摘要 ：白银有色集团公司营销中心、采购中心物料物 资采购量大，客商数量多，年合同数量大，且合同类型繁 多，各类合同的管理要求和审核流程也不同，相关岗位人 手少，采购过程中全部信息仅靠人工进行，跟踪管理和风 控功能较薄弱，为此提出建设合同管理系统，解决以上问 题的同时与供应链系统对接集成， 进一步搭建和巩固经营 管控平台总体应用架构，实现生产经营优化管理、降本增效，推动集团公司全面数字化转型升级。
1 建设合同管理系统的背景
白银有色集团公司营销中心、采购中心物料物资采购 量大， 客商数量已达400 多家， 年合同数量一年多达 12000 份，且合同类型繁多，各类采购合同(长单、短期)产品销 售合同的管理要求和审核流程也都不相同， 相关岗位人手 少，每年面临大量的合同需要起草、审核与签署，工作繁 重和繁琐。实操中大部分采购物料非一次入厂，导致合同 结算流程时间长，全部信息仅靠人工在 EXCEL 表记录、 查询、统计进行，跟踪管理和风控功能较薄弱。线下合同 管理业务处理耗费时间较长，日常管理工作量大，且合同 风险管控难度大。
2021 年年底集团公司启动建设以 SAP 系统为核心的 营销管控平台开发项目，实施了物料管理、生产管理、销 售管理、期货管理、贸易管理和财务管理等功能建设，并 与 OA、主数据、智能计量检化验及用友等系统实现集成， 初步形成了集团公司采购、生产、销售、贸易和财务一体 化业务全价值链集成管理， 促进了业务管理的规范化和标 准化。
为解决集团营销中心、采购中心在合同管理方面存在 的线下信息共享难、工作量大、效率低、风控难度大等问 题，巩固营销管控平台的建设效果，完善经营分析线上管控，进一步推动公司合规管理体系建设，提出建设合同管 理系统，贯穿采购销售业务全流程，将供应链系统的采销 计划、采销订单、结算管理等，与阳光采购平台的采购执 行，与合同管理系统的合同起草、审批签署、信息提取、 分析统计等功能，以及合同的履行跟踪、风险提醒等各关 键环节业务整合， 以支撑企业实现基于数据的采销业务活 动管理。
2 集团公司合同管控现状
目前，在营销管控平台中，营销中心在合同生成以后 将合同编号、买卖双方、价格、日期等信息手工导入 SAP 系统，实现对合同执行过程与营销管控行为的关联管控。 但对于打造整体经营管控平台而言， 以上合同管控应用还 达不到信息化、智能化的改造要求， 具体包括。
(1)范本不全、反复修改及协商条款，业务法务信息 不同步，致使合同拟稿效率低下，合同的修订和审批等重 复、复杂。
(2)重订立、轻履行， 导致合同的法律纠纷次数增加;
(3)合同执行跟踪不便，履约信息滞后、脱节，进度 控制困难，风险点设置不够灵活，缺少及时、多途径的 预警。
(4)归档不及时、归档信息不全，检索借阅手段落后、 权责不清、风险失控， 内容多次提取。
(5)传统电子协议无 CA 认证、无数字签名、无时间 戳、无防篡改技术、无第三方存证，有效性不足，安全性 不高。
(6)合同台账信息滞后，内容简单，查询统计数据失 真，信息难以汇总，数据利用率低，履约动态信息更新不 及时， 履约评价缺乏依据。
(7)审核、打印、签署合同内容不符，客户身份核验 渠道少， 线下核验费时费力， 给合同签订带来风险。
3 建设合同管理系统的必要性
合同管理不是某个部门的单一应用系统，而是支撑企 业经营的一个基础设施 , 有必要建设一套合同管理系统， 建立合同生成前的电子化管理，并与供应链系统对接集 成，进一步搭建和巩固经营管控平台总体应用架构，实现 生产经营优化管理、降本增效，推动集团公司全面数字化 转型升级。建设合同管理系统旨在实现如下目标。
(1)覆盖营销中心和采购中心原料、产成品、物料采 购等合同的起草、审核、签订、执行、归档、台帐、统计分 析在内的全生命周期的构建与管理。
(2)实现从传统纸质合同到合同电子化的转变，提高 与供应商，客户签署合同的效率，降低合同签署及管理的 成本，提高内部合同承办部门的协同效率，推进合同管理 线上化， 降低合同签署环节中的风险漏洞。
(3)梳理合同管理业务流程，根据不同的需求建立适 配各业务部门的流程节点。
(4)通过与集团公司主数据管理系统 (MDG)、生产运 营管控平台 (MCI)、供应链管理系统(SAP)、客商管理系 统、阳光采购平台等系统的集成，实现合同数据传输与共 享，规范集团合同管理。
(5)可自动提取采购与销售合同中合同编号、买卖双 方、签订日期、物料和产成品的种类品位、数量、金额等 关键信息， 掌握对合同的审批、执行和付款等进度。
(6)通过合同管理系统融入身份认证以及电子签约， 帮助企业规避物理印章的使用风险，助力企业销售、采购 业务的线上化， 推进可信电子档案的形成。
(7)开发配套的移动端系统，合同的查询、履行、印 控、报表全功能均实现实现移动端查询与推送。
