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摘要：随着社会经济发展,社会整体的信息化发展水平与发展需求日益凸显,各企业同样需要顺应信息化的时代发展趋势,在根据自身实际发展状况进行信息化转型的过程中,OA平台的设计与实现逐渐成为具有高性价比的理想选择。因此,企业应当依靠OA平台,切实地发挥OA平台在信息化办公方面的技术性优势,结合自身业务实际情况综合考虑,参考成熟的OA平台设计方案所包含的优质设计思路进行有自身特色OA平台的构建,以便通过模块化的OA平台设计在实际的企业管理工作各个环节中予以应用。为此,应当如何对OA平台进行设计与实现,并在实际的管理工作中予以应用,进而实现自身的信息化转型逐渐成为企业亟待解决的问题。
关键词：企业；OA平台；信息化
Design and Implementation of Enterprise OA Platform
LIU Wanhui
(Guoneng Network Information Technology(Beijing)Co.,Ltd.,Beijing 100010)
【Abstract】：With the development of society and economy,the development level and development needs of informatization in the society as a whole have become increasingly prominent.Enterprises in all walks of life also need to conform to the development trend of informatization.In the process of informatization transformation of enterprises in all walks of life based on their own actual development conditions,the design and implementation of OA platforms have gradually become an ideal choice with relatively high cost performance.Therefore,enterprises should rely on the OA platform,give full play to the technical advantages of the OA platform in the information office,take into account the actual situation of their own business,and refer to the high-quality design ideas contained in the mature OA platform design scheme to carry out the development of the OA platform with its own characteristics.It is constructed so that it can be applied in all aspects of the actual enterprise management work through the design of the modular OA platform.Therefore,how to design and implement the OA platform specifically,and refer to it in the actual management work,so as to realize its own informatization transformation has gradually become the core proposition that enterprises in all walks of life need to solve.
【Key words】：enterprise;OA platform;informatization
0引言
为求切实有效地实现信息化转型,提升企业自身管理水平,企业需要对OA平台的定义及其必要性提高重视,切实地立足自身企业管理发展状况,设计并在实际的企业管理过程中应用OA平台[1]。
1企业OA平台概述
OA技术是办公室自动化控制的英文首字母缩写,指借助网络信息平台技术及其实际应用,针对行政办公中设计的所有纸面资料、材料与档案更加高效地进行信息化管理,运用计算机、局域网和手机应用等多个平台构建信息化管理控制平台的信息化技术[2]。OA平台可以同时满足产品化需求与个性化需求,大幅地降低开发维护所需成本投入,立足技术性优势的同时较为充分地提供差异化的OA服务。
2 OA平台设计思路
2.1整体设计
