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摘 要：在信息技术快速发展的今天，为了提升企业档案 管理的实效性和科学性，在日常管理中运用信息技术的情 况已相当普遍。本文从实际管理的角度出发，就企业档案 管理中信息技术运用所面临的问题进行了分析和归纳，并 提出了相应的解决对策，以供参考。
关键词：信息化；企业档案管理；问题；对策
一、信息化建设在企业档案管理中的优势
随着信息技术的快速发展，企业的办公手段更加先进 和科学，作为其中重要一环的企业档案管理工作也逐渐走 向无纸化和信息化。其优点主要集中于以下几个方面。
（一）实现文件管理的便捷高效化
基于OA系统的电子档案管理平台，可以实现卷库、 案卷、文件管理的全程电子化。通过电子化的信息录 入，可以随时进行卷库、案卷、文件的线上上传、编 辑、查看、删除，不受时间和地域限制，并且该操作支 持批量完成。
随着企业的进一步发展，存储在系统内的档案可能 会失去价值，需要进行销毁。然而，在销毁中总是会遇 到销毁痕迹无迹可寻的问题，还可能会遇到误销案卷无法 恢复的问题，给档案工作带来极大的麻烦。在电子档案管 理平台内，就可以轻松解决这一问题，档案的所有操作日 志都可以在系统中查询到，责任可以落实到人；如果档案 被误销毁还可以恢复。在鉴定案卷时，可查看该案卷基本 情况，并进行鉴定意见的书写，系统自动汇成鉴定日志。 确保重要案卷不丢失、不损害，管理方便。
（二）档案保存的完整性和延续性有了极大的提升
传统纸质档案在管理过程中极易受到温度、湿度等 环境因素的影响，产生发霉、损坏的现象，进而无法对 档案进行完整性、长久性存储，甚至出现档案丢失的情 况。然而，通过档案的信息化建设，以上诸多问题都可 以得到完美的解决。可以通过技术手段将以往的纸质档 案，转化为数字信息，储存于计算机磁盘中。这样不仅 可以实现档案存储地永久性和完整性，还可以提高档案 存储空间的利用率，同时规避了不利环境因素对档案的损害。
（三）实现档案文献、资料快速的查询、检索、提取
相较于传统纸质档案管理过程的繁琐和信息提取的 不易，信息化建设下的档案管理工作则有了质的飞跃， 它不仅使管理过程更加高效和简单，而且依赖相对应的 查询系统，使得信息检索、提取工作也变得更为有效， 极大地提升了档案管理工作的水平和质量。
（四）有机整合不同时段、多个渠道的信息资源
企业可以有效利用信息化处理技术，结合多种信息 管理方法来实现不同时段、多个渠道的信息资源的整 合，为档案信息的管理创设合理的管理环境，对多种信 息文件创建多样的管理系统，以系统为媒介实现信息共 享和档案管理信息化水平的提升。
二、信息化时代企业档案管理面临的问题
（一）企业缺乏对档案管理工作的重视
在日常档案管理工作中，部分企业管理者抱有陈旧 的管理观念，视档案管理工作为简单的纸质文件的收 集、整理和保管。而没有从更高的维度和更适应现代办 公理念的角度出发，看待企业的档案管理工作，使得管 理者管理意识较为淡薄，导致很多资料不能进行及时有 效的收集、整理，因此造成工作中档案资料的缺失。企 业为追求经济效益，缺少对档案工作的人力和物力的投 入，人力的不足，用现有的办公室人员兼职档案管理 员。在日常工作中，面对大量复杂工作或受时间等多 种因素的影响，极有可能出现档案资料收集、摆放不及 时、不规范的现象，造成查阅资料困难，严重影响了办公效率。
（二）管理手段和方式落后
在现阶段，部分企业档案管理中对档案的管理不但 机制不够完善，而且管理设备设施较为落后，已不能适 应新的发展需求。在日常的档案查阅调取工作中，人工 查找查阅仍是其主要的方式，用来储存档案等信息资料 的方式仍是笨重的铁皮柜，资料存放的准确性不能得到 保障，易导致档案的遗失。企业对档案部门不能合理安 排使用存储空间，加大了档案管理的工作难度，可能导致一系列风险事件的发生。在信息化、智能化已经发展 并普及的现代社会，如果企业对档案管理的还是传统的 方式，长期下去，不利于企业的快速发展。
（三）档案管理制度相对滞后
