浅析基层保障性住房档案规范化管理现状论文

 

　　［关键词］保障性住房档案,信息化,规范化管理

 

 

　　2023年国*院《政府工作报告》中提出“加强住房保障体系建设，支持刚性和改善性住房需求，解决好新市民、青年人等住房问题”，各地紧跟时代步伐，加快建设多主体供给、多渠道保障、租购并举的住房保障体系，保障性住房成为新时代解决新市民和困难家庭住房问题的重要方式。随之，保障性住房档案管理任务不断增加，充分认识当前基层保障性住房档案工作真实状况，厘清性质和问题，思考探索解决方案，是做好新时代保障性住房档案管理工作的基础。

 

 

　　保障性住房是指政府为住房困难家庭所提供的限定标准、限定价格的政策性住房。因各地区住房保障政策有所差异，一般由公共租赁住房、经济适用住房、保障性租赁住房、定向安置房、人才公寓、公共租赁住房补贴等构成。根据住房城乡建设部《保障性住房档案管理法》文件规定，保障性住房档案原始资料一般由市、县级住房保障政策实施部门进行管理，内容主要是当地住建、房管部门“在住房保障政策实施过程中所产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记录”［1］。该类型档案有以下三个特点。

 

 

　　保障性住房档案管理是住房保障的重要基础工作，为规范保障性住房档案管理工作，住房和城乡建设部于2012年制定了《住房保障档案管理办法》，在人员设备、归档范围、归档管理、信息利用、监督管理等方面进行了规定。保障性住房档案在《档案分类方案、归档范围、保管期限表》（“三合一”制度）中被划分为专业文件资料（Z）类，主要收集政府建设的公共租赁住房（简称公租房）、公共租赁住房补贴（简称租赁补贴）、保障性租赁住房等保障性住房政策实施过程中的房源档案和管理档案。房源档案收集项目建设资料，管理档案包括申请、审批、合约、缴费、退出等资料，是保障性住房政策实施的最真实和最直接的记录。

       1.2动态性

 

　　自2008年我国实施住房保障制度以来，住房保障范围从城镇低保、低收入住房困难家庭扩大到外来务工人员、新就业无房职工等多种身份人群，保障对象的进出流动更加频繁，特别是务工人员和新就业大学生群体流动性极强。为规范化管理，各地主管部门采取动态管理形式，每年对承租人经济情况、不动产登记情况进行定期审核，通过审核后续签租赁合同，对不符合条件的人员及时清退，相关档案需根据人员变动情况及时整理更新。

 

 

　　保障性住房档案数量多，并且正在持续增加，其信息量也十分巨大，包括申请人身份、婚姻状况、不动产登记、经济状况、学历、社保、银行账户等全方位信息。因此切实维护租赁人员信息安全，防止档案信息泄露，做好住房保障档案保密工作极为重要。

 

 

　　随着科技的快速发展，政府机构改革等因素为保障性住房档案管理工作带来了新的变化。主要表现在以下几个方面。

 

 

　　随着政务数据联通，区域内公租房、租赁补贴、保障性租赁住房已实现网上申请。以往全程依靠人工办理，申请人需要在社区街道、民政、人社、不动产登记部门开具各项证明并逐级递交审批，当前，可以足不出户在手机政务服务APP上下载所需证明材料、上传政务服务信息平台，各级管理部门在信息平台进行审核公示，公示无异议后按照申请时间自动配租到空余房屋。流程信息化使电子资料直接取代了纸质资料，减少了纸质资料的产生和传递，所有申请资料、审批环节都在政务信息平台上留下数据记录，形成了不存储在档案室的档案。

 

 

