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摘要：提升档案管理工作水平对促进企业健康、持续发展具有重要作用。本文以华为为对标企业，对华为全球化文档管理框架和具体措施进行了分析，并从重视档案管理工作、完善相关规章制度、提高档案管理团队素质、推进档案数字化管理以及强化档案安全管理五个方面，提出了企业档案管理工作水平提升的策略。
关键词：对标；华为；企业档案管理；提升策略
一、引言
档案是企业开展各项活动的基础和参考依据。企业档案管理作为企业存储信息的重要途径，记录了企业发展的全过程，可以为企业提供可靠的信息资源。因此，提高企业档案管理工作水平，将其视为管理活动的重要工作，对推动企业持续发展具有积极作用。
目前，许多企业的档案管理工作流于形式，管理者未引起重视，对档案管理缺乏细致深入的研究，这使得档案管理工作滞后于时代的发展。为增强我国企业的竞争力，2020年，国资委发布了《关于开展对标世界一流管理提升行动的通知》，对标一流企业的档案管理工作，有利于企业全方位自我审查，补齐短板弱项，提升档案管理工作水平。
华为技术有限公司(以下简称“华为”)作为我国高科技产业的标杆企业，当面对美国施加的压力时，坚定地发表了遵守开展业务的国家所有适用法律和监管规定的相关声明[1]。华为能毫不畏惧地发表该声明，其档案管理部门起到了关键作用。华为的业务涉及全球多个国家和地区，在2017年至2018年间，美国对华为采取了一系列的制裁措施[2]，进行了各类无端调查和相关文档数据的检查，但都没有找到任何关于华为的致命证据。由此可见，华为对其档案管理工作的重视程度。立足多年实践，华为构建了符合安全、规范、统一和效率标准的“四位一体”全球化文档管理框架，并融合知识和信息管理工作，建立了全球化的联动型档案管理体系。因此，本文选取华为作为对标企业，通过分析该公司全球化文档管理工作的框架与具体措施，以期为高新技术产业集团的档案管理工作提供参考。
二、华为的档案管理框架与具体措施
(一)华为的“四位一体”全球化文档管理框架
华为以安全、统一、规范和高效为准则，建立了“四位一体”的全球化档案管理体系。“四位一体”是指一套规则、一套流程、一站式平台、一套组织和一套运营体系，其目的是简化业务流程，促进企业合法合规运行。具体来说，一套规则是华为制定的统一的符合法律法规要求的档案管理规章制度；一套流程是各部门遵循的包括文档定义、形成、利用和销毁四个部分的档案管理流程；一站式平台是指统一的信息管理平台，提供各类文档管理服务，如档案查询、编码、储存和发布等；一套组织是指根据档案管理成立的“文档管理能力中心(COE)+领域团队+区域团队”的组织体系；一套运营体系主要包括档案管理的监督和运营工作，如对档案管理工作进行核查等[3]。
(二)华为档案管理的具体措施
1.制定统一的档案管理规则与流程
华为在集团层面制定了一系列的文档管理规则、制度和流程，以此为分布世界的各子公司业务提供指导。档案管理的第一要义是做到有法可依，要从根本上和源头上定义档案分类清单与模板，在此基础上制定档案管理的计划，该过程结果的可视化可以保证档案管理结果高效清晰，不仅符合档案最初定制的计划，也是符合国家法律要求的体现。另外，华为的档案管理分布于企业的信息系统中，法务部和档案管理部对其进行监督。
2.建立档案管理IT平台，实现文档自动化
华为不仅要求档案管理合法合规，还指出要实施电子档案自动化，促进电子档案流程的简洁高效，缩减档案管理的人工费用，提升文档管理的效率。华为由于经营通信设备，在系统开发上具有重要的优势与资源，因此，华为依靠这一优势，开发了相关的文档管理系统，改变传统档案管理模式，简化控制流程，促进文档的自动化。不仅如此，华为还用二维码对其档案管理系统进行标记，促进业务的高效管理。
3.制定全球化企业档案监管制度
华为建立了“文档管理能力中心(COE)+领域+区域”的组织体系。COE是指企业总部的档案管理中心，领域包括财务、人力资源和采购等部门的档案管理内容，区域指国外业务机构的档案管理工作。每年文档管理能力中心(COE)都会对不同国家和地区的档案管理工作进行考评指标的设置，例如，各个企业都要按时报告其不同时间的简报，并告知档案和人员数量。不同的地区和不同的领域分支机构之间要构建平台进行知识交流与信息管理。国外的档案机构要定期向文档管理能力中心(COE)汇报档案管理工作。COE也会每年派员工走访不同国家和地区的档案管理机构，检查档案管理工作，对其进行文档管理培训，还会开发相应的教材。
