摘要：企业人事档案数字化业务共享服务项目建设分为项目启动、需求调研、系统设计以及系统开发和部署四个主要阶段。通过成立专门团队并进行深入调研确保了项目的顺利启动，通过需求调研详细了解并满足用户需求。在系统设计阶段，将调研信息转化为具体设计方案，重点解决技术难题；在开发和部署阶段，团队采用敏捷开发策略，严格测试并部署系统。实施结果显示，数字化显著提升了人事档案管理效率和安全性，有效支持了企业战略目标的实现，实现了公司年度经济收入的显著增长。通过数字化转型，企业构建了更加高效和安全的档案管理模式。
关键词：企业,人事档案,数字化业务,共享服务,项目建设
1项目建设的背景
人事档案数字化是人事档案管理的必然趋势[1]。通过数字化处理，档案不再受孤本限制，扩大了利用范围，延长了使用寿命。检索关键字段可快速查找档案，提高了利用率；数字化管理实现了备份存储、权限设置和加密功能，防止篡改；数据一次录入，多次重复利用，内部实现了数据共享，使利用更便捷高效。人事档案数字化是企业的迫切需要[2]，约一半以上企业提出了需求。开展数字化业务共享服务可提高管理水平，降低成本，助力人力资源数字化转型，同时国家鼓励传统档案载体数字化，促进跨区域、跨部门共享利用。
2项目建设的技术路线及创新点
2.1技术路线
为满足新时代人事档案管理和企业共享服务需求，加速推进数字化建设，组织团队与客户交流，分析管理和利用需求，确定数字化档案的采集、存储系统性能和安全性要求，梳理采集、存储关键设备等技术需求，以实现数字化建设目标。
(1)技术实施阶段应采取分步骤、分阶段实现的策略。在初始阶段，着重于信息采集与档案数字化。对现有纸质档案的扫描和数字存档，采用适配各种类型文件的高效图像处理技术，确保档案电子化的准确性和可用性。对图像采集设备如扫描仪和高拍仪，进行充分的市场调研和技术对接，保证设备的兼容性和操作的高效性。
(2)注重档案数据的存储和保护。选择性能强大且成本低廉的存储方案，如MySQL数据库，并采用Md5等加密技术保证数据安全，防止信息泄露。此外，对不同类型和格式的档案文件(如PDF、图像文件等)进行分类管理，实现高效、有序存储。
(3)重视档案信息的检索与共享。基于.net core框架，开发一套完整的用户界面，保证记录的快速检索和高效共享。通过优化后端逻辑处理模块和数据库查询算法，实现对档案数据的快速搜索和准确匹配，满足管理人员和利用人员的不同需求。
(4)确保系统的稳定性和安全性。采用WPF技术和自定义的UI控件库保证用户界面的友好性和实用性。同时，配备完善的系统性能监控机制和数据安全防护措施，如定期进行数据备份、使用防火墙和病毒防护软件等，确保系统的持续运行和档案数据的绝对安全。
2.2创新点
(1)打造数字化人事档案管理信息系统，为人事档案数字化业务奠定坚实基础。在数字化趋势推动下，企业人事档案管理革新迫在眉睫。开发一套数字化人事档案管理信息系统，该系统集成EmguCV等先进技术处理图像，确保档案质量，兼容多设备，基于.net core架构，实现强大的数据存储与检索，提升管理效率和资源共享能力，为人事档案数字化提供可靠支持。
(2)打造石化共享人事档案业务规范，为人事档案数字化业务建立统一标准。在石化行业，人事档案数字化转型须遵循统一规范，以实现高效跨部门协同与信息共享。建立共享业务规范，统一数据格式(如PDF)与档案结构，采用标准化元数据描述加强检索效率；制定严格数据安全措施，包括实施RBAC和加密传输，确保信息安全与防泄露。
(3)打造“三位一体”共享服务制度体系，为人事档案数字化业务提供管理保障。为加强人事档案数字化业务的管理，构建“三位一体”共享服务制度体系显得尤为关键，集政策法规、技术支撑和服务运营于一体，确保转型的有效支持。通过制定管理规范和操作指南标准化流程，引进云计算与大数据技术建设高效数据平台，建立服务团队提供全面技术与运维支持，全方位支撑人事档案数字化处理与应用。
