［摘要］随着经济的发展，我国集团企业规模不断扩大，跨行业跨领域现象日益频繁，集团业务类型日益多元化。这为集团企业的发展创造了更多机遇，但也对集团企业成本控制及管理效率提升提出了更高要求，而传统的财务管理运作模式已经无法满足新时期集团企业降本增效的财务管理工作需求。为此，财务共享模式应运而生，并得到了企业经营者与决策者的高度关注。在财务共享模式不断发展的背景下，企业差旅管理的数智化转型成为降本增效的关键路径。文章以J集团为研究对象，深入剖析其在财务共享模式下的差旅管理数智化实践。通过搭建一体化差旅平台、引入智能审批与自动支付等举措，J集团实现了差旅流程高效运作。实践表明，这些举措有效降低了差旅成本，提高了管理效率与员工满意度。
［关键词］财务共享模式,差旅管理,数智化
1财务共享与差旅管理数智化概述
财务共享是将企业各分支机构“分散式”进行的某些重复性业务整合到财务共享服务中心进行统一、标准化、规范化处理，使企业将有限的资源和精力用于自身的核心业务，并达到降本增效、增强集团管控力、促进业财一体化等目的，进而为企业价值最大化赋能［1］。
差旅管理数智化是企业差旅管理的一次重大变革和创新。它通过数字化手段固化差旅制度与标准，重塑管理流程，集成信息系统，聚合商旅资源，提高出行效率，降低差旅成本，提升用户体验［2］。
2 J集团财务共享与差旅管理现状
2.1 J集团概况
J集团成立于1991年，前身是一家校办工厂。通过逐步改制，J集团现已成为由社会公益慈善组织和职业经理人合伙出资兴办的多元化工业集团，致力于为全球客户和伙伴提供高品质的产品、服务和系统解决方案。2024年，J集团实现全球销售收入1 030亿元，位居2024年中国企业500强榜单前300位。J集团将“推动产业数字化转型、推动管控数字化转型和推动数字产业化转型”作为集团战略重点推进。
2.2财务共享实践
2017年4月，J集团财务共享服务上线，以分步实施、持续优化、实用为主、技术领先为指导思想，不断更新信息系统，扩大共享服务范围。经过数年的卓越运营，集团充分利用移动互联网、机器人流程自动化（Robotic Process Automation,RPA）、光学字符识别（Optical Character Recognition,OCR）、银企直联、规则引擎、指纹等技术实现业务处理效率与核算质量显著提高，集团管控不断强化。J集团财务共享中心现有60人，负责集团近180家成员企业费用报销、资金结算、资产核算、往来管理、发票开具、关联交易、单体报表、合并报表、会计档案管理等财务基础业务。
2.3差旅管理现状
2.3.1出差申请
出差申请的管理目的是加强J集团差旅业务事前管理，增强计划性。但J集团差旅管理存在出差申请与服务预订脱节问题，普遍存在先出差，报销时再补申请的现象，出差计划完全流于形式。出差人不填或少填中转城市，审批人对下属出行信息了解不全面等问题时有发生。
2.3.2报销填单
员工是否能真实、准确、规范地填制报销单，在大量线下票据场景下面临诸多挑战。
一是报销不及时。出差人经常因主观或客观原因发生拖延报销，甚至跨年度报销，造成费用归集不及时，影响各分子公司经营业绩；跨期差旅费报销容易产生企业所得税纳税风险。二是报销手续烦琐，退单率高。线下票据报销需要员工录入日期、城市、交通、酒店、补助、发票数据等大量信息。填单不规范导致多次退回，员工反复修改，造成报销成本高。三是超标准报销。由于缺乏约束手段，容易产生不规范行为，如直接填报超标准的票据，或虚增补助天数、金额等。四是虚假报销。差旅费用报销过程中的不诚信行为时有发生，主要手段包括购买假发票、编造行程和不合理里程等。
2.4记账与支付
财务共享模式下，记账凭证通过强大的会计引擎自动生成，但员工差旅产品预定渠道分散，票据多且杂；共享财务需要耗费大量时间和精力进行票据收集、整理、审核和归档，人工成本居高不下［3］。差旅票据计税规则复杂多样，酒店发票凭票抵扣进项税，而火车票、机票、实名汽车票则计算抵扣进项税。手工计税容易产生计算错误，导致会计错报和税务风险。J集团高度关注支付结算的安全性，一直采用先记账后付款、见单（记账凭证）支付模式进行资金结算，导致支付结算效率低下。
