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摘 要：进入数字时代，电网企业建设绿色现代数智供应 链成为一种趋势。但由于电力行业的特殊性，传统物资合 同管理的工作模式已经难以适应电网数字化转型的需要。 鉴于此，本文针对物资合同管理中出现的合同总量大、工 作效率低、处理时效紧等问题，从合同起草、发票结算、合 同共享三个环节开展合同结算数字员工应用研究，总结并提 出了使用RPA技术将业务系统低效的手动操作转化为高效的 自动操作， 以数字化技术赋能业务的策略和措施，旨在推动 电力企业合同管理工作向数字化、智能化方向转型。
关键词：电网企业,RPA技术,机器流程自动化,物资合同管理,自动化建设
随着新一轮科技革命和产业变革的兴起，大数 据、云计算、人工智能等技术日益融入经济社会发展 的全过程，世界各主要国家和地区也加速布局数字 化转型战略。2022年初，国务院发布《“十四五”数 字经济发展规划》，强调要加快企业数字化转型升 级，引导企业强化数字化思维，服务经济社会高质量 发展。面向数字经济新时代，电网企业建设绿色现代 数智供应链，扎实推进数字化转型在电力行业的贯彻 落实，深化应用人工智能、物联网、区块链、数字人 民币等新技术、新业态，支撑企业高质量发展和新型 电力系统建设。物资管理是绿色现代数智供应链建设 的关键一环，对于电网企业，物资管理工作具有复杂 性和特殊性，存在着电力物资采购量大、供应商多， 采购物资分布广、签约订单多和结算金额大等业务痛 点，如何解决这些业务痛点成为电力物资供应链数字 化转型的重点。
一、电网企业物资合同管理现状分析
目前电网企业物资合同起草、结算单据办理、合 同文件共享等工作已经由以往的业务人员线下开展转换为系统线上操作，有效避免了合同数据错误、单据 办理不及时造成拖欠账款等问题。但由于物资管理工 作的特性，合同管理在合同起草、发票结算、文本共 享三个环节中仍存在合同起草工作量大、工作效率 低、处理时效紧等问题。
(一)合同起草工作量大
电网企业物资采购批次频繁，合作供应商多，合 同签约数量庞大，随着统一合同范本的严格应用和统 一的合同审核系统的使用，合同文本和合同信息标准 化程度高、批次频繁，在实际合同起草过程中，业务 人员仅需要进行简单信息填写和合同关键信息及订立 依据核对等操作，过程简单、重复性高，但容易出错 且占据了业务人员大量时间。
(二)发票业务多样性高
电网电子商务平台发票管理自动化程度欠佳， ERP物资履约、结算相关模块与电子商务平台系统之 间部分接口已经打通，但未得到充分利用，数据在各 系统内没有实现全部穿透，导致结算所需的部分履约 状态信息及其他业务数据的流转存在断点，供应商协 同及管理水平不高，业务人员无法有效利用数据信息 优化采购决策。
(三)合同共享不及时
因企业分工细化带来的部门间信息交互壁垒，使 签约、履约过程中无法简单即时完成合同信息共享， 合同信息的滞后和信息不对称给企业带来履约不及时 甚至履约纠纷等风险，同时，合同范本的条款修订也 很难与实际情况深入结合和及时更新，合同支撑保障 作用的发挥一定程度上受到限制。
二、基于RPA技术的合同管理自动化建设
机器人流程自动化(Robot Process Automation， RPA)技术作为新兴技术，凭借其开发周期短、技术 依赖度低和投资回报率高等优势[1] ，成为帮助企业降本 增效、解放生产力的核心生产工具[2] 。该技术打破了人 与机器边界，充分赋能生产，适用于规则明确、重复 度高的场景。面对电力物资采购量大、供应商多、合 同结算及时性要求高的挑战，RPA凭借其本身的自动化管理以及AI技术中的自然语言处理技术(NLP)、光 学字符识别技术(OCR)，以文档理解中的非结构化数 据为切入点，将电网现有的合同信息从非结构数据转变 成为结构化数据，推动合同管理向智慧转型迈进。
