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摘要：在当前大数据快速发展的背景下，计算机信息技术被广泛应用于各大领域。因此，各大领域都需要推动信息化建设进程，高校人事档案管理工作也不例外。各大高校将计算机信息技术应用于人事档案管理工作，能充分发挥计算机信息技术在档案管理工作中的价值，并提高人事档案管理工作质量和效率。本文就计算机信息技术在高校人事档案管理中的应用进行探讨。
关键词：计算机；高校；人事；档案
Application of computer information technology in personnelfile management in Colleges and Universities
Mao Mao
(Shangqiu Medical College，Shangqiu Henan，476000)
Abstract:With the rapid development of big data,computer information technology is widely used in variousfields.Therefore,all majorfields need to promote the process of information construction,and the management of personnel archives in Colleges and universities is no exception.All colleges and universities apply computer information technology to personnel file management,give full play to the value of computer information technology infile management,and can further improve the quality and efficiency of personnelfile management.This paper discusses the application of computer information technology in the management of personnelfiles in Colleges and universities for reference.
Key words:computer;Colleges and universities;personnel matters;archives
一、引言
当今时代是信息技术快速发展的时代，网络信息量大、人才流动相对频繁。这在一定程度上为高校人事档案管理工作带来了相应的挑战和机遇。高校要想提高人事档案管理水平，充分发挥人事档案工作的应用价值，就要顺应社会发展趋势，主动引进计算机信息技术。基于此，本文探讨了计算机信息技术在高校人事档案管理中的应用，旨在为相关人员提供参考。
二、高校人事档案管理概述
“档案”有多种定义。从本质上讲，档案就是对社会、生活中相关资料最原始的记录。在社会背景下，人们为了获得更好的发展，需要参加各类社会活动，在参加活动的同时，会形成一些具有保存、参考价值的记录。这些记录记载了人们在参与社会活动时的各项信息[1]。相关研究学者认为档案的作用在于记录历史。因此，档案也被认为是记录信息的一种重要形式，是社会发展过程中不断形成的、特殊的“文化资源”。
高校的人事档案记载着高校从建校至今人事资源上的各项信息，主要包括教职工的工作经历、在校工作奖惩信息、学历职称信息等内容。从某种意义上来讲，人事档案信息能反映当前高校内部教职工的学术水平、综合素养等，具有重要的应用价值[2]。在高校开展教学管理工作、引进优秀人才、整合有限教育资源等各项工作的过程中，人事档案管理属于基础性工作。因此，做好人事档案管理工作对高校发展建设具有十分重要的意义。相较于其他类型的档案管理工作而言，高校人事档案管理工作具有显著的复杂性和专业性特征，不仅要为高校管理层的日常工作提供人事档案参考，还要为应对高校科研工作提供相应支持。
三、计算机信息技术在高校人事档案管理中的应用意义
(一)是信息时代高校发展的必然趋势