3 J集团差旅管理数智化应用实践
随着集团的发展壮大，集团与外界的沟通交流变得越来越重要，差旅管理工作的重要性也日益凸显。但随之而来的是差旅成本不断增加、管理难度不断增大，而差旅管理又具有巨量化、分散化、重复性、标准化、低价值等诸多特点，传统的线下预订模式和报销方式已难以满足集团企业降本增效的差旅管理要求。因此，J集团利用OCR、RPA、规则引擎等新一代信息技术，探索基于人工智能实现差旅管理全流程优化，提高差旅费管理的精细化水平，实现财务流程自动化，助力差旅管理数智化转型［4］。J集团选择“财务共享+商旅平台”差旅管理数智化实践路径。商旅平台是大多数企业数智化转型的重要组成部分，为企业员工和管理者提供差旅全流程的服务［5］。
3.1差旅制度和流程数字化
3.1.1差旅流程数字化
J集团差旅制度要求员工出差必须先提交出差申请，审批通过后才能在商旅平台预订“机酒火”产品。同时，对可预订的产品进行时间、地点、标准及预算控制。在共享平台报销差旅费时，必须选择相应的出差申请，才能进行差旅费报销操作。
3.1.2差旅标准数字化
J集团统一的住宿标准、交通标准、出差补助、市交补助和各分子公司个性化的差旅标准都在共享平台中维护。出差申请将出差人相应的标准推送到商旅平台，商旅平台预订不超标产品时，所有预订公司支付。超标预定时，员工自行支付超标部分。
3.1.3差旅权限数字化
J集团管理制度要求仅集团在职员工拥有共享平台报账与提交差旅申请权限。非集团员工发生差旅业务，需要在共享平台维护外部人员信息，包括编号、姓名、证件类型、证件号码等信息。由员工发起出差申请并选择外部人员审批通过后，商旅平台方可进行差旅服务的预订操作。
3.2差旅业务数据共享
通过应用程序编程接口（Application Programming Interface,API）方式连接共享平台和商旅平台，打通差旅费业务数据链路，数据按预设流程传递与复用，达到数据一点采集、信息全程共享目的。
3.2.1从出差申请到服务预订
出差申请单在共享平台申请模块填写，内容包括出差类别、预算部门、差旅起止日期、出差人、目的地（含中转地）、是否自驾、预计费用和出差事由。上述信息除费用和事由外，其他信息全部选填，保证信息准确无误。审批通过后，申请单全部信息及出差人交通、酒店标准同步给商旅平台。服务预订时，禁止超出申请所填出行人、起止日期、目的地和费用范围。超标预订的，员工自行支付超标部分。
3.2.2从服务预订到差旅报销
差旅行程结束后，商旅平台将订单信息推送到共享平台的报销模块，自动生成差旅报销单的各类信息。共享报销模块收到飞机、火车等跨市交通订单信息后，直接生成报销单的出差行程信息，包括费用名称、出行人、起止日期、出发到达城市、座席等级、票价等。共享报销模块收到酒店订单自动生成报销单的住宿明细，包括入住人、入住日期、离店日期、入住城市、城市类别、住宿天数、消费金额等。共享平台报销模块根据线上订单自动匹配各项标准并计算住宿差价、出差补助和市交补助，自动计算的结果允许报账人修改，但只能改小。同时，校验住宿费和交通费是否超标，对超标报销的提交审批流程。对于汽车、用车等线下订单，J集团充分利用OCR智能识票，将票据信息结构化。出差人报销时补充出行人、乘坐日期、城市（申请单带入）、金额、关联发票信息即完成线下费用填写。
J集团利用智能规则引擎，实时监控差旅报销的规范性和业务数据的合理性，利用RPA开发费用审核机器人，实现智能审单。员工提交差旅报销单进入单据池，审核机器人自动提单，逐一比对审核点和审核规则，全部通过即完成审核。智能审单极大提高了审核效率，实现单据入池即审。
