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摘要：随着教育信息化的推进，数字化校园的发展，为进一步提高研究生招生信息管理水平，研究生招生信息管理系统已经成为高校研究生招生录取管理中不可或缺的助手。本文以北京化工大学为例，对研招工作和信息管理系统进行分析，以期能够完善系统更合理高效地服务于高校招生。
关键词：研究生招生；管理信息化；系统建设
本文引用格式：杨进涛,等.浅谈研究生招生工作与信息化建设[J].教育现代化,2019,6(18):210-213.
Brief Probe into Postgraduate Enrollment Work and Information Construction
YANG Jin-tao,SONG Ruo-zhen,LV Ying,CHEN Pei-geng,PAN Su
(Beijing University of Chemical Technology,Beijing)
Abstract:With the advancement of education informatization and the development of digital campus,in order to further improve the level of postgraduate enrollment information management,the postgraduate enrollment information management system has become an indispensable assistant in the admission management of postgraduate enrollment.This paper takes Beijing University of Chemical Technology as an example to analyze the postgraduate recruitment work and information management system,expecting to improve the system to serve college enrollment more reasonably and efficiently.
Key words:Postgraduate enrollment;Management informationization;System construction
现代社会的信息技术发展迅猛，以先进的信息技术为基础开发的各种管理系统、模拟程序等已渗透入各行各业中，提高工作效率和降低人工管理成本是推进信息化建设的根本目标。高速发展的教育事业也加快了教育信息化的建设进程。二十一世纪以来，因高校招生改革的深入，招生规模不断扩大，招生类型亦随之增多，大量分散的数据信息需要及时进行分析、处理、决策。宏观的政策背景和实际的管理需求推动着招生工作的信息化建设。所谓招生信息化，即以信息技术为工具和手段，应用于招生宣传、报名录取、数据分析等招生工作的各个环节。设计和优化合理的招生信息系统可展现现代科技技术的信息储备量大、管理过程优化等特点，不仅能迅速处理招生工作中相关联的信息，而且可以实现大规模招生数据的存储管理，变革了传统繁重的人工管理模式，使得招生工作人员得以从管理庞大的招生信息数据中解脱，将工作重心转移到提升本校生源质量等重要招生工作中。高校招生信息系统是教育信息化建设中极为重要的部分，生源质量作为高校赖以发展的核心资源，直接影响着学校的教学水平和科研实力。由此可见，建立成熟完备的高校招生信息系统对于招生工作乃至高校未来发展都具备重要的战略意义。北京化工大学研招办自2014年起，与南京某科技有限公司联合开发北京化工大学研究生招生管理信息系统，经过5年实际应用与细节优化，现基本可满足研招工作的大部分需求。现将几年的工作心得与众高校一起分享，以供参考。
一建设高校研招信息管理系统的基础
（一）客观基础
随着教育改革的不断深化，研究生招生规模进一步扩大，招生种类也随之增多。站在管理者角度，将大量琐碎的数据进行准确及时的处理，很明显传统的手工管理方式已经远远不能满足高校研招工作当中对数据整理、整合、转递、存储等需求。通过对研究生招生进行信息化建设，使得报名、现场确认、考点管理、试卷管理、分数公示及复核和录取等一系列研招阶段的数据处理准确而高效，同时也为后续学生入学、培养、毕业及就业等提供统一而准确的数据，减少了重复且不必要的工作量，实现校内各部门间的数据资源共享。
（二）理论基础
