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摘 要：会计档案是记录和反映单位经济业务活动过程的重要史料和证明，是 单位查阅、统计、分析、接受审计检查的重 要依据， 是单位的重要档案之一。 文章论 述了会计档案管理的重要性， 阐述了会计 档案管理现状和存在的问题，提出加强科 研事业单位会计档案管理的建议，更好地 促进新时期科研单位网络信息化在会计核算和财务管理中的应用，提高科研单位 财务管理水平和工作效率。
关键词：科研单位 会计档案 管理
科研单位会计档案是记录和反映单 位从事科研、知识产权、成果转化、人事变 动、资产财务、行政管理等大量经济业务 活动过程中，接收或加工处理后形成的会 计凭证、会计账簿、财务报表和报告等形 式的材料，具有一定保存价值的文字、图 表等各种形式的专业会计史料和证明。会 计档案既包括各类纸质材料档案，也包括 通过会计电算化生成、传输和存储的电子 会计档案材料。所有产生的会计档案应具 有真实性、客观性和法律效力。
一、会计档案的重要性
会计档案是科研单位档案管理的重 要组成部分，对科研单位财务管理也非常 重要，是记录和反映单位各项经济业务活 动发展的重要经济凭据，是会计工作流程 一个不可分割的组成部分，也是单位统 计、分析、查阅、接受审计检查的重要依据， 属于单位重要的档案记录材料。会计档案 管理作为单位财务管理中的一个重要环 节，直接影响着单位整个财务管理工作的 质量和水平， 因此科研单位一定要充分认 识到会计档案管理工作的重要性，不断完 善和强化会计管理工作，提高会计档案管 理水平，从而提高科研事业单位会计档案 和财务管理水平[1]。
随着国家对科研投入的不断增加，网 络信息化在财务管理应用上的不断拓展, 以及相关电算化技术的不断提高，无纸化 电子档案正在逐步取代纸质档案，会计档 案管理的方式也将随之发生变化。财务人 员要适应这一时代变化趋势，切实保护和 高效、科学利用好会计档案，是财务人员 应认真思考和探究的课题。
二、会计档案管理的现状和存在的问题
会计档案作为科研单位档案管理的 重要组成部分，随着国家对科技创新和研 发力度的不断加大，科研单位经费投入逐年增加，同时网络信息化水平也不断提 高，科研活动业务量逐步增加，科研单位财务管理工作越来越复杂，相应的会计档 案的数量、种类和内容也越来越多，原有 的会计档案管理模式已不适应新时代的 需求。2015 年财政部对会计档案管理办法 进行了修订，重新界定和完善了会计档案 的定义和范围，新增电子会计档案管理的 要求，调整了会计档案保管的期限，对会 计档案销毁程序也做了新的具体规定等， 这些修订内容有利于推进会计档案管理 现代化， 为会计档案科学、高效利用指明 了方向。但在会计档案管理实际执行过程 中, 落实到各基层单位仍然存在许多不同 的问题。
（一）会计档案管理意识薄弱
在科研单位内部控制建设体系中，单 位的档案管理往往不受重视，认为档案管 理就是简单地收集和存放，更不用说科学 有效地利用和管理会计档案了。 同时科研 单位财务部门作为一个为科研业务服务 和支撑的部门，很多科研事业单位都没有 单独制订具体相关的会计档案管理制度， 对会计档案的收集、整理、保管、利用鉴定 和销毁等不同环节的执行，仅参照国家的 相关规定， 并没有制定符合本单位具体情 况的实施细则[2]。
根据规定会计档案是会计核算的产 物，它产生于会计业务，是会计工作的延 伸，但是在实际执行过程中会计档案管理 工作却是五花八门，不尽人意。 同一单位 不同的人，由于业务能力、工作态度、细致 程度等原因，形成会计档案可能出现不完 整、遗漏等现象；有的单位只注重纸质会 计凭证、会计报表、会计账簿等管理， 缺乏 对电子会计档案资料的数据备份、存储等 管理规定；而且不同单位之间会计档案管 理的标准也存在着较大的差异。
（二）会计档案收集整理不规范
科研单位会计档案整理、装订等工作 基本都是由财务人员负责完成，很多财务 人员在上岗前，没有接受过会计档案基础 知识和操作技能的培训，也没有参加过会 计档案规范化整理标准的学习，仅仅靠前 辈传授和自学了解；有不少单位由于财务 部门定员人数少，人员短缺，只能聘请其 他人员来整理和装订会计档案；还有一些 财务人员和档案管理人员由于缺乏会计和档案管理的专业知识、会计档案管理意识和责任心不强等多种原因，会出现原始 凭证粘贴不规范、贴附位置不正确，记账 凭证顺序不对、原始票据遗失、信息填写 不完整， 或操作不当裁掉关键信息、装订 不规范，把原始票据或其他信息装订进包 角区， 以至无法完整查阅、复印相关资料 等等，这些不规范的做法都会造成会计档 案资料的正确性、精准性和完整性大打折扣。
（三）纸质会计档案查阅复印易破损
科研单位会计档案查阅人员主要有 科研、财务、检查和审计人员等， 在每年各 类科研项目的中期检查、结题验收审计等 过程中，需要反复查阅、复印大量的纸质 会计原始档案。有些科研单位对查阅会计 档案没有办理查阅登记手续，加之档案管 理人员不足，监管可能存在不到位的情 况，导致会计档案纸张破损，票据散落，更 有甚者会出现会计凭证被涂改、拆剪，会 计档案遗失的现象。
