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摘要：档案完整记录了一所院校的建立、发展，可以说是记录一所院校成长发展的“见证”者。它涵盖了学校教师教学、科研、设施设备、财务、管理、基本建设、学生活动等各种门类的信息。为了这些具有研究价值的档案不被破坏，院校都建设有专门管理和保存档案的档案馆（室），配有专门的管理人员，负责档案的保存、借阅、分类等管理工作。随着科技的发展，计算机的应用已经逐渐取代纸质手写版，高职院校也向办公自动化靠拢，而档案管理也实现了计算机辅助工作，但是计算机的应用也仅仅停留在目录级管理和目录扫描管理，并没有真正实现档案数字化。档案的借阅也停留在面对面借阅，实体借阅，并未实现网络直接查询与借阅，异地查询，查询效率和利用率都普遍较低。
关键词：档案室；数字档案馆
本文引用格式：孙颖杰.高职院校数字档案馆建设探析——以晋中师范高等专科学校为例[J].教育现代化，2019，6（19）：48-49.
任何一所院校都有其自身发展的一部历史，档案就是记录一所院校成长发展的“见证”者。它涵盖了学校教师教学、科研、设施设备、财务、管理、基本建设、学生活动等各种门类的信息。为了这些具有研究价值的档案不被破坏，院校都建设有专门管理和保存档案的档案馆，配有专门的管理人员，负责档案的保存、借阅、分类等管理工作。我国最早在殷商时期就已经形成了历史档案，在“三皇五帝”时代就有了“档案”一说。随着科技的发展，我校纸质化办公也逐渐被计算机取代，学校提倡OA化办公。尽管如此，学校档案室的计算机主要作用是辅助档案目录管理，档案的借阅也停留在面对面借阅，实体借阅，并未实现网络直接查询与借阅，异地查询，查询效率和利用率都普遍较低。
一 我校档案馆管理现状
我校是由两所中师院校合并建立的师范类高职院校，至今已有59年的历史，曾经的太谷师范档案室成立于1996年，两校合并后，新的档案室成立于2008年，隶属于办公室，是办公室的一个部门，主要职责是保存、分类和借阅档案，有独立的办公室、档案借阅室及档案储藏室，至今我校档案室馆藏9000余卷，虽然档案室已成立10年之久，但是长期以来，由于工作人员专业水平较低，领导重视不够等因素的影响，我校的档案管理仍基本处于手工劳作状态。
（一）专职档案人员数量偏少
学校目前档案室人员职数为2人，专职工作人员1人，而且年龄偏大，很多计算机工作无法操作。另外1人为聘用人员，档案专业义务知识欠缺，只停留于档案装订、查阅、登记工作。
（二）工作量大
档案室负责全校的档案分类、目录输入和扫描、档案装订上架等工作，工作繁琐，工作量大。但是我校目前档案室仅配备2名专职档案人员，由于工作量大，人员少，往往不能按时将档案分类、装订、上架，导致档案在各部门存留出现遗失、档案不完整等现象。
（三）外出学习机会少
自档案室成立以来，领导对档案室的关注度不高，不够重视档案室工作，导致档案室与外界沟通交流机会少，很多想法都仅仅停留于“纸上谈兵”，没有外出与其他院校学习交流的机会。即使外出学习，也是档案室工作人员自费参加相关部门组织的培训学习。
二 数字化档案馆建设是高职院校档案工作的迫切任务
在国家档案馆管理局发布的《“十三五”国家档案馆产业发展规划纲要》中提出，到2020年，全国各级以上综合档案馆要全面建成数字化档案，由电子档案接管归档单位，涵盖重要档案数字副本等功能，全国50%的县已建立数字档案或启动数字档案建设项目，以及国家省、市、县各级国家综合报告。数字化永久档案在档案中所占比例分别为30-60%、40-75%和25-50%。制定数字档案业务系统的功能需求标准;采用大数据，智能管理，智能建筑管理等技术，提高档案信息化水平，提高档案信息资源的深度开发和服务水平。