以理论依据为基础指导实践活动，实践活动才能有序进行。系统管理是指在整体中，每一个个体能够相互合作、通力合作，实现整体的目标。同时系统管理将系统看成一个时间的函数，它在时间的维度上强调系统的整体观和联系观，将个体的过去、现在和未来进行统一。对于高校研招工作，系统管理有着非常深刻的指导意义。高校研招工作，不仅仅是单独的研招部门工作，而是研究生院与各个学院，以及学校各个部门之间的通力合作；一年一度的研究生招生考试同样是由各个阶段的工作——报名、现场确认、初试、复试与录取等结合与统一。行为科学理论是以人为本的组织科学理论，该理论强调管理者将着重点从“事”逐渐转移到“人”上。管理的最终执行者是人，研招工作人员在研究生招生管理中起到了非常关键的作用。高校研招信息化建设，可以大量减少研招工作人员处理繁重数据的工作，避免很多不必要的重复劳动，这样才能充分调动人的积极性和创造力，以便将工作重心转移到提高研究生生源质量的关键工作中。[1]
二 国内外现状
早在20世纪70年代由麻省理工学院首先提出E-Campus的计划[2]，20世纪90年代部分高校就完成了智慧校园建设[3]。国外高校在信息化建设特别是在招生管理信息系统领域已经取得稳定发展，逐渐形成数字化信息化体系，招生信息管理模式逐步完善。招生管理信息化是招生管理工作的核心部分，信息管理的优势已在实践中得到验证，如在线操作迅速，可随时进行查询，存储海量信息等。这些优势促进高校进行招生管理信息化建设以实现信息的高效管理。目前国外信息管理系统已趋于完备，但国情不同，不可生搬硬套用于国内管理，应取其精华，综合国内实际的招生需求来开发管理系统。
对比国外招生信息化建设，我国由于计算机技术的管理优势以及国家的大力支持，各高校不断推进信息化建设，建立数字化大学，如清华、北大、复旦、南京大学、上海交大、西安交大等[4]，取得了较大的成果。经过调研和在实际应用中发现，采用信息化系统管理学生目前仍存在需要完善的地方。
（一）系统安全性缺乏保障
信息化建设为高校招生带来了便利，但是不可避免地要面临网络安全问题。大量的学生个人信息以及学校招生录取的信息倘若发生窃取行为，势必会给学校和学生带来严重的个人信息泄露事故。同时学生作为用户，需要提高用户安全意识，设置破译难度较大的密码并妥善保管，避免信息泄露。
（二）信息孤岛现象
高校各部门都独立的开发对应的信息管理系统，缺乏统一维护，造成各系统之间无法实现信息共享以及有效交流。倘若招生管理系统为其他学生管理系统提供录取学生名单，学生工作管理系统为招生管理系统提供学生在校信息等，可减少部门之间数据的转递工作，共同维护学生信息。但目前大部分高校的信息系统并未实现相应对接[5]。
三 系统设计原则
为打破各部门间存在的信息孤岛问题，成立统一的研究生信息管理平台，同时加强对学生信息的管理安全，切实保护个人信息和隐私，南京某软件公司协助北京化工大学研究生院建设招生、培养、学位、毕业和就业等统一的研究生信息管理平台。下文就研究生招生管理平台进行详细分析。
建设高校研招信息系统的主要目的在于为学校研招部门提供一个在线招生管理平台，满足各阶段工作需求，提高工作效率，达到高效管理。因此系统在设计之处需要遵循如下几个原则：
1.可拓展性：每年高校研招政策都会有一定的变化，高校根据政策要求和本校实际需求也会作出一定调整，因此势必会引入新的需求。这就要求系统具备一定的灵活性和可拓展性，预留功能接口，能够及时添加新功能满足新需求。
2.安全性：系统中存储的数据是高校研究生报名录取信息，涉及到几千上万名考生，关键的生源信息和学生家庭信息发生泄露，被心怀不轨的人利用，会造成非常严重的社会影响和财产安全问题。
3.易用性：易用性包括实用性和准确性两个方面。研招工作每年进行一次循环，因此设计的系统中处理数据流程须与研招办的业务处理流程一致，这是系统的实用性。准确性要求系统在处理统计学生信息时不能够出现一点儿的错误，尤其是与上报、公示等工作相关时，如发生错误会有较大影响。[6]
四 建设高校研招信息管理系统的目标
（一）满足对招生数据的处理工作的需求
将各阶段的数据导入信息化系统，进行标准化处理后上报，或者用于对学生信息的统计，编排考场，试卷管理，成绩复核等，减少人工处理存在的错误隐患。
（二）为招生工作决策提供数据支持
系统可将历年各阶段招生数据存储，形成本校招生大数据。将历年的招生数据进行统计分析，可以迅速看出本校近几年的各专业的变化趋势，利用大数据指导招生宣传、名额分配、招生政策等进行细节性调整。
（三）降低招生工作岗位专业技术要求
将招生系统进行信息化建设后，可以使各项工作程序化进行，减轻了招生工作对技能的依赖，缩短了到岗人员工作的培训时间，降低了因人员流动对招生工作的影响。[7]
五 高校招生信息管理系统主要功能
系统主要由以下几个模块组成：
