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摘要：当前，市场竞争愈发激烈，对于企业而言，财务管理模式也应该顺应市场的变化而进行变革。为了提高企业市场竞争力、降低成本，加强信息化建设已经成为企业界的共识。企业财务部门承担了管理、监督、核算等工作，其中，报销是比较重要的一个环节。针对这一工作量大且重复性高的工作，通过加强信息化建设可以实现工作流程整合与简化，降低人工成本。为此，本文就财务信息化模式下的费用报销进行了研讨，以探寻更加合适的优化策略，以期为企业财务工作提供参考和借鉴。
关键词：财务信息化；费用报销；信息系统；优化策略
信息技术的快速发展带来了云计算、大数据以及人工智能等技术，并融入各行业的发展应用当中。对于企业财务管理工作而言，费用报销业务占比很大，不但工作量巨大而且审批流程也十分复杂，耗费时间较长，是财务管理当中的重要组成部分。在财务信息化模式之下，优化费用报销策略，可以大大降低人工成本，符合财会行业的发展要求，提高财务工作效率。
一、财务信息化对费用报销的价值
费用报销是企业财务工作中的重要组成部分，但却存在工作量大、重复性高且十分繁琐等问题。所以，对于企业费用报销而言，需要先明确财务信息化对费用报销的价值，这样才能够更好地做好其优化工作。
(一)提高企业预算管理能力
在企业实际经营过程中，需要在开展各项业务之前做好相关预算的计划，然后结合计划来制定报销的形式。就以往来说，企业内部的财务人员一般采用手写记账的方式，但是，传统的费用报销方式审批流程十分复杂，而且容易受到个别环节工作效率的制约，所以在企业当中无法实时到账是普遍存在的[1]。财务信息化能够通过电子记账生成报销账单，企业也能够更好地控制成本，而且还降低了报销复杂程度，让实际工作更加高效。
(二)规范费用报销流程
传统的费用报销流程是需要通过传递纸质账单来进行审批的，如果某一个环节的工作人员长时间没有审批，那么将延误整体进程。财务信息化模式之下不但完美地解决了这个问题，同时费用报销线上审批还可以避免不规范的报销行为，例如代签字等，避免了因为人为操作而出现的失误和问题。
(三)方便数据查询
在财务信息化模式下，费用报销不需要纸质的账本和账单，而是有权限的人员能够直接在财务系统当中通过搜索来查看费用产生的时间、金额和用途[2]。对于有异议的账单，可以单独调出来进行重新核对审批，在数据查询方面具有传统模式所不具备的优势。
二、财务信息化模式下费用报销存在的问题
(一)流程烦琐，效率低
就我国目前大多数公司的实际情况来说，费用报销流程当中发票是唯一报销凭证，而且电子发票占比较少，大多数是纸质发票。而在实际的企业财务信息化系统中，需要经办人在费用报销系统当中填好报销单据，然后经过相关人员的审核之后，将纸质的发票、刷卡凭证以及审批签报等证明文件进行扫描上传，最后通过部门负责人以及成本核算人员进行审批。在这个过程中，纸质发票需要人工进行核验，而且还存在纸质发票和其他报销证明需要经办人员按照固定的格式手动粘贴，然后成本岗位审核完毕付款之后，还需要进行相关核对，流程十分复杂[3]。财务信息化下的费用报销模式还离不开传统的费用报销模式，使得在费用报销过程中耗费更多的人力、财力和物力，且对企业内部整体运行效率造成不良影响。
(二)未实现完全自动化，错误率较高
除了流程烦琐之外，在一般企业的费用报销当中会涉及种类繁多的票据，而票据信息的采集更是一项复杂的工作。对于企业内部有财务信息系统的来讲，票据信息的录入需要根据费用报销的类型进行人工整理，通过扫描、上传后，还需要人工录入验证码来进行发票审核。另外，部分系统还存在错误识别的情况，一旦识别了不是发票的票据，一般都需要人工进行调整。这样的手工流程不但耗费人力与时间，而且错误率较高，容易出现漏检、多检等情况，一旦出现无法智能扫描提取关键字的情况，在数量较大的情况下无疑会加大财务工作量，难以控制人为错误。除此之外，在很多企业中费用报销其成本核算要依靠相关的法律法规以及公司规章制度，对费用进行相应的审查，但是大多都以人工判断为主，出错率很高，而且同一票据不同成本岗审核会得出不同结果，导致实际报销问题重重。
(三)数据没有实时对接
