摘要：档案作为国有企业的重要资产，记录和反映了国有企业在运营和发展过程中的真实凭证与依据。档案管理作为国企的重要环节之一，在提升管理效率、降低风险等方面扮演着重要角色。伴随着国有企业的发展，近年来档案管理工作中的矛盾日益突出，档案管理与国有企业发展水平参差不齐，且国有企业在建设数字档案馆（室）时存在诸多难点和瓶颈。近年来国家对于档案工作的重视程度日益提高，国家档案局对综合档案馆及企业档案馆的数字档案馆（室）建设路径提出指引，指出在建设数字档案馆（室）时需要树立数字化理念，综合国有企业特点进行顶层设计，建立数字资源库，并引入人工智能技术等方式不断提升国有企业现代化档案管理能力。
关键词：国有企业,数字档案馆（室）,建设路径
近年来，随着物联网、互联网等技术的发展，我国开始重视并积极建设数字政府、数字经济、数字社会。国有企业档案馆作为经济社会重要组成部分，更需要稳步推进档案信息化建设，逐步实现档案管理数字化、网络化、智能化，利用最新信息技术手段，及时跟进新时代要求，为经济社会提供服务，为企业发展提供强有力的支撑。
企业数字档案馆（室）的建设是企业提升档案信息化能力与现代化管理水平的重要途径。早在2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，并将推进数字档案馆（室）建设列为重点任务之一。2024年2月，中央档案馆馆长、国家档案局局长王绍忠在全国档案工作暨表彰先进会议上指出“始终把档案工作现代化作为长期目标，抓住新一轮信息革命的历史机遇，持续深化档案信息化建设和数字化转型，加大科技创新和示范引领，缩小地区行业间差距，以信息化驱动现代化，以档案工作自身现代化服务推进中国式现代化”。2024年3月，国务院颁布《中华人民共和国档案法实施条例》，第五章专门强调了档案信息化建设，并在具体条例中明确数字档案馆建设。
在该政策背景下，企业应该探索践行现代化档案管理类理念，并将该理念融入数字档案馆（室）建设中，加强企业信息化建设能力与数字赋能转型。
1大型国有企业数字档案馆（室）建设状况及存在的问题
1.1电子数据的数量急剧攀升
我国经济的高速发展使得许多大型国有企业的主营业务和海外业务不断拓展，传统纸质档案的数字化转换及原生电子档案数量也在不断累积和攀升，极大丰富了企业档案电子数据。为进一步提高工作效能，最大程度发挥档案价值，国家开始鼓励企业主动求变，通过建设数字档案馆（室）积极推进档案管理数字化转型。数字档案馆（室）建设使得馆藏档案更好地被保管利用，降低了档案丢失、档案损毁等对原始档案造成的破坏，促进电子档案的长期利用与可靠利用。
1.2重视不够、资金短缺、设备较为落后
企业想要建设数字档案馆（室）离不开硬件与软件，这是企业开展档案信息化建设工作的前提。追求经济效益是企业运行关键因素，档案工作在企业全盘工作中处于较为次要位置，资源分配往往不足。数字档案馆（室）建设需要在软件开发和硬件购置上投入大量的资金。企业数字档案馆（室）的建设少则需要花费几百万元，多则需要上千万元的投入。而企业需要将主要精力和大量资金投入到产品研发、生产建设和市场开发中。档案管理是服务性工作，绝大部分企业满足于传统档案管理模式，因循守旧，对更新换代的档案信息化、数字化、智能化表现出积极性不高，在数字档案馆（室）建设方面投入意愿不强烈，档案信息化建设工作滞后，企业档案信息化建设工作困难重重。
1.3对新技术、新手段运用认识不足
随着我国经济的快速发展,互联网、物联网、人工智能等技术在很多领域得到运用。传统档案管理模式和管理手段已无法适应企业现代化发展要求，档案管理方式也需进一步升级。而国有企业对运用现代技术手段提升档案管理水平认识不足,传统的档案管理和利用方式还在普遍使用,没能充分利用“互联网红利”和人工智能技术提高档案工作效率,有的国有企业对档案部门的信息化技术软件硬件没有持续性投入,适应性开发和产品更新换代,档案管理技术手段、思维模式需要更新。