随着现代信息技术的大力发展，不论是个人生活还 是企业运行，都已进入了一个与网络深度融合的状态。 在这样的状态之下，以往的档案管理制度，势必不能满 足现下的档案管理需求。这就要求企业必须根据时代和 社会的变化，对以往的档案管理制度做出相应的改变。 否则生搬硬套过去老旧的管理制度，只会让企业档案管 理水平和工作效率提升成为一句空话，进而影响到企业 的整体管理水平和工作效率。
（四）保密意识的缺失
随着大数据、信息化时代的到来，各种档案信息也 逐渐通过扫描、照相等一系列技术手段成为电子档案， 极大地便利了人们的传输、携带、利用，但这也导致很 多档案管理人员为图方便省事，忽略了文件保密的重要 性。同时，也有一部分管理人员误认为随着档案的开 放，其就失去了应有的保密价值，从而忽视了涉密与不 涉密档案及资料的规定及要求，因而容易遭受网络病 毒、黑客的攻击，或是敌对势力或别有用心的人采取各 种手段窃取相关保密信息，造成信息的泄露，甚至国家 秘密、企业秘密的泄露，给国家和社会造成损失。
三、加强企业档案信息化建设的对策
（一）转变档案管理思想观念，增强信息化管理意识
如前所述，在信息化时代，过去陈旧的人工管理方 式已无法满足档案管理的需求。面对诸多问题，企业要 保持工作的平稳开展，应该做好以下几点工作。首先， 转变思想观念，从思想意识上真正认识到档案管理工作 已进入信息化时代这一现实，充分重视档案信息在现代 办公管理工作中的重要作用。从而，以观念的转变为契 机，加快企业档案管理的信息化建设。其次，加强档案 管理信息化建设的宣传和培训工作。通过宣传，加强企 业领导者对现代化条件下档案管理工作的重视，从而由 上往下推动企业档案管理信息化建设的进程。通过培训 工作，真正培养出一批具有信息化管理能力档案管理人 员，确保档案信息化建设工作的最后一步落到实处。
（二）完善软硬件设施建设
档案信息化管理的建设包括对档案的配套硬件和软 件的建设，如档案资料的存储环境、配套设备等硬件条 件，以及便于快速取得和分享的数据库、档案检索系 统、档案查阅平台的软件，这两部分的有机结合才能构 成一个完整的企业档案管理系统。比如，为保证资料的 完好，首先要配备独立的档案库房、空调、除湿机、灭 火器等，以及购置电脑、扫描仪、摄像机、密集架等常规设备；其次是软件系统的建设，比如，数据库的建设 和维护，档案浏览、查阅平台的建设和维护等。
（三）档案管理和监督制度的确立
在配套了相应的技术和专业人员的同时，还要落实 相应的规章制度，确保档案管理工作开展的合规合据。 管理制度的确立，主要有两个方面。首先，要从档案本 身入手，对档案资料的收集、整理、归档、调阅、保 密、安全等各个步骤，均做出明确的规定。强化各个流 程的责任追究制度，确保每一项流程都能按法进行。其 次，要从档案管理者入手，使各级管理者都对自己的职 责有一个清楚明确的了解，强化档案管理的责任。在诸 项制度确立后，还要将各级档案管理者制度的落实情况，交由各个具体部门管理者实行监管，提升管理职责的落实成效。
（四）加强档案保密人才队伍建设，提升保密素养
保密不仅是办公室的日常工作，更是档案管理人员 最为重要的职业素养之一。一是思想素质，即思想作风 要过硬，要有较强的责任感，要有强烈的保卫国家利益 的思想意识和责任心。二是加强对档案管理人员的培 训，通过定期学习，集中培训，把保密学习纳入日常的 业务学习范围，使保密学习常态化、规范化，熟练掌握 档案管理相关保密知识，提升档案管理人员保密知识和 保密意识。三是加强人员保密技术的学习，配备齐全必 要的技防设备，加强网络保密技术学习应用，掌握防范 设备的使用，做到防患于未然。
综上所述，在信息化时代下，提升档案管理的信息 化水平不仅是时代变化发展的要求，也是企业发展进步 的题中应有之义。在企业档案管理的日常工作中，面对 发生的各式各样的问题，应以信息化为出发点和落脚 点，加强信息化管理模式的应用建设，提高档案工作的 科学性、可持续性，以适应时代发展的要求，推进企业 档案管理事业的发展。
参考文献
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