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摘要：高等学校机要工作是保证公文运转、政令畅通、上传下达的中枢。在实际工作中，高校机要公文管理工作普遍存在“重保密、轻效率”的问题。本文以全国高校首家使用智能文件交换系统的北京航空航天大学为例，研究安全保密、稳定高效的机要公文高效管理模式的实现路径及其应用效果。借助智能文件交换系统，机要公文管理工作可实现公文交换过程的信息自动采集、运转自动记录、过程智能监督等基础需求，并进一步实现便捷查询、智能催办、高效统计、高效评价等公文高效管理需求。对机要管理部门、使用部门和学校管理层便捷高效查询及复用公文，提高催办效率、保证按期运转，实现公文大数据可视化统计分析，构建公文运转效率评价体系具有显著促进意义。
关键词：机要公文；高效管理；智能文件交换系统；党管保密
本文引用格式：高超，等.党管保密视角下高等学校机要公文高效管理模式的探究——以北京航空航天大学为例[J].教育现代化,2020,7(47):128-131.
On the Efficient Management Mode of Confidential Official Documents in Colleges and Universities from the Perspective of Party Management and Confidentiality
——Take Beijing University of Aeronautics and Astronautics as an Example
GAO Chao1,QIAO Jiao2
(1.Beijing University of Aeronautics and Astronautics Party and Government Office,Beijing;2.School of Automation Science and Electrical Engineering of Beijing University of Aeronautics and Astronautics,Beijing)
Abstract:The confidential document work of universities is the central point to ensure the operation of official documents,the smooth flow of government orders,and the release of official orders.In actual work,the management of confidential official documents in universities generally has the problems of“emphasizing confidentiality and ignoring efficiency”.This article takes Beihang University,the first university to use an intelligent file exchange system,as an example to study implementation path and application effect of a secure,stable,and efficient management model for confidential document work.With the help of the intelligent document exchange system,confidential document management can realize the basic requirements of automatic document collection,automatic operation recording,and intelligent monitoring of the process,and further achieve efficient document management such as convenient inquiry,intelligent reminder,efficient statistics,and efficient evaluation demand.It is convenient and efficient to query and reuse official documents for confidential management departments,using departments and school management,improve the efficiency of reminders,ensure the regular operation,realize the visual statistical analysis of big data of official documents,and build a system for evaluating the efficiency of official documents.