对于现代企业而言，信息化系统已经普遍使用，例如人力资源系统、OA系统、资金管理系统、预算系统等。这些系统的存在极大地方便了实际的管理和办公。但需要正视的问题是，有不少企业各个系统之间都是独立运转的，其中财务信息系统并没有和日常办公以及管理系统实现数据的实时对接，所以，在信息方面存在一定的壁垒，产生的问题会导致各部门工作存在人工重复，信息审核不能够一站式完成，不同系统需要进行多次操作，增加了实际工作的难度[4]。
(四)影响财务人员职业发展
与传统财务工作不同，由于财务信息化模式下的费用报销流程得到了优化，很多审核的环节实现了自动化，有效地提高了财务人员的工作效率，减少了对财务人员的需求量，就当下企业财务人员配置而言，略显冗余。而且在财务信息化模式下，费用报销的集中化和标准化程度更高，工作相对机械和单一，相应的财务人员的专业技能也更加单一，很难全面掌握财务技能，影响财务人员的职业发展，造成人员流失。
(五)企业内部员工存在抵触情绪
财务信息化模式下的费用报销涉及面非常广，不但有流程重组而且还有系统改造，是一项十分复杂的工作。这就需要企业领导的充分重视和监督，保障信息计划模式的推进，保障费用报销的优化。但是，在实际工作中，部分部门负责人以及财务人员更习惯纸质化的办公模式，对于电子单据以及电子审批有着抵触情绪，导致费用报销电子化的推广面临很大压力，难以提升其实际工作效率。
三、财务信息化模式下费用报销优化的要点
在现代企业财务信息化模式下，要想实现费用报销优化，首先需要明确其工作要点和要求。结合实践经验进行总结，财务信息化模式下费用报销优化的要点包括以下三个方面。
(一)对财务人员的专业要求
传统的费用报销一般是采用纸质账单的形式，然后经过企业内部层层审批完成相关的流程，最后财务人员再进行统一的核算与付款，整个流程烦琐且耗时较长。相比之下，费用报销实现电子信息化仅仅通过相关界面信息填写，按照固定的流程进行审批就可以完成[5]。对于经办人而言，整个流程简洁、明了，更加方便。但是，对于财务人员而言，对其专业能力提出了更高的要求，财务人员需要转变传统手工核对账单的思维与习惯，提升自身的业务水平。例如，在对电子财务账单进行线上审核以及归类的工作时，与传统的工作模式有很大的不同，所以，要求财务人员的综合素质较高。而且在日常的财务软件使用过程中，要求其具备基础的信息技术知识，能够进行流畅的操作，并且和软件单位之间保持沟通。最后还需要财务人员在熟练掌握操作技能的同时，保持独立思考的能力和敏锐的洞察力，给系统优化与实际工作提供更多帮助。
(二)对内部员工的素质要求
费用报销涉及公司内部全体员工，要实现财务信息化模式下费用报销的优化，除了要求财务人员具备较高的专业水平和基本信息技术知识之外，还需要企业内部其他部门的员工能够熟练使用和掌握相关系统与技能。所以，企业应当定期展开对财务信息系统使用的培训，例如，定期安排软件合作单位的维护人员对系统的使用方式进行企业内部培训，可以请专业的老师来进行财务系统操作重点讲解。通过技术培训和课程学习，解决员工在操作使用上的问题，而且还能够提高财务人员的专业素质[6]。
(三)对审批人员的业务要求
与传统报销模式不同，信息化的费用报销是线上审批，审批人员一般看到不到原始的单据，所以，要求审批人员具备较高的业务熟练度，而且对于数额较大的报销业务也能够进行应对。充分了解业务的实际情况，对其信息进行仔细核对，避免因为单据的问题给企业带来损失，以较高的业务素质为费用报销审批环节的合理性提供保证。
四、财务信息化模式下企业费用报销的优化策略
(一)采用电子化方式，实现无纸化报销
相较于纸质发票，电子发票能够直接上传财务信息系统，不但能实现无纸化，避免发票丢失以及相关税务风险，而且电子发票在收集、查验、报销以及核算、报税、保管、后期查询等方面都十分便利高效。采用电子化方式能够有效促进费用报销流程优化，实现业务的一体化管理，避免财务工作中因为人工操作而导致的误差，提升财务工作效率。所以，企业可以与软件公司进行合作，构建报销凭证直连的方式，例如，电子发票和支付凭证与财务系统连通、银行卡合作系统等。省去人工整理发票并上传的环节，让报销审批自动接入，优化费用报销的操作流程。
(二)利用先进设备，实现关键信息提取
