SCI论文（www.lunwensci.com）:
摘要：当前，电子办公环境已经以其无可争议的生命力，代替纸质环境，成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要手段，传统的办公正在被无纸化办公迅速取代。近年来，疫情形式下，OA办公优势尤其凸显。金川集团公司OA办公平台则在抗击疫情、保证生产、管理两不误的过程中发挥了巨大作用。在享受到在这种大数据所带来的成果时，文秘工作者更应该清楚了解电子文档的特性，以便更加顺畅的运用现代科技代来的高效便捷的办公方式，更加安全地在电子办公环境下处理公文。本文以集团公司OA协同办公平台为例，试析电子文档特性及OA协同办公平台下的文秘工作。
关键词：电子文档；纸质文档；公文处理；文秘工作
1电子文档特性
1.1容易复制、形成与销毁
1.1.1数字信息激增，副本快速扩散
电子文档的副本只需要简单的复制过程即可产生，不同于传统纸质的复印，易于控制复制份数。电子文档一旦复制传播，即可出现无数副本。
1.1.2信息管理的责任分散
电子文档不同于纸质文档，纸质文档的管理直观，可以直接从文档确认，可看出文档的制作者，修改者，以及写作和印刷过程都会留下直接的痕迹，便于追溯；但电子文档则不同，如果未进行特殊设置，整个编辑、排版、修改过程将不会被记录下来，个别时候，修改次数过多，我们甚至不知道哪一份是是最终稿，需要查看他的属性或者重新命名方可区分确认。
1.1.3保密与知识产权凸显
这是与电子文档的易于传播的特性是相辅相成，由于传播速度快，不易追究责任而造成保密与知识产权工作难度增加。1.1.4不同于传统的销毁
日常大家所理解的电子文档容易销毁，是指用DEL键删除一个电子文档的过程，只是将此文档放入了回收站，即使清空回收站，在不重复向硬盘写入数据的情况下也很容易借助软件恢复，因此不是真正意义上的销毁。电子文档的真正意义上的销毁其难度很大，首先就是不易销毁。其二，电子文档有可能通过各种网络途径来回移动传播，比如OA系统、邮件、即时通讯工具、U盘、木马病毒，均可在移动传输过程被复制，在销毁文件的时候，就应该考虑该文件有无在网络上传播，如邮件服务器、即时通讯工具的服务器等留存的文件均应完全销毁，甚至于默认目录以及读取缓存等，也需要清理，要真正全部销毁所有可能复制的文件，才叫做彻底销毁，否则是很难做到真正的销毁。这一点与纸质相比较有巨大的不同。
1.2易于受到外来攻击
我们都有过丢失电子文档或者电子文档被损坏的经历。那么产生这种结果的原因，就是电子文档的一个特性：易于受到外来攻击。
1.2.1人为破坏
电子办公环境与纸质环境不同，如果不加以密码保护，很容易会被入侵系统人为破坏，电子文档的安全性堪忧。因此，为了最大限度的保证电子文档的安全，防止人为入侵情况的发生，电子办公环境工作人员应特别注意，在使用电子系统时应随时保护好自己的电子办公环境。例如：将用户名复杂加密、选择不保留密码和用户名、定期检测电子办公环境中有无木马等措施，如果是重要文件，还应在电子文档本身加密、压缩加密，可大大提高电子文档的安全性。
1.2.2电子文档的信息与载体的可分离性
电子文档的承载介质与我们普通的纸质文档相比较，是多种多样的，纸质文档只要需要纸张即可将文档所有的信息确定下来，但电子文档则可用各种介质来承载他的文档信息，如：硬盘，U盘等移动存储设备，也可用光盘刻录下来，而且电子文档的信息可以与承载它的介质分离开来，这是区别于纸质文档的特性。
1.2.3硬软件技术更新换代频繁
在实际工作中，常常会出现，用一个版本的软件编辑的电子文档不能用另外一个版本软件打开的情况，以OFFICE为例，高版OFFICE可以打开低版本文档，但低版本打不开高版本创建的文档，即软件的向下兼容特性。事实上不仅OFFICE存在这样的问题，其他软件存在同样的问题。
