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摘要：当前，在信息技术快速发展的过程中，传统档案管理模式已难以满足实际工作的需要，各个行业在档案管理中对信息技术的应用需求日渐迫切。实践证明，电子档案的应用能够大幅提高档案管理效率，实现档案资源的共享。本文综合采用文献资料法与访谈法，对大数据时代电子档案的重要性进行分析；从管理意识、软硬件设施建设、专业人才队伍、制度流程等方面出发，对大数据时代电子档案工作难点进行探讨；提出大数据时代电子档案优化对策，旨在为我国电子档案工作的发展提供新的思路和方法。
关键词：大数据时代；电子档案；重要性；对策
The importance and optimization of electronic archives in the era of big data
Li Jing
(Tangshan Human Resources and Social Security Bureau Labor Ability Appraisal Service Center,Tangshan Hebei，063000)
Abstract:At present,in the process of the rapid development of information technology,the traditional archives management mode has been difficult to meet the needs of practical work,and various industries have increasingly urgent needs for information technology in archives management.Practice has proved that the application of electronic archives can greatly improve the efficiency of archives management and realize the sharing of archives resources.Based on this,this paper comprehensively adopts the methods of literature and interview to analyze the importance of electronic archives in the era of big data,discusses the difficulties of electronic archives work in the era of big data from the aspects of management awareness,software and hardware facilities construction,professional talent team,institutional process,etc.,and puts forward the optimization countermeasures of electronic archives in the era of big data,aiming to provide some new ideas and methods for the vigorous development of electronic archives work in our country.
Key words:era of big data；electronic archives；importance;countermeasures
随着互联网技术的发展，我国对电子档案信息化管理提出了更高的要求。在推动电子档案建设的过程中，相关部门必须要认识到大数据时代电子档案工作在人才、流程等方面的难点，以及加快推动电子档案科学化管理的重要性。因此，如何结合大数据时代电子档案工作需求，进一步优化电子档案管理工作，是目前档案管理工作者急需解决的一个重点难题。
一、大数据时代电子档案的重要性
(一)提高档案查阅效率
从我国档案管理实际情况来看，除专门的档案管理机构外，高校、企业、社会组织等其他机构或组织普遍存在档案室面积较小、档案存放条件较差、档案查阅手续烦琐等问题[1]。实践证明，依托信息化建设来大力推进电子档案管理，能提高档案查阅效率，更好地解决传统档案查阅效率偏低的问题。
