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摘 要：现代信息技术的发展为电子档案管理拓展了新的 手段和带来新的发展机遇。在数字化转型背景下，电子档 案管理的效果显著提高，电子档案向业务深度融合发展的 趋势明显。当前，电子档案管理存在结构性矛盾、支持体 系不够完善等问题，需要建立现代化的电子档案管理模 式，不断提高对电子档案资源的管理水平，以需求为主提 升电子档案服务能力水平。同时，还可以引入区块链技 术，提高电子档案的防护能力和安全性。基于此，本文探 究了数字化转型对电子档案管理的影响，以及当前企业电 子档案管理面临的问题，提出了数字化转型背景下电子档 案管理模式的优化策略，以激发企业数据服务能力，提升 电子档案管理质量。
我国的档案管理工作正处于数字化转型时期，如 何保证电子档案的真实性、安全性、完整性，是信息 时代档案管理工作的重要内容。推动电子档案规范 化、数字化建设，能够确保电子档案的良好秩序，满 足新时期企业对档案管理工作的需求。电子档案是指 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件，包 括原生电子档案和数字化后形成的电子档案。要想实现 电子文件管理的规范化，必须对电子文件的法律效力进 行明确，使每一家企业的电子文件管理工作都得到有效 规范，促进电子档案在企业发展中的合理应用。
一、研究背景
(一)档案管理数字化转型的有序开展
档案管理数字化变革，即改变传统的文件管理方 式，向以数字化和网络化为主导的文件管理方式转变。随着互联网技术的发展，数字档案管理广泛应用 于各个行业。档案管理的转型表现为：第一，对库存 纸质文件进行数字化处理;第二，电子文档的增量。 档案管理是指将过去的纸质、影像、图片等文件经过 数字化处理，转化为数字化档案，然后以电子档案的 形式来储存和管理[1]。
(二)国际档案管理数字化转型的历程
国际档案管理向数字化的转变取得了重大进展， 各国政策的数字化转型集中在2016年—2022年。美国 国家档案局为支持联邦政府档案的数字化改造，制订 了相应的政策和程序。2019年，对档案数据的数字化 保存提出了请求;2022年，要求保存管理仅接受数字 格式的文档，并要求对元数据文件进行配置。加拿大 档案馆规定：从2017年的4月1日起，有存档价值的文 件都要通过数字化方式转移到LAC，业务流程中将数 字化档案作为管理对象[2]。
(三)我国“单套制”管理试点的开展
进入21世纪以来，我国相继推出了一系列电子文 档双套管理系统。2012年，以财务管理为重点，对文 档电子文档进行全流程管理，确定了部分区域内实 行“单轨制”的管理方针。“单轨制”是文件归档 前，只有一种文件形式(纸质或电子)伴随业务进程 流转;“单套制”是文件归档后，只有一种文件形式 (纸质或电子)处于存储和利用状态。双套制档案管 理，是指文件归档后纸质文件和电子文件共存的归档 制度。具体政策如表1所示。
二、数字化转型对电子档案管理的影响
传统的文件处理方法是以人为本的纸本文件的整理，各种文件的查阅、使用等都要按照一定的流程进 行。随着计算机技术的持续发展和普及，电子文件给 人们的工作和生活带来了极大的便利，成为一种重要 的档案管理手段。随着大数据技术的发展，电子文档 的管理也发生一定的变化，电子文档的管理逐步进入 一个崭新的时代。
(一)电子档案实现与业务深度融合发展
随着各行各业数字化进程的加快，大数据管理不 断得到完善。组织结构和职能的转变以及各部门间的 协作，与电子文档的全流程电子化管理相得益彰，为 组织机构的运行和业务开展奠定了基础。在档案建设 过程中，业务部门与档案部门相互配合，在对数据进 行整理的基础上，制定了一系列完备的归档管理规 范，使电子文档在业务应用中起到积极的作用，推动 业务存档和档案管理工作的密切配合，将数据转化为 业务发展的关键资源。
(二)电子档案管理的质量显著提升