4 合同管理系统与集团公司经营管控的关系
根据集团公司经营管控平台的设计理念与实施步骤， 供应链管理系统—- 营销管控平台已上线，试运行的同时 规划合同管理、期货交易平台和人力资源管理系统为经营 管控平台做数据与业务的支撑。
合同管理系统主要以丰富供应链系统功能应用、完善 经营管控平台基础为原则， 通过本系统扩展完善供应链管 理系统的管理体系，同时，客户管理以主数据系统和阳光 采购平台为依托， 作为合同管理的一部分共同推进。
项目的实施范围以供应链管理系统中涉及的营销中心和采购中心的采销贸易合同为主，优先将合同管 理融汇入公司经营管控的主脉络。与供应链系统、阳 光采购平台、智能计量检化验、用友财务、运营管控平 台等集成，共享财务、业务相关数据，更准确更精细的 归集经营成本，提高经营业务数字化水平，促进业财 一体化模式形成。后期在营销相关流程固化稳定运行 的基础上，再将合同管理范围逐步覆盖固定资产投资、 设备零购、检修外包、维保服务和融资担保等合同，形 成规范化、数字化、差异化的管理模式，也为公司进一 步项目管理、预算管理等信息化上档升级规划打好基 础。
5 合同管理系统在采购、销售场景下的业务流程设计
5.1 在采购场景下
采购业务分为物资采购和原材料及产品采购，所有采 购订单信息在供应链系统中产生。一是对于物资采购，采 购订单审批之后的数据集信息传输给阳光采购平台， 阳光 采购平台根据所得到的数据走相关的业务流程， 直到中标 确认后，反馈给合同管理系统中。二是对于原材料及产品 采购，采购订单审批完成后直接进入到合同管理系统中， 便于生成合同文本。
合同管理系统初步确认需要的数据为订单编号、合 同编号、供应商编码、供应商名称、物资编码、物资名称、 物资单价等。合同其他内容由范本和条款库作为支撑，审 批阶段在 OA 系统中完成，签署完成后，合同里相对应的 相对方信息、合同编号、物资清单、付款方式、供货时间、 计价规则等传入 SAP 系统，在 SAP 系统中管理合同执行 过程，与合同管理系统实时数据共享，合同管理系统中针 对合同签署内容上风险及条款上进行风险分析(合同本身 进行分析)，在供应链系统中设置管理层面的风险点分析。 目前集团对于用友财务系统的定位只是合并报表， 合同执 行全部由供应链系统发出， 对于阶段结算也是在供应链系 统中完成，只是根据结果，每月给用友财务系统提供一次 数据。
5.2 在销售场景下
产成品销售业务在供应链系统中根据销售年度计划 拆解成月度计划，形成长单合同的计划量，现货合同根据 客户在期货平台点价信息完成单笔或累计订单， 在供应链 系统中输入客户、产品与价格等关键数据即可完成订单输入，再将订单信息传至合同管理系统协助完成销售合同起 草，经过合同审批和签署后，将合同的执行跟踪与供应链 系统同步管理， 合同管理系统主要完成销售全流程的行为 记录、票款对应、风险预警和节点提醒，结算行为在供应 链和财务系统完成。
6 合同管理系统建设方案
在供应链项目范围内，以采销合同为核心实施合同全 生命周期管理，促进采销两端业务形成全流程管理，再逐 步推广至全类型合同管理，助力企业降本增效、风险防范 和优化业务。支持从合同管理系统或业务系统两种发起模 式，具体业务功能如下。
6.1 基础数据管理
针对系统基础数据进行管理，包括但不限于内部签约 主体库、客商信息库、合同范本库、合同条款库等，实现 对基本数据的记录、存储、分类、维护。
6.2 范本管理
范本管理员可以新建范本，支持上传合同模板、在线 编辑等多种方式新建范本，并对范本基本信息、可使用范 围、范本权限、使用期限、生效时间等进行设定。触发范 本新建审批流程。审批之后可发布范本，并同步支持范本 的更新修改。
6.3 条款库
基于合同要素建立不同业务场景的合同条款数据库， 如付款条款、交货地点、验收条款、争议条款、质量条款、 点价条款、结算条款、保密条款等，实现合同条款结构化 管理。支持条款创建、修改、批量导入，条款多版本管理， 衍生条款关联。合同范本创建、合同起草时可以检索、引 用合同条款。
6.4 合同管理
提供合同申请、审核、签订、登记、履约、变更、预警、 结项、归档、台账、借阅、查询等全过程进行在线管理， 可 以设置多种提醒方式进行合同进度、合同状态等提醒，预 先防范合同风险。
6.4.1 合同条款管理
根据不同业务场景可建立多种类型的合同条款数据 库。
6.4.2 合同起草
用户可以选择合同类别创建合同，系统根据用户选择合同类别动态展示该类型的合同范本、基本信息字段以及 审批流程。
6.4.3 合同审批
系统可根据不同合同类型配置各自的审批流程，合同 起草后触发预置的合同审批流程，合同数据进行流转，规 范了合同审批过程， 优化传统审批方式， 提高工作效率。
6.4.4 合同签订