3项目的实施情况
3.1项目启动为数字化人事档案管理系统的成功奠定基础
此阶段处于整个项目实施工作的最前期，由成立项目组、前期调研、编制总体项目计划、启动会四个阶段组成。
(1)成立项目组。在项目合同签署后，公司审核合同金额和功能模块以确保符合标准。通过审核，领导任命项目经理并设定目标，项目经理挑选6名团队成员并分配任务，最终团队成立报备公司。
(2)前期调研。项目经理带领需求分析团队到达现场与用户交流，研究合同规定的主要功能模块。在调研期间，确定用户需求和期望，实施必要的调整以确保项目成功。同时，调研团队需要详细了解并协调必需的硬件，如扫描仪、高拍仪和打印机等，确保设备支持项目需求。
(3)编制《项目总体计划》。在完成初步调研后，项目经理和团队会草拟《项目总体计划》。这份文件或文件集合随项目进展更新，内容涵盖项目目标、实施阶段、里程碑及可交付成果等。它详细描述了项目背景、构建目标、主要阶段、里程碑及成果，并规划了职责分配(包括用户参与)、沟通管理计划(明确干系人信息需求及沟通方式)、质量管理计划(确定项目质量标准及满足要求的方法)，确保项目顺利进行。
(4)项目启动。在项目启动阶段的最后，由项目组成员与用户共同召开启动会议，对整个项目再次确定无误以及签署《项目实施计划》后，宣布该项目正式开始。
3.2需求调研与《软件需求规格说明书》确认流程
在数字化人事档案管理系统的实施中，需求调研确认阶段是确保系统满足用户具体需求的关键步骤。此阶段的实施细化包括以下关键步骤和方法：
(1)准备阶段。团队与客户确定调研时间，并准备调查问卷及访谈指南，同时选用低保真原型工具及流程图软件等辅助工具，为调研提供支持，确保调研的全面性和有效性。
(2)需求调研与分析。通过访谈、问卷及工作坊等多种形式，团队与用户进行深入交流，详细了解用户对系统流程和功能的基本及特殊需求。同时，重点了解用户在数据查询、处理和报告等方面的需求，涉及数据来源、频率、安全等级等。
(3)文档编写与内部评审。需求分析人员及相关成员基于调研结果，详细编写《软件需求规格说明书》，结合实际需求和低保真模型，随后进行项目组内部的详细评审和必要的修订，以确保文档的全面性和准确性。
(4)用户确认与签署。将评审通过的需求规格说明书提交给用户，详细阐述每项需求的满足方式，获得用户的确认和签署。对用户后期的需求变更，应及时跟踪评估其对项目的影响，并更新需求文档，重新获得客户和项目组的确认。
(5)文档归档与后续跟进。所有需求文档和确认文件进行妥善归档，用于后续开发、测试和验收阶段的参考。建立需求跟踪机制，确保项目的后续阶段严格遵循需求规格书的规定，从而保证系统的顺利实施和成功交付。
3.3系统设计打造成功的数字化人事档案管理系统
在数字化人事档案管理系统的开发周期中，系统设计阶段是项目成功的基石。此阶段目标在于将需求调研阶段搜集的信息转化成具体、高效的设计方案，确保系统满足用户需求的同时，具备可扩展性、安全性和优良性能。
(1)进行架构设计。设计团队利用Microsoft Visio等工具绘制系统的领域模型，与团队成员共同讨论，确保对系统整体架构的共识。通过市场调研，比较现有类似系统的架构，综合考虑经济性、先进性、安全性后，选出最佳方案。
(2)详细设计环节。此阶段团队将系统划分为不同的功能模块，如基础数据管理、系统管理等，并为每个模块明确界定功能与责任。数据结构设计环节要求清晰规划库表结构等信息，以保证数据处理的合理性、高效性。此外，接口规划与设计成为连接系统内部模块及连接系统与外部设备(如扫描仪)的关键，团队需要提前准备接口文档，为后续开发打基础。
(3)人机交互界面设计。团队基于用户需求和易用性原则，利用界面设计工具创建直观、友好的用户界面并通过高保真原型演示设计理念，使开发团队和用户能够对期望结果有深入理解。