数字化档案馆的优势在于没有地域和时间限制，存储技术也非常先进，计算机亦或是移动硬盘就可实现存储，大大节省了存储空间。数字化档案馆的档案信息彻底打破了传统档案馆等客上门查阅的单一服务形式，实现了资源共享，也使档案馆从封闭走向开放，从单一服务转化为多元化、多层次服务，利用率和社会效益极大提高。高等学校是科学研究和教育事业发展的前沿阵地，高校档案是高校信息资源的聚集地。目前，教师的教学、科研等工作也由传统的手写体转变为了数字化形态的档案信息，这也是推动高校档案数字化的一个重要方面。高职院校建设数字化档案馆已经成为高职院校的共识和迫切需要解决的关键问题。只有实现档案数字化，才能实现高效优质的档案服务。现阶段，高职院校计算机的普及应用，校园网的建立，校园公共平台的开通，它们为高校数字档案馆的建设提供了保障。
三 数字档案馆建设中的问题和困难
数字化档案馆的优势显而易见，与传统的档案馆相比，为档案的借阅和使用提供了很大的方便。尽管高职院校已经意识到建设数字档案馆的重要性，但是由于高职院校自身发展的不足等原因，给数字档案馆的建设也带来了很大的困难。
（一）工作人员专业水平不高，档案管理底子薄弱。
我校是在太谷师范、太行师范两所中专学校合并、升格发展起来的，档案建设也是从学校合并升格之后开始建设发展的。尽管太谷师范时期就已经有了档案室，但是也仅局限于档案的保存与查阅工作。我校档案馆从2008年学校迁校至新校区后，档案室正式成立，隶属于学校行政办公室，共有办公室2间，一间为日常办公室，一间为档案借阅室，有独立的档案存储间，存储面积60平方米，有专职档案管理人员2人，由学校办公室统一管理，目前没有独立的档案机构，这样就造成了我校档案室建设起步晚、基础差、底子薄的现实。
（二）档案管理制度不健全，落实不到位。
我校的档案管理制度仍是学校建校初期时候制定的，近几年并没有根据实际工作进行重新修订。制度的不完善，导致工作落实不到位，造成工作人员工作懈怠，对待档案的收集整理只注重形式，不重视质量。例如，在学校档案管理工作中，因为档案管理制度不健全，没有统一的标准和规范，对各部门的兼职档案管理员没有制定相关管理制度，导致档案管理人员往往不能严格按照制度办事，各部门兼职档案管理人员对于档案的重要性与否无法判断，致使将很多重要档案遗失或是将没有保存价值的档案添加到档案中。
四 高职院校建设数字档案馆的主要措施
经济的不断发展，计算机的普及应用，传统手写体逐渐被电子文档所取代，这也催促了数字化档案馆的建立。作为高职院校，虽然我校档案室的工作还处于传统的管理模式，但是我们也要紧跟时代的步伐，在建设数字化档案馆上下功夫。
（一）转变观念，加大投入。
开展数字档案馆建设工作，首先高职院校从领导到工作人员都要转变观念，认识到数字档案馆建设的必要性。在经费上得到支持，让档案管理人员多一些机会“走出”，可以借鉴国内外其他高等院校数字档案馆建设的案例，取长补短，为我校数字化档案建设提供基本保障。通过实地调研、专题座谈、资料阅读灯方式，分析和学习他们的成功经验，并将其与学校的实际情况相结合。制定出适合本校的数字化档案馆建设方案，分工明确，目标一致，在统一安排下合理推进数字档案馆建设工作。
（二）有法可依，统一规范。
国家档案局出台了一系列关于数字化档案的规范性文件。分别有《电子文件归档与管理规范》《照片档案管理规范》《电子档案移交与接收办法》《纸质档案数字化技术规范》等。“无规矩不成方圆”，高职院校在建设数字档案馆时，首先要严格遵守相关的法律法规，然后集合学校档案管理工作的实际情况及困难，在现有传统档案馆的基础上，制定合理、详细的规章制度、发展方案等，让数字档案馆的建设有法可依、有章可循。
参考文献
[1]周耀林,朱倩.大数据时代我国数字档案馆的建设与发展[J].信息资源管理学报,2015,5(02):108-113.
[2]石峻峰,周俐霞,樊泽恒,王丽.大数据时代高校数字档案资源管理研究[J].现代教育技术,2015,25(01):19-24.
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