(二)显著增加信息存储量
与传统纸质档案相比，电子档案对存储场所要求相对较低，并且能依托网络资源进一步扩大信息存储的容量。工作人员可通过U盘、硬盘、磁盘等存储设备存放大量的电子信息[2]。因此，电子档案能够更好地实现对海量信息的存储，更好地满足大数据时代档案信息不断增加的需求。大数据时代做好电子档案工作，能够显著增加档案信息存储量，是提高档案管理效率的关键举措，也是顺应时代发展的必然之举。
(三)加快档案信息化步伐
在大数据时代，各机构或组织有效开展电子档案工作能够推动电子档案管理规范、有序运行，利用扫描、微缩等技术能够更好地实现对电子信息的保存与查阅[3]。由此可知，在大数据时代，电子档案的使用能够推动档案管理逐步科学化、全面化，实现档案资源共享，并突破传统档案需要实地查阅的局限。
二、大数据时代投入使用电子档案的工作难点
(一)管理意识缺失，对电子档案重视程度不高
在我国各级社会组织、企业等机构的发展中，管理者普遍重视经济效益和社会效益，对档案管理工作的重视程度偏低。在过去相当长的一段时间里，部分管理者仅将档案管理局限于相关资料的整理，对电子资料的整理、汇总、压缩、扫描等工作的重视程度不高[4]。这导致在电子档案管理工作中存在领导不重视、流于形式、电子档案信息缺失等问题。从这个角度来看，管理意识的缺失是导致电子档案工作相对被动的重要原因之一，并对今后推动电子的档案管理规范化造成了较大的影响，也不利于今后档案信息化建设。因此，提高对电子档案管理工作的重视度、加强电子档案管理是推动电子档案管理工作提质增效的重中之重。
(二)资金有限，软硬件投入较大
与传统纸质档案相比，相关组织或者机构在电子档案管理中需要投入大量的资金购买计算机、微缩仪器、复印设备、扫描仪等设施[5]。同时，在档案管理软件方面，他们需要购置专业的软件资源；在开通内部局域网的基础上，需投入大量的经费购买安全防护系统等软件设施。从整体上看，电子档案管理所需资金要远多于传统的纸质档案管理。此外，电子档案资金投入不仅集中在前期的软硬件设施，当其投入使用后，硬件设施、软件设施的后续更新、维护等都需要大量资金支持。我国在电子档案管理工作中，普遍存在着资金投入有限的情况，尤其是在后续的软件与硬件维护方面，仍然存在较大的缺口。为此，我国必须在今后进一步对软硬件加大投入力度，为推动大数据时代电子档案管理提供坚实的物质保障。
(三)对人员素质要求较高，急需专业人才
在推动电子档案管理工作的过程中，档案管理软件必不可少。因此，工作人员需要对计算机应用基础与互联网有一定的了解。与传统档案管理相比，电子档案管理对工作人员的素质提出了更高的要求。工作人员不仅需要具备一定的计算机使用能力，还需要有较强的文字功底与归纳整理能力。从整体来看，当前，我国从事电子档案管理工作的人员素质良莠不齐。有些企业与机构招聘了一些素质较高的本科毕业生来管理电子档案，但是也有部分企业与机构并没有为电子档案管理配备高学历、高素质人才。此外，目前很多机构与组织在电子档案管理人才建设方面，还普遍存在培训力度偏低等问题，尚未结合大数据时代电子档案工作的发展趋势对相关人员进行系统的业务培训。这导致工作人员效率低下，电子档案工作的重要作用没有得到充分发挥。
(四)缺少规范流程，存在安全隐患
当前，我国很多地区在电子档案管理过程中缺少规范的流程，这导致信息的安全度偏低。这也是我国推动档案信息化建设普遍存在的问题。例如，有些单位在电子档案的管理过程中随意联网，导致信息泄密。有些单位在办公过程中，缺少有效的监督和管理，信息查阅工作缺乏固定的流程，没有形成查阅、复制的规范性制度，导致一些电子文件和资源被随意复制，这为电子档案的规范化管理埋下了较大的安全隐患。同时，在实际管理过程中，档案工作人员对一些涉密信息的反应不够灵敏，随意借用一些核心文件，这对档案管理工作造成了较大的负面影响。在大数据时代电子档案管理工作中，规范电子档案管理流程是做好电子档案安全工作的重要内容。
三、大数据时代电子档案优化对策
(一)加强组织建设，提对高电子档案管理的重视度