4.积极推进文档管理创新，融合档案管理和知识管理
除了在其他国家和地区法律规定情况下保留纸质文档以外，华为实现了电子化档案管理。华为的电子化档案管理将知识管理和信息管理相融合[4]。在组织结构关系上，知识管理和档案管理划分为同一个职能部门，在自动化和集成化的档案管理系统下，两者共同促进，互相融合，为公司的价值创造带来重大贡献。在知识管理方面，华为部署了两个阶段性计划。一是档案管理和知识管理的结合面要延伸到档案形成的背景，提升知识的利用价值。二是要关注具有高创新和高变现价值的档案，由此推动业务流程的知识沉淀，更好地服务于研发、交付和销售。此外，华为的知识管理的绩效考评与业务指标相关联，所有的知识管理结果都是为最终效益服务，是结果导向而非过程导向。
5.制定数据分类管理框架，重视数据安全
经过多年的探索，华为形成了体系完整的数据分类管理框架，该框架包括几方面的内容。第一，数据分类与数据定义。华为将数据划分为内部数据、外部数据两种类型，在此基础上，划分了结构化数据、非结构化数据和元数据。第二，数据治理。在外部数据治理方面，华为主要遵循“合规遵从优先”的原则，即不同类型的数据需登记在不同的注册程序。如果是外部采购的数据，需先注册才能合规地进行共享。非结构化数据相对较难理解，需要管理该数据的特征与定义，还需要理解其内容，在此基础上通过元数据实现数据落地。华为公司的元数据治理遵循“入湖有依据，出湖可检索”原则，将元数据覆盖企业的整个生产过程。高质量的元数据使企业能够通过数据地图实现高效的数据搜索[5]。
华为数据管理组织体系采取矩阵式组织结构，由企业级的公司数据管理部，以及各个功能部门下的领域数据管理部两个层次构成。其中，公司数据管理部位于公司质量与流程IT管理部门，并向公司数据Owner汇报。华为的数据管理组织设置采取了虚实结合的形式，“虚”是指公司数据管理部对下属的不同功能数据管理部进行虚线管理，“实”是指部门主管对其负责的组织实施绩效考评或工资评定等实线管理。该方式可以约束数据管理部门的主管绩效以及员工的工资绩效[6]。此外，在数字化转型的背景下，华为数据管理部构建了基于元数据的安全隐私保护框架，这一隐私保护框架提升了公司的数据安全防护能力，打消了各业务部门在数据共享风险方面的顾虑，更好地实现数据价值。
三、对标华为的企业档案管理水平提升策略
(一)重视档案管理工作，创新档案管理机制
华为在开展档案管理工作的过程中，企业的变革指导委员会对重大事项具有决策权。领导者制定档案管理体系促进其落地。华为没有束缚于传统的档案管理方式，而是通过前端控制简化管理，将档案管理与知识管理相结合，并且实现档案电子化和自动化，有利于提升业务效率，降低运营成本，为公司创造价值。因此，企业唯有先提高对档案管理工作的重视程度，才能有效促进档案管理工作的改善。作为企业的领导者，应该认真学习档案管理相关的法律条例，促进对档案管理的认知，组织优秀的档案管理人才推进档案管理机构的建设。企业的领导者要意识到档案的重要意义和价值所在，将档案管理工作视为核心战略任务，并且努力推动其在日常工作中的实施。结合企业发展实际以及未来规划，最大限度地利用档案资源，在市场竞争激烈的环境中，成功或失败的案例记载都可以成为创新突破点[7]。
(二)完善档案管理相关规章制度
为指导各个子公司高效开展文档管理工作，华为制定了统一的档案管理政策和流程。华为根据法律法规要求，定义了档案的分类模板，在此基础上制定档案管理计划，从而促进档案管理高效清晰。因此，企业应当完善档案管理相关规章制度，制定统一、科学、标准化的档案管理政策，推动档案工作的落地。同时，规范档案管理工作者的行为，提高工作效率，对于档案管理工作至关重要。另外，管理者要明晰档案管理工作的各项流程和注意事项等细节问题，无论是在传统档案管理方式上，还是在自动化的档案管理方式上，都要制定统一规范的流程，使其具有互操作性，这样才能确保原始数据真实准确，为企业经营活动的开展提供重要的信息来源，使得档案管理工作发挥最大的价值。
(三)提升档案管理团队的综合素质
