［摘要］随着中央八项规定的贯彻执行，各事业单位严格按照文件规定办理报销手续，学校会计人员一直在优化报销服务。但从财务服务对象的视角审视，财务报销手续仍存在流程烦琐、耗时较长、信息获取不便等问题。文章以X大学为例，结合学校财务报销的现状，分析财务报销存在的问题，并提出提升财务报销效率的措施，以促进学校财务报销的优化。
［关键词］内部控制,学校,财务报销
0引言
近年来，会计信息化建设一直在有序推进，越来越多的财务活动都使用了软件系统，减少了相当一部分重复性工作，但学校这种非专精于财务工作的事业单位，依然存在报销难的问题，导致单位人员对票据报销深感困难。从内部控制视角出发，学校需要强化内部控制，完善相关工作流程规范。面对各类报销规定不断变化更新，财务人员仍需不断学习，及时贯彻落实新的规定，这样才能保证经费报销合规有序。
1报销业务的内部控制要点
内部控制是一个单位为了实现经营目标，保护资产安全完整，保证会计信息资料正确可靠，确保经营方针贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施的总称［1］。以X大学为例，基于财务报销，内部控制的要点如下：
（1）制度控制。单位建立报销规定制度、预算管理制度、内部综合评价制度等，为内部控制的执行提供良好的制度保障，对内控进行优化，最大限度提升资金使用效率。
（2）不相容岗位分离控制。单位对财务报销工作实行票据初审-票据复审-提请支付-支付审核-账务处理制单-账务处理审核岗位相互分离，确保每一笔经济业务的票据流转都有人审核监督，减少人为失误的可能。
（3）真实合法控制。审核票据的财务人员要对票据报销规定非常熟悉，对报销业务的事前审批、事后填报、附件齐全等审核做到全面准确，同时由审核会计再次审核各项手续是否完备，确认无误才能安排进入支付流程，确保报销业务真实、合法。
（4）预算管理控制。以X学校为例，其实行项目预算管理制度，每笔开支都对应到各部门的具体项目，审核会计须根据项目预算确认是否安排支付，运用预算管理系统严格控制各部门各项目预算数，避免无预算或超预算开支。
（5）付款跟进控制。付款人员必须再次审核票据附件及手续是否齐全，根据相对应的指标提请支付、跟进财政审批流程，确保款项支付及时、信息准确、专款专用。
（6）账务处理控制。总账会计根据已支付无误的原始凭证编制记账凭证，审核会计及时复核，按月完成凭证账簿及报表的编制，按年度完成会计档案的归档。
2 X大学财务报销过程中存在的问题
X大学有十几个部门，报销工作涉及诸多业务类型，常见的有差旅费用报销、购买办公用品报销、工作餐报销等。对于报销人员反映的“报销难”，从财务人员的角度出发，分析以往报销模式主要存在的几个问题。
2.1报销材料不规范、不齐全
学校各部门没有设置专职报账员岗位，均实行票据自行报销。在报账人员提交的报销单据中，有时候会出现发票未签字、附件粘贴不规范、报销经费没有使用公务卡支付等情况，导致报销退单。在拟订合同或协议时，对其法律约束性认识不强，有的合同条款可能是空泛的，甚至业务活动方面的表述不准确，在财务报销环节审核不通过，导致需要重新签订合同。教职工提供的部分原始单据无法满足报销规范性要求，无法保证票据的真实合法性，不符合内部控制的要求。
2.2审批流程不同，报销时间过长
内部控制下的不同部门权责分明，相互制约，相互监督。学校整个报销流程从申请到审批再到付款，不同的院处室要经历不同的审批环节，一个环节出错或缺失就会拉长报销的时间，降低报销效率。
2.3报销过程多有反复
对于手续不齐全的报销业务，财务人员只能拒收。一方面，报销人员不了解报销规定和报销流程，一有票据需要报销，便到财务部门询问，从票据粘贴到附件收集再到签字审批，都需要在财务人员的逐步指导下才能完成。另一方面，报账人员在报销过程中因附件不全或签字手续不齐不断返工，以至于一笔报销业务需要财务人员审核多次才能达到报销要求，报销效率低。