在此基础上，结合《党政机关电子公文归档规 范》对电子文件的要求，推进电子档案的建设与 发展，对提高党政相关档案工作质量起到积极的作 用。在高校图书馆中，传统的档案管理方式存在“重 管”“轻用”“低效”等问题。电子文件的管理既体 现了文件的“常态性”，又为档案馆的“建言献策、育 人”创造了良好的空间。档案管理人员要根据行业标 准，建立一个信息化平台，拓展档案信息的来源，最大 限度地进行电子数据资源的整合与优化，向服务人员提 供宝贵的历史信息[3] 。管理者应建立一个内容真实、形 式多样的资料库，以便于人员对资料的检索。对电子文 件进行全程追溯可以保证文件的真伪、可靠。
三、数字化转型背景下企业电子档案管理面临的 问题
(一)结构性矛盾更加突出
随着大数据时代的到来，电子文件的规模越来越 大，形式也越来越多样化，这使数据的存储变得越 来越复杂。 一些企业已经设立了该系统的机房，并 对其进行集中存储; 一些部门发挥出关键作用，利 用大数据进行各单位电子档案的集中管理。但从实 际情况来看，未能构建一套完善、统一、满足大众 实际需要的解决方案。数字化时代，电子文档和传 统文档之间的兼容性问题更加突出，要想将电子档 案与传统档案结合起来，需要充分利用现代化的信息技术作为统一的标准。
(二)电子档案管理支持系统存在不足
档案信息化的实现需要系统、资金、人才等多方 面的协调。按照相关文件的要求，企业需要提高对电 子档案管理的支持。从实际情况来看，在电子文件的 内容支撑方面，电子文件的管理还存在如下问题：第 一，电子文件系统不健全。当前，在我国，电子文档 的收集范围不清晰，并且有很多查询方式，缺乏系 统性的解决办法。第二，资金扶持力度存在缺失。 在互联网技术飞速发展的今天，电子文件不仅会出现 系统更新的问题，还会因为新技术的发展而产生一些 风险。因此，必须加强财政支持，才能使电子文件的 管理跟上时代的步伐，确保其安全、有序地进行。第 三，对电子文件的人才支撑不足。随着信息科技的更 新与发展，人们对电子文件管理水平的要求也不断提 高，而电子文件的管理人员却越来越缺乏。
(三)电子档案管理的安全性较差
在电子文件管理中，安全性是一个关键性要求， 网络技术在给电子文档提供方便的同时，也存在着很 大的安全风险。电子档案的安全风险包括以下几点： 第一，电子文件的使用范围很广，但缺少可靠的技术 支撑[4] 。第二，网络攻击会给电子文档资源带来损害， 例如，黑客就是通过不良的手段获取口令侵入档案网 络，窃取机密文件与信息、篡改档案的内容。黑客的 入侵给档案信息的安全性带来了极大的风险。
(四)数字化档案管理覆盖面不全
科研课题文件数量较大，种类繁多。利用文件管 理系统，可以实现对文件进行网上流动和网上归档的 处理。但是，仍有一些文档不能实现电子化管理、保 存与应用，从而影响了单套制管理模式的应用。
四、数字化转型下电子档案管理模式的优化
(一)构建现代化电子档案管理模式
在国家大力推动电子档案管理的基础上，普遍存 在海量电子档案收集困难、查阅困难、保管困难的问 题。基于对新型技术的研究，在实践中，要根据企业 的具体业务应用，结合企业的实际需要，对企业的档 案管理模式进行创新和重构。第一，树立电子档案数 据化管理思维。数据化思维是以数字化知识为基础， 提升工作效率并推动服务优化的措施，是一种利用计 算机技术对各种问题进行分析、解决、跟踪的管理方 式。在信息时代来临之际，档案管理工作已经从传统的实物管理转向数字化的档案管理。尤其是新修订 的《中华人民共和国档案法》对电子档案的地位、作 用、安全管理等有较为明确的要求，推动档案工作者 尽快实现思想方式的转变[5] 。第二，数据一体化管理 促进业务流程的电子化。从文件的来源入手，将文件 的管理工作延伸到文件的结束环节。采用外部直接连 接、内部贯通和离线补充的方法，使电子文件的自动 获取成为可能。在档案管理中，建立数据间的联系， 建立起多源异构数据的自动化档案系统，不仅实现在 线一体化管理，也加快了无纸化办公的速度。第三， 软硬一体化的应用保证档案管理的自动化。企业应合 理应用物联网、人工智能等先进技术，实现良好的档 案管理水平提升。