(一)合同起草自动化建设
在系统梳理物资合同结构化内容和起草流程的基 础上，研究应用基于RPA技术的数字员工机器人替代 合同管理人员，自动完成信息系统中合同起草、校 验、生效点击等一系列系统操作，实现采购合同的智 能识别和自动填写。
合同起草以填写基本信息为起点，依次完成正文 信息、授权信息、承办信息自动录入，最后以提交办 理人员结束。其中，招标批次、合同类型、授权情 况、承办人联系电话、合同金额核对等流程均可通过 RPA技术实现自动化流转。在实际操作过程中，技术 人员通过编辑器发布指定任务，利用RPA技术，对用 户所指定的行动进行个性化设计，同时还可以使用配 置表对特定流程进行管理，对于一些获取难度大、经 常发生变动的字节，如招标批次、是否框架协议、承 办人电话等信息，可以在配置表中预留位置，根据合 同处理要求对相关信息进行灵活变动。其中，在审核 的关键节点，即合同金额(含税)与支付金额的比对 环节，只有双方金额完全一致的情况才能流转至下一 节点，若出现不一致的情况，则需要通过提前设置规 则修改质保金，匹配支付金额与合同金额(含税)。
(二)发票结算自动化建设
在系统梳理常规物资和寄售物资开票规则和操作 流程的基础上，研究应用基于RPA技术的数字员工机器人替代人工，自动生成、核对、推送待开票清单等 一系列系统操作，实现常规物资和寄售物资发票结算 的合规管理。
电网企业常规物资、寄售物资均以物资履约状态 为判断标准，业务人员通过电网企业电子商务平台进 入省公司发票待开票清单管理界面，点击进入常规物 资或寄售物资待开票清单管理界面，并生成待开票清 单，通过RPA技术实现发票结算自动化。这个过程可 分为两种情况，具体操作如下：
1.常规物资。对于常规物资生成待开票清单的情 况，需要提前设置好常规业务操作规则，在实际操 作过程中，通过RPA技术自动选择发票待开票清单管 理，按照设定好的“手动生成”或“待确认”路径， 实现从采购订单推送待开票清单至供应商处的全部操 作。其中，需要注意的是，常规物资在生成待开票清 单时需要比对“采购订单数量”与“入库数量”字节 是否一致，只要两个字节一致的情况下才能流转至下 一过程。在操作过程中，还会遇到系统报错情况，此 时需提前设置好RPA系统，在遇到此种情况时持续点 选确认直至顺利流转至下一节点，并以采购订单号和 行项目号持续记录报错信息，以供工作人员参考。
2.寄售物资。对于寄售物资生成待开票清单的情 况， 需要提前设置好寄售业务操作规则，运用RPA 技术自动选择发票待开票清单管理，通过“手动生 成”路径，代替人工实现从采购订单推送待开票清单 至供应商处的全部操作。在实际操作过程中，自动 化机器人依照规则设置，选择对应的寄售订单生成 开票信息，遇到报错的情况，机器人持续点选确认直至顺利流转至下一节点，充分保障发票结算操作 的时效性。
(三)合同共享自动化建设
在系统梳理物资合同文本来源与共享分发流程的 基础上，研究应用基于RPA技术的数字员工机器人替 代合同管理人员，自动完成多源合同文本的下载、关 联、上传、共享等一系列系统操作，在不同的系统之 间进行合同共享时引入RPA作为合同下载、上传的工 具，实现系统互联，发挥其在合同管理过程当中的智 能作用，提高合同文本共享工作效率和质量。