1.报名管理：报名管理又分为硕士报名管理和博士报名管理。将本校报名名单导入本系统，即可实现编排考生编号、统计并分析本校研究生报考情况、分类统计考试试卷份数等。通过该信息管理平台可帮助研招工作组快速、准确的完成硕士研究生考试本校自命题的印制、分类、邮寄等工作，有效提高了该工作的工作效率及准确性，对于预防少印卷、邮错卷等情况有很大的帮助。研招工作人员也可通过此类信息管理平台快速的分析本校的研究生生源情况，如各学院、专业的报考人数统计，报考学生的毕业院校层次统计，考生就读高校地区分布等信息。利用统计数据有方向有目的开展研究生招生宣传工作，明确该校招生宣传的重点地区及人群。另外，新增的推免预报名功能，可用于审查有意向攻读本校研究生的考生个人信息，提前与有能力、有潜力的学生取得联系，增大了学院对学生的选拔范围，降低了推免复试阶段的工作强度，同时也有助于提高生源质量。在博士报名管理中，意愿报考该校博士研究生的考生可直接在博士研究生招生网上报名系统中填写报名信息，研招办管理组审核考生是否满足报考条件，报名结束后，各学院管理组人员即可审查该学院报考博士考生的相关信息。
2.考点管理：主要服务于研招单位组织实施硕士研究生招生考试的相关工作。考点管理主要有考场安排和试卷处理两个板块。信息管理平台通过分析本考点的考生考试课目、教室座位信息等数据，智能编排考生的考场座位。因硕士研究生招生考试采用大量的招生单位自命题试卷，考生考试课目繁杂，考场座位安排的合理性对顺利组织考试有很大的影响。信息管理平台根据研招单位的考场安排规则快速的编排考场，并且考生可通过平台查询考场信息。同时研招单位可从平台直接下载打印考务用相关材料，如考场信息标签、监考员标签、考生座次表、考场情况汇总表等。
3.成绩管理：主要用于处理考生研究生招生考试初试成绩。考生成绩数据录入系统后，研招单位可通过该平台向考生提供分数查询及成绩复核的端口，考生直接通过登录系统查询成绩、提交成绩复核申请，研招单位则直接通过该平台回复考生申请内容。考生成绩分布、科目平均分、分专业成绩统计、缺考统计等信息也可直接通过平台进行统计后导出。
4.复试管理：主要用于帮助招生单位确定复试名单、组织复试、录入复试成绩等事宜。平台以招生单位考生初试成绩及招生计划数据为基础，模拟分析该校各专业分数线，各学院划定最终分数线后，可通过招生管理系统平台可快速确定复试名单并组织复试，复试结束后各学院管理人员通过平台上报复试成绩至研招办。考生也可通过该系统确定复试科目、查询复试成绩、体检结果等。通过软件信息管理平台将用户、管理组、管理员结合起来，实现了数据的实时上传下达，大大提高了研招工作的工作效率。
5.录取管理：可辅助研招单位确定拟录取名单，录取通知书打印数据，做学生档案、政审表接收登记，对录取考生进行本科学校层次、地区分析等。考生用户可通过系统查询录取情况，管理组用户可查询录取考生名单、学院招生情况等信息，管理用户研招办可查看录取考生的分类统计，打印录取通知书等。
研究生招生信息管理系统之后，利用系统实现了推免预报名、智能化编排考场考号和处理自命题试卷、统计复试科目、分析生源质量信息等工作，显著减少了人工处理繁杂数据的工作，让研招工作人员有更多精力投入提升生源质量的重要任务中。目前系统尚有些许不足，如因每年研招网数据结构的调整，系统上报文件功能更新进度慢；一些功能如档案接收登记功能，仅能提供名单进行登记处理，无法进行筛选或提供进一步解决方案等。这些都是之后研招工作人员需要与软件公司工程师进行沟通、协同解决、共同维护的实际问题。
各高校研究生招生信息管理系统既有共性也有其独特的特色之处。北京化工大学作为京外招生单位“全国统考”考试北京市指定的考点——需要进行接收外单位自命题试卷工作，同时也作为研究生招生单位——需要进行邮寄和接收本校自命题试卷工作，本文从北京化工大学的招生管理工作和日后工作发展实际需求出发，对建设系统的基础、目标、原则和需求等进行了详细分析。系统建设以实际需求为基础，并在此基础上保留拓展性接口，以便日后进一步完善，提升系统的实用性和方便性。
六结论
利用先进的计算机技术构建信息化招生平台是一项冗杂的系统工程，涉及内容繁多，覆盖范围也较广；研招工作是一项与时俱进、充满挑战的工作，容不得一点错误。因此，如何有效利用信息化平台充分发挥其作用，协助提高工作效率，促进高校研招工作的开展都是值得我们长期思考和努力的课题。
参考文献
[1]黄伟.高校招生管理信息化建设分析[J].现代企业教育,2014(20):144-144.
[2]陈丽.数字化校园与E-Learning:信息时代大学的必然选择[M].北京师范大学出版社,2007.
[3]范国渠.高校数字化校园整体构建策略与实施[D].山东师范大学,2009.
[4]赵春,任友群.从MIS到URP:高校管理信息化必由之路[J].中国教育信息化,2008(17):7-9.
[5]邓波.高校招生管理系统的设计与实现[D].厦门大学,2016.
[6]王桂芬.高校招生信息管理系统设计[J].佳木斯职业学院学报,2017(11):405-406+408.
[7]林玲.高校招生管理系统的设计与实现[J].兰州工业学院学报,2008,15(2):27-30.
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