1.4缺乏高层次档案管理人才
企业数字档案馆（室）建设需要更高层次的信息技术专业人才，既掌握档案管理专业知识，又具备信息技术专业素养的复合型人才队伍团队作为支撑。
经过多年档案信息化工作的开展，企业档案工作人员的信息技术素养得到一定的提高，人才队伍也进一步得到锻炼和积累。但从目前来看，依然存在档案信息化工作人员专业水平不够精、综合素养不够高，知识结构不合理的现象。档案信息化建设的高层次领军人才极度稀缺。档案管理人员的业务水平还远远不能适应企业数字档案馆（室）的建设需求。在企业普遍展开信息化管理系统建设的环境下，很多在岗的管理人员的信息化管理技术能力依然不能适应数字档案馆（室）建设需求，限制了档案信息化管理系统实际作用的全面发挥，造成信息化管理效率较低，企业档案资源没有得到充分利用。
1.5部门之间存在信息孤岛
大部分国有企业信息化建设之初没有进行统一规划，顶层设计，也没有标准规范可遵循。各单位按照各自的需求自主建设业务系统，档案部门在企业算是“弱势”部门，没有参与各部门的信息化系统建设并提出档案部门的意见，各业务系统建设“各自为政”，导致企业数字档案馆（室）平台与各部门建设的业务系统之间存在技术篱笆，档案数字资源没有在统一的平台得到加工整合，建设标准统一的数字档案资源库，信息资源共享存在困难。
1.6档案利用效率不高
传统的档案馆主要以实物保管为主，档案借阅依靠人工进行，平均时间耗费比较多。数字档案馆（室）的建设和数字化加工结合，可以使得电子文件和电子档案被有效利用。一是检索方式多样，传统的档案系统主要使用条目检索，数字档案馆（室）可包含条目检索、全文检索、高级检索、关联检索。其中全文检索可以实现文件内容的检索，关联检索需要对相关的档案建立联系。二是档案利用形式丰富，可以采用线上+线下的方式进行实物借阅。也可以采用档案协查和推送的方式。借档人员明确自己的要求，借阅管理者可以根据借阅需求将相关档案推送至借阅者，省时省力。
2大型国有企业数字档案馆（室）建设路径探索
数字档案馆（室）是运用现代计算机技术，对数字档案资源进行收集、整理、存储、管理、整合,利用计算机网络建设共享平台实现对档案数据信息集成管理。这是一种全新的档案信息管理系统,是对传统信息化管理模式的迭代升级。
2.1牢固树立数字化理念
数字档案馆（室）建设不是档案部门独立的工作，涉及国有企业全各机关、各部门的全局性工作，必须得到国有企业高层在思想上高度重视，在资金上大力支持，并得到企业各层面、各部门之间的全力支持及通力配合才能实现最终目标。这就需要增强管理层和工作人员树立数字理念，增强数字思维、数字认知和提高工作人员的数字技能，才能从根本上认识数字档案馆（室）建设的重要性，产生建设数字档案馆（室）的内生动力。
2.2加强顶层设计，打造数字档案馆（室）平台
数字档案馆（室）建设必须加强顶层设计，以数字档案信息归档、利用为导向，形成以档案馆为核心、各部门横向互联互通，综合考虑建设一体化的档案业务平台，通盘考虑数字资源建设，数字档案室、海外机构档案室接入，安全防护体系，智能技术引用等因素、实现档案资源收、管、存、用全业务流程的数字化管理，全方位打造数字档案馆（室）系统，提高档案管理的效率和水平，确保档案的安全保管，促进档案信息资源的共享和利用。
2.3加强数字资源建设
2.3.1加速传统载体档案数字化
目前来看，档案库内的信息主力军依然是传统载体档案，数据库内的数据大部分也是从传统载体档案转化而来，经过多年努力，存量传统载体档案得到数字化转化，但依然有很大部分亟待转化，增量传统档案部分还在不断增加，应加快传统载体档案数字化转化步伐，丰富馆藏数据资源。
2.3.2推进增量档案数字化
