进入人们的生活。在档案管理工作中，各单位应该积极应用信息技术。但是信息技术的应用需要先进的设备作为技术支持，而一些基层单位缺少计算机、扫描仪、复印机等信息化建设的设备，并且部分地区由于发展相对落后，并没有建立独立的档案管理室，也没有配备足够的计算机，这些因素就导致档案处理工作都需要人工来完成。这些单位的管理效率低下，且针对档案资料，没有一个合适的保护措施。
(三)档案信息化缺乏专业人才
在进行基层档案管理升级的过程中，因为需要利用信息化知识，所以工作人员需要具备一定的专业技能，如此，才可以满足管理需求。但是由于一些工作人员并没有经过相关技能的培训，且年龄较大，没有接受过信息化教育，也没有及时更新管理理念，并不能认识到信息化建设对档案管理质量提升的作用，只是粗浅地认为信息化建设就是利用计算机软件来辅助管理档案资料的过程，因此在进行档案管理的过程中，他们更喜欢使用传统的管理办法。在此背景下，档案管理效率与质量无法得到有效提升。
(四)档案管理信息化建设投入不足
部分档案管理负责人对信息化建设不够重视，导致管理资金不足，无法支撑单位的信息化建设。信息化建设需要一些基础的电子设备作支撑，如果没有合适的设备，就难以开展有效的基层档案管理信息化建设工作。因此，单位需要在硬件方面加大投入力度。但是，由于基层单位能在档案信息化建设投资的经费有限，在建设过程中还有可能出现经费挪用的情况，加上在信息化建设的初期需要大量的人力、物力支持，因此，如果支持力度不够，就容易影响信息化建设的进程[3]。
五、促进档案信息化升级的有效对策
(一)重视档案管理信息化建设
基层在进行档案管理信息化建设的过程中，首先要对基层管理人员的思想意识进行提升，为信息化建设提供思想意识保障。同时，单位需要通过对先进信息技术的应用，让档案管理工作的效率与质量得到有效提升。单位还要根据时代发展需求，结合档案管理的主要目的和工作流程，利用信息化技术对工作中的细节进行加强，提升档案管理的信息化水平，转变管理人员的思想，使他们认识到信息化建设的重要性。另外，在进行信息化建设时，单位需要引入网络云技术，通过对网络云技术的应用，让基层档案管理的工作实现轻量化、自动化、智能化，让政府与相关互联网企业合作，集中对基层档案管理信息化进行处理，加大档案管理信息化建设力度。
因为在应用信息技术后，档案管理工作流程会发生较大变化，所以单位要提高对信息化建设的重视，使相关人员在工作过程中对信息化管理有更深的认知，以此在基层档案管理的过程中更好地进行管理信息化升级。同时，由于基础档案管理工作量大、范围广，单位在短时间内利用信息化技术快速地取代现有的工作并不现实。因此，单位需要针对工作内容进行逐步分析，采用分布分方式开展信息化建设工作，逐步加大基层档案管理信息化建设力度，并在这个过程中，完成对管理与工作人员的信息化思想建设。另外，单位要制订符合信息化档案管理的规章制度，明确质量升级后的档案管理重心，避免在工作的过程中出现人力浪费的现象。单位还要明确划分工作人员的职责，进一步提升整体管理水平。
(二)加强档案信息化基础设施建设
基层档案管理只有投入大量资金才能够满足硬件建设需求，而只有拥有充足的信息化基础设备，才可以更好地进行基层档案管理信息化升级。对此，单位不仅需要购置计算机、复印机、扫描仪等设备，还需要对基层档案管理工作的实际开展情况进行调查，开发配套管理软件，发挥硬件升级的作用。单位要加强对档案资料室的管理，为档案管理提供良好的环境，同时，对电子档案进行备份，防止电子资料丢失。另外，基层部门也要加强资金上的引入，使档案信息化建设获得专项的资金支持，进而完善信息化基础设施的建设。
(三)提升管理人员的专业素养
在档案管理信息化建设的过程中，单位不仅需要加强对管理人员的思想建设和对硬件相关的升级，而且要提升工作人员的专业素养。这主要是由于在管理过程中工作人员需要对各种电子信息设备进行操作，如果工作人员不能掌握相应的操作技巧，就会对管理工作的质量与效率造成影响。单位要针对工作人员开展相关培训活动，提升档案管理人员的职业素养和工作积极性，使其具备计算机操作能力。这样，在硬件升级的支持下，单位才可以体现出信息化建设的作用。在具体实施过程中，可由政府牵头，邀请专业的培训教师对基层工作人员进行专业技能的辅导，使其满足基层档案信息化管理升级的需求，以此实现档案资料的有效管理。另外，单位还要加强对档案管理人员综合素质与道德素养的培养，这样，在进行基层档案管理工作的过程中，他们才能秉持严谨的态度发挥档案管理的作用[4]。(四)规范基层档案管理信息化建设，保障档案信息安全为了提高档案管理中的实效性，基层单位在进行档案管理时，需要制订相对严格的发展方案，并按照具体的方案开展相关工作。基层单位需要结合实际档案管理工作标准，提高档案的信息化和集成化质量。这要求单位要建立档案资料数据库，使数据可以定期存入电脑，并转换成电子文件进行保存。基层单位按照档案信息化标准进行管理，能够使档案管理的效率得到提升。
许多档案资料都具有较高的保密性，不能随便外借。因此，电子档案的安全管理尤其重要。单位要避免不法分子侵入计算机，窃取各类资料，也要避免病毒对计算机设备的侵害。为此，单位要完善网络安全系统，建立防火墙，或者设置高级密码，使相关人员必须输入密码才能登录后台，从而降低机密信息的泄露风险，也为档案信息提供安全保护。六、结论
随着信息化技术的广泛使用，基层档案管理信息化升级已是大势所趋。为此，单位要积极利用信息技术来对基层档案管理进行创新。在这个过程中，基层单位要创建新管理办法，加强对工作人员的培训，把握信息化转变带来的机遇，为基层单位提供更多的发展空间，让基层档案管理的质量得到进一步提升。
【参考文献】
[1]刘丹宁.信息化背景下的基层档案管理质量升级措施[J].档案天地，2022(02).
[2]严淑梅.信息化背景下基层档案管理的质量提升与发展[J].传媒论坛，2021(20).
[3]白云丽.基层档案管理信息化管理途径分析[J].科技风，2020(16).
[4]刘亚莲.基层档案管理信息化建设途径和策略分析[J].农家参谋，2019(12).
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