2.4报账扎堆现象严重，财务审核业务量大
寒暑假是学校的招生高峰期，招生工作、科研工作、工程建设等工作也在假期正常开展，假期积累的票据使得学期初报销扎堆。财政资金在年底会面临被财政部门收回的压力，种种原因均会导致年底报销业务量激增。在报销的过程中，某一个环节手续不齐全都会导致报销返工，部分必须要支付到位的款项，为了赶在财政关账之前走完支付流程，不得不先支付再补办报销手续，从而影响整体财务服务水平，极大增加了财务人员的工作量和出错率［1］。
3“报销难”的原因
3.1经费收支种类多，增加了报销难度
X大学收入有财政拨款和非税返款，主要的非税收入来源于学费收入、培训收入、租金收入。因财政拨款有限，非税收入不能及时收回，学校整体上资金比较紧张。支出方面，按经济事项内容可以分为人员工资保险支出、劳务费支出、差旅费支出、培训费支出、资产设备购置支出、房屋建筑物维修维护支出、公务接待支出、工程建设支出、工作餐支出以及水电物业支出等，每种业务类型的报销要求不同，不同的业务对应的指标也不同，财务支付岗位需要严格对照指标支付，确保专款专用。
3.2审批签字程序多，拉长了报销时间
以X大学为例，按照财务管理制度和报销规定，根据经费类别和性质不同，财务实行分类管理、逐级审批的审批管理制度。目前，X大学各类型的票据报销流程如下：首先是业务部门的负责人和分管校领导审批签字，其次是财务人员审核票据，最后是财务部负责人和分管校领导审核签字并安排付款，其中部分单据还需要书记或校长审批签字，审批签字程序较多。经费报销的全流程可能涉及后勤部门、人事部门、党政办公室、财务部门等多个部门，每个部门有不同的管理要求，若未及时与各部门沟通，问题往往等到会计审核票据的时候才体现出来，致使报销返工。如果遇到相关领导外出，报账人员可能要跑多次才能完成所有的签字手续［2］。
3.3教职工对报销规定不熟悉，降低了报销效率
学校的报销规定会根据上级文件变化而不断调整，不同的业务涉及的报销规定亦不同，报销人员没有及时学习和理解清楚新的文件精神，不了解报销规定，可能导致报销返工，也可能使得报销人员经财务人员指导后再办理报销手续，增加了财务人员工作量，降低了报销效率。
3.4信息化管理滞后
学校按照内部控制管理要求，出于强化管理、防范风险的角度，对各类项目经费支出设置了相应的审核流程。经费报销涉及的管理制度多，有差旅费、培训费等方面的管理制度，相关制度繁杂且更新频繁，并且审计监督部门以清单形式列明法律法规禁止事项，画定红线，所以经费报销专业性强、风险防控点多、规范性高［3］。X大学目前的票据审核方式是面对面人工审核，主要由财务人员全面审核票据附件是否齐全、内容是否符合规定、签字盖章手续是否完整，由于缺少信息化管理，报销签字审批环节多。耗时长，尤其是当财务人员审核不通过，并需要重新办理签字手续时，报销人员经常为报销“跑断腿”。
4解决“报销难”问题的措施
学校在制定财务报销制度时应以服务广大师生为出发点，精减和规范办事程序，编写简明易懂的报销流程，便于教职工理解。当财政税务等相关规定有变化时，应及时更新报销规定的内容，并做好宣传培训，使广大教职工能够尽快、准确地适应最新的报销要求，从而顺利完成票据报销。
4.1完善财务制度
根据内控制度的要求，学校应当按照上级文件精神并结合本校发展实际，及时修订和完善相关财务制度，建立规范的内部控制体系，确保财务制度能符合学校的建设发展，以及报销的每一个审核点有文件可依［4］。同时，均衡财务报销时间，规定报销时限，防止屯单报销。为防止报销人员将报销单据囤积报销造成学期初或年底报销单据堆积，财务部门可对报销时间作出限制，如规定须在经济业务完成后的三个月内提交报销申请，如无客观原因，超期事项不可报销，确有客观原因的，可提交超期说明，经项目负责人、财务负责人以及分管校领导逐级审批通过后方可报销［5］。
4.2落实预算管理
