铁路企业合同管理的现存问题及对策建议论文

 

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　　摘要：合同管理作为市场经济条件下企业法律事务管理中的一项核心内容，在依法合规开展经济活动、确保企业各项经济权利的过程中起着关键性的作用。本文针对铁路企业经济合同管理的特点，分析了法律意识、基础管理、管控力度、队伍建设和信息化建设等方面存在的问题，并提出了对策建议，以供借鉴参考。

　　关键词：铁路企业；合同管理；问题；对策

　　作为保障国民经济发展的运输大动脉，铁路在我国经济建设中发挥着重大作用。铁路企业在经济领域范围涉猎更广、内容更多、标准更高，且随着市场化、法制化不断深入推进，铁路企业对自身经营管理也提出了更加严格细致的要求，企业延伸服务，扩大经济活动规模，都必须有规范的合同管理来约束经营行为。因此，合同管理作为铁路企业内部管理的重要组成部分，进一步完善管理体系，夯实管理基础，是企业应对市场竞争、防范化解法律风险的有力保障，也是推进铁路企业法制化建设的重要途径。
　　
　　一、铁路企业合同管理的特点及重要意义

　　“法律是秩序，有好的法律才有好的秩序”。合同管理作为企业经营管理中的核心环节，具有延续性、动态性、系统性、全面性的鲜明特征。而铁路企业因为其行业性质的特殊性，其合同管理有着更加鲜明的特点：

　　一是铁路企业合同管理包括了企业内部(路内)和企业外部(路外)两个部分，路内涉及委托运输、过轨运输、收入清算等；路外涉及旅客货物运输、物资采购、业务外包服务、专项服务等，涉及范围广、管理内容繁杂。

　　二是合同管理体制较为特殊。铁路合同管理实行“分级分层授权”，不同的层级赋予不同的权限，在国铁站段实行集团公司、站段二级管理；在控股合资公司实行集团公司、合资公司、站段三级管理，大量合同均为授权站段对外签订。

　　三是合同受托方选择越来越多，相对方监管难度越来越大，合同履约监控难度也越来越大。

　　二、铁路企业合同管理存在的问题

　　(一)法律风险意识不强

　　铁路企业管辖范围点多、线长、人员众多、社会责任大，在日常工作中更加关注安全稳定和运输生产，很容易忽视合同管理在控制风险、保障权益方面的重要性。企业培训往往更加注重专业技术规章、安全管理规范的学习，法律知识宣贯学习严重不足。普法活动虽然常态化开展，但路外安全等业务相关的法律常识宣传多，经济法律知识宣传学习少。法律知识涉及面窄，造成合同承办部门负责人甚至于部分分管业务领导对《民法典》《招投标法》和企业内部相关法律、合同、招商、招标等管理办法不熟悉、不清楚，经济合同管理涉猎不多，致使经营活动方面的决策过程中法律风险意识严重不足，无法对合同签订、执行有效把关，容易造成巨大经济损失或重大法律纠纷，且部分业务科室对本系统内发生的经济行为范畴的认识不到位，把发生的经济行为(例如，施工配合费、押金等)视为业务行为，不签订合同或不按规范流程签订合同，容易造成法律风险。

　　(二)合同管理基础不够规范

　　合同基础管理工作对保障合同管理的延续性、系统性、闭环性以及经济行为历史轨迹具有关键性的作用。但日常的工作中，合同承办部门往往忽视对合同管理基础工作。主要表现在以下几个方面。

　　一是不合理或力主使用国铁集团、集团公司合同标准、示范。铁路企业大部分合同承办人对法律知识的了解不够全面透彻，往往只研究过本专业的法律知识，且难以保证研究学习的准确性和有效性。因此在进行合同谈判和合同条款商定的过程中，容易产生合同主体约定不明、重要条款内容缺失、合同无期限、争议解决方式约定不规范等等情况，例如业务外包类合同对相对应完善用工手续并将劳动合同项铁路单位备案的规范用工条款缺失、技术开发类合同对知识产权和保密条款的缺失、运维类合同对网络安全条款的缺失等，一旦形成最终文本，极易产生纠纷，致使企业陷入被动局面。
 

　　二是合同倒签、补签的现象时有发生。因年度预算计划下达时间过晚、招标招商方案批复流程繁复，或因招商招标过程中条件设置存在瑕疵，合同谈判过程中条款约定不够全面，在后续的合作过程中出现新问题等等因素，往往会发生合同签订滞后于经济行为的情况，或者为确保如安检、安保等现场作业的延续性，通过集体决策签订补充合同延续经济行为等，这样不仅会因未明确双方权利义务、价格、支付方式、违约责任等行为带来法律风险，还会因违反合同管理流程、经济业务内部控制流程执行不力、会计信息失真等行为带来内部控制、合规管理、财务管理方面的风险，同时还会因决策过程中存在的不确定因素带来廉政的风险。