电网电子商务平台已经完成新一轮迭代升级工 作，助力质量、专家、采购、供应商等物资管理全过 程的优化提升。在人工进行操作时，合同清单的下载 需要在配置表中人工输入招标批次信息检索合同，然 后点击合同明细查找文档;协议库存清单的下载需 要通过高级查询实现按招标批次索引;供货清单的下 载需要在配置表采购供货单一栏中选定“已生效”， 人工填入采购供货单生成时间和经办人名称。而通过 RPA技术实现流程的自动化建设，业务人员只需点击 程序启动按钮，数字员工依据指令批量下载文档以实 现合同共享自动化，具体操作如下：
1.合同清单。对于合同清单下载，需要提前设置 招标批次信息，RPA机器人按照招标批次信息索引合 同，在文档页面实现合同协议书和招标文件的自动下 载，保存路径为电脑指定位置中的以合同标识符命名 的文件夹。其中，针对不同的项目，提前设置RPA系 统，根据采购项目招标代理机构分别下载对应的合同 协议书及招投标文件。
2.协议库存清单。对于协议库存清单，需要提前 设置招标批次信息，RPA机器人按照招标批次信息索 引合同，跳转协议库存台账页面后实现协议库存主文 件自动下载，保存路径为电脑指定位置中的以合同标 识符命名的文件夹。其中，与合同清单下载相同， 招投标文件的下载也需要针对不同的项目，提前设置 RPA系统，区别不同招标代理机构采购项目智能匹配 下载相应文档。
3.供货清单。对于供货清单，需要将高级查询中 采购供货单状态设置为“已生效”，供货单生成时 间与经办人名称将由RPA机器人自主填写，以提高 效率。对于查询结果，RPA机器人将实现自动勾选并 批量下载，出现弹窗后选定文件名称为“采购供货 单”，完成文件批量下载工作。
4.合同共享。对于合同共享，需要设置RPA机器人 将下载文件存入电脑指定位置中以合同标识符命名的 文件夹，同时将已下载的合同标识符存入EXCEL表进 行存档，目的在于遇到系统因下载量过大而崩溃时， 机器人自动根据EXCEL表中的合同标识符识别已下载 文件，重启系统时继续下载未完成文件。
三、电网企业推进绿色现代数智供应链建设的成效
在电网企业推进绿色现代数智供应链建设的关键 时期，将合同结算管理耦合进数字化转型是物资工作 支撑企业战略发展的必然选择，具体建设成效如下：
(一)推动合同管理降本增效
合同结算数字员工以数字化方式释放生产力，让 员工能够更加集中精力于创造性的高价值工作，大幅 提升人力资源投入产出比。同时，技术的应用相较于 传统人工操作，能够在更快速高效地完成高耗时任务 的同时，充分保障数据处理时效性和数据操作的准确 性，减少时间成本和纠错成本。
(二)深度实现技术赋能业务
合同结算数字员工深度融合信息技术与合同签 订、结算、文本共享业务，能够充分满足实际业务中 减少重复性、机械性操作、提高业务工作和管理协同 效率的要求，实现需求和技术的最佳匹配，助力合同 管理工作疏解业务阻力，最大化发挥技术效力。
(三)全面优化工作、服务体验
合同结算数字员工的落地应用一方面减少一线人 员的重复劳动，提升合同签订、结算、文本共享业务 的工作体验，另一方面，合同结算数字员工能够缩短 合同签订、开票结算、文本查找的时长，在便捷服务 体验的同时为后续履约环节提供有力、可靠支撑。
四、结语
随着信息技术的发展，数字化转型已经由“选修 课”转变为关乎企业生存和发展的“必修课”，电网 企业作为肩负着经济责任、政治责任和社会责任的大 型国有骨干企业，在数字化转型中运用RPA技术有助 于抓住实际业务场景中的痛点，将绿色现代数智供应 链建设落到实处。
参考文献
[1] 吴怡，陈亚盛.RPA财务机器人适用性影响因素研究—— 以T公司财务共享中心为例[J].管理会计研究， 2023(1)： 10-19.
[2] 钟璟鑫，李博然.基于RPA流程自动化机器人技术的供应 链管理的效率提升[J].广西电业，2022(Z1)：57-60.
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