华为在全球化档案管理体系建设上的成功很大程度上依赖于其优秀的管理团队。华为设置了虚实结合的数据组织，确保数据工作能够有效落地。其中，对于员工的考核体系也是其业务落地的关键。由此可见，档案管理人员的专业能力会对其档案管理工作的推进产生重要的影响。因此，首先，企业要结合自身实际选择档案管理人员，对上岗人员的工作能力、专业知识以及档案管理的工作态度进行考核。其次，要进行专门的档案管理培训，培训内容要因人而异。最后，要建立公平的激励制度和考核制度，根据华为的考核体系，可以设置公司数据管理部对员工专业能力有评定权，根据档案管理人员的表现，制定公开、透明的激励制度[8]，调动员工的积极性。
(四)加快信息化建设，推进档案数字化管理
华为数字化转型的关键在于数据治理和数字化运营，随着数字经济的到来，档案的数字化建设非常重要。企业可以从以下三个方面借鉴华为所采取的措施：首先，实施档案自动化管理。结合企业的实际情况，扩大电子档案的范围，适当削减传统档案，这是提高档案管理工作效率和实现档案管理数字化转型的必然要求[9]。其次，企业要建立数字档案平台，实现从档案管理部门到全公司的全面覆盖，促进部门之间、成员之间的沟通以及业务的有效执行。最后，企业需要关注数字化技术对档案管理的推动作用。数字化技术可以优化档案管理模式，为企业创造价值[10]。数字化技术也可以为企业的可持续健康发展提供数字化资源，推动企业建立一个制度化和规范化的企业档案管理体系。
(五)强化档案安全管理
华为数据管理部在数字化转型背景下构建了基于元数据的安全隐私保护框架。其在数据安全保护能力提高的前提下，消除了业务部门对数据共享风险的担忧，提高了数据共享的广度和深度，从而实现数据的价值。强化档案安全管理不仅可以提高档案管理的工作效率，还能影响企业经营管理的发展方向[11]。现如今，许多企业对档案的安全管理停留在物质层面，而在数字化经济背景下，档案安全管理还包括系统安全、防病毒、防攻击等范围。因此，企业应该对信息管理系统进行常态化和足够频率的杀毒防毒处理。同时，对网络攻击要加强预防，避免数据的泄露，减少由网络攻击造成的损害。
四、结语
数字化时代，档案信息是一项非常重要的资源，有利于企业获取核心竞争力。华为的档案管理工作在国内众多企业中表现突出，以华为为对标企业，借鉴其先进的档案管理工作经验，增强工作人员对档案管理工作的重视、完善相关规章制度、提高档案管理团队素质、推进档案数字化管理以及强化档案安全管理，有效提升档案管理工作水平，对于充分发挥档案信息资源的作用具有重要的现实意义。
参考文献
[1]公司深读.华为回应美国调查：遵守开展业务的国家所有适用法律和监管规定[EB/OL].[2018-12-23].https：//www.sohu.com/a/229502304_100001551.
[2]华为官网.华为公司简介[EB/OL].[2018-12-23].https：//www.huawei.com/cn/about-huawei/.
[3]王露露.华为境外企业档案管理的特征与启示[J].档案学研究，2019(4)：56-65.
[4]徐拥军，王露露.华为公司知识管理的特点及启示[J].广西财经学院学报，2020，33(2)：25-33.
[5]华为公司数据管理部.华为数据之道[M].北京：机械工业出版社，2020.
[6]宗文娟，王伯伦.基于业财融合的企业财务共享模式研究—以华为为例[J].财会通讯，2020(12)：173-176.
[7]刘红远.如何在创新中完善企业档案管理工作[J].价值工程，2011，30(11)：125-126.
[8]宋洁媛.新时期企业档案管理中存在的问题及优化策略探析[J].企业改革与管理，2021(22)：59-60.
[9]周向玲.大数据背景下的档案信息化建设思考[J].资源信息与工程，2019，34(1)：203-204.
[10]朱云辉.人工智能技术在数字档案信息资源分类与检索中的应用[J].资源信息与工程，2018，33(6)：200-201，204.
[11]朱沛沛.个人数字档案的信息安全保障研究[J].资源信息与工程，2021，36(3)：163-166.
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