Key words:Confidential documents;Efficient management;Intelligent file exchange system;Party management confidentiality
一 绪论
（一）高校机要公文工作概述
十九届四中全会明确提出“我国国家治理体系和治理能力是中国特色社会主义制度及其执行能力的集中体现”，并就推进国家治理体系和治理能力现代化的总体目标和具体路径作出进一步部署。落实到高校层面，即为完善科学规范的高校治理体系，形成高水平的高校治理能力，提升高校治理效能。实现高校机要公文工作的高效管理便是其重要体现之一。
根据《党政机关公文处理工作条例》[1]，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作等的重要工具。高校作为党和国家路线方针的执行者，教学育人、科学研究的实践者，其机要公文工作更是起着保证政令畅通、上传下达的重要作用。高校机要公文工作的开展直接关系着党和国家路线、方针、政策的贯彻落实，在提高人才培养质量，推进转型发展，加快建设世界一流大学过程中起着至关重要的作用。
（二）党管保密原则
做好机要公文工作，需要深入贯彻落实党管保密原则。党管保密是做好保密工作的政治优势和组织优势，也是加强新形势下保密工作的根本要求。自2014年《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》[2]正式施行后，机要工作更是坚持党管保密和依法保密原则，积极应对信息化挑战，以问题为导向，以责任促落实，以创新促发展，推进机要公文工作科学管理。党管保密原则在高校机要公文工作中的深入践行，是新时代筑牢高校机要公文工作保密防线的基础。新时代高校机要工作呈现出新的形势，高校承担的科研任务、政府课题日益前沿、深入，科学技术得到广泛应用，这对高校机要工作的保密性提出了新的挑战和更高要求。坚决贯彻执行党管保密原则，是高校机要公文工作安全、保密开展的重要保证。与保密性相辩证统一的是高效性，在贯彻党管保密原则的基础上，实现机要公文工作的高效管理是提升高校机关效能[3]的关键之一。
（三）研究现状
目前学者对高校机要公文管理工作的研究有以下特点。
一是研究对象多为电子化公文。汪怡辰（2015）[4]认为OA系统通过规范公文处理流程、加快信息公开化进程从而有效提升高校电子公文运转效率。二是主要关注公文的安全保密性。李晶（2015）[5]指出，高校对外开放办学、新技术产品应用、高校人才流动及高校参与政府工作对新形势下加强高校机要保密工作带来了新挑战。加衣娜尔·朱马别克（2016）[6]认为计算机技术的广泛应用对电子文件档案的保密技术提出了更高要求。三是虽有部分关于机要公文工作效率的研究，但其主要着眼于通过机要公文工作各环节的程序规范、理念树立、制度设计提高工作效率，朱建邦（2012）[7]、王常力[8]、潘婷婷、晏晓红[9]提出构建严格的机要工作规范、结合精细化管理理念、运用质量管理八项原则等方式提高高校机要公文管理效率。
然而现实情况是，对于涉密和敏感公文现阶段仍需采取纸质化形式传递，对保密性的过度重视以致高校机要公文工作效率普遍低下，机要公文工作的高效开展缺乏实际技术支撑。本文基于此种现状，以全国高校首家使用智能文件交换系统的单位--北京航空航天大学的机要公文管理工作为例，对高等学校机要公文高效管理模式进行探究，从而为其他单位机要公文工作的高效开展提供参考借鉴。
二 高校机要公文管理工作现状分析
《党政机关公文处理工作条例》[1]中提出，公文处理应当科学化、制度化、规范化，确保实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。机要公文工作的管理效率关系到高校落实党和国家政令的速度和质量，体现着高校部门的组织管理能力和工作作风。高校机要公文工作应当根据条例的基本要求，在保密性的前提下，高效管理机要公文，实现保密性和高效性的统一。
但目前高校机要公文管理工作普遍存在“重保密、轻效率”的问题。为达到保密性要求，机要公文多采用纸质载体线下流转的形式，通过机要秘书人工分发，实现文件的传阅；通过手动登记，实现文件运转的记录。此种模式存在以下诸多问题。
一是由于手动登记存在较大的主观性，登记的准确性难以得到保障，公文的运转信息无法得到及时准确的记录。为保证机要公文运转的安全性，人工登记操作往往步骤繁琐、工作量大，对精力是极大的消耗与考验，会致使机要运转登记时出现信息登记滞后、模糊甚至错误、主观随意性等问题，严重影响后续的机要运转、办理环节。
