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摘要：在单位行政管理工作中，文书档案管理是工作的重点。文书档案管理涉及单位的档案、合同、信件等方面，文书档案管理能力也是衡量行政人员工作能力的重要指标。本文以文书档案管理为研究重点，对当前文书档案管理的特点进行全面分析，总结文书档案管理存在的问题，并针对文书档案管理水平提升提出有效措施，旨在为单位文书档案管理工作提供参考。
关键词：档案文书；管理特点；问题；对策
Analysis on improving the level of documentfile management
Qin Jiafeng
[Juye County Financial Media Center(Juye County Radio and television station),Heze Shandong,27400]
Abstract:In the administrative work of the unit,the management of documents and archives is the focus of the work.The management of document archives involves the archives,contracts,letters and other aspects of the unit.The ability of document archives management is also an important indicator to measure the working ability of administrative personnel.This paper focuses on the document archives management,comprehensively analyzes the characteristics of the current document archives management,summarizes the problems existing in the document archives management,and puts forward effective measures to improve the document archives management level,in order to provide reference for the unit document archives management.
Key words:archival documents;management characteristics;problems;countermeasure
一、引言
档案，尤其是文书档案，需要长期保存以供参考、利用、编辑、研究等。随着信息技术的广泛普及，传统的手工档案管理方式已不能满足现代社会档案管理的需要。因此，实施档案信息化管理势在必行。随着社会经济的进步和发展，各种活动、交易、管理产生的文书档案越来越多，如何对文书档案进行科学管理已经成为重要议题。随着科学技术的进步，计算机技术、大数据、互联网等在文件档案管理中发挥了关键性的作用，信息技术的应用能够有效提升文书档案管理水平，使文书档案向数字化方向发展。数字化管理是文书档案管理的发展方向，也是文书档案从业人员需要不断提升的能力。
二、办公室文书档案管理的特点
(一)一体化
信息技术和互联网技术的应用使文书档案管理工作呈现出一体化及系统化的发展趋势。管理人员借助一个管理终端就能完成一系列的文书档案管理工作，从文书档案的产生、收集、储存等环节入手，不断提升单位文书档案管理水平。因此，文书档案管理人员应当具备一体化管理能力，以保证各文书档案管理环节的有序进行。
(二)广泛性
文书档案管理工作是一项复杂烦琐的工作，涉及的工作内容比较多。随着社会经济的发展，文书档案管理内容在不断丰富和完善，包括单位和企业一系列活动产生的文件、合同、档案等。文书档案管理内容的丰富对从业人员提出了更高要求，文书档案管理人员必须熟悉各种形式的文书档案管理工作，协调好文书档案管理的各项内容。
(三)保密性
文书档案管理工作具有高度保密性，对事业单位和企业而言，文书档案是记录单位和企业管理经营的重要文件，既涉及单位和企业的机密，也涉及客户和用户的隐私。因此，提高文书档案管理的保密性具有迫切的现实意义。作为文书档案管理的从业人员，要具备保密意识，遵守保密规章制度，并重视文书档案保密工作。
(四)重要性
文书档案管理是单位和企业管理工作的重要组成部分。加强文书档案管理工作是提高单位和企业文书档案管理水平的重要举措。行政事业单位通过加强文书档案管理能更好地为人民群众服务。
三、文书档案管理工作存在的问题
(一)认知不足
文书档案管理工作中普遍存在人员意识不足的问题，具体体现在单位领导缺乏对文书档案管理工作的正确认识，对文书档案管理工作的重要性理解不足，在实际工作中忽视文书档案管理工作。除此之外，文书档案管理人员的认识有待提升。一些文书档案管理人员将自己定位成文档管理人员，对文书档案管理工作缺乏正确的认识，没有意识到文书档案管理工作对单位和企业的重要性，也没有及时更新自己的文书档案管理理念，这容易造成单位和企业文书档案管理混乱。
(二)相关制度不完善
当前，许多单位和企业建立了完善的管理体系，并制定了相关管理制度，但是，文书档案管理的相关制度不够完善，这与单位和领导对其重视度不足有很大关系。部分行政单位将文书档案管理工作看作行政管理的一部分，相关的制度条例较少。在管理上重视度不足，各项制度流于形式，这在一定程度上造成了部分单位文书档案管理的混乱局面，不利于文书档案管理水平的提高。因此，建立完善、科学的文书档案管理制度是行政事业单位急需思考的问题。
(三)管理工作者专业性不足