　　保障性住房信息平台上形成的数字档案具有其独特优势。一是随时可以在网络系统上查阅，减少档案室登记翻查纸质版档案的流程，工作人员日常查询统计更加便利，可以极大提高档案利用效率；二是形成了新的备份数据库，信息平台上的资料可以一直存在，有效减少资料遗失、档案保存不全的问题；三是档案收集方式更加便利，当前保障性住房档案存档仍以纸质档案为主，但档案员只需将审核平台上的申请资料全部下载打印出来，提交档案室整理，就可以省略档案扫描这一步骤，提高归档工作效率。

 

 

　　为完善住房保障体系，住房保障部门不断探索新的发展模式，其中通过政府购买第三方的运营管理服务，提升保障性住房的运营管理力度，成为当前的一种新形式。第三方运营机构成为保障性住房档案收集的新主体。例如，保障性租赁住房（先租后售类型）因其涉及大量房地产市场主体，其房源档案由房地产开发主体进行存档，不需要提交住房保障部门，且该类型保障性住房承租人申请条件方面也十分宽松，部分住房保障部门全权委托第三方机构负责审核、配租、管理，主管部门仅履行监管职能，这种模式下，该类型保障性住房档案由第三方机构进行收集整理，并不纳入住房保障部门档案统一管理。

 

 

　　依托信息化时代的便利，档案管理自动化系统建设不断完善，保障性住房档案管理工作不断提档升级，但实际工作中还存在若干问题，档案制度建设滞后、档案管理重视不够、档案管理专业人员管理能力不足等问题急需解决。

 

 

　　现阶段保障性住房档案管理主要依据是住房和城乡建设部制定的《保障性住房档案办法》，该办法于2012年11月发布，2013年1月正式实施，迄今已有10余年，随着我国保障性住房工作的逐步深入，住房保障政策不断更新，该办法已无法满足新形势下住房保障档案管理工作要求。在实际工作中，住房保障档案规范化管理工作相关政策办法也缺乏广泛传播学习和深入讨论，各地依据《住房保障档案管理办法》制定的实施细则不详细，贯彻实施不彻底。当前，急需相关部门结合实际，进行深入调查研究，进一步修订完善住房保障档案管理制度并加强宣传。

 

 

　　住房保障管理部门普遍存在“重业务，轻档案”的问题，档案管理监督仅依赖各地档案管理部门每年年检和复查。日常档案监督管理存在流于形式的问题，未将存储保障性住房档案的第三方运营机构纳入日常工作安排，认真执行监督、核查职责。保障性住房档案规范化管理工作全权交付档案员，档案员又依靠档案服务机构整理归档。加上档案知识教育宣传不足，单位工作人员普遍缺乏档案常识和档案收集技能，对档案收集整理都存在不利影响。

 

 

　　机关事业单位负责保障性住房的档案人员大部分为办公室文秘，需要兼职其他业务工作，且人员变动较大，存在不能充分履职的现象。部分档案员档案知识并不全面，档案员接受专业教育培训的机会较少，部分地区档案专业培训每年仅一次，且覆盖面仅为一级机关档案员，这导致档案员在档案规范化管理方面存在能力不足的问题。

 

 

　　一是数字档案收集目前没有相关监管和规范性措施，纸质档案因其权威性、直观性、稳定性一直是档案储存的主要内容，但数字档案是大势所趋，如何规范信息化时代的数字档案，解决网络上传资料画面模糊、真实性存疑等问题需要进一步讨论。二是档案收集程序不规范，当前档案管理主要在档案室内进行，前期档案收集、移交等流程缺乏规范，没有严格按照操作细则实施。各科室对于手中资料的存档与移交等没有严格按照规定执行，造成资料归档不全，需要查缺补漏。三是部分基层单位档案室设立时间久，设施设备年久失修，未能及时更换，这些都不利于档案整理工作。

 

 

　　档案管理信息化建设在给档案管理工作带来便利的同时也带来档案保密安全隐患，只要有账号密码就可以在平台网站查阅、下载申请人信息，不法分子也可以利用非法手段窃取申请人信息；近年来大量组织机构进行了撤销、合并、改组，各部门办公地点调整，档案室进行了整合，有单位因办公用房不够，档案室只能租用其他单位办公场地设立，存在较大的档案安全管理隐患。