在企业各业务部门、各层级全面推行电子文件归档工作，“规范归档流程,确保数字档案信息的安全和可控。制定从机关到数字档案馆（室）的在线归档流程、数字档案馆（室）馆内归档流程、非开放电子文件离线归档流程、数字档案操作审批流程等各项电子文件和电子档案业务管理流程,规范管理,确保数字档案信息的安全和可控”，确保数字档案信息内容的安全性与可控，严格推进电子签章、数字签名、四性分析、数字水印、元数据存储等新技术应用,从而实现电子文件来源可信、操作程序合理、内容要素符合规定，不断累积电子档案数据。
2.3.3注重新型电子档案资源收集
对业务数据、电子信件、企业网页、社交媒体等产生的电子档案做到应归尽归。各业务部门产生的电子档案以及传统载体档案数字化副本也要做到应收尽收，多方位拓展档案数据资源。
2.3.4充分借鉴先行者的成功经验
虽然档案信息化建设已推行了多年，但数字档案馆（室）建设属于创新之举，处于“摸着石头过河”的起步阶段，没有现成的经验可遵循。但目前已有先行者已经开始了探索和前行。
数字档案馆（室）建设是一项专业性很强的系统工程，必须请专业公司提出方案并实施。同时还要充分听取相关专家的意见和建议，吸取国家综合档案馆及兄弟单位的成功经范例及经验教训，结合国有企业自身的特性，对各方面的经验进行适应性修改和消化吸收，形成适合本企业的建设模式，得到比较圆满的建设成果。
2.3.5引入人工智能技术
随着ChatGPT的开发应用，人工智能运用像雨后春笋般的发展起来并在很多领域得到运用。我国也将人工智能作为新质生产力在国家层面上提升到战略高度进行研究、发展和运用。国有企业数字档案馆（室）建设做为数字中国的一部分，要有战略眼光，站在最新信息技术风口，运用数智技术，在库房管理、开放审核、档案数据开发、档案查阅检索等方面赋能，建设高水平数字档案馆（室）。目前很多单位已将人工智能技术应用至档案管理的各个场景中，例，档案开放审核、档案保管等。未来，随着科技的进步与技术成熟，会有更多的企业关注与使用人工智能技术。
2.3.6加强硬件资源建设与安全防护
硬件是数字档案馆（室）建设的基础，在建设数字档案馆（室）的时候需要考虑存储设备、网络设备、数字化加工设备、计算机等硬件。其中。网络建设是通信的保障，建设单位需要重点关注。数字化加工设备是指将纸质档案转换为电子文件的设备，包括扫描仪等。转换的电子文件越多，可供系统线上借阅查看的电子文件与数据越多。存储设备主要是服务器、硬盘等，容量、可扩展性和数据安全是考虑的因素。
2.3.7建立数字档案馆（室）建设高素质团队
国有企业开展数字档案馆（室）建设需要有高素质人才团队支撑才得以实现。企业档案信息是在经营和生产活动中产生的，档案管理人员需要掌握相关业务知识、管理知识和档案管理系统专业知识，在信息化人才较为匮乏的情况下，优先考虑数字赋能需要，在人才引进、业务培训、继续教育、工作考核考核等各个环节着力，让踏实工作、担当作为、业务熟练、精通技术的人才脱颖而出，打造适应档案事业数字化转型需求的各种层次的人才队伍，通过多种途径培养、引进和培训人才，梯队建设信息化人才库。首先，利用企业自身优势，与高等院校及信息化水平高的档案部门合作，直接聘用高校和档案部门专家级人才，同步培养本企业所需信息化建设人才，进行高层次人才建设，满足信息化建设的设计和管理的需要。其次，培训在职人员，为他们搭建成长和学习的平台，及时更新信息技术的知识储备，掌握最新先进的技术，促进工作人员综合素质和专业水平快速提升，适应数字档案馆（室）管理需求。最后，超前谋划，预判工作需求，提高人才招聘门槛，有针对性的招聘所需人才，经过适当业务培训后，即可胜任信息化数字档案馆（室）日常工作需要。
3结语
大型国有企业集团数字档案馆（室）建设是档案管理方式的迭代升级和全面革新，要建立基础数据资源库，引入最新技术成果的同时，引进和培养各层次人才，建设高素质团队，迎着新技术风口，把握时机，探索和推动企业集团数字档案馆（室）建设。
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