(二)提升电子档案资源建设水平
建设一种内容多样的数字化档案信息资源，以适 应时代发展的需要。第一，具备广泛的收集渠道。当 前，网络的发展速度较快，因此，在进行档案管理的 过程中，必须与网信等部门进行配合，运用云计算技 术来获得一些公共需求比较高的信息资源，从而建立 网络资源的主体数据。第二，资源形式要丰富多样 化。在传统的档案检索方式下，文档检索主要针对纸 质，而视频、音频和图片的利用效率很低。在多媒体 技术不断发展的今天，短视频和高清图片也越来越受 到人们的重视[6] 。第三，资源互联要加速整合速度。拓 展电子档案的体量来促进档案资源的转型，构建数字 档案室能够保障各种电子档案应归尽归、应收尽收， 并且对重要的文档可以通过语音和文字识别。建立专 用的电子文件库，实现信息资源的最优整合。促进档 案部门与业务部门系统数据的互联互通，实现特色电 子档案资源的聚集效应。
(三)以需求为主提高电子档案服务能力
第一，建立个性化的服务观念。随着社会和经济 的发展，人民的生活水平不断提升，群众对于公共服 务的要求也在不断提高。要进一步完善电子档案布 局，提高档案管理质量，使电子档案的内容更加丰 富，确保电子档案的形式更加多样，满足人们对电 子档案管理的需求。树立个性化的服务观念，利用大 数据、信息技术了解群众对电子档案的需求、利用方 式等，为用户制定个性化的服务。第二，知识赋能服 务。由于电子文档本身就是一种“知识源”，所以，电子文档的需求实质上也就是知识需求。因此，要以 大数据技术为基础，挖掘电子文件的潜能，促进知识 系统建设的交流与共享[7] 。第三，构建远程服务平台。 为用户提供足不出户就可以查询档案的服务。档案馆 要建设一个信息全面、结构合理、检索便捷、安全、 有效的信息服务平台。突破档案服务的空间限制，将 电子档案的服务功能发挥出来。第四，合理应用新媒 体技术。微信和微博都是大众获得信息的重要途径， 如浙江等地构建了“家门口”的档案馆，获得了百姓 的高度认可，实现了指尖上的档案管理。电子档案管 理单位也要利用新型技术与理念，通过微信、微博等 渠道为对群众的信息需求进行反馈，更好地开展档案 信息服务工作。
五、结语
档案管理的数字化转型是一项综合性较强的工 作，它需要企业管理层、信息部门、档案管理部门 等共同努力。对此，不但要建立完整的文件管理体 系，而且要在制度建设、硬件配置、比例存储等方面 不断完善。利用数字化档案管理，能够对档案管理过 程进行优化，减少重复工作，有效节省人力、物力和 财力。数字化转型需要构建完善的数字化档案管理体 系，加快无纸化办公，将数字档案资源的优势充分发 挥出来。
参考文献
[1] 马鹤嘉.数字化转型背景下的电子档案管理方式探析[J]. 兰台内外，2023(15)：41-43.
[2] 何宗哲.人事档案电子文件归档和电子档案管理研究[J]. 兰台内外，2023(13)：37-39.
[3] 刘永柱.电子档案管理在高职院校档案管理中的有效应 用[J].兰台内外，2023(10)：61-63.
[4] 徐拥军，王兴广，郭若涵.我国电子档案管理标准建设现状 与推进策略[J].图书情报工作，2022.66(13)：36-47.
[5] 刘玉峰，刘凌羽.加速推进档案工作数字化转型 助力打 造自贸港一流营商环境[J].今日海南，2022(4)：54-55.
[6] 王喆，何春晖，陈荣仁，等.推进电子档案管理应用，夯实数 字化转型关键一环[J].中国社会保障，2021(11)：40-43.
[7] 杨静，张迪文，伍黎丹，等.档案管理数字化转型的现状及 发展分析——以反应堆工程研究所为例[J].机电兵船档 案，2021(5)：78-81.
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