　　三是越权签订合同。因铁路企业运营状况的特殊性，上级公司基于对下级单位自身特点及风险承受能力等因素的综合考虑，规范了合同签订权限的划分，但部分单位未能严格按照分级分类规定，超权限签订合同，容易造成合同权责利不对等、合同履约过程纠纷等风险。四是合同印章使用、管理不规范。没有建立合同专用章管理办法，印证使用无审批、登记；在空白合同上加盖印章、无骑缝章等，都将对合同管理带来风险。

　　(三)合同管理全过程管控力度不足

　　一是合同前置程序不规范。主要表现在没有按照“三重一大”决策程序，对达到相应标准的合同事项，应审查未开展审查工作；重大决策应按规定进行法律论证的，未提交法律部门进行法律论证等。

　　二是合同相对方审查不到位。在合同签订前，对相对方调查深度不够，没有切实对相对方是否具有民事行为能力、履约条件、担保情况、法律风险评估等情况进行细致的调查分析，贸然开展招商、招标等经济行为，造成在履约过程中状况频发，导致出现合同纠纷。

　　三是合同履行监控不力。铁路企业一般对合同签订前调查决策、谈判拟定、审批公示、审查会签等环节相对比较重视，而对后续履约过程监督不力(例如，物业租赁合同发生租金未按照合同约定及时收取，应收未收)；合同重要条款发生变动，未及时签订补充协议或未及时终止合同；合同到期未及时签订合同，致使经济行为无法核定等，且未在合同承办、财务审查、合同受益等环节进行动态跟踪，也未实施相关的配套监管措施和履约机制，造成合同签订与合同履行脱节，加大合同在履约过程中的法律风险。

　　(四)法律人才队伍建设滞后

　　铁路站段作为大量经济合同的授权签订单位，大部分都未设立专门的法律事务部门，只是在综合管理部门设有编制，且没有设置法律专业的专管人员，只是由兼职人员负责。铁路站段兼职法务人员，没有经过专业培训，法律知识储备有限，掌握不深不全不透，且其他事务性工作较多，无法对合同主要条款、权利义务约定进行有效审核。近年来，随着依法治国、依法治企的深度和广度的拓展，社会整体维权意识的增强，在多领域的合同纠纷案件逐年增多，对法律人员的素质要求越来越高，铁路企业法律人才队伍建设已不能适应新形势的发展。

　　(五)合同管理信息系统亟待完善
　
　　现代企业合同管理与项目管理早已不再是单纯的纸质人工管理，越来越多的企业在合同管理上，形成了专业化、网络化和规范化的管理。而铁路企业在合同管理虽然在不断推进信息化建设，但应用推广程度不尽如人意。以目前在用的企业管理和法律事务信息系统为例，虽然在合同联签流程实行了电子化，但由于现有系统开发层级不足，合资公司站段上报合同给合资公司审核时备选项目不明确，无上报合资公司选项，在承办人草拟合同时容易造成流程错误；系统容错能力较差，合同一旦进入联签流程，如承办人发现错误，除流程节点中退回外，承办人再无任何可以取回的功能，且现有企业法律事务管理系统(以下简称“企法系统”)中“工商管理”“案件管理”等子系统未对站段授权，在日常的管理中此两项工作仍沿用的是电子表格台账管理，合同和法律事务事项没有实现一体化，加之目前合同系统与财务系统、经营系统之间没有信息共享平台，在日常审计、经营报表填报取值方面都需通过传统渠道完成。

　　三、优化铁路企业合同管理的对策建议

　　(一)加强普法教育，提高合同管理法律意识

　　一是普及合同法律常识。依托国铁集团“八五”普法规划，加强对《民法典》《招投标法》《公司法》等法律常识的普及，提高职工法制化观念，重点要加强对关键部门负责人的法律意识培养，提升法律素质，确保在出现纠纷时能做出正确决断，维护企业合法利益。
 

　　二是提升法律教育的地位。将法律知识学习，放在与生产技能培训相近的位置，将法律意识、合同管理融入职教工作和企业文化中，加强对合同调查、论证、起草、审核、签订、履行监督全过程纠纷案例的学习，提高从业人员的业务能力和法律意识。

　　三是提高合同标准化规范化管理的意识。依托国铁集团标准化规范化站段建设，牢固树立正确的合同管理理念，充分认识合同是明确双方责权利、防范经济风险的重要途径和手段，正确规范经济行为和业务行为的范畴，明确经济行为必须签订合同。

