浅谈专利电子申请存在问题及对策建议论文

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　　摘 要 ：本文介绍了专利电子申请的优势，并从专利流程人员角度，分析专利电子申请过程中存在的问题，进而针对上述问题 提出优化对策建议。

　　关键词 ：专利电子申请 ;专利流程管理

　　1 专利电子申请优势

　　2010 年中国专利电子申请审批系统正式上线运行，此后， 全国专利电子申请率逐年攀升，国家知识产权局和各地方知识 产权管理部门，为专利电子申请的推广、运用做了大量的工作。 2010 年专利电子申请量还不足 7%，目前，达到了 99.5% 以上， 专利代理机构实现了 100% 的专利电子申请。

　　中国专利电子申请化发展速度如此之快，这归功于十年以 来国家信息技术的发展，这也是专利电子申请自有的优势决定的 ：

　　(1)缩短专利申报周期 ：专利申请文件准备好后，随时可以 通过专利电子申请在线平台或 CPC 客户端提交专利申请，通常 情况下， 提交专利申请当天即能获得受理通知书， 确定申请日 ;

　　(2)节省专利申请成本 ：省去了文件打印的成本，专利申请 不需通过邮寄或面交， 也减少了成本 ;

　　(3)缩短审查周期 ：通过电子申请，通知书、补正 / 意见答 复等文件传送能快速完成，省去了文件的邮寄、面交时间，从而 缩短了审查周期 ;

　　(4)平台简便易用 ：电子申请平台操作简单，软件使用没有 太大的技术难度， 对于初学者， 很快就能上手。

　　2 专利电子申请程序概述

　　本节对专利电子申请程序进行介绍，以便读者对专利电子 申请有最基本的了解。专利电子申请可以在专利电子申请在线 平台和 CPC 客户端提交。用户要先在在线平台注册，获取数字

　　证书。然后通过在线平台或 CPC 客户端都可以办理电子申请业 务，可以办理从专利申请到到专利授权 / 驳回的专利申请阶段 的电子申请业务， 有新申请文件制作、中间文件制作、案卷管理、 通知书管理等。

　　3 专利电子申请存在的问题及对策建议

　　笔者负责所在专利代理机构的专利流程管理工作，服务的 客户主要为有色金属行业企事业单位，在专利电子申请流程工 作中，遇到了一些问题， 针对这些问题， 介绍了目前的解决方案， 同时向知识产权局提出了一些优化建议， 望采纳。以下进行详细 介绍。

　　3.1 申请文件格式选取问题

　　专利电子申请中，可以接受的文件格式有 XML 格式、 WORD格式和PDF格式。XML格式文件是在软件中直接编写或 从其他文件中拷贝复制或图片上传，WORD格式和PDF格式文 件是直接导入的。在实际使用过程中，3 种格式都有自己的便利 和弊端。

　　WORD格式和 PDF格式，此 2 种文档格式，是大多数使用 者采用的，因为目前专利文件通常情况下都是用word 软件撰 写的，能够用此种格式直接提交申请，非常方便 ;PDF格式的 也就需要将word格式文件进行简单处理即可。但是，对于采用 PDF 或MS-WORD格式提交的电子申请文件，专利局相关人员 首先将PDF 或MS-WORD格式文件转换成TIF格式的图形文件 后，然后和纸件文件一样由知识产权文献出版社通过 OCR技术 进行代码化加工，将TIF格式文件转换成XML格式代码文件， 然后进入知识产权审查系统， 审查员才能开始审查。因此电子申 请采WORD 或PDF格式比用XML格式提交的进入审查晚一些， 通常情况下晚一个星期左右。

　　XML格式提交的电子文件，可以直接进入知识产权审查系统，省去了文件转换的时间，比采用WORD 或PDF格式，进入 审查早一些。尤其是在审查意见答复阶段，提交XML格式的答 复文件，直接能到审查员的系统中，而WORD格式或PDF格式 提交的答复文件需要转换成XML格式后审查员才能看到，这时 XML格式的优势更明显。另外通过在线平台或 CPC 客户端提交 的XML格式文件，在保存过程中有自动诊断功能，可以自动诊 断出一些形式问题，减少不必要的补正，如在权利要求书中，如 果一个权利要求中有多个句号， 保存后， 就会将每句重新设置为 一个权利要求，申请人就能发现一个权利要去中出现多个句号 问题，从而给予改正。但是采用XML格式也存在一些弊端，如， 该格式对文件格式、图片尺寸等要求严格，图表、公式编辑也麻 烦，导致XML格式使用率低的最主要原因就是对上传的附图有 严格要求，尺寸不能超过 165mm*245mm，图片尺寸太大无法上 传，尺寸太小，图片不清晰，尤其对于比较复杂的图，压缩到该 尺寸范围后， 图片会特别模糊， 每次都要对图片进行多次修正。