当今时代是计算机信息技术快速发展的时代，各大领域应积极迎合时代发展需求，不断加快自身的信息化建设进程。在此背景下，各种信息数量不断增多，这也在一定程度上为各大领域的发展起到了积极的推动作用。人才是推动社会发展的重要力量，因此，做好人事管理工作具有一定的必要性。高校在开展人事档案管理工作的过程中，应转变以往传统的人事档案管理模式，在现有的档案管理基础上，融入计算机信息技术，加快人事档案管理的信息化建设进程，有效提高人事档案管理工作的效率和质量[3]。由上述分析可知，人事档案管理是高校管理工作的重要组成部分。加快人事档案管理信息化建设进程是当前信息时代背景下促进高校发展的有效途径。
(二)促进人事档案信息共享
各大高校在人事档案管理工作中，需要科学地应用计算机信息资源，并以共享的方式将信息呈现出来，这样才能最大限度地发挥信息资源的应用价值。由此可知，高校将计算机信息技术应用于人事档案管理工作，能够在最短的时间内向相关单位传达有用的信息，进一步提高人事档案管理工作的效率。另外，高校通过实现人事档案信息资源共享的方式，能为各部门的信息共享提供便利条件。某个部门如果出现人事信息变动，那么只需要通过计算机即可更新人事档案信息，并同步更新至整个档案管理系统，所有部门都可以在第一时间获取最新的人事档案信息。由上述分析可知，高校需要针对人事档案管理工作的现状和信息化建设需求，构建一套统一的管理系统，并应用该系统全面掌握当前校内全体教职工的信息，以此科学配置校内人力资源，充分发挥人事档案管理的价值。
四、计算机信息技术在高校人事档案管理中的应用
(一)构建高校人事档案管理框架
1.加快人事档案信息化建设
当前，我国信息化发展进程越来越快，计算机信息技术已逐渐成为推动社会发展的重要因素。在此背景下，高校可将计算机信息管理系统应用于自身人事档案管理工作，使档案部门在进行档案信息管理工作时更便捷，这进一步提高了档案信息的传输效率[4]。高校在以往的档案管理工作中大多依赖于人工操作，即采用纸质档案管理方式归类和整合资料，这在一定程度上不利于人事档案管理工作效率的提升。因此，高校需要摒弃传统档案管理模式，加快人事档案信息化建设进程，充分发挥信息系统在实际人事档案管理工作中的价值，使人事档案信息管理更加安全、可靠。
2.加快档案信息化人才建设
高校要想构建现代化人事档案管理模式，就要在现有管理工作的基础上提高工作质量与效率。高校领导应对此给予一定的重视。同时，高校人事档案管理工作人员需要提升自身的计算机信息技术水平。由此可知，培养信息化档案管理人才是当前高校档案管理工作的当务之急，具体措施有以下三点。第一，高校应根据自身档案管理工作需求，制订一套严格的人才准入机制，招收具备档案管理能力与信息管理技能的专业人才。高校也可鼓励校内相关专业学生进入档案管理部门进行学习，这样做一方面能够增加学生的工作经验，另一方面，能为学生提供提高收入的机会。另外，高校也可以参考青年群体对高校人事档案管理工作提出的新思路，不断提高高校人事档案管理信息化水平。第二，当前，高校现有人事档案管理工作人员应定期参与培训活动，通过培训来提高自身计算机信息技术能力，为科学应用信息技术进行相应的档案信息化管理操作奠定坚实的基础。第三，高校可通过考核的方式了解校园内部人事档案管理人员的工作水平。这不仅能激励员工不断提高自身工作能力，还能为高校应用计算机信息技术开展人事档案管理工作奠定人才基础。
(二)创新高校人事档案管理模式
从某种意义上来讲，信息应具备一定的客观性和准确性，这也是将信息作为参考的根本前提。因此，要想保证高校人事档案信息的真实性，相关工作人员就要做好档案信息的审查和把关工作，避免出现信息失真的问题。但就人事档案本身的性质而言，该工作与员工个人利益之间存在非常密切的关系。工作人员如果在实际档案管理工作中存在监管不到位的情况，就容易因人为因素影响档案自身的真实性，例如，人为更改档案中的学历、过去奖惩等信息。为此，高校需要采取措施规范人事档案管理制度，创新现有管理模式[5]。具体来讲，高校需要针对档案信息公开制订严格的制度，使档案管理人员秉持公正、公开的理念行使档案管理职权，接受广大师生的监督，避免人为因素对档案信息的真实性产生不利影响。高校将计算机信息技术应用于人事档案管理，能有效弥补以往传统纸质档案管理工作存在的不足，促使高校人事档案信息更全面，管理模式更科学合理。
(三)加大档案基础设施和软件建设力度