文书档案管理从业人员是文书档案管理的直接负责人，其专业素养、工作态度等对文书档案管理水平起到直接性影响。当前，文书档案从业人员的整体素养有待提升，部分从业人员并不具有文秘、行政相关专业背景，甚至一些图书档案管理岗位由其他部门人员兼任。这部分人员通常缺乏专业的文书档案管理知识，在具体工作中很难提高文书档案管理水平。此外，部分文书档案管理从业人员虽然具备专业素养，但是对文书档案管理工作的重视度不足，在工作中存在随意性，没有严格按照规章制度进行文书档案管理，这不利于文书档案管理水平的提升。
(四)档案收集过程不顺畅
历史文书整理与归档流程不流畅在一定程度上影响了档案资料的质量和完整性。目前，一些单位的历史文书档案保管工作人员的年纪普遍偏大，他们的业务素质和工作积极性有所欠缺。这些因素使管理人员无法对历史文书归档工作进行深入了解，也无法及时、正确地捕捉与文件收集过程相关的重要信息，在档案管理工作中，容易出现查阅不及时、资料分类不精确等问题。同时，其他机关对归档工作的支持度不足，导致部分文书归档不能按时报送。再加上文书归档接收与管理工作相关规章制度不健全、文档接收流程不顺畅，导致单位文书档案管理工作的质量不高、文书归档效果不佳。
四、提升文书档案管理工作水平的对策
(一)构建文书档案管理骨干网络
在文书档案管理工作中，行政事业单位需要不断提升文书档案管理队伍的专业素养，打造和培养具备专业知识素养与敬业态度的文书档案管理队伍。同时，行政事业单位需不断提升文书档案管理从业人员的专业素养，在人才选拔、管理、培训等方面严格要求。在选拔环节，单位需要聘用具备专业文书档案管理知识的人才，在管理工作中，通过组织培训、研讨会等活动，不断提升单位文书档案管理人员的专业素养。另外，单位需要通过外部引进和内部培养两种方式提升文书档案管理从业人员的专业技能，确保文书档案管理各项工作的有序开展。
(二)界定文书档案管理工作范围与内容
在文书档案管理工作中，行政事业单位应清晰界定文书档案管理工作的范围和内容，确保文书立卷范围的科学合理。其间，管理者和文书档案管理人员需根据单位的实际情况，对单位管理和经营活动产生文书的价值进行准确衡量，并根据不同价值制订相应的文书管理方案，确保单位文书档案管理的科学性。
(三)实现科学化管理
随着社会经济活动的日益增多，单位、企业的文书档案也在不断增加。在文书档案数字化管理的基础下，电子文书档案管理已成为行政事业单位管理工作的重要组成部分。单位要想实现电子文书档案管理的科学化，首先需建立文书档案管理信息平台，推动单位和企业文书档案管理信息化进程。其次，单位要培训文书档案从业人员的信息技术应用与管理能力，确保各项文书档案信息化管理工作的有序开展[1]。
(四)加强信息化管理平台建设，强化文书管理工作效果
行政事业单位在文书档案管理工作中必须适应文书归档保管工作的发展需要，不断采取各种有效的管理策略，提高单位文书归档管理水平。当前，事业单位在开展历史文书档案保管工作时，必须从信息化管理体系的建立入手，努力建设有利于单位健康发展的信息化管理平台，并不断完善与革新历史文书档案保管方式与手段。在实际工作中，可以采取以下措施：第一，建设完备的信息化历史文书档案管理平台，并针对不同事业单位的财务管理需求构建相应的资料加工管理系统，以此使收录的历史文书档案内容满足事业单位的财务管理需求。第二，构建文书档案管理信息存管体系，对经过查阅和清理形成的文书档案信息进行长期保存。第三，当前，历史文书归档功能对事业单位财务安全有着关键作用，同时又是影响事业单位财务发展的主要原因之一。因此，单位必须构建相应的安全体系，以确保历史文书档案资料信息的安全。除此之外，行政事业单位在文书档案管理流程中必须结合实际情况执行机械加工管理系统操作，并对其进行持续优化。
(五)运用自动化信息技术处理电子档案
行政事业单位在文书档案管理过程中应积极运用办公自动化信息技术，对电子文档进行有效管理，从而获取更加准确的数据，切实提高管理效率。在实际应用的过程中，单位应该逐步深入运用自动化信息技术，获取更多的实用信息资源，这对做好文书档案管理工作来说十分关键。因此，文书档案保管人员必须不断研究相关资源、资料，运用现代信息技术对其进行管理，并积极开展资料收集归档、管理和保存等工作，以确保资源资料的真实准确。该方式能利用自动化技术完成只读文档的建立，并且无法对文档内容进行随意更改，从而确保了原始信息资料的完整性，使电子文档更加安全[2]。同时，这些文档可以进一步保存到电脑，不容易出现资料丢失的情况。但是，行政事业单位还需要进一步做好资料备份和密封工作，以保证资料不被人窃取，避免出现档案丢失情况。
(六)合理布局系统自动化内网与外网
行政事业单位在对文书档案进行智能化控制的过程中，需要对安全性这一要素进行着重考量，尤其是网络安全的考量。在实际工作中，相关人员需要配置路由器，先清除被屏蔽的IP，再重新配置网络。对历史文档安全性而言，这一个过程十分关键，可以通过防火墙隔离风险因素，确保保密档案的安全性。
(七)提高档案人员综合素质
当前，行政事业单位需要对人为因素给文书档案保存工作造成的不利影响给予高度重视，同时采取有效措施来解决相关问题，在真正意义上提升文书档案保存水平。笔者建议单位明确档案管理人员的职责及需要达到的能力标准，制订完善的评价体系，公平公正地评估管理人员的工作能力与工作成果，使其明白自身的不足之处。同时，行政事业单位需要有针对性地培训专业管理人才，培训内容包括计算机技术、管理知识和技巧，以此提高管理者的管理能力与综合素养，并逐步提升单位整体管理水平。除此之外，单位需积极开展丰富多彩的教学活动，提高管理者的自主学习意识，使其可以面向管理工作需求自主选择相关培训方式，不断完善自身的知识结构，为更好地胜任历史文书档案保管工作创造条件。
五、结语
在社会经济高度发展的今天，文书档案管理工作的重要性日益凸显。当前，文书档案管理工作仍存在一些有待解决的问题，包括对文书档案管理的认识不足、缺乏文书档案管理专业人才、文书档案管理制度不够完善等。为此，笔者提出一些有针对性的措施，希望为提高文书档案管理水平提供参考。
【参考文献】
[1]陆泓羽.基于信息化背景下事业单位文书档案管理探析[J].中小企业管理与科技，2020(12).
[2]史坤.事业单位文书档案管理工作常见问题及对策[J].办公室业务，2020(20).
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