在正式开始针对OA平台功能模块进行设计之前,首先需要深入了解企业各项制度的内容、管理工作的流程、关键节点与权限设置需求,立足与之相关的各个部门的实际管理状况,从整体层面出发,具体地制定符合实际需求的OA平台功能模块设计计划[3]。具体而言,功能模块设计重点应当体现在公文管理、经费申请、预算审批、成本控制和合同管理等方面,借助OA技术的优势设计有助于改善现有工作进行方式的模块化功能。业务审批功能性模块应当依照企业的管理制度,设计可以服务于企业所有业务流程的审批模块,同时满足企业管理在业务层面、财务层面和管理层面的不同需求。为求更加详尽地进行介绍,现选取其中业务审批模块流程设计、与ERP系统联动的模块设计和用户权限管理模块进行举例说明。
2.2业务审批模块流程设计
在企业正常的运营管理过程中,针对各项业务所需投资进行管理时通常会涉及较大额度的资金转移(三重一大事项中的大额资金使用),其中涉及的审批流程较长,对于整体的企业管理十分关键[4],业务审批流程如图1所示。项目执行人应当参照项目计划与各级管理层人员对于项目的意见,在OA平台中新建项目流程,录入项目相关的各项信息,以便为后续进行审批提供一定的依据。整体流程的各个节点负责人员应当以项目具体信息为基础,按照流程全程的进行状况,具体地了解之前的节点负责人员给出的审批意见,以便更加严密地掌控进度。
2.3与ERP系统联动的模块设计
在OA平台中,企业应当构建可以用于辅助ERP系统高效运作的模块,针对ERP系统需要外部辅助的部分以及实际需求,创建和管理用于反馈的流程[5]。具体而言,针对企业内部的员工与管理层人员在实际ERP系统关联模块时遇到的各种问题进行跟进,通过事先设立指定流程的方式为ERP系统维护人员提供优化和调整的方向,由维护人员有针对性地提出优化与调整计划,经各级管理层人员审批后,由计划提出人进行实际的优化与调整。在此过程中,进行优化和调整的全程都有章可循,随时可以进行跟进和监督管理。考虑到ERP系统在审批方面较为薄弱的性质,在实际进行OA平台设计时,企业应当着重从审批流程辅助方面出发,构造有利于ERP系统更加有效进行审批的联动模块,如SRM、CRM中的合同审批。借此,不仅可以有效地补充ERP系统在审批方面的不足,还可以较为有效的保障与ERP系统联动的模块本身所具备的实效性,进而搭建更加符合企业实际业务、管理及发展需求的OA平台。
2.4用户权限管理设计
在针对用户权限管理进行具体设计时,首先应当依照企业内部管理方面的有关制度和规定,为用户权限的具体设定、调整与管理过程中设置符合实际需求的流程[6]。主要功能首先应当包含用户账户的增删,标注申请人的各项信息,经由各级管理层人员层层审批后由OA平台底层管理人员进行增删操作。其次应当设置相关节点,要求平台底层管理人员仔细核查申请人相关信息,确认无误后再发放相应的权限。最后在权限发放完成后,应当相应的设计通知申请人的闭环步骤,在申请人最终确认后方可结束流程。
3 OA平台功能性优势
3.1构建集中的系统结构
对于行政办公与管理工作需求较为复杂多样的企业来说,构建集中的系统结构,集中地针对组织结构与流程体系进行管理与控制是有必要的。构建集中的系统结构有助于企业打通内部各个部门之间的间隔,切实地实现不同层级部门之间的互相传递信息和共同审批,进而充分地保证业务处理、行政办公和管理工作可以相对透明地进行[7]。
3.2立足数据库优势
在企业日常进行业务处理、行政办公和管理工作时,各项相关材料和依据的整理与归档非常关键。构建OA平台时,应当充分地借助信息化数据库的优势,更加高效地存储,管理和查阅包含文档在内的非结构化数据信息。借此,企业可以更加精准地针对包含纸面文件和审批意见在内的各类相关材料进行管理与收纳,同时还可以在OA平台直接实现信息化的文件材料新建、收纳、检索、分享与归档,以便后期有针对性地进行后续跟进和审批。
3.3引入工作流技术
在早期进行审批时,企业行政办公与管理所采取的是人工传递纸质材料,逐级进行审批签字的审批模式,在工作效率方面的表现很不理想。而使用OA平台可以较为充分地解决以上问题,在针对OA平台进行设计时,应当在行政办公和管理工作进行过程中引入工作流技术,通过计算机软件和手机应用针对具体的处理流程进行定义使其自动运作,在整体流程进行过程中较为高效地便于流程所涉及企业员工和管理层人员参与流程处理。
3.4控制流程及权限
在针对控制流程及权限进行设计时,应当充分地保证OA平台可以具备一定的透明度。具体而言,在实际的审批工作进行过程中,应当从严参照相关标准、规范及权限要求,通过OA平台的流程设置功能与权限管理功能,针对接入审批涉及各项文件材料的权限应当具体地予以指定,帮助管理层人员更加便捷地及时跟进审批流程的具体进行状况,监控和管理各个节点所花费的审批时间以及所给出的审批意见。
3.5运用身份认证功能
在实际针对OA平台进行设计时,应当充分地运用身份认证功能,切实地确保接入OA平台的企业员工及管理层人员所使用的账号是唯一的,以便更加切实地落实问责制度[8]。企业员工及管理层人员均应使用各自独立的账号及密码登录OA平台,仅仅可以看到和处理自身职权范围内的各项审批工作、流程和节点,同时还需要针对处理的全过程进行信息化的系统记录,以便后期进行相应的跟进和问责。
4 OA系统在企业管理中的实现
4.1报表传递