（四）会计档案销毁程序执行困难
根据国家档案管理有关规定，会计档 案保管期限分为永久保管和定期保管两 类，达到保管期限并满足销毁条件的，可 以销毁。但在现实中，由于《会计档案管理 办法》规定单位应定期对已到保管期限的 会计档案进行清理和鉴定。经过鉴定符合 销毁规定的，应出具会计档案鉴定意见书, 才能按照相关程序进行销毁；同时要求单 位负责人、档案管理部门负责人、财务部 门负责人和相关经办人均要在会计档案 销毁清册上签署意见；程序严谨， 强调责 任，以致很多人不愿在会计档案销毁清册 上签名。 特别是单位成立时间较长、涉及 资产较多的单位，很难按规定销毁会计档 案，造成大量本应销毁的会计档案滞留在 档案室内， 挤占档案室的有限空间，增加 了保存会计档案的成本，加大了会计档案 的管理和查阅难度，降低了会计档案管理 工作的效率[3]。
三、科研单位会计档案管理的应对措施
（一）建立健全会计档案管理制度
科研单位应依据国家《会计法》和《会 计档案管理办法》等有关规定，并结合本 单位档案管理的实际情况，制定和完善单位内部会计档案管理的实施细则，采取切实可行的管理制度、措施来规范和约束会 计档案管理相关工作；让财务人员、会计 档案管理人员和相关人员充分认识到会 计档案管理的重要性，严格按照规章制度 有序执行，并把制度落到实处，切实提高 会计档案管理水平，使得科研单位的会计 档案管理更加规范与合理。
（二）提高会计档案管理人员综合素质
会计档案不同于文书档案、人事档案 等通用类别， 应属于专门档案；会计档案 的类别相对固定， 形式却多样化，有会计 凭证、会计账簿、文字财务报告、表格财务 报告等， 与其他档案有一定的区别，具有 自己的特点。 因此，需要财务人员和会计 档案管理人员既要有财务管理能力，还要 具备档案管理知识，同时作为科研单位的 管理人员还应了解单位科学研究活动的 基本业务知识。只有具备多方面的知识， 才能较好地收集、整理、装订和保管会计 档案资料。 此外，科研单位也要充分利用现代网络信息化手段，提高会计档案管理 水平和工作效率。
（三）加快会计档案信息化建设进程
电子会计档案是会计档案随社会经 济快速发展和信息技术不断进步的产物， 是会计档案在载体形式、管理方式等方面 适应外部形势和环境变化的产物。电子会计档案和传统的纸质会计档案一样，也是 会计信息的载体，是记录科研单位经济业 务活动的证明材料和重要历史资料。
新修订的《会计档案管理办法》增加 了会计档案以电子档案分类、归档和保存 的要求，明确了电子会计档案的法律效 力， 确认了单位可仅以电子形式保存符合 《会计档案管理办法》规定条件的电子会 计档案资料。 而且，会计档案信息化技术 比传统纸质档案易于存储。 同时，电子档 案便于查阅、节省时间，还能更大程度地 减少人为损耗，保护档案。 因此，科研单位 应当与时俱进，重视和加强会计档案管理 信息化建设， 根据会计档案的类别、内容 和特点，并结合单位档案管理的实际情 况， 在保证会计档案资料和信息安全的前 提下， 构建适合本单位的会计档案管理信 息系统， 提高会计档案管理、保存和使用 效率。
（四）理顺会计档案定期鉴定和销毁流程
对存储期已满的会计档案，科研事业 单位可在国家规定的框架下, 根据单位的 实际情况,完善会计档案核销制度，制定具 体的实施细则或操作流程。可以在会计档 案保管期满且符合销毁规定要求时，由单 位档案管理部门提出销毁意见，会同财 务、审计、纪检监察等相关部门或人员对会计档案进行分类、整理、鉴定，编制会计 档案销毁清册，并按规定程序进行审批和 销毁。对已经超过保管期限，但未结清债 权、债务和未了事项的会计档案，应该单独 整理重新立卷进行保存。
小结
科研单位会计档案连续、系统、完整 地记录和反映了科研的经济活动，加强会 计档案管理，是单位加强会计基础工作的 现实需要，更是会计监督、财务分析、领导 决策的重要依据和参考资料。农业科研院 所要充分认识会计档案管理的重要性，进 一步规范和强化会计档案管理工作，提升 财务管理水平和工作效率，为科研工作提 供更好的服务和支撑保障。
参考文献：
[1] 阿尤石西.浅谈会计档案管理存在的问 题及对策[J].写真地理，2020(03)：290- 291.
[2] 陈玉琼.农业科研院所会计档案管理探 讨[J].中国农业会计，2020(12)：40- 41.
[3] 徐娟.事业单位会计档案管理工作探究 [J].档案管理，2020(05)：59.
[4] 纪红.会计档案管理及问题[J].企业导 报，2011（03）：15.
[3] 周菲.浅谈加强会计档案管理工作的措 施[J].机电兵船档案，2013（12）：05.
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