出差申请、服务预订到费用报销全流程打通，实现数据一点采集和信息全流程共享。商旅平台的机票、酒店和火车订单自动生成报销中的行程信息，出差补助和市内交通费也根据线上订单自动计算生成，员工仅需补录极少量线下费用信息。
3.2.3从报销到支付结算
共享平台将付款信息通过加密方式推送到资金系统，自动生成付款。收款人为报销单填写人，收款户名、开户银行、联行号、账号等信息由报账人预先填好，他人无修改权限。共享初期，J集团采用传统的先记账、后付款模式，经过系统改造，实现先付款、后记账，提高了付款效率；基于银企直联的系统环境，在规则引擎配置智能付款规则，符合规则的，资金系统自动发送支付指令，银企直联收到指令后自动执行支付。整个支付流程自动执行，无人为干预，实现“不落地付款”。不落地付款的加持实现了差旅报销提单即收款。
3.3强化差旅计划控制
J集团制定了费用预算不超年度总额、按季度控制、结余不结转、实际支出不超预计费用的管理原则，且将管理原则植入共享平台进行刚性控制。出差申请完全满足上述预算控制规则方可进入业务审批环节。差旅预计金额传送商旅平台后，商旅平台对超预计费用进行严控，即超预计金额不允许下单。
4差旅管理数智化成效分析
4.1差旅管理数智化有效提升管理效率与出差人员体验
自差旅管理数智化运作流程启动以来，经数据采集与分析发现，出差人员出差申请及审批平均耗时缩减近2个工作日，出差业务在移动端的预定占比高达90%，差旅费用报销审核效率提升75%，出差人员垫付费用自动到账率接近100%。这不仅极大增加了出差人员出行便利，提升了差旅人员的出行体验和工作积极性，还有效降低了考勤异常率，保证了集团公司正常运转。此外，差旅管理数智化运作极大避免了传统模式下可能存在的票据不合规、员工大量垫资等问题，切实提升了集团公司财务管理的整体效率与质量。
4.2差旅管理数智化实现了资源整合与成本优化
在差旅管理数智化运作下，集团公司有效整合了近3 000家优质供应商资源，并与商务酒店集团签订大客户协议，在为出差人员提供优质休息环境的同时将入住成本压缩至市场价的近85%，仅2024年一年就为集团公司节省住宿费超300万元。同时，差旅管理数智化通过竞价机制、机票采购机制实现了对机票及相关费用的有效控制，成本环比下降近20%。此外，差旅数智化在税务管理方面发挥了积极作用，将发票获取率从约70%提升到近95%，为集团公司的税务筹划工作作出了积极贡献。
4.3差旅管理数智化增强了集团企业的管控力与合规性
差旅管理数智化不仅形成了“申请—预定—支出—报销—支付”的管理闭环，还为每笔交易的数据溯源创造了条件。这不仅直接提高了差旅管理的工作质量，还在预算管理、内部审计、财务风控、政策合规管理等诸多工作的质量提升上发挥出了积极作用。例如，2024年差旅预算执行偏差率缩小至2%以内，差旅政策合规率提升至98%，虚开发票风险降低近95%等，全面提升了集团企业的管控力与管理合规性。
5结束语
本文以J集团为研究对象，梳理其差旅管理现状，总结问题并分析原因，提出差旅管理数智化优化方案并付诸实施。通过差旅管理数智化方案运行，员工差旅效率和满意度显著提高，公司差旅管理合规高效，经营风险降低，管控能力增强。
主要参考文献
［1］翟慎瀛.ZCL集团公司财务共享服务中心建设路径［J］.财务与会计,2020(10):80-81.
［2］刘*.共享服务模式下央企商旅管理质量提升策略研究［D］.济南:山东大学,2020.
［3］陈燕莉.差旅平台带来的财务管理提升的思考［J］.财讯,2019(2):110-112.
［4］宣宇杨.基于OCR人工智能的差旅全流程优化：以Z公司为例［J］.中国总会计师,2021(8):124-126.
［5］李春友,李梓媚.数智化如何赋能企业商旅管理［J］.中国外资,2022(10):115-117.
文章出自SCI论文网转载请注明出处：https://www.lunwensci.com/guanlilunwen/82841.html