在大数据时代背景下，大力推动电子档案管理是开展各项工作的重要保障。各单位、机构在电子档案管理工作中要进一步加强组织建设，将电子档案管理工作纳入重要议事流程。各单位、机构的领导人员需要对电子档案工作进行多次调度，提高重视度。在实际工作中，企业可采取以下措施。第一，将电子档案工作绩效纳入年度考核体系，对分管领导人员、工作人员进行重点考核。第二，针对电子档案工作取得实效的人员，以物质奖励和精神奖励的方式予以表彰，以此营造良好的档案管理工作氛围。第三，在组织建设层面，要加大对电子档案工作的支持力度，从制度建设、资金保障、人才管理和培训等角度出发，为电子档案管理工作提供坚实的保障。第四，吸收、借鉴国内外在电子档案管理工作中的优秀经验，定期对行业内典型电子档案管理案例进行分析，并与其他机构、组织沟通，确保先进的电子档案工作经验能够得到进一步推广，为大数据时代电子档案管理工作的科学发展提供重要的外部保障。第五，在电子档案管理过程中，档案管理人员应积极运用新方法，转变管理理念，不断学习与研究信息技术，探究影响档案管理的各种因素。同时，在管理中，档案管理人员需对信息技术在档案管理中发挥的意义与作用有充分认识，树立正确的档案管理意识，并将管理理念运用于实践。
(二)加大资金投入力度，提高软硬件水平
在大数据时代电子档案管理工作中，各机构、组织要高度重视资金投入，每年通过预算的方式为电子档案软硬件设施的购买与维护等提供充足的经费，尤其要对电子档案室、设施建设、电子档案扫描仪及电脑软件更新所需费用进行明确预算，以确保电子档案管理工作能得到充足的资金保障。同时，在资金管理过程中，企业要严令禁止挪用电子档案管理预算的行为，还要结合电子档案管理工作的开展情况，围绕软硬件设施维护建设专项经费，并对其展开定期检查。检查中，企业要对挪用经费的情况进行及时整改，对相关的责任人予以严厉的处罚，以确保电子档案工作资金使用符合制度，进一步提升电子档案软硬件水平，为大数据时代电子档案管理工作的有序开展提供重要的支撑。在资金投入上，各单位要将软硬件的资金保障放在首位，定期调度资金使用情况，通过规范的资金使用制度和审批制度，确保电子档案室建设和软件更新工作能够按期推动，并取得扎实的效果。
(三)强化人才管理，提升人才业务技能
电子档案管理工作的有序开展离不开专业人才的支撑。电子档案管理工作对专业人才队伍建设有较高的要求。在实际工作中各单位可以从以下三点入手。第一，引进高学历、高素质人才。各单位要结合实际工作需要，定期招聘一些具有档案管理专业背景的本科生，不断充实电子档案管理工作人才队伍，进一步提升档案管理人员的综合素养。第二，定期邀请相关的专家学者为电子档案工作人员进行业务培训。各单位要围绕大数据时代电子档案管理趋势、软硬件设施维护建设、档案管理软件使用等内容，展开系统性培训，确保工作人员能够熟练掌握电子档案工作中的业务技能，为大数据时代电子档案管理工作的顺利开展提供人才支撑。第三，各单位要安排专业人员对档案管理工作人员进行管理意识教育，促进档案管理整体应用意识的提升，使工作人员充分认识到信息技术在档案管理中的积极效应。
(四)重视制度建设，增强档案安全性
在电子档案建设过程中，企业要逐步规范电子档案的存储、复制、查阅等流程，明确工作人员对不同电子信息文件的查阅权限，确保一些涉密文件能够得到安全的管理。同时，企业要投入大量的资金用于电子档案室的安全建设，对网络、电子档案管理软件进行不断的升级，减少电子档案在查阅、使用和建设过程中的安全隐患。在制度建设层面，企业还要对工作人员的电子档案使用流程进行明确的规定。不同的工作人员有不同的权限，各单位要实现分工负责，并将具体责任明确到个人。这些举措的实现，能够让不同保密层级的文件得到专人管理。企业通过规范制度，能达到规避电子档案管理工作中随意查阅、泄密等问题的目的，进一步增强电子档案的安全性。
四、结语
在大数据时代，我国的电子档案工作依然存在诸多不足，例如管理意识缺失、对于电子档案重视程度不高、资金有限、软硬件设施投入不足、人员素质较低、专业人才缺乏、流程不规范、安全隐患较多等。为此，今后我国要想进一步推动电子档案管理工作，就要加强组织建设，提高对电子档案重的视程度；要加大资金投入力度，提高电子档案软件水平；要强化人才管理，提升档案管理工作人员业务素质；要高度重视制度建设，保障电子档案安全性，以切实推动电子档案管理工作数字化、信息化、现代化进程。
【参考文献】
[1]陈忠煜.基于大数据的医院电子档案归档管理系统研究[J].自动化技术与应用，2022(01).
[2]郑红.大数据背景下电子档案管理的现状与对策[J].办公室业务，2022(01).
[3]王登辉.基于大数据背景的医院电子档案管理措施[J].黑龙江档案，2021(06).
[4]包雪莲.大数据时代电子档案管理思考[J].黑龙江档案，2021(06).
[5]汪海英.大数据时代电子档案管理创新思考[J].中国报业，2021(22).
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