根据内控预算管理的要求，学校应当全面落实项目预算管理制度。首先，财务人员要根据项目预算工作开展的需求，进一步改进预算管理系统的功能，充分运用预算管理系统更好地服务于预算管理。财务人员及时在预算系统内做好数据更新，确保各部门能实时了解到本部门收支执行情况。其次，各部门领导要加强对预算管理的认识，坚持沟通与学习，做到自主、熟练地运用预算系统了解本部门的收支情况，积极创收，实现预算收入目标，严格按照预算开支，无预算不开支，超预算不开支，项目之间不打通开支，从而更好地把控本部门的经费运转，真正参与到与学校一起“当家理财”的工作中，让经费管理更具科学性。
4.3优化报销服务
根据不相容岗位相分离的内控要求，学校财务部门应当明确职责分工，各司其职，积极作为，共同为教职工提供良好的报销服务，营造良好的报销氛围。首先，财务人员应当与时俱进，更新自己的专业知识，吃透相关文件精神，提高沟通能力，保持头脑清晰，用比较简练的语言把报销要求和注意事项表达清楚。其次，财务部门可以围绕上级各项政策解读、经费预算管理、资金使用管理、审计检查等几个方面，针对教职工最关心、困惑最多的经费报销问题举办专题培训会。根据近期报销过程中发现的问题，不定期开展小型培训，重点讲解多数教师不了解的报销规定和常见的业务类型报销规定，并以报销过程中出现的问题为案例加深印象。突出讲解新的报销文件规定，对新规定、新流程及时做好讲解宣传。一是编制便携式报销指南。财务部根据报销规定对各类报销业务制作简易的报销流程图，放置在报销大厅和学校内网，方便教职工询问和查询，如外出参会学习、市内交通、接待等方面费用的报销流程及注意事项。二是制作短视频。通过制作短视频来呈现报销的全过程，从票据粘贴到审批签字，清晰地呈现报销全过程，方便教职工自主学习，可适当减少财务人员指导和审核的工作量。三是“一站式”报销服务。在专门的报账厅设置初审、复审、收单3个岗位，为报销人员提供专门的报销单据和填写票据的桌椅，减少报账人员因基础性错误往返财务部门的次数和转述问题的时间，提高财务人员和报销人员沟通效率，从而提高报销效率。
4.4加强财务信息化建设
构建财务信息化平台，是学校改善“报销难”的一个有效途径。财务信息化平台将预算管理、出行管理、采购管理、接待、校内办公等业务一体化，实现网上事前审批。审批人可以不受校内办公场所和设备的制约，通过平台催办，实时移动审批各类事项，减少报账人员“跑腿”次数，缩短办理审批的时间，从而提高报销效率。各业务类型的审批等专业问题在初始阶段由各部门分工协作把好关，如采购是否合法合规、款项收支是否按照预算执行等，让每一个环节的管理者能充分运用信息化平台完成相应的工作并承担相应的责任，推动报销工作高效开展。
5结束语
在新会计制度下，学校财务管理工作在建立健全内控制度的同时，也要不断优化服务，开拓新的工作模式，提高财务报销工作质量。结合内控制度构建要求，进一步规范财务报销制度和流程，积极探索和引进财务信息化平台，结合本校实际情况，编制符合规定的简化的网上报销流程，让报销要求和操作易学易懂，降低报销出错率，节约报销时间，最终达到提高财务报销效率的目的。
主要参考文献
［1］毛玮.内部控制视角下企业报销系统的问题及其对策研究［J］.老字号品牌营销,2023(7):124-126.
［2］商永刚,何凤.高校财务报销工作中存在的问题及对策研究［J］.内蒙古财经大学学报,2023(3):103-107.
［3］王雪.高校财务报销服务优化研究：以T高校为例［J］.经济师,2023(7):83,85.
［4］赵春菊.农业科研项目经费“报销繁”问题探析［J］.中国农业会计,2023(11):59-61.
［5］陈敏璇,刘芳.高校财务报销审核工作中存在的问题及对策研究［J］.财经界,2023(6):102-104.
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