1.2.4电子文档存储介质的不稳定性和脆弱性
在实际工作中我们都遇到过存储介质损坏造成的电子文档丢失的情况，如：硬盘损坏，U盘损坏，光盘损坏等。相对与纸质文档，电子文档的储存介质更易受到环境等因素的影响，也更脆弱。
1.2.5电子文档的易操作性和不易控制性
电子文档的可操作性，就是指电子文档容易修改，便于操作。不易控制性则是指电子文档在拟稿或修改过程中未做保存，或是未及留下痕迹直接覆盖，那么，这个痕迹将不易找回。
2电子办公环境对文秘工作人员的挑战
2.1电子信息的安全性
有数据统计，没有一个行业未发生信息安全事件，而发生信息安全事件最多的教育科研行业，信息安全事件比例最高。由此 可见，信息安全令人堪忧。是对文秘工作人员最大的挑战，而我们文秘工作人员则应对信息安全的要有清晰的认识，才能应对信息安全性的挑战。
2.2电子文档的信息存储
对于电子文档尚未及时保存的信息，会在突然断电或者意外关机等电子办公环境出现故障时丢失，已保存的信息，也会因为储存介质损坏、灾难或者技术过时等原因造成信息丢失。因此文秘工作人员，应随时保存文档，也可根据工作需要设置软件自动保存间隔时间，以防止出现意外情况发生丢失现象。同时，电子文档应及时做好备份，且最好要分别备存于不同的硬盘、不同的地点甚至于不同的办公室楼，非常重要的数据，例如重要图纸等，最好是异地备份，以防备出现灾难性丢失。文秘工作者，则要注意备份电子文档时，至少做到硬盘和U盘或移动硬盘同步备份，以更大程度保证电子文档安全。同时还要注意信息储存的完整性，这是指应储存的痕迹信息未能完整保存，例如文档的创建和修改痕迹，而电子文档比纸质文档更能够忠实地记录文档的修改过程，只是需要使用者对软件进行简单设置，并随时留意保存。
3电子文档的构成与识别
3.1电子文档的构成。
传统的纸质文档，只能以最直观的方式显示文档内容，即平时人们所看到的白纸黑字，而电子文档在屏幕上显示的内容虽然同样也是我们所看到的文档内容，但其内容和我们纸质文档的构成却有巨大的差别。例如，电子文档中的会议文件中，可插入会议录音和会议图片，可链接会议记录、演讲者的演讲文档等内容，使之可读可听可看。而其中的会议记录，可以用PDF格式的来记录，也可以用WORD的格式来记录，而演讲文档，我们则是用PPT格式来记录，而录音文件还可能会出现各种格式的音频文件，图片文件也可有各种动态图片、静态图片等不同格式。因此，一个电子文档，可以用多种形式表现，或多种格式共存。
3.2电子文档的识别
无论使用什么格式完成电子文档，最终都需要识别和读出电子文档。这就需要有相应的识别软件，而软件是由编码来组成。事实上人们在操作电脑的时候给电脑一个命令，就是向电脑输入编码，电脑再将编码转换成命令来执行。软件同样也是通过编码来识别的和读出文档。但是不同的软件，读出的结果是不同的，即使同是WORD文档，不同版本的软件读出的结果也不尽相同。同一软件也会因为高版比低版增加了新的功能，低版无法读出由高版编辑保存的文档，从而出现乱码。这是识别软件的兼容性问题。
因此，在遇到一个没有做系统关联打开方式的文档，系统会要求我们选择使用什么方式打开这个文件，如果选择错了读出软件，那么有可能无法读出，因此我们需要了解常用格式文档的识别软件，或者说要明白这些常用软件可以读出什么格式的文件，会对我们平时的工作有所帮助。
4电子文档与纸质文档的比较
4.1内容比较
以WORD为例。我们知道，如果不设置使WORD显示修订，那么WORD文档在整个修订过程中的过程信息就不会存在，不会留下变更的痕迹；而我们的纸质文档则可以根据纸张材质，墨迹成分，手迹或污迹等，来判断形成过程，因为纸质文档是字与纸张紧密相连的，而电子文档内容和结构是可以分离的。
作为文秘工作人员来说，文档的处理需要留下痕迹，文档的最终存档也必须要有一个形成过程的痕迹记录，也即需要留下过程信息。因此在集团公司OA办公平台上，也有留痕的要求。