二是由于公文信息登记形式限制，公文查询极为不便，导致文件的追踪和复用效率极低。传统机要运转模式中，公文的属性信息、运转信息全部使用纸质进行记录。纸质化记载形式、缺乏信息系统等问题，限定了查询工作只能通过人工翻阅、手动查询进行。这导致公文查询复用极为不便，文件的指导作用大打折扣。
三是由于依靠人力对公文运转进行监控，公文催办过程繁琐、效率低下甚至会贻误，导致公文运转出现延期甚至丢失。由于机要部门每天需要处理数目庞杂的公文，且在公文运转过程中各环节纵横交错、手续繁杂，仅依靠人工进行监控，难以全面、及时、有效的监督各类公文的运转、办理情况，更无法及时高效的对积压文件进行催转、催办提醒，最终影响公文落实的时效性。
四是由于缺乏信息系统且公文数据庞杂零碎，难以对公文数据进行直观统计和深入挖掘。传统形式下，纸质化公文数据难以借助大数据技术进行统计分析，对公文信息的统计仅止于件数、种类、时间等基本数据，浅显低效。更难以对公文运转数据进行多维度交叉分析、深入挖掘数据背后的重要信息，与大数据背景下数据信息挖掘的工作趋势相悖。
五是由于缺乏客观的运转数据，无法对公文的运转效率进行评价。传统公文运转效率评价主要依据机要公文管理人员、使用人员、学校管理人员的主观评价反馈，但过于主观化与零碎片面化，难以形成客观规范、多层次的评价模式，不利于引导机要工作提前识别、防范和化解公文运转风险、改进工作模式进而提高机要工作效率。
基于以上在高校机要公文工作中存在的问题，研究如何在党管保密原则的基础上，高效地开展机要公文管理工作是高校机要工作者需要不断探索的方向之一。
三智能文件交换系统概述
（一）基本功能概述
2016年初北航在借鉴工信部等国家部委使用经验的基础上，结合办学特色及管理特点，开创性的进行了系统软件研发，结合先进硬件设施，成为全国高校首家使用智能文件交换系统的单位，实现在安全、保密、稳定的前提下高校机要公文高效管理模式的首创[10]。
智能文件交换系统是“以机关公文条码为规范、以智能文件交换箱为中心、以业务软件为工具”的电子智能化公文交换工具。该系统在保障原有公文运转模式，及时准确运转公文基础上，采用计算机技术、结合条码自动识别技术以及智能交换箱等技术，实现公文交换过程中信息自动采集、公文运转自动记录、运转过程智能化监督，使实物流与信息流相统一，提高公文运转及业务处理的效率，彻底改变机要工作人员传统工作模式。
智能文件交换系统高效运行的基础是条码技术的应用。所有参与交换的公文都贴有专属的条码，通过对其识别，可实现纸质公文的快速录入、分发、智能交换等功能。在公文录入时，交换箱根据条码内容，提取公文基本要素属性信息，进行快速自动的信息采集工作，并完成基本信息的自动同步登记。交换箱也可根据条码信息自动判断急件情况，启动急件提示管理系统。此外，智能文件交换柜能为机要工作人员提供公文分发自动提示、投件自动计数、打印文件清单等功能。在公文流转时，交换箱通过扫描条码，完成自动采集并同步记录公文的取还、办理信息，实现运转过程的自动留痕。
智能文件交换系统在重点实现效率提升的同时，对保密性也有着极大的改进。公文取阅、归还是在专门的公文机房中完成，在用户进行智能文件交换箱取件时，需使用指纹进行身份鉴别，以判断该用户是否为系统的合法用户，从而控制交换箱箱门的开启，实现智能化安全取件。机房入口安装门禁系统，核对身份后方可进入。机房内安装视频监控系统，实现全区域、全天候覆盖，重点对智能文件交换箱摆放区域出入口进行监控管理。
（二）高效管理功能的实现
1.便捷查询
系统支持两种查询方式--多要素查询功能和条码扫描查询功能，可对某个、某类公文及其运转流程、办理状态进行便捷查询，查询结果可导出到word和excel文档中，并支持打印功能。
多要素查询功能实现的基础是标签化管理，即根据公文的基本属性，如标题、内容类别、收文文号、来文单位、承办部门等要素自由设置多种标签，进行分层、分类管理。查询时，可以通过单一或组合要素模糊或精确地对符合条件的相关文件进行汇总查询，并支持展现同类标签文件数量汇总显示。条码扫描查询功能适用于公文在工作人员手中时，工作人员可通过扫描公文上的条码进行快速查询、自动链接到文件详细信息界面，以查询公文运转踪迹。
2.智能催办
智能文件交换系统通过点（环节）--线（流程）相结合的自动追踪机制，对逾期运转、办理的公文进行催办，打印督办通知单、自动发送督办提醒短信、反馈督办公文当前处理情况等，实现公文运转全程自动跟踪监控、智能督办提醒。
对超过取还期限的公文，系统将自动启动短信提醒功能，管理员可根据工作需要设置提醒时间和提醒周期，例如，距期限前七天、三天、一天分别自动向承办单位相关人员发送催办消息通知，并对公文运转情况进行登记。
对公文办理的智能督办，系统设置办文信息反馈功能。在处理办文时，承办部门需在系统中录入办文反馈信息，并通过系统打印条反馈单码，反馈信息与原始办文经系统自动匹配后，方完成办文的闭环管理。对超过办理期限的公文，同样采用“一、三、七”机制实时催办。
3.高效统计
基于可视化数据分析功能，智能文件交换系统可实现对公文运转、办理信息的分类、分量、分时、分人的收集和多层次、多维度的统计分析。