　　(二)注重制度落实，夯实合同管理基础

　　一是强化基础制度落实。为将依法治企真正落到实处，国铁集团、集团公司已经建立了比较完备的法律事务管理体系，特别针对合同管理工作，出台了《合同管理办法》《中国国家铁路集团有限公司合同审查指引》《广州局集团公司法律风险库(试行)》《合同专用章管理办法》《合同标准、示范文本》等制度规定，各级单位应结合本层级特点，细化分解建立本级合同负责机制和合同管理监管体系，按照“依法经营、依法管理”的办事原则，加强对合同的签订、履行、解决纠纷等环节的有效监控。

　　二是全面推行示范文本。准确使用国铁集团标准、示范文本，以统一规范标准的合同文本，消减站段合同管理和经办人员的素质参差不齐所带来的各种漏洞，有利于明确合同双方的权利和义务，减少合同纠纷的发生，维护企业的合法权益。

　　三是加强合同时效管理。合同倒签、补签的关键是合同时效性管理不到位，针对这个问题，采取以下措施：第一，建立合同时间管理制度。实行合同时效预通知，督促合同承办部门，按时间节点完成履约总结和立项工作。第二，加强立项审批过程的盯控。合同从计划申报到盖章签订，需用经过立项、审批、内部决策、招商等诸多环节，各合同承办部门应建立定期督查制度，逐项点落实责任人，缩短项目在途停留时间。第三，针对防洪、防台、防疫等季度性、突发性工作的特点，在制定应急预案的同时，对可能发生的经济行为进行评估，约定供货商家，一旦发生紧急事件，立即启动合同签订流程。

　　四是加强合同授权管理。细化站段授权管理制度，严格执行合同分级分类审查，加大对越权签订合同的考核力度，杜绝铁路站段内设机构越权行为的发生。

　　五是加强数据分析和档案管理工作。一方面，要加强对合同各流程环节佐证资料的留存归档，切实保证存档资料能体现经济行为的全过程，为发生经济纠纷时提供有力的证据；另一方面，要加强对合同数据的分析，通过年度合同情况进行动态分析，找出经济活动的规律，为下一阶段工作开展提供依据。

　　(三)强化风险研判，努力实现合同管理过程控制

　　一是树立合同风险意识。合同管理是企业管理的一项核心内容，是企业实现市场的承诺，体现企业诚信，提高企业品牌形象的重要手段。从业人员必须充分认识到签订、履行合同的风险所在，遵循目标控制、全面运行、科学运作、动态调控的原则，对其中存在的风险进行重点分析和掌握。

　　二是加强合同前置立项管理。按照“三重一大”事项标准，严格执行集体决策制度，对重大事项法律风险开展研判，必要时可邀请企业法律顾问进行指导，确保重大事项决策的科学性、合法性。

　　三是加强合同内容审查及联签审批工作。合同的内容是维护企业权利的依据，在签订之前要对合同内容和形式严格把关，同时要依托企法系统开展合同联签工作，以避免出现合同条款重大瑕疵、审查流程不符合要求、流程倒置、联签意见书写不规范等情况发生，影响合同签订实效。

　　四是加强合同履约动态监督。建立合同管理、财务审计、纪检检查等多部门联动机制，加强对合同执行过程的监控，切实维护企业利益。

　　(四)以合同管理为抓手，加速法律人才队伍建设

　　合同管理专业性很强，管理人员不具备相应素质，将对铁路企业经营行为造成严重影响。加强合同管理队伍建设，并以之为抓手建立企业专业法律事务团队，是铁路部门深度融入国家经济建设的必然要求。首先，应加快专职合同管理及法律事务管理队伍的建设，真正做到专职专务。其次，建立企业法律顾问制度，将法律顾问纳入人才培养体系，充分重视法律专业的特点，培养细分领域的专家。

　　(五)完善合同系统，持续开展信息化建设

　　完善企法系统合同开发层级，优化审查流程，增加集团公司、合资公司、站段三级流程，减少因层级不足合同经办部门误选择上报权限按钮，并在合同用印申请中，增加合资公司的选项；适当放宽系统权限，将合同定位等权限下发站段，加快合同流转的时间，同时进一步开发企法系统连接端口，将合同管理与财务、审计系统等紧密地集成起来，实现企业内部资源整合、优化和共享。

　　四、结语

　　综上所述，建立健全合同管理制度体系，有效防范、合理化解合同法律风险是当前铁路企业的重要工作。铁路企业应充分认识合同管理工作的必要性和紧迫性，结合工作实际，分析合同管理的法律风险点，提高合同管理法律风险预警防范能力，找出企业合同管理工作中的不足，把不确定性风险给企业带来的损失降到最低，优化铁路企业经营管理模式，促进经济效益最大化，进而实现企业高质量发展。

　　参考文献

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