在企业日常的运营与管理过程中,各项报表的具体传递过程的实际工作量需求极高,人力进行通常效率较差,而且会严重影响到企业员工的工作热情。而使用OA平台后,借助OA平台的便捷性与有效性优势,可以针对各项报表的传递流程设计相应的电子模板。在实际进行模板设计时,首先应当依照企业现行的报表传递方式进行设计,然后按照实际的审批需求与分配方式嵌入相应的工作流程之中。
4.2流程审批
企业可以按照自身实际流程审批需求,搭建OA平台辅助ERP系统的实际运作,回避流程审批工作进行过程中可能出现的问题,进而加速自身信息化的转型发展[9]。举例而言,使用ERP系统针对采购类流程进行处理时,通常涉及很多员工和管理层人员,审批手续相对复杂,其中出现的问题难以具体地定责。有机地集合ERP系统与OA平台可以较为有效地推动二者之间彼此互补,通过搭建OA平台更好地为ERP系统运作提供基础性保障,企业可以更加有效地进行业务运作及管理工作。
4.3合同审批
合同的审批在企业的业务进行和管理工作中属于相对关键的一环,鉴于实际进行过程中涉及较多部门与员工的情况,使用OA平台进行可以较为有效地节省合同审批工作所需的时间与精力成本。为此,企业应当使用OA平台的表单功能性模块,依托OA平台预先设定合同审批表单模板。不同于一般的协同模板,OA平台可以事先针对审批栏属性进行设定,进而较为有效地确保审批意见的真实性。
4.4规范化的业务审批
在企业进行日常管理的过程中,各类表单数量相对庞大,企业应当使用OA平台进行审批,并规范化地设定业务审批流程。具体而言,企业可以借助OA平台的系统表单各项优势,诸如字段属性设置、表单域设置、输入及流程绑定以及数据汇总统计分析,立足企业内部各个部门不同的工作需求进行设置。举例而言,企业可以设计包含采购计划申请流程、内部资料节约申请流程以及合作商新增审批在内的各种定制化的流程。
4.5企业信息库构建
OA平台可以设计并实装一定的文档管理功能性模块,有助于企业更加便利地进行文档管理。企业可以借助OA平台的权限控制功能与综合检索功能,持续性地收录企业内部的各项知识类文档,包含企业管理制度、企业管理标准及企业管理规范,积累使用OA平台过程中产生的各类文档,进而构建企业内部的信息库。
4.6企业信息平台构建
搭建OA平台,企业可以为员工和管理层人员提供更加便捷的信息交换平台。在OA平台中设置信息交换功能性模块时,应当根据企业实际的业务需求与管理需求进行设计。具体而言,透过OA平台,企业可以在信息交换模块中设置公告、通知和行业发展动态等子模块。通过公告模块,企业管理层可以更为快捷地传达相关的信息。
5系统测试过程及其结果
在完成OA平台的整体开发后正式将OA平台投入测试,系统测试的重点体现在检查常用模块在功能性方面的完整性,检查数据交换接口的实际稳定性,以及测试软件在自动化测试系统支撑能力方面的表现。
在实际的测试过程中,可以发现OA平台系统在负载较低的情况下具备较为充足的稳定性,而在负载较高的情况下稳定性表现相对不足,在反复测试之后针对数据库中的部分索引进行调整后解决了问题。同时,可以发现数据交换接口无法在网络出现一定故障时较为充分地应对错误情况,通过引入全方位的数据检测机制代码解决了该项问题。
OA平台已经正式投入了使用,其中却仍留有改进空间,需要更加深入地进行优化和调整。除去工作流管理,其他各项功能应当更加适配企业实际的经营管理需求,采用细化且深入的模块设计,在之后的改进中针对既有模块设计状况进行扩充和拓展。同时应当增强对于移动端接入的适配,在持续性地完善移动设备网页端界面之余,还应当有针对性地开发手机应用与小程序,确保可以通过移动设备完成更加复杂的工作处理。
6结语
总而言之,OA平台投入企业管理工作之后,企业得以搭建畅通性相对符合预期的信息交换平台。当下,OA平台已经得到广泛应用。在这样的大背景下,企业内部的各项公文、通知与报表均可以借由OA平台更加高效地进行信息化的传递,不仅为企业管理提供了一定的便利,还为企业管理本身提供了更加开放透明的管理平台。
参考文献
[1]周玮,楼晶晶,黄雪瑶,等.基于OA系统的高校附属医院廉洁风险防控管理研究并以廉洁风险防控平台的实践应用为例[J].当代医学,2020,26(12):190-192.
[2]邱燕娜.用一个OA平台实现企业的协同管理[N].中国计算机报,2010-07-12(028).
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[4]夏燕.中小型科技企业人力资源管理效能的路径研究—以OA办公软件开发公司为例[J].办公自动化,2022,27(03):9-11+31.
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[7]沈孚,赵闰,杨子.基于工作流的一体化农业科研院所移动OA平台设计—以某农业研究所为实例[J].中国农机化学报,2020,41(10):144-152.
[8]赵宇.微信OA平台在办公业务中的应用[J].办公室业务,2016(24):171.
[9]闫晓婧.协同OA办公系统的分析与设计[J].电脑编程技巧与维护,2019(7):95-96+122.
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