(4)技术问题的挑战不可避免，包括设备兼容与接口问题，如确保与扫描仪等硬件的通用协议兼容性；图像处理方案的选择，采用成熟的第三方控件，如Emgucv提供高效图像处理能力；其他预见的技术难点，需项目经理提前制定解决方案，并在团队中分配任务，以保障进度和质量。
(5)文档编制与审查环节则要求系统设计师汇总编制《系统设计说明书》，涵盖所有关键设计信息，并组织设计团队进行细致审查，以确保设计的可行性与准确性，进行必要的调整以优化设计。
3.4系统开发与部署的全面策略确保数字化人事档案管理系统的成功实现
数字化人事档案管理系统的开发、测试和部署阶段是项目成功的决定性阶段，需通过详细规划、高效执行和严格控制质量来确保系统的可靠性和性能。
(1)在系统开发阶段，开发团队集中于实现系统所有功能模块的代码编写。此时期的核心是遵守严谨的编码规范和采纳敏捷开发的策略，允许需求在开发过程中灵活调整以应对变化。开发人员不仅需注重代码质量，确保后期维护的便利性，也需在编码过程中保持高效的沟通和协作，以达到项目的时间和质量要求。
(2)系统测试阶段，测试团队负责系统性能、兼容性、安全性的测试，以确保所有非功能性需求被满足。通过单元测试、集成测试、系统测试以及验收测试和回归测试，确保每一部分都达到预定的性能标准，并且整体系统能稳定运行。
(3)系统开发和测试阶段后，是系统部署和安装阶段。首先进行详细的部署准备，包括编写《系统安装手册》《系统操作使用手册》。根据客户需求，配置必要的硬件和软件环境，如搭建局域网络并安装配置数据库。开发团队需要确保所有环境参数设置正确，并向客户提供详尽的安装和初步使用指导。
(4)总体验收阶段是项目的最后阶段，旨在全面验收项目的每一部分工作。从项目启动到部署安装，每个阶段的成果需要经过客户的严格验收。此阶段主要评估的是按阶段制定的项目计划文件和其他关键文档，如《项目总体计划》《需求规格说明书》以及《系统操作使用手册》等，保证项目符合初期设定目标，满足客户的最终需求。
4项目建设取得的效果
4.1助力企业人事档案管理工作提质增效升级
在人事档案数字化后，人事档案的调阅、利用、统计等线下工作可以全部转移至线上，帮助企业人力资源管理者从琐碎的事务性工作中解放出来，提升了利用效率。这为档案业务线上审批、远程查阅利用及实现信息数据内部共享奠定基础，助力企业人力资源工作数字化转型发展。
4.2实现了纸质档案有效保护及关键信息管控
在档案实现数字化以后，最大程度上减少了对纸质档案调阅、复印和转递流转的频率，让档案原件不再受孤本限制，有效延长了原件的使用寿命，实现了异地备份存储、权限设置和加密功能，可防止重要档案材料涂改、造假等情况的发生，有效保护了档案实体安全，保障档案信息真实。
4.3增强了档案信息的安全性与准确性
数字化人事档案管理系统从日常操作、数据存储、档案利用等方面，增加了授权和加密措施，同时档案实现数字化以后，可以最大程度上减少对实体档案的扰动，有效防止重要档案材料涂改、造假等情况的发生，进一步保障档案信息的真实准确。
4.4助推公司高质量发展目标有效落地
数字化人事档案管理系统有效支持了公司高质量发展的战略发展目标，不仅优化了日常档案的管理和使用，还极大地增强了数据的易访问性和共享性。通过人事档案数字化业务的不断开展，为公司带来了增收的新增长点。
参考文献：
[1]张忠奎,毕文超,李海滨.基于共建共享的企业职工人事档案数字化应用研究:以淄博市企业职工电子人事档案建设项目为例[J].山东档案,2023(3):83-84.
[2]杜晓丽.浅谈基于数字化时代背景下的人事档案管理工作改进策略[J].名汇,2021(19):57-60.
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