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摘 要：当前，各行各业都面临着数字化转型的任务，企 业及其档案馆也不例外。企业管理者和档案馆管理者应紧 跟时代发展的步伐，深刻认识数字档案馆建设的重要性及 现实意义，积极为企业档案管理工作开创新的局面。对 此，本文首先介绍了数字档案馆的特点和价值，其次阐述 了企业数字档案馆建设的主要内容，最后提出了企业数字 档案馆建设的要点，以供参考。档案管理是企业管理中的一项重要内容，但传统 的档案管理模式已经很难满足现代企业发展的要求。 这就要求企业积极推动档案管理的数字化，加快数字 档案馆的建设步伐。
一、数字档案馆的特点和价值
数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用基础 上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核 心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通 信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的大规 模以至超大规模、分布式数字信息系统。
(一)特点
数字档案馆具有以下三个特点：一是自动化特 点。与传统的档案馆相比较而言，数字档案馆具有自 动化的特点，不仅能够自动管理档案，而且还能够自 动对档案进行保护和开发。二是数字化特点。可以通 过各种扫描技术和计算机技术将纸质档案整合到档案 资源库中，在节省存储空间的同时，还能够确保档案 的查询和利用效果。三是网络化特点。通过网络来加 快信息的传递，不仅档案人员可以借助互联网快速查 询到所需信息，而且企业的档案用户也能随时随地查 询档案信息。数字档案馆能够给用户提供强大的搜索 工具，便于用户查询和搜索，如果用户在查询时遇到 问题，可以随时在线请教档案人员，给用户提供优质 的服务。
(二)价值
企业建立数字档案馆具有现实意义。首先，符合时代发展趋势[2] 。传统的档案管理耗费大量人力和时 间，管理效率相对低下。企业通过构建数字档案馆， 可以明显提升档案管理信息化水平，保证档案资料的 完整性，提高档案管理的服务质量，便于用户使用。 最为关键的是能够消除传统档案管理中的弊端，不仅 丰富了档案资料的内容，而且拓宽了档案收集和管理 的范围。其次，有利于推动档案管理的现代化进程。 目前，企业之间的竞争十分激烈，要想在激烈的竞争 环境中取得优势，就要提升企业的现代化管理水平， 包括档案管理的现代化。
二、企业数字档案馆建设的主要内容
(一)整体建设规划
企业数字档案馆建设是一个深入细致的过程。这 就要求在建设前要先做好规划工作，理论与实践相结 合，制定出明确的规划。在具体落实的过程中，要有 详实的实施步骤。在建设初期，重点工作应该要放在 基础设施上，为后续档案的利用和开发提供保障;在 建设中后期，要将重点工作放在完善基础功能上，尽 快实现档案的数字化共享。
(二)基础设施建设
企业要加大数字化基础设施的投入力度，确保能 够及时购买先进的设备仪器，从各个方面支持数字档 案馆的建设。一方面，要成立一个中心机房，保证系 统、子系统高效有序运行。在构建时要先划分好区 域，且要保证各个区域划分的合理性和科学性。另一 方面，要建设网络平台，一般是以局域网为主，同时 具备外联互联网的功能。
(三)子系统的构建
企业还要对各个子系统加以完善。一是业务管理 系统。这也是管理的主系统，主要是为了管理企业内 部的各种文书、声像等档案资料，且要保证能够快速 收集和整理各种信息，构建综合信息服务平台。二是 长期存储系统。该系统主要是为了长期保存档案，符 合永久保存条件的档案进入到数字档案馆后就存储在 长期存储系统中，并对其进行安全有效的管理。三是 阅览室系统。该系统也被称作为综合查询系统，借助各种网络技术来减少用户的查询时间，为用户的查询 提供各种便利。四是档案移交和接收系统[3] 。该系统主 要用于移交和接收档案资料，在移交之前系统对档案 的真实性和完整性进行检测，且利用各种安全技术来 保证档案接收的安全性。
三、企业数字档案馆建设的要点
(一)做好前期的准备工作
首先，企业要将数字档案馆与其他业务系统结合 起来。要保持建设过程的协调性。这就要求设计部门 在设计时要依照联动机制来执行，确保档案资料完整 准确地进入数字档案馆，确保档案工作效率，确保数 字档案馆成为企业管理大系统中有效的子系统，与其 他子系统相匹配、相结合。其次，做好相关调研工 作。要对现状进行深入的分析，充分考虑目前企业信 息化建设现状、发展要求和企业内部对档案馆建设的 需求，提升规划方案科学性，避免盲目性[4] 。再次，依 照国家规范、标准建设。要遵循国家标准，并结合企 业实际，进行适当的调整和优化(包括采用适应企业 情况的国际标准)，从整体上提升数字档案馆建设的 水平和质量。
(二)把控好建设的关键技术