高校要想更好地发挥计算机信息技术在人事档案管理工作中的作用，就要对档案管理软硬件加大投入力度，具体措施如下。第一，高校应充分分析当前人事档案管理工作的需求，对该部分设施加大资金投入力度，积极引进先进的档案信息化管理基础设备，并安排专门的工作人员定期对设备进行检修。这样做的目的在于保证基础设备能够正常、稳定地运行，以此满足当前高校对档案信息化管理工作提出的各项要求。第二，高校还要加大软件方面的建设力度，结合自身档案管理工作需求，搭建一套全面、系统的网络管理平台，将原本纸质档案信息输入计算机，以电子档案的形式进行存储和管理，同时，可对当前网络平台中的数据信息进行有效分析，为高校人事管理工作提供参考依据。在这个过程中，高校应对网络信息泄露风险给予高度重视，强化对网络平台的安全管理，保证高校人事档案信息始终处于安全状态。
(四)收集高校人事档案信息材料
高校在人事档案管理工作中，要做好对档案信息材料的收集工作，这是整个档案管理中相对重要的环节。因此，高校人事档案部门要针对档案搜集工作制定一套有针对性的工作制度，为后续工作提供参考依据。高校在以往传统纸质人事档案信息收集工作中，多采用人工方式开展信息收集工作，然后将这些信息分门别类整理。从整体上来看，上述档案搜集工作效率相对低下，在个别情况下还可能出现人工失误等情况，从而出现人事档案材料信息不完整与部门档案材料信息不对应等问题[6]。高校如果将计算机信息技术应用于人事档案管理工作中，就可借助互联网的搜索功能，开展相关的人事档案信息材料收集工作，进而在原有的基础上进一步提高人事档案信息材料收集工作效率，以便后续对档案资料进行相应的调用和维护，这对保证人事档案信息材料的安全性具有重要意义。
(五)加大人事档案安全管理力度
当今时代是信息化快速发展的时代，社会各大领域都积极将计算机信息技术应用于实际工作中，高校人事档案管理工作也不例外。高校将计算机信息技术应用于人事档案管理工作，不仅能为档案管理工作提供便利支持，还能有效避免管理工作中不必要的问题。相关技术部门应加快对计算机信息技术的升级和优化，以此进一步提升高校人事档案信息管理工作的安全性和可靠性。同时，高校需要摒弃以往纸质档案管理的工作模式，减少人为因素对档案资料产生的影响，最大限度地发挥人事档案信息的价值。
(六)以信息技术处理高校人事档案工作
高校应用计算机信息技术开展人事档案管理工作，能有效解决以往在档案管理工作中存在的问题，如耗费时间久、工作效率低下等。高校以数字化的方式进行档案信息管理，能够应用动态化的方式将档案信息输入档案数据库。在档案管理过程中，高校可应用计算机技术开展档案查询、录入等工作，还能根据资料分类要求将校内的教职工信息录入系统。有需要的人员从数据库中即可查询所需要的档案信息。除以上述内容外，当高校通过计算机信息技术建立人事档案信息网络系统，并将当前校内教职工、学生的信息输入系统后，系统会自动对这些信息进行处理[7]。另外，与传统纸质档案相比，信息化档案管理在保存上更具安全性和可靠性，能够有效避免纸质档案信息因时间过久而出现老化的现象。另外，信息化档案管理的传输方式也更加敏捷，使用者只需要通过互联网即可实现信息共享。
五、结语
综上所述，高校在人事档案管理工作中应用计算机信息技术是社会未来发展的必然趋势。因此，高校应认识到计算机信息技术应用于人事档案管理工作的重要性和作用，对人事档案信息化建设给予重视，实时对现有的档案信息进行更新，使人事档案管理工作更好地满足高校发展需求。
【参考文献】
[1]阮芳.信息化背景下高校人事档案管理模式优化策略初探[J].科教导刊-电子版(上旬)，2020(8).
[2]杨舒然.高校人事档案管理信息化建设的价值[J].办公室业务，2020(9).
[3]朱兴荣.基于大数据背景下的高校人事档案管理信息化建设分析[J].管理学家，2021(6).
[4]杜华杰，芦殿军.信息技术背景下民族地区高校档案的建设与管理[J].时代报告，2021(2).
[5]朱鹏艳.刍议新时期下加强高校人事档案信息化建设的必要性及对策[J].赢未来，2020(7).
[6]周欢.浅谈高校人事档案管理面临的问题及策略[J].科教导刊-电子版(上旬)，2022(3).
[7]耿伟娜.人事制度改革背景下高校人事档案管理[J].办公室业务，2021(6).
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