针对手工录入票据效率较低且没有办法自动提取关键信息的问题，企业需要对自身影像系统进行改造，按照费用的类型来区分不同费用的票据扫描，最终将影像集中到系统的扫描端。影像系统在完成发票扫描后，可以将其进行区分设置，让电子发票能够直接上传到对应平台，而纸质发票则可以进行电子化转化[7]。同时，还可以引进相关的先进设备来识别具体模块，能够在电子影像当中识别出增值税的发票，进而提取关键信息，避免重复报销、过期以及其他不合理的操作，进而控制企业在税务方面的风险。
(三)增加费用审核要素，实现审核自动化
大多数公司目前在审核环节仍旧以人工审核为主，审核自动化程度很低，造成的问题就是工作效率低下而且容易出现差错。所以，在财务信息化模式下，费用报销优化需要做好费用类型以及相关开支管理制度的建立，做好各类费用审核要素和开支标准的制定。例如，招待费用的报销审核核心要素要有四点：数额、内容、消费标准、消费凭证。将每一类费用的审核要素都添加在审核的相关界面，这样就可以避免成本岗在人为审核的时候出现遗漏与错误，避免企业的损失。
(四)做好信息系统连接，实现一站式报销
大多数企业管理上实现了信息化，但各系统之间是独立运行的状态，系统之间存在壁垒，费用报销十分烦琐。财务信息化模式之下要实现费用报销的优化，那么做好系统之间的链接，实现一站式报销是工作的重点之一。构建信息化网络需要结合企业的战略规划展开，为不同系统建立连接，保证信息流通，避免实际操作当中出现的重复。所以，需要先进的信息技术作为支持，将各种系统之间高效连接，实现一站式费用报销，省去中间环节，避免出现人工失误和因为信息不畅而导致的工作重叠，真正实现各部门之间的信息共享[8]。
(五)转变工作理念，提升财务人员专业素质
财务信息化属于财务管理方面的创新，需要财务人员能够转变传统的工作思维和模式，从单一的工作中跳出来，完成自身角色的转变，为企业的战略决策提供参考，适应自身工作从“账房”到“资源优化者”的转变。所以，财务人员需要不断提升自身的专业素质以及个人素养，拓展专业的优势，合理利用互联网搭建复合型的知识结构，提升工作聚焦力，优化自身财务工作。
费用报销工作模式的转变让工作更加细化，容易导致财务人员的技能单一，最终造成人员的流失。对此，企业需要够拓展思路，鼓励财务人员实现转型，从单纯的财务管理人员向专项职能财务管理人员转型，参与企业的战略规划和制定，打破财务人员的职业发展障碍。除此之外，企业还可以改变现有的财务工作模式，结合实际需求重构岗位，为财务人员创造更大的职业发展空间。对于不同年限和工作经验的员工，给予差别化的待遇，实行开放式就职，鼓励有能力的财务人员向业务方向转岗。最后，还可以定期为财务人员进行专门的培训，帮助财务人员提高综合能力与业务水平，帮助基层财务工作者更好地理解财务信息化以及费用报销的相关工作，夯实自身业务水平，降低出错率，同时提升自身的竞争力，为企业发展提供人力保障。
五、结语
综上所述，在信息技术快速发展、信息化程度越来越高的新形势下，企业加强财务信息化建设是十分必要的。尤其是对于费用报销而言，信息化能够有效地降低人工成本，提升工作效率和精准度，节省工作时间，让企业财务管理更加高效，进而达成战略管理目标，促进企业实现高质量发展。
参考文献
[1]李超.财务共享模式下费用报销业务优化策略[J].西部财会，2021(6)：31-32.
[2]陈振盈.国有企业财务信息化建设研究——以费用报销系统为例[J].大众投资指南，2021(11)：195-196.
[3]曾婷婷.财务共享模式下的费用报销优化策略[J].财经界，2020(23)：204-205.
[4]孙洁明.财务共享模式下费用报销流程优化——以某高科技集团为例[J].当代会计，2019(23)：115-117.
[5]陈闻奇.财务信息化建设助力提升企业管理水平[J].市场观察，2019(11)：50.
[6]崔文芳，孙菁.财务共享模式下自动化费用报销流程优化探讨[J].会计师，2019(9)：20-21.
[7]刘家利.财务信息化在费用报销中的运用[J].财会学习，2019(2)：39-40.
[8]杨贵枝.财务信息化在费用报销中的运用[J].现代商业，2018(21)：142-143.
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