合同审批通过后，合同发起人可直接从系统打印或导 出PDF格式合同，线下盖章用印 ;若适用以电子签约形 式签署的合同也可从系统直接发起电子合同签署流程。在 合同审批通过的情况下，系统支持合同数据的打印和导 出，并且生成打印、导出记录。
6.4.5 履约管理
在合同复核后，进入合同的履约管理过程，系统支持 履约计划的维护与管理， 在履约过程中根据履约计划进行 阶段验收，在各个阶段都完成验收和复核后，履约计划总 负责人可以发起整个计划的验收， 总复核人进行复核整个 计划。
6.4.6 合同变更
合同签订后在实际执行过程中，经常会遇到合同内容 的补充、变更、中止、解除调整，相应的合同数据会发生 调整。从管理上面我们不允许在原合同上直接修改，而必 须通过线上统一管理， 合同调整流程经过审批后自动更新 原合同的内容及合同状态。系统并支持合同版本的管理， 在合同卡片中我们可以管理查看到各个版本的合同数据 内容。
6.5 法务管理
针对合同签订和履约管理过程中出现的风险管理 或合同纠纷，系统可实现风险管理、纠纷登记、分案、 纠纷办理的全过程管理。包括风险管理和纠纷管理两部 分功能。
6.6 电子签章
选择安全可靠、高效便捷的电子签章产品，合同管理 部分采取私有化部署方式，电子签章的使用和管理以及 CA 认证在相关公共服务平台完成，满足集团公司电子合 同、收发货核准等具有法律效力的业务场景需求 ;提供 API 接口供人力资源、营销管控平台、合同管理系统、智 能计量检化验等需要签章用印的业务系统进行集成 ;支 持PC、手机、平板等多类型终端使用 ;支持可选Ukey、短信 /语言验证码、人脸识别等多元化签署意愿验证方式。
6.7 客户管理
以采购销售管控为核心、监督协同为辅助、数据共 享为支撑，设计围绕企业经营与客户全生命周期的管理 功能，与主数据系统、营销管控平台、阳光采购平台等集 成，帮助企业加强成本控制、提高采购和销售管理效率。 客户管理的对象为合同中所涉及客户，包括供应商及销 售客户。
6.8 系统间集成
合同管理系统与智能计量检化验、管控平台，以及财 务用友等业务系统统一与供应链管理系统—营销管控平 台对接集成，构建整体供应链体系，归集和分析集团公司 生产经营过程全链条数据， 提高成本分析的准确性和实时 性，增强企业的核心竞争力。
7 合同管理系统适用性及安全性评价
合同管理系统采用B/S 和X86 的系统架构，采用集 中部署方式部署至集团云平台，操作系统为 openEuler release 22.03 LTS， 数据库选用 oracle19c， 支持如 IE9-11、 Firefox、Chrome 等多种主流浏览器访问。 合同管理系统 采用了行业成熟的安全技术和加密算法，安全可靠性较 高，能够有效防止数据泄露和黑客攻击，极大程度提高了 合同数据的安全性和隐私性， 安全运营水平得以保证。
7.1 技术适用性评价
项目严格基于前期对营销中心、采购中心及北京、上 海、香港、深圳四家贸易公司的业务调研内容进行开发， 多次线上演示及现场测试系统业务流程， 收集此过程中使 用单位的反馈意见并及时优化修改， 因此系统功能能够满 足使用单位的需求，适用于各单位业务场景。通过两次关键用户培训和开发团队现场技术支持， 目前业务人员均能 够熟练使用系统。
7.2 技术安全性评价
项目采用国密算法 SM2、SM4(cbc模式) 加解密、签 名验签，SM3 杂凑算法哈希完整性，符合等保密评要求的 软件框架 ;作为 B/S 系统，默认支持 HTTPS对数据加密 传输，并杜绝广告注入等系列问题 ;系统定期升级、防 SQL 注入、防XSS 攻击、防 CSRF 攻击等 ;自动定时备份、 支持异地备份、具有完善的灾难恢复保障措施 ;支持多种 用户安全登录认证方式，提供弱密码检测，定期强制修改 密码，确保密码强度，最大限度保障用户的身份安全 ;按 角色及人员划分权限， 无法查看自身权限外的人员和业务 信息 ;采购高性能云服务器或直接部署至本地私有服务 器上， 保障系统稳定安全。
8 结语
集团公司合同管理系统于2023 年 5 月开始试用测试， 2023 年 10 月正式在营销中心、采购中心和上海红鹭国际 贸易有限公司上线运行。合同系统与主数据管理系统、 SAP、阳光采购平台、客商管理系统、业务审批系统、统 一门户管理系统等有效集成，打通采购计划、阳光平台招 标、合同起草、审核、客商信息导入、SAP 订单生成、合同 生成、执行、归档、台帐留存的全流程的数据流通，极大 程度规范了合同管理业务流程，提高了合同审查审批效 率，保障了各系统间数据传递的准确性，强化合同监管力 度，促进集团合同的合规化管理。
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