 

 

　　保障性住房档案是保障性工作不断改革、优化发展的重要依据，也是保障性住房类型能够全面覆盖社会人群住房需要的必要参考，在保障性住房工作体系的发展中具有举足轻重的作用［1］。针对当前基层保障性住房档案规范化管理中出现的问题，特提出下列建议。

 

　　重视保障性住房档案政策研究，不断提高档案意识。在住房城乡建设部办公厅发布的《关于贯彻实施〈保障性住房档案管理办法〉的意见》一文中，国家档案局将保障性住房相关档案列入民生类、国家基本专业档案目录，认为保障性住房档案是满足保障性住房事业和人民群众基本需求必须建立的档案种类［2］。基层保障性住房档案工作是各项政策的落脚点，档案主管部门及行业主管部门应充分认识其重要意义，高度重视保障性住房档案研究工作，结合保障性住房发展情况和工作实际，组织专业人员进行深入调查研究，坚持与时俱进，及时更新相关政策，以便更好地指导保障性住房档案管理各项工作。各基层主管部门和实施单位，也要认真梳理实际工作中遇到的问题，总结实践经验，做好问题反馈，为推动保障性住房档案规范化建言献策，为住房保障档案政策不断优化发展提供必要依据。作为保障性住房档案的直接管理者，保障部门基层单位也要提高档案意识，做好实施细则、管理办法的细化研究工作，在经费和人员方面给予充分保障，及时解决档案库容量不足、档案室设施、设备老化等问题。

 

　　重视保障性住房档案政策宣传教育，提升档案管理能力。各单位在情况允许下，要优先招录有档案管理专业背景的档案管理人员，加强档案管理人才储备，确定相对稳定的档案员。进一步加强档案知识教育培训，档案工作需要全体工作人员的共同努力，充分利用好“6·9国际档案日”等活动，加强住房保障档案政策法规、档案规范化管理宣传，确保工作人员掌握基本的档案归档知识，提升档案管理业务能力，不断提升档案管理综合素质。档案员要爱岗敬业，全程参与档案的收集、鉴定、分类、组卷、归档等工作。

 

　　重视保障性住房档案监督管理，不断提升档案规范化管理水平。一是要严格遵守保障性住房建设档案法律法规和规章制度，除了依靠档案主管部门定期审查，基层单位负责人要重点关注，将档案工作纳入日常议事日程，重视档案收集、移交等前期工作规范化。二是要加强对第三方机构的监管，切实履职尽责，认真做好保障性住房档案监管工作，将第三方机构档案管理工作纳入考核，定期检查，确保档案真实有效，管理规范有序。三是要重视保障性住房档案安全管理。对于数字档案，需要做好技术防护，确保电子档案安全，政务平台产生的信息，要及时储存备份，优化存储环境，设置高级密码，避免信息泄露［3］。

 

 

　　当前，基层住房保障档案在工作中地位边缘化，存在诸多问题，要做好保障性住房专业档案规范化管理工作可谓任重道远，既需要相关部门更加重视，及时调查研究，进一步优化完善相关政策，也需要基层单位更加扎实地完成档案收集整理、监督管理等工作。只有早日解决上述问题，才能更好地发挥保障性住房在民生保障和社会发展中的重要作用。

 

 

　　［1］欧为红.《住房保障档案管理办法》贯彻策略及启示［J］.兰台内外，2019（24）：70.

 

　　［2］住房和城乡建设部办公厅.住房和城乡建设部办公厅关于贯彻实施《保障性住房档案管理办法》的意见（建办保〔2013〕4号）［Z］.2013.

 

　　［3］贾月平.信息化时代纸质档案与电子档案的特点和管理［J］.兰台世界，2023（增刊1）：197-199.