　　对策建议 ：根据电子文件的具体情况，做出文件格式的选 择。如，若电子文件中没有图片、图表、公式或数量少时，可以 选择XML格式 ;答复审查意见、补正过程中，优先选择XML格 式 ;另外可以采用XML格式和WORD 或 PDF 格式结合使用， 涉及到图片、图表、公式内容的文件采用WORD 或 PDF格式 , 其他部分选择XML格式。总体来说，就是优先选取XML格式。 在制作XML格式文件操作繁琐时(如制作附图比较多的说明书 附图)，选择使用WORD 或PDF格式。

　　3.2 外观设计对照片要求严格的问题

　　原则上外观设计要提供主视图、后视图、左视图、右视图、 俯视图、仰视图和立体图，各视图的拍摄角度必须准确，所有视 图比例必须一致， 不能有任何地方有强光、反光、阴影、倒影等。 图片效果受拍摄角度、拍摄距离、拍摄条件等影响都非常大，对 拍摄水平、拍摄条件要求很高。通过实践，提交的外观设计专利 图片为照片的往往会进行多次补正。

　　对策建议 ：首先申请人尽量选择设计图进行申报 ;若只能 提供照片的， 请专业拍摄人员在专门的拍摄场所拍摄图片， 要向 拍摄人员详细介绍照片要求， 减少补正次数。

　　3.3 带签章通知书需另外申请问题

　　在专利流程工作中，绝大数情况下，申请人要求对于说明专 利所处状态相关重要的通知书，如受理、公布及进入实审阶段、 授权、办登、驳回等通知书是需要存档的，是要求带签章的。而 CPC 客户端、电子申请在线平台下发的通知书都是不带签章的， 需要另外到专利电子申请网对外服务平台下载申请带签章通知 书。而专利电子申请网对外服务平台下载签章通知书存在下载 速度慢， 不能批量下载等问题。

　　对策建议 ：建议国家知识产权局对专利专利电子申请网对外服务平台进行优化，解决下载速度慢、不能批量下载问题 ;或者 向CPC客户端、电子申请在线平台直接下发带签章版的通知书。 3.4 中间文件不能批量制作问题

　　在专利流程管理工作中，会经常遇到批量中间文件办理，如 批量进行著录项目变更、费减申请、恢复权利请求等，目前只能 实现每个专利单独提交申请， 这需要大量重复工作， 比如说进行 批量著录项目变更，除了专利名称、专利号信息不同外，其他的 信息(如变更签申请人 / 代理人、变更后 / 代理人，著录项目变 更证明文件等) 大多数是一致的。这样单独提交申请，会有大量 的重复工作。

　　对策建议 ：专利流程人员可以先完成一个专利中间文件的 制作及提交，然后将案卷重新导入，修改专利号、专利名称等不 同信息，其他共同信息不变，然后提交，这样重复操作，直至完 成所有中间文件制作及申请。此方法省去了其他共同信息的录 入时间，提高了工作效率，但还是有些繁琐，因此建议国家知识 产权局 CPC 客户端、电子申请在线平台进行优化改进，实现中 间文件的批量提交功能。

　　3.5 专利年费缴纳问题

　　专利授权后，要每年向国家知识产权局缴纳年费，对于专利 管理者来说， 专利年费的监控及缴纳工作十分重要， 既要交对金 额，又不能错过缴费期限，尤其对于拥有授权专利数量多的企 业，每年缴纳专利年费是十分繁琐的。专利年费标准是不一样 的，如发明专利第 1-3 年年费标准为 900 元，第 4-6 年为 1200 元， 第 7-9 年为2000 元……，而且有费减和无费减、费减比例不同， 对缴费金额都会有影响， 还有原来没有费减， 后来又申请了费减 的，金额也会变动。虽然国家知识产权局专利审查信息平台上能 通过专利号查询到专利费用信息，但是对于专利数量大的企业， 每次都要查询是费时费力的。

　　对策建议 ：企业可以形成专利年费缴费统计表，并进行实 时更新。另外建议国家知识产权局发挥现有公共服务平台作用， 优化专利缴费信息查询平台，增加统计、分析等功能，如可以通 过输入专利权人，对专利权人名下的所有授权专利的缴费信息 进行查询与统计， 为专利权人年费的管理提供便利。

　　4 结语　　​

　　专利电子申请是时代发展的必然趋势，在发展过程中会遇 到一些问题是不可避免的， 面对其中存在的问题， 作为使用者应 积极的找出问题的解决对策，提高专利管理工作效率 ;国家知 识产权局也应该积极发挥政府职能部门作用，对现有的服务平 台进行优化 ;我们一起努力，为促进我国专利制度的发展做出 贡献。

 
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