4.2信息量比较
纸质文档我们以笔迹和墨迹做为依据信息，这些都是文档内在的、与文档紧密相依的、自然形成的内在信息，这个信息是实体的，改变就会留下痕迹；而电子文档中，是用过程信息来做为依据信息，这些过程信息都是文档外部的，是系统自动添加的外部信息，是虚拟的、可脱离文档存在的、如果改变是可以不留痕迹的。一个电子文档通常看到的都只是内容，其他信息则需要用鼠标右键点击后在属性中方可显示的出来。（图1）。
4.3文档管理比较
在集团公司OA协同办公平台中，电子文档在创建后，必须要为电子文档配备过程信息，这样才能对电子文档进行说明，可以得知整个撰稿、修改、指示过程及时间，也就是说电子文档必须有两个部分才是完整的：一是文档本身的内容，二是文档的外部过程信息。电子文档管理与纸质文档管理的共同点是：都是短期保存的，仅供暂时使用的，最终都要归档。
5电子办公环境下的文秘工作
5.1公文管理流程
集团公司OA协同办公平台的文秘工作，是由数据流代替了传统办公环境下的人工劳动。如图所示，在传统的公文管理中的每个岗位，在现在所运行的集团公司OA协同办公平台中，都成为一个个节点，而部室主任、收发员、档案馆员等都是我们OA协同办公平台上的终端用户。而文件接收、文件发送等就是工作过程，也就是我们信息流，也即我们接收、登记、发文、用印等一系列的工作过程，将这一系列的工作过程，均由数据流进行。（图2）。
5.2发文流程
下图用以说明在OA协同办公平台的发文流程。用黑色实线标识的，就是可以通过内网的数据流进行的工作，最后通过数据流传到档案室归档。其中产生的会签意见、审核意见、等诸多过程信息，都会包含在数据流里同时存档。如果不能将这些数据流动的痕迹保留下来，那么归档的电子公文就不是完整全面的。（图3）。
5.3收文流程
下图用以说明在OA协同办公平台下的发文流程。
在传统公文收文过程中，文书室在公文流转过程中的会随文附上文件处理表格，我们称作办文表。办文表随公文一起流转，记录公文流转过程中的痕迹。而在OA协同办公平台中，也必须将公文流转过程中的所有的信息记录下来，与电子文件收集到一起整个收文程序才算完整，这些信息称为元数据。这些原数据，一部分是由系统自动捕获后记录的，如收文时间等，不需人工操作且比人工操作更为精确。也有一部分元数据是由人工填写的，比如关键字、摘要、内容等。
5.4来文登记
我们在传统的文件接收登记薄中的文件标题、收文日期……等信息，需要由人工获取并填写，这些数据在OA办公系统中则可由系统自动捕获。过去分散在各责任人填写的重要来源信息，在OA办公平台上同样是分散在各个责任人填写，只是分散在OA系统终端的不同节点，即用户填写。
5.5OA协同办公平台的公文管理
在OA协同办公平台的公文管理中，各节点较传统公文处理能够更加有序高效。发文系统，有发文跟踪，方便查看电子文档办理情况，还可以用IT软件审计跟踪，反映文档的完整状况，即审计发文要素是否齐全。公文交换平台，由每个OA协同办公平台用户处理，更加便捷；收文跟踪，等同于纸质环境中的办文表用以收集电子公文的流转元数据；公文归档的节点可以直接将电子公文归档。
5.6信息数据获取
在电子公文中的元数据中部分需要人工获取，部分由系统直接获取，公文本身属性，包括名称、版本……等，均可由系统自动捕获写入，个性化、特殊化的则需要由人工获取录入。
6结语
根据电子文档区别与纸质文档的特性，我们可以看到，一个完整的公文处理过程需要由人和OA协同办公系统共同完成，人和OA协同办公系统必须分工协作，完美配合，方可使集团公司正在运行的协同办公系统使公文处理过程更加高效、迅捷，成为真正的“人机和谐系统”。
文章出自SCI论文网转载请注明出处：https://www.lunwensci.com/ligonglunwen/37252.html