在建设时掌握好关键技术至关重要，需要把握好 以下两个关键技术：一是前段控制技术。企业的档案 管理部门应加强与其他部门的合作，提前介入到档案 文件的产生和流转过程。在规划设计时就应该要先明 确档案管理的要求，提前对拟归档文件、电子文档明 确要求，加以控制，确保在电子文档移交之前能够 妥善对拟归案文件进行管理[5] 。二是全程管理技术。 依据档案归档的要求和范围来生成数字化文件，明确 档案的信息分类方式。对相关数据的参数进行确认， 及时筛选数据，依据文档的具体类型来进行科学分类 处理，最终实现有效控制电子文件的目标。需注意的 是，要想顺利地将各项数据迁移到数字档案馆中，就 需要合理使用各类技术，加强档案信息平台和业务系 统数据之间的衔接。尤其是要为系统的运行提供稳定 且通用的标准接口，为后续的系统升级提供便利。这 就要求要将多个业务系统集合起来，有效避免“信息 孤岛”。要从多个渠道收集信息文件，最为重要的是 应与其他业务系统进行集成处理，尽快将档案信息资 源整合到系统中来，最终形成信息资源中心，为用户 提供档案信息服务[6]。
(三)做好相应的测试工作
系统建成后，应在第一时间对系统进行测试。 在测试时利用管理员的身份对各项功能进行测试， 一旦出现问题，要及时找出应对的对策。在测试时 还应站在用户的角度，以此来发现系统运用存在的 不足，采取针对性的措施，提升系统使用的满意 度。系统刚上线时会遇到各种各样的问题，要求档 案管理人员要与用户保持密切且良好的沟通，以便 于能够及时了解到用户在使用系统时存在的问题， 帮助用户尽快熟悉系统。总之，企业要意识到数字 档案馆的建设是一项长期、系统的工作，在建设时 要综合全面来考量，不仅要依靠完善的内部机制， 而且还需要依靠先进的信息技术。这就要求档案人 员要按照规范来贯彻落实好各项工作，自觉遵守规 章制度，推动系统建设的有序进行。
(四)加强各部门的协作
企业数字档案馆的构建需要各方面的大力支 持，尤其是要有大量的人力、财力、物力支持，对 此，企业领导要充分重视。在提供充足资金支持的 同时，要协调好各部门工作，加强协作，共同推进 数字档案馆的建设。在建设的过程中，各部门要加 强沟通、交流，确保各项新技术和新规则都能得到 充分的应用，进一步优化系统建设的质量[7] 。档案管 理部门特别要加强与企业信息技术部门的合作，确 保数字档案馆建设的技术保障与支持，做好各项技 术对接工作，进一步推动档案管理与信息化建设融 合。需要强调的是，为推动各部门紧密协作，要完 善相应的管理机制，特别是要对质检工作的规范进 行完善[8] 。企业在生产运营的过程中，会生产大量 的信息资料，为了确保档案资料信息的完整性和准 确性，应该要开展细化的质检工作，要检查录入的 内容是否正确，有无出现遗漏的现象。要仔细地检 查图像资料，查看图像资料是否清晰，版面是否整 洁，一定要保证录入的准确。
(五)注重信息安全
在数字档案馆建设中，安全问题不容忽视，一旦 档案信息安全得不到保障，就会威胁到企业发展。要 采取一切措施从根源上保证档案资料的安全性完整 性。为了避免系统受到外部的入侵和干扰，有必要 及时对系统进行升级和优化，防火墙、杀毒软件的 质量要高，保证系统能够安全高效运行。首先，制定严格的保密制度。设置登录密码，在登录时进行身份 验证，依据文件涉密的等级程度来设置访问权限。其 次，加强安全测试工作。对于安全等级测评工作要重 视，为整个系统的运行提供安全的环境。再次，完善 备份机制。对于档案信息要留有备份，避免出现档案 资料损毁或是丢失的情况[9] 。需要注意的是，档案管理 人员一定要熟练掌握岗位工作所需的先进技术，按照 规范操作执行，发挥技术优势，全面落实好档案数字 化管理的建设工作。
(六)提升档案人员的信息化水平
在数字档案馆建设的过程中离不开专业人才的支 撑，因此，企业要意识到专业人才的重要性。要结合 企业发展的实际，引入一批高技能、高水平的专业档 案管理人员。与此同时，要加强对现有档案人员的培 训，在培训时要注重计算机知识与技能培训，确保所 有的档案人员都能熟练掌握信息技术的应用。企业内 部要培养出一批骨干人才、带队伍人才，保证数字档 案馆建设的成效。在必要的情况下，可以将软件开发 的工作外包给专业的企业，通过系统技术的升级确保 档案管理的规范性。
参考文献
[1] 付博闻.企业数字档案馆建设评估工作探讨—— 以电力勘测设计行业为例[J].兰台世界，2022(4)：12-16.
[2] 俞辉.企业数字档案馆建设的重点与难点分析—— 以华东勘测设计研究院有限公司为例[J].浙江档案，2020 (11)：54-55.
[3] 赵越.大数据背景下国有企业数字档案馆建设研究——以C公司为例[J].兰台世界，2020(11)：69-72.
[4] 王逸凡. 《企业数字档案馆(室)建设指南》内容及相关问题思考[J].北京档案，2020(9)：19-24.
[5] 华方园. “互联网+”时代企业数字档案馆建设信息服务创新研究[J].机电兵船档案，2020(3)：90-92.
[6] 蒋术.基于非结构化数据管理平台的企业数字档案馆建设研究[J].档案天地，2019(10)：34.39-41.
[7] 邱巧艳.大型矿业集团管控型企业数字档案馆建设的探索与实践[J].办公室业务，2019(15)：70-71.
[8] 杨爱云，宋莹，朱明慧.企业数字档案馆建设初探—— 以中国交建数字档案馆一体化建设为例[J].办公室业务， 2018(20)：58-59.
[9] 朱明慧.企业集团型数字档案馆建设项目风险及其应对—— 以某基建行业央企为例[J].机电兵船档案，2018 (2)：8-10.
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