该系统可按时间段、来文单位、公文类型、批示人、承办单位、公文分送去向等实时统计各项数据，并生成折线图、饼状图、柱状图等可视化统计图表，支持数据导出和打印。通过对比历史数据，进行同比、环比数据分析或交叉、灵活的数据整合分析，实时或按月度、季度、年度发布公文统计分析报告，实现数据充分挖掘和可视化呈现。
4.高效评价
以上三个功能的实现显著提升了公文管理效率，但对机要管理工作影响最深远的，是智能文件交换系统支持下的公文运转效率评价体系。
基于实时记录的公文运转信息、统计报表等客观数据，北京航空航天大学创造性的构建了公文运转效率评价体系，评估高校公文运转的时效性和准确性、追踪公文落实的效率和契合性，对各部门工作效率进行评价。一改过去仅依靠机要人员主观反馈的片面化评价模式，公文运转效率评价体系为包含目标层、主准则层和分准则层的递阶层次结构，综合定量指标和定性指标，利用AHP法确定各因素对应权重，最终得出量化的效率评价结果。评价指标涵盖公文运转的静态指标--公文属性（紧急程度、密级、长度等）、部门能力（工龄、涉密人员比例、资源充裕度等）和动态指标--公文运转（运转时间）、公文办理（时效度、符合度），采用模糊综合评判对不同部门的公文运转效率进行评价。
四 机要公文高效管理的效果分析
(一) 机要公文管理部门
1.查询功能确保机要管理部门可以精准、高效的查询某份机要公文运转、办理信息，对公文运转全过程进行追踪监控，以防公文延误、丢失，从而保证公文运转的安全性和保密性。此外，多要素查询和条码查询功能也使得机要管理人员免于翻阅纸质登记簿、而便捷地实现大范围公文内的快速搜索，从而节省人力成本。
2.智能催办功能相较于以往繁琐的人工提醒方式，可有效地降低沟通成本、提高催办效率，实现简单、准确的公文催办。办文信息反馈方式保证了机要人员对办文的办结情况实时掌握，做好公文的闭环管理。
3.公文大数据可视化统计功能，便于机要管理部门对数据进行多维度、可交叉、灵活式的定制数据整合分析，进一步挖掘公文数据的研究性和可操性，快速准确地为学校决策提供客观数据，辅助决策科学化，发挥决策的参谋助手作用。
4.通过对各部门公文运转效率的量化评价，有助于机要管理部门充分掌握各部门公文运转情况，通过横向、纵向对比，对可能发生的风险进行预判，提前发现、防范和化解公文运转低效问题，改善工作，提高公文管理效率。
(二) 机要公文使用部门
1.借助标签化公文管理和便捷查询功能，机要使用部门可根据标签类别高效、简便地查询、复用公文，从而节省查找时间，提高工作效率。
2.智能催办功能避免了催办滞后的情况，“一、三、七”及时提醒机制，最大程度地保证公文限期完成高效运转。
3.公文统计功能使得机要公文使用部门工作得到直观量化，为部门内部分析公文取还时长、公文办结率、收文数量等提供可视化数据图表，便于进行工作总结分析，针对不足提出改进方案。
4.量化的公文运转效率直接反映出部门的工作能力和工作态度，打破“干快干慢一个样”的工作局面，从而激发工作人员的积极性、主动性，促进机要使用部门工作效率提升，完成公文的高效使用。
(三) 学校管理层
1.便捷的数据统计和分析报告更好地保障管理层对学校机要公文整体情况有全面及时的掌握。
2.公文运转效率评价体系的建立，为管理层评估各部门机要公文工作效率提供了客观、准确的数据支撑，提升高校机要管理工作的规范性、可靠性和准确性，提高公文执行力，保障高效宣贯落实。
3.公文运转效率的量化评价，可推动学校建立机要公文工作奖惩机制，对部门间机要公文工作效率差异严明赏罚，形成“实事求是、准确规范、精简高效、安全保密”的机要公文工作氛围，促进机要工作优质高效的开展。
五 高校机要公文工作展望
本研究重点分析了北航作为高校首家引进智能文件交换系统的单位，在党管保密的前提下机要公文高效管理模式的实现。高校机要管理效率的提升是一项持续性工作，结合信息化发展趋势，基于智能文件交换系统的高校机要公文工作还可在以下方面继续优化。
一是高频词汇统计。通过对公文信息的整合分析，生成年度词云图并筛选出年度热词，以可视化方式清晰展现出年度工作重点，并通过年度热词变迁反映一定时期内工作重点的变化。
二是文件检索深层化。在保证公文保密的前提下，由标题、日期、来文单位、密级等基本属性信息深入到对公文内容的检索，提高检索深度和精度。这也对公文的保密性提出了更高的要求，需要依靠更加先进的信息技术提高智能文件交换系统的保密性。
参考文献
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[8]王常力.浅谈精细化理念在公文处理中的应用[J].现代国企研究,2019(10):157.
[9]潘婷婷,晏晓红.浅谈质量管理八项原则对公文处理效率的提升作用[J].办公室业务,2015(22):5-6.
[10]张蕊,赵罡,张义.IRM模式下高校信息化管理创新探寻--以北京航空航天大学公文信息化建设为例[J